Introduktion til Access (Access, del 1)

RHS – Informationsteknologi – Fra design til udvikling Vi ved nu, hvordan vi finder et design for en database, givet et vist ”domæne” vi skal prøve at modellere Næste skridt: Lav databasen! Bør i princippet være ”trivielt” – skal bare taste designet ind… Vi har bare brug for et værktøj

RHS – Informationsteknologi – Fra design til udvikling Vi benytter Access 2003 som værktøj til oprettelse/udvikling af databaser En del af Office-pakken, til rådighed gennem Citrix Kan også ligge direkte på Jeres PC

RHS – Informationsteknologi – Fra design til udvikling

RHS – Informationsteknologi – Fra design til udvikling Hvorfor lige Access 2003…? Det som skolen har Måske har I Access 2007 på Jeres PC Stort set samme funktionalitet, meget anderledes brugergrænseflade! Mit råd: Hold Jer til Access 2003

RHS – Informationsteknologi – I gang med Access Hvornår skal vi bruge det? Når hele database-designet er klar! Access er ikke et værktøj til at finde ud af designet! Proces: –Lav designet (”papir og blyant”) –Tast designet ind i Access…

RHS – Informationsteknologi – I gang med Access Hvad vil det sige at ”taste designet ind”? Resultatet af vores design er en samling af tabeller (overordnet TS-diagram) For hver tabel kender vi de felter, der indgår i tabellen (detaljeret TS-diagram) For hvert felt kender vi typen, og even- tuelle begræsninger (data dictionary)

RHS – Informationsteknologi – I gang med Access Er det det hele? Ikke helt Formularer – til at indtaste data Rapporter – til at vise data Forespørgsler – til at udvælge data

RHS – Informationsteknologi – Formular Når først vi har lavet tabeller, skal der også data ind i dem Det kan gøres på to måder –Taste direkte ind (senere…) –Lave en formular til indtastning En formular er bare et pænt skærmbillede til at gøre indtastning af data nemmere

RHS – Informationsteknologi – Formular

RHS – Informationsteknologi – Rapport En rapport bruges til at vise et ”uddrag” af de data der findes i databasen F.eks kunder som opfylder et bestemt kriterium, ordrer af en vis størrelse, osv. Et uddrag af data kan også vises ”direkte” i tabellerne, men en rapport er typisk mere læsevenlig (udskrift)

RHS – Informationsteknologi – Rapport

RHS – Informationsteknologi – Forespørgsel Forespørgsler er det, som gør databaser smarte, i forhold til f.eks et tekst-dokument I et tekst-dokument er det svært at finde data, som opfylder bestemte kriterier Det kan vi i en database; vi formulerer et kriterie i en forespørgsel

RHS – Informationsteknologi – Forespørgsel Eksempler: –Find alle medlemmer, som ikke har betalt kontingent i år –Find alle medlemmer mellem 20 og 39 år –Find alle musikstykker, som er skrevet af Michael Jackson, og som er mere end fem minutter lange –Find alle bøger skrevet af en kvindelig, dansk forfatter mellem 1960 og 1990

RHS – Informationsteknologi – Forespørgsel Forespørgsler er smart, men også lidt vanskeligt Vi prøver at finde en delmængde af data, som opfylder et logisk kriterie Ofte knytte man en fore- spørgsel sammen med en rapport

RHS – Informationsteknologi – Avanceret Access Access er et stort program, og kan meget mere – f.eks analyse af data Deler nogen funktionalitet med Excel, kan lave statistik, pivot-diagrammer, m.v. Man kan også kombinere databaser med websites – database tilgås via nettet Når næppe dette i 2.hh…

RHS – Informationsteknologi – I gang med Access Hvordan kommer jeg helt konkret i gang med Access? Når database-designet er klart (og ikke før!), kan du starte Access Del af Office-pakken, så mange ting fungerer som i andre Office-produkter

RHS – Informationsteknologi – I gang med Access

RHS – Informationsteknologi – I gang med Access Man kan godt tænke på en Access- database som f.eks et Word-dokument Alt som hører til databasen gemmes i en enkelt fil med efternavnet.mdb F.eks:film.mdb Denne fil rummer tabeller, rapporter, formularer, og så videre

RHS – Informationsteknologi – I gang med Access

RHS – Informationsteknologi – I gang med Access Hvor skal databasen være? Hvad skal databasen hedde?

RHS – Informationsteknologi – I gang med Access Husk nu at tage stilling til databasens navn og placering! Skal du arbejde på den gennem Citrix – smart at lægge den på dit H-drev Skal du kun arbejde på den direkte på din PC – ok at lægge på dine egne drev, f.eks under ”Mine dokumenter”

RHS – Informationsteknologi – I gang med Access

RHS – Informationsteknologi – I gang med Access

RHS – Informationsteknologi – I gang med Access Nu er databasen oprettet – men er bare en tom ”skal” uden indhold Selve indholdet udgøres af tabeller, formularer, rapporter og forespørgsler Disse udformes i separate arbejdsgange