Om denne præsentation Vurderingsworkshop – skabelon og vejledning

Præsentationer af emnet: "Om denne præsentation Vurderingsworkshop – skabelon og vejledning"— Præsentationens transcript:

1 Om denne præsentation Vurderingsworkshop – skabelon og vejledning
Formål At vurdere om en ide skal blive til et projekt på et senere tidspunkt At etablere en fælles forståelse for de problemer, som et eventuelt projekt skal løse At vurdere en fremtidig situation, hvis problemerne løses samt værdien og konsekvenserne ved at løse dem. At opstille helt overordnede ønsker, krav og forudsætninger til en eventuel løsning Vejledning Se noterne der er indlejret i denne præsentation Denne vejledning kan du bruge, hvis du bliver bedt om, at foretage en vurdering af potentialet i en ide til et projekt. Materialer: Flips (gerne magic), postits (gerne 5 farver) og white tag (hvis klisteret på postits driller). Print de overordnede vurderingsbeskrivelser – 15 stk (2-3 per deltager), gerne i A3 format. Forberedelse til workshoppen: For at en projektide skal blive prioriteret er det nødvendigt at give overordnede gevinstestimater. Derfor er det nødvendigt at der blandt deltagerne er ledere fra de områder, som vil blive berørt af projektet, hvis det får lov at starte. Det er vigtigt, at deltagerne forstår, at de IKKE SKAL synes, at projektideen er god. Workshoppen skal netop afklare det spørgsmål. Deltagerne kan være lidt tilbageholdende med, at komme med estimater på gevinsterne. Men de SKAL komme med estimater på både kvalitative gevinster og besparelser, hvis de synes om ideen. Ellers er det usandsynligt, at ideen bliver til et projekt. Indkald de rigtige deltagere – maks. 4-7 personer. Forretningen, som skal modtage løsningen og realisere gevinster SKAL deltage. Bed deltagerne om at overveje følgende inden workshop: Hvad er det for en situation, som organisationen i dag står i? Hvad er det for en situation, som de ønsker at komme til at stå i efter et eventuelt projekt? Hvad er gevinsterne ved den nye situation i forhold til den gamle? Hvilke overordnede krav og forudsætninger, kan deltagerne allerede nu se for at få et godt resultat af et eventuelt projekt Hvis du har 10 deltagere eller flere, kan du med fordel lade dem arbejde i to grupper – gerne organisatorisk opdelt.

2 Invitation til workshoppen
Vurdering af gevinst potentialet for xxxx projektet Vi vil gerne gennemføre en workshop, hvor vi sætter fokus på at vurdere potentialet i projektideen - herunder de gevinster, som et eventuelt projekt kunne medføre. Gevinster skal ses bredt som værdiskabelse, og er dermed ikke kun et spørgsmål om at spare penge. Arbejdet med at kortlægge gevinster er i høj grad med til at understøtte forankringen af løsningen i organisationen og sætter dermed også fokus på forandringsledelse. Resultatet af workshoppen er central for den efterfølgende vurdering af, om projektet skal startes. Hvis resultatet af Vurderingsworkshoppen ikke tyder på, at der er en positiv Business Case, er det usandsynligt, at projektet efterfølgende vil blive startet. Planen for forløbet vises nedenfor – der hvor der ikke er indikeret et timeforbrug, betyder det, at arbejdet udføres af digitaliseringskontoret. Brug denne ordlyd som inspiration til invitationen til Workshoppen Det er vigtigt at invitere de rigtige deltagere til workshoppen. Deltagerne skal være villige til at estimere gevinsterne – ellers har denne workshop ikke nogen værdi! I praksis betyder dette, at områdecheferne skal deltage. Hvis projektideen kommer udefra, er det endnu mere vigtigt at denne målgruppe deltager og ikke sender menige medarbejdere. Vurderingsworkshop, vurderingskort og overordnede gevinstbeskrivelser Uge A 6 timer Bearbejdning af resultater Uge B Opfølgning på Beskrivelse af gevinster Uge B+C 1-2 timer Indstilling udarbejdes Uge C+D

3 Gevinstrealisering Oprettelse af Vurderingskort fra workshop 0
Navn Udfyld projektnavn og dit navn  Stilling, Rødovre Digitaliseringsafdelingen 4. april 2019

4 Vurderingskortets anvendelse
Fælles forståelse for problemet Tidlig fokus på de ønskede gevinster Bedre grundlag for vurdering af projektforslag Kendskab til de vigtigste forudsætninger Nemmere at italesætte den nødvendige forandring i driften Udfyld projektnavn

5 Vurderingskort Situationen i dag De vigtigste gevinster
Negative gevinster Situationen i morgen Hvad er problemet/ muligheden? Hvordan kunne situationen være i morgen Potentielle overordnede gevinster overordnede Konsekvenser Krav og forudsætninger Krav/ forudsætninger til løsning Forklar Gevinstkortets sammensætning og at I på denne workshop arbejder fra venstre mod højre

6 Vurderingskort - skabelon
SITUATIONEN I DAG Gevinster (og negative) Krav til løsning/forudsætninger Udfyldning af Vurderingskort: Copy/paste alle overordnede kategorier fra workshop-dataarket (”Overordnet ID”) ind i et tomt PowerPoint tekstfelt (Højre klik -> ”behold kun tekst”). Cut/paste hver overordnede kategori fra tekstboksen til hver sin tekstboks Formater hver tekstboks med tilsvarende farve (”Situationen i dag”, ”Situationen i morgen”, ”Overordnede gevinster” etc.) med ”formatpensel” Copy/paste pile fra ovenstående skabelon og ”hæft” dem mellem tekstfelterne/kasserne i nyt vurderingskort (med udgangspunkt i gevinstkortet skabt på tavlen på workshoppen). Når alle pile er hæftet til tilsvarende kasser flyttes kasserne rundt så der er færrest muligt krydsende pile for at forbedre overblikket. Husk at opdatere titel og versionsnummer. Du kan meget nemt komme til at opdatere vurderingskortet et antal gange. Versionering kan hjælpe alle til at være opmærksomme på, om de sidder med den seneste udgave Vejledning Indtast eller Copy/paste de overordnede kategorier fra dataarket (excel) ind i skemaet Forbind derefter kasserne med pilene. Sørg for at hæfte pilene på kasserne så de følger med rundt når du flytter kasserne Farvelæg kasserne så de passer med foregående slide Negative gevinster Vurderingskort Projekt titel_ v0.0

7 Vurderingskort refusion Apoteker_ v1.0
Eksempel på Vurderingskort Krav til løsning/forudsætninger SITUATIONEN I DAG GEVINSTER OG KONSEKVENSER SITUATIONEN I MORGEN G14 Hvad bruger KK på medicin tilskud fordelt på helbredstillæg og manuel bevilling Indbygget statistik modul Begrænsede kontrolmuligheder G2 Tilskud ift. billigste medicin gives til borgeren Et driftsikkert system Mange systemiske fejl, der generer ekstra arbejde Fuldt digitaliseret proces mellem Borger, KK samt Apotekere G8 Mindre sårbarhed ift nøglemedarbejdere G13 Minimum af kontrol af afregning fra apotek G4 Udbetaling stemmer med bevilling givet Mange fejl i afregning Kontrol af udbetalinger foretages ét sted i KK Systemet skal udfases G7 Ingen manuelle fejlrettelser Systemet understøtter ikke arbejdsprocesserne G6 Effektiv sagsbehandling for KS Drifts og systemansvar for systemet ét sted i KK Periodisering er ikke regnskabsmæssig korrekt G9 Fra apotek til Økonomisystem uden manuel proces Eksempel på vurderingskort G16 Mindre ressource forbrug G17 Økonomisk besparelse for SOF Komplekst IT leverandør landskab Overholder fælles kommunale rammer for arkitektur G1 ”Rigtigt” regnskab System er svært at tilpasse ift. ændrede arbejdsprocesser G5 Effektiv sagsbehandling for SB G15 Bedre borgerservice Negative gevinster G18 Fejlretning i den første driftsfase G19 Tid på at lære et nyt system af kendte (for SB) Vurderingskort refusion Apoteker_ v1.0