Præsentation af FLIS – Fælles kommunal ledelsesinformation

Præsentationer af emnet: "Præsentation af FLIS – Fælles kommunal ledelsesinformation"— Præsentationens transcript:

1 Præsentation af FLIS – Fælles kommunal ledelsesinformation
Præsentationen her er en forkortet og opdateret udgave af den præsentation, som blev benytte på FLIS-orienteringsmøderne i juni 2012. Du kan bruge den til præsentation af FLIS i din kommune overfor kollegaer eller chefer. Præsentationen her er en bearbejdet og opdateret udgave af den præsentation, som blev benytte på FLIS-orienteringsmøderne i juni 2012. Du kan bruge den til præsentation af FLIS i organisationen. Den forudsætter dog lidt baggrundsviden om FLIS. Opdateret 28. juni 2012.

2 FLIS – Fælleskommunalt LedelsesInformationsSystem Overblik og kvalificeret benchmarking I FLIS samler vi kommunale data og nøgletal i et system, der skal gøre det lettere for kommunerne at sammenligne sig med hinanden. Løsningen vil gøre det muligt at benchmarke og prioritere de interne udviklingsprocesser. Formålet med FLIS er at give kommunerne værktøjer til at løse opgaver med ledelsesinformation og dokumentation på en ny, nem, kvalitativ og økonomisk fordelagtig måde. Værktøjerne er: • Et system med præsentation af nøgletal for alle kommuner samt egne, underliggende data • Adgang til egne data bearbejdet efter fælleskommunale definitioner samt mere ”rå” data, som de leveres til FLIS fra kommunernes fagsystemer

3 Hvornår kan vi bruge FLIS?
August 2012 September Oktober November December Januar 2013 Pilottest af FLIS del-leverance 1 i testkomm. Uddannelse 1.oktober: Delleverance 1 er klar Uddannelse Uddannelse Uddannelse 18. januar: Delleverance 2 er klar Udannelse Leverance 1: Tværgående data (økonomi, personale og borger) 1. oktober 2012 Leverance 2: Skole-, Udsatte børn og unge-, voksen handicap- og ældreområdet samt udtræk af rådata fra systemet 18. januar 2012

4 Tilslutning til FLIS I juni 2012 er i alt 77 kommuner tilsluttet FLIS
Det svarer til 64% af befolkningsgrundlaget Alle kommuner leverer data til FLIS

5 Gevinster ved FLIS Kommunerne sætter retningen for bedre styring og dokumentation Adgang til egne data – på en hurtigere, bedre og billigere måde Aktuelt og validt benchmarkingsystem på tværs af kommuner og egne institutioner Dybdegående analyser fra overordnede nøgletal til eget data Forbedret grundlag for benchlearning

6 Sammenligning med andre benchmarkingsystemer
Allerede muligt i andre systemer Yderligt i FLIS Yderligt i FLIS Månedlig opdatering af nøgletal Sammenligning på institutionsniveau i egen kommune Sammenligning på kommuneniveau Nedbrydning af nøgletal Nem kobling til andre LIS systemer Udvidede analysemu-ligheder ift. klynge-kommuner Sammenligning m. klyngekommuner Lave og gemme brugerdefinerede rapporter Faste grafiske præsentationer af nøgletal Brugerdefineret grafisk præsentation af nøgletal Allerede muligt i andre systemer Udtræk af data på nøgletalsniveau Udtræk af rådata Historik i data

7 Introduktion til FLIS-systemet

8 En oversigt over funktioner i FLIS-systemet
FLIS portal giver for hvert data-område giver adgang til: Benchmarking Analyse Rapportering Datafunktioner specifikt til at ind/udlæse data, eller rapport distribution. Administrative funktioner til at styre, overvåge og fejlsøge

9 FLIS Benchmarking Benchmark dashboards giver mulighed for
Overblik over egne nøgletal med forklaringer Benchmarking imod andres nøgletal Nedbrydning over tid Kommentere data kvalitet eller særlige udsving

10 Rapportering i FLIS To typer af rapporter:
Benchmarkrapporter bygger ovenpå nøgletal Analyserapporter som bygger ovenpå kommunens detaljerede datagrundlag FLIS rapporteringen understøtter muligheden for: Tilpasse rapporten igennem veldefinerede filtre Eksportere rapporter i gængse formater Distribuere rapporter i faste intervaller Udarbejde nye rapporter – enten fra bunden eller ud fra en eksisterende rapport

11 Rapport distribution (Bliver tilgængelig i delleverance 2)
FLIS indeholder en stærk rapport distributions mekanisme som giver mulighed for: Bestille rapporter udsendt i præ-definerede formater Overblik over hvilke rapporter der distribueres til hvem Mulighed for at fremsende rapport som et link eller en krypteret fil

12 Administrative funktioner
Adgang til fælles funktioner: Uddannelsestilmelding Brugervejledninger Meddelelser Opgaver Kommunen administrerer selv FLIS: Brugeradgange og roller Fejl og ændringer Dataudtræk (dellev.2) Manuelle data upload (version 2)

13 FLIS Interessent site Der etableres et varigt FLIS interessent site som skal styrke erfaringsudvekslingen: Adgang til fælles Wiki Etablere brugerforum med mulighed for at efterlyse eller afgive erfaringer, best practice mm. Samle dokumentation og lagre viden Blog mulighed for at dele viden fra brugergrupper etc.

14 Data og nøgletal

15 Fakta om datagrundlaget
Alle 98 kommuner leverer data til FLIS Data opdateres på månedsbasis pr. d. 1. i hver måned Der rettes ikke i kommunernes registreringer Historik i data

16 FLIS Delleverance 1 er klar 1. oktober 2012
Økonomidata Folkeregisterdata Personale/fraværsdata

17 FLIS delleverance 1 indeholder*:
Selve FLIS-systemet inkl. præsentationslaget med følgende funktioner: Benchmarking Analyse Rapportering Administration Der er mulighed for at arbejde med data indenfor følgende områder: Økonomi Personale/fravær Folkeregister Administrations-modulet giver adgang til følgende funktioner: Fællesfunktioner: Uddannelsestilmelding, Brugervejledning, Meddelelser og Opgaver FLIS-administration: ”Brugeradgange og roller” og ”Fejl og ændringer”. * Enkelte kommuner har købt FLIS uden præsentationslaget. Disse kommuner vil først kunne få adgang til FLIS i delleverance 2, da den tekniske løsning til udtræk af data fra FLIS-datawarehouse først bliver tilgængeligt i denne leverance.

18 FLIS delleverance 2 er klar 18. januar 2013 (nye område = grøn)
Økonomi-data Via Danmarks Statistik Personale/fraværs-data Aktivitetsdata vedrørende Udsatte børn & Unge Aktvitetsdata vedrørende Ældreomsorg Folkeregister-data Aktivitetsdata vedrørende Folkeskole Aktivitetsdata vedrørende Voksne handicappede

19 FLIS delleverance 2 indeholder (nye områder/funktioner med grønt)
Selve FLIS-systemet inkl.. præsentationslaget med følgende funktioner: Benchmarking Analyse Rapportering Administration Der er mulighed for at arbejde med data indenfor følgende områder: Økonomi Personale/fravær Folkeregister Ældreomsorg Voksne handicappede Udsatte børn og unge Folkeskole Administrations-modulet giver adgang til følgende funktioner: Fællesfunktioner: Uddannelsestilmelding, Brugervejledning, Meddelelser og Opgaver FLIS-administration: Brugeradgange og roller, Fejl og ændringer, Dataudtræk Øvrige tekniske forhold Single Signon / AD-integration Mulighed for opsætning af automatisk rapportdistribution Bemærk: Mulighed for manuelle data upload bliver først tilgængelig i næste version.

20 Dataleverandører til FLIS – version 1( = delleverance 1 + 2)
Alle dataleveranceaftaler til FLIS version 1 er indgået Liste med dataleverandører: KMD EG Silkeborg data Fujitsu Tabulex Danmarks Statistik CPR Logica

21 Data fra den enkelte kommune, eksempel
Dataområde Produktions-løsning Leverandør Data-leverandør FLIS version 1 Økonomi Prisme Fujitsu Dellev. 1 Personale og Fravær KMD KLP KMD Skole TEA Tabulex Dellev. 2 Udsatte børn og unge AS2007 Logica Voksenhandicap Bosted system Team Online Danmarks Statistik Ældre Rambøll care Rambøll Informatik Danmarks statistik

22 Økonomi, personale og borger
Nøgletal i FLIS Kort om FLIS Økonomi, personale og borger Skole Voksen handicap Udsatte børn og unge Ældre

23 Over 1.000 nøgletal – et par eksempler
Økonomi Udgifter til ældreområdet – fordelt på tre aldersintervaller Månedlige udgifter til døgninstitutioner – pr årig og pr. person der får foranstaltningen Udg. til netværksplejefamiliers andel af samlede udg. til alle plejefamilietyper Aktivitet Antal helårsmodtagere af ledsagerord- ning pr årig (2013) Gennemsnitligt antal visiterede timers hjemmehjælp pr. modtager – fordelt på fire aldersintervaller Forholdet mellem antal modtagere af socialpædagogisk støtte og modtagere af ophold (2013) Personale Antal sygefraværsperioder pr. medarbejder Andelen af lærere på fkt uden sygefravær Andel lærere over 55 år Resultat Gennemsnit i afgangsprøve – samlet og fordelt på fag Tilgang og afgang fra segregeret undervisning

24 Et spørgsmål – mange analysemuligheder
Hvad er udgifterne i kommunen til hjemmehjælp? Andel borgere 65+ der modtager hjemmehjælp Udgifter pr. modtager Antal visiterede timer pr. modtager Fordelt på tre aldersintervaller Antal visiterede timer til hhv. praktisk og personlig hjælp Fordelt efter praktisk eller personlig hjælp Fordelt efter varig eller midlertidig hjælp Sygefravær

25 Hvordan er anbringelsesmønstret i vores kommune?
Et spørgsmål – mange analysemuligheder Hvordan er anbringelsesmønstret i vores kommune? Udgifter til anbringelser pr årig eller pr. barn/ung der er anbragt Antal anbragte pr årig Antal anbragte i plejefami-lier af samtlige anbragte Antal anbragte på døgninsti. af samtlige anbragte Pga. sociale adfærdsproblemer Antal anbragte i netværksplejefam og slægtsanbring. Antal anbragte i komm. plejefamilier Pga. funktions-nedsættelser 25

26 Implementering

27 KOMBITs kommunerunde og modenhedsundersøgelse viste følgende:
Betydelig forskel i modenhed og anvendelse af ledelsesinformation Stort behov for konkrete beskrivelser af anvendelse af og brug af FLIS – hvordan gør vi og hvad får vi ud af det? Behov for bench-marking bliver til ”bench-learning” Gerne konkrete demonstrationer af FLIS Kun en fjerdedel af kommunerne har en strategi for indhentningen af digital ledelsesinformation Kendskabet til FLIS i kommunal direktion og hos relevante fagchefer vurderes overvejende lavt Næsten 50% af kommunerne har slet ingen eller i mindre grad standardiserede metoder for behandling af digital ledelsesinformation 85% vurderer, at FLIS vil forbedre kommunens ledelsesinformation i nogen eller meget høj grad KOMBIT

28 Implementering af FLIS i 6 skridt
1 Kommunens FLIS-kontaktperson er automatisk implementeringsansvarlig – ellers giv lyd! 2 Kommunen vælger en af fire datoer i 4. kvartal 2012 for igangsætning af FLIS 1. okt., 1. nov., 15. nov. eller 1. dec 3 Kommunen modtager et implementerings”kit” fra KOMBIT og laver egen implementeringsplan 4 Kommunen tilmelder relevante brugere til uddannelse 5 Kommunen igangsætter FLIS på en den valgte dato. Medarbejderne uddannes i ugerne op til igangsætningsdatoen 6 FLIS (version 1 delleverance 1) er i drift i kommunen ved årsskiftet 2012

29 FLIS implementeringskit
1 På publiceres et implementeringskit til alle tilsluttede kommuner Målgruppe Foreløbigt indhold af implementeringskit Uddybende tekst om indhold, omfang mv Til alle brugere og ledere (politikere, direktion, fagchefer og brugere) FLIS Visionsvideo Videoen er tænkt som appetizer og inspiration til arbejdet med FLIS i den enkelte kommuner. Den varer ca. 3 min og kan f.eks. vises i politiske eller administrative beslutningsfora i forbindelse med en drøftelse af FLIS og/eller ledelsesinformation Til brugere FLIS – Video om Inklusion Videoen er tænkt som mere faglig appetizer og inspiration til arbejdet med FLIS i den enkelte kommuner. Den varer ca. 3 min og kan f.eks. vises for brugere eller fagchefer eller i politiske eller administrative beslutningsfora i forbindelse med en drøftelse af FLIS og/eller ledelsesinformation Til FLIS kontakterpsoner Interaktivt Danmarkskort med tilslutningsstatus og kontaktdetaljer på FLIS-kontaktpersoner Danmarkskortet giver overblik over, hvilke kommuner, der er tilsluttet FLIS, samt hvem der er FLIS-kontaktperson i andre kommuner. Du kan bruge Danmarkskortet, hvis du f.eks skal etablere nøgletalsklubber eller samarbejder med sammenlignelige kommuner om brugen af FLIS. Til direktion/økonomi-chef/ implementerings-ansvarlig/ brugere Eksempelbanken. Illustrerer FLIS nytteværdier og anvendelsesmuligheder KL og KOMBIT har sammen med flere kommuner udarbejdet en række eksempler på god anvendelse af FLIS. Eksempelbanken skal uddybes med flere konkrete eksempler på anvendelsen af FLIS. Til direktionen Oplæg vedr. Benchmark, Business Intelligence strategi og ledelsesinformation Implementeringen af FLIS i kommunen er en anledning til at sætte den fremtidige anvendelse af BI/, ledelsesinformation og benchmark på den strategiske dagsorden i kommunens topledelse – og eventuelt i politiske fora. Oplægget indeholder dels forslag til strategiske overvejelser om strategi og organisering af ledelsesinformation i kommunen, dels slides, der kan anvendes i drøftelser om dette Til direktion og brugere Før- og efter FLIS Dette slidesæt viser på konceptuelt niveau situationen før og efter FLIS i en gennemsnitskommune. Brug den til at skabe forståelse om hvorfor implementeringen af FLIS kræver organisatoriske og strategiske overvejelser Til økonomichefen Forslag til selv-assesment af kommunens nuværende modenhed vedr. ledelsesinformation Alle økonomichefer kender økonomistyrings-trappen. For at finde ud af hvor kommunen står med hensyn til ledelsesinformation har KL og KOMBIT sammen udviklet en ledelsesinformationstrappe med tilhørende selv-assesment. Referencerammen er økonomistyringstrappen. Redskabet giver kommunen mulighed for først at vurdere, hvor kommunen er på ledelsesinformationstrappen og efterfølgende drøfte, hvilket retnings kommunen bør tage fremover. Værktøjet indeholder tekst, skema og slides … fortsætter på næste side

30 FLIS implementeringskit
2 På publiceres et implementeringskit til alle tilsluttede kommuner Målgruppe Foreløbigt indhold af implementeringskit Uddybende tekst om indhold, omfang mv Til direktion/økonomichef og andre brugere Økonomisk Perspektiv om Ledelsesinformations-trappen Danske kommuner bragte i august 2012 et Økonomisk Perspektiv om Ledelsesinformationstrappen. Hent artiklen her hvis du ikke fik den læst. Til økonomichefen Datagovernance – datapraksis Implementeringen af FLIS eller andre ledelsesinformationsløsninger vil være en naturlig anledning til at drøfte kommunens datagovernance og datapraksis. Læs mere i dokumentet. Til økonomichef/brugere Oversigt over nøgletal Nøgletalsoversigten giver dig overblik over sammenhængen i nøgletal samt en opdateret liste over alle den nøgletal FLIS indeholder Til den implementerings-ansvarlige Kommunefordelt oversigt over løsninger og dataleverandører I oversigten kan du se hvilke løsninger og leverandører  FLIS modtager data fra din kommune. Oplysningerne kan bl.a. anvendes som udgangspunkt for overvejelser i din kommune om, hvordan kommunen skal arbejde med registreringspraksis og samarbejde med sammenlignelige kommuner om benchmark og bench-læring. Til IT/Digitaliseringschef og lokaladministrator Tekniske informationer Når FLIS bliver implementeret i din kommune, er der en række teknisk information som du og kommunens IT/Digitaliseringschef skal være opmærksomme på. I dokumentet finder du information om de tekniske forudsætninger for at kører FLIS. Til den implementeringsansvarlige Oplæg til implementeringsplan - hvor og hvornår skal hvad igangsættes? I præsentationen er forslag til hvilke overvejelser du skal gøre, når kommunen skal udarbejde sin egen implementeringsplan for FLIS Uddannelsesplan og kursusindhold Brug denne præsentation, når du sammen med chefer og kollegaer skal drøfte, hvornår I skal tilsluttes FLIS, hvem der skal på uddannelse, hvorhenne og i hvilke moduler. Til brugere FAQ om FLIS Få svar på de mest stillede spørgsmål om FLIS Lokaladministrator Tilmelding til uddannelse Om tilmelding til uddannelse Hvis du skal ud at præsentere FLIS i organisationen Brug denne forkortede udgave af præsentationen fra orienteringsmøderne i maj/juni 2012, når du skal give en introduktion til FLIS i din organisation. Ledelsesinformation – en praktisk vision Esbjerg kommune har delt deres vision for ledelsesinformation med FLIS. Måske du kan bruge den som inspiration til jeres egne overvejelser om FLIS En kommunal Business-Case En mellemstor kommune har delt deres business-case og projektbeskrivelse med KOMBIT. Læs mere her.

31 Strategiske overvejelser om Ledelsesinformation
Nuværende løsninger/situation Organisatoriske og politiske behov og ønsker Fremtidig situation FLIS Økonomi, borger, fravær Skole Ældre Udsatte Børn & unge Voksne handicappede Øvrige ledelsesinformations-løsninger Spørgsmål Hvilke nøgletal og analyser bruger vi til styring? Hvem skal arbejde med FLIS? Hvor mange ressourcer skal afsættes? Hvordan og til hvilke ledelseslag skal afrapporteres? Hvor ofte skal rapporter distribueres? Kommunens eget ”håndholdte” ledelsesinformation Dækkes af øvrige ledelsesinforma-tionsløsninger Områder, hvor kommunen ikke pt har systematisk digital ledelsesinformation og benchmarking

32 FLIS uddannelse (kun for kommuner, der har tilkøbt præsentationslaget)
1 FLIS Anvendelse (Grundkursus) Varighed 1 dag Målgruppe: Brugere og chefer på alle niveauer, der skal arbejde med FLIS. Fx. chefer, analytikere og superbrugere. 2 Værktøjskursus Varighed 1 dag Målgruppe: Avancerede FLIS brugere, der selv skal kunne designe rap porter i FLIS fx. analytikere og superbrugere (forudsætter modul 1 og er introduktion til værktøjerne, der skal bruges på modul 3) 3 FLIS Egne Rapporter Varighed 2 dage Målgruppe: Analytikere og superbrugere (forudsætter modul 1 og 2) 4 FLIS Superbruger Varighed 1 dag Målgruppe: FLIS lokal administrator(er), som skal varetage FLIS administration (forudsætter modul 3)

33 Bliv undervist i nærheden af din kommune
Kommunen skal vælge en af 4 implementeringsdatoer; 1 okt., 1. nov. 15. nov. 1. dec. Kommunen skal vælge igangsætningsdato og uddannelsessted og periode Undervisning forskellige steder / uger Hver session har 20 pladser Der er i alt 320 uddannelsespladser i løbet af efteråret 2012 Bemærk, at der også vil komme en uddannelsesrunde i forbindelse med delleverance 2, der indeholder aktivitetsdata for fagområderne: Skole, Voksen handicap, Ældre og Udsatte børn og unge. Lyngby Randers Øst Vest Uge 38 Uge 39 Lyngby Ringsted Vejle Esbjerg Uge 43 Uge 44 Odense Herning Uge 45 Uge 46 Randers Uge 47 Uge 48 Herning Vejle Ringsted Esbjerg Odense

34 Læs mere på:

35 Kontakt