onsdag 5. september 2007 Telefoni Telefoner i Gribskov - anvendelse - betjening – kultur 18. januar 2007 onsdag 5. september 2007
Telefoner i personaleafdelingen □ Fælles servicenummer: □ Står på hjemmesiden □ Stiller om Camilla's fastnet telefon □ Planer om at ændre det til en fælles ”søgeplan” □ Omstillingen forsøger at sætte specifikke opkald til person, det øvrige sættes til 6008
onsdag 5. september 2007 Når der skal være sammenhæng □ Omstillingen □ At omstille borgeren til rette ”sted” (= person eller gruppe) □ At hjælpe borgeren, når rette ”sted” ikke kan tage imod opkaldet □ Skal ofte betjene 2-3 opkald pr. minut – kræver at arbejdsgangen fungerer effektivt □ Dybt afhængige af viden om organisationen, medarbejdere, opgaver, ”rådighed” - og ”afvigelser”
onsdag 5. september 2007 Den interne telefonbog - Netwise □ Er omstillingens primære ”datakilde” □ Hvor, hvad og hvordan? □ Vær opmærksom på om alt er korrekt i Netwise !!!
onsdag 5. september 2007 Telefonen – hvad skal man kunne? □ Log på og log af telefonen (fastnet) □ Besvare – og foretage opkald (fastnet og mobil) □ Omstille et opkald til en kollega (fastnet og mobil) □ Indstille og aflytte mobilsvar (mobil) □ Lave en fast viderestilling af telefonen (mobil) □ Trække en kollegas telefon (fastnet)
onsdag 5. september 2007 God telefonbetjening? □ Er vi altid tilgængelige i vores ekspeditionstid? □ Hvis vi ikke er, hvad skal der så ske? □ Skal vi tage hinandens telefoner? □ Er vi altid opmærksomme på at omstilling og kollegaer kan få tilstrækkeligt besked, når vi ikke er tilgængelige? □ Er vi tilgængelige for vores kollegaer og samarbejdspartnere udenfor borger-ekspeditionstiden? □ Giver vi tilstrækkelig god telefon service til borgerne? □ Ventetid, ekspeditionstid, let at finde den rigtige
onsdag 5. september 2007 Gode råd: □ Bruge kalender og aktiviteter i Netwise □ Hjælp hinanden – lav indbyrdes aftaler □ Informer omstillingen, når der sker noget specielt □ Personlig mobilsvarer på mobiltelefonen – som er sluttet til □ Reagér, når I oplever fejl □ Sørg for at udmeldte ekspeditionstider er bemandet (tilstrækkeligt) på telefonen