Rapporter (Access, del 5)

RHS – Informationsteknologi – Udgangspunkt Vi har oprettet en database Vi har defineret en eller flere tabeller, og fyldt data i dem Vi ønsker nu at vise data frem igen Dette kan gøres på to måder –Vise data i dataark-visning –Benyt en rapport

RHS – Informationsteknologi – Udgangspunkt Som regel vil man ikke vise al data fra en tabel, kun en delmængde Dette er jo netop det, vi kan udvælge med en forespørgsel En rapport er derfor ofte – men ikke altid – knyttet til en forespørgsel

RHS – Informationsteknologi – Oprette en rapport Vælg ”…vha. en guide”

RHS – Informationsteknologi – Oprette en rapport Rapporter er lettest at lave via en guide Guiden stiller et antal spørgsmål, som gør det muligt for guiden at lave en ”kladde” til en rapport Vi kan efterfølgende gøre rapporten færdig ved hjælp af diverse værktøjer

RHS – Informationsteknologi – Oprette en rapport 1: Vælg tabellen eller forespørgslen, som rapporten skal høre til 2: Vælg felter, som skal med på rap- porten 3: Fortsæt til næste skridt

RHS – Informationsteknologi – Oprette en rapport

RHS – Informationsteknologi – Oprette en rapport Kan ”ordne” rapporten efter et eller flere felter

RHS – Informationsteknologi – Oprette en rapport Nu inddeles skue- spillere i grupper efter antal vundne Oscars Bemærk: Guiden kan afsluttes allerede nu

RHS – Informationsteknologi – Oprette en rapport I ”Grupperingsindstillinger” kan vi angive intervaller for grupperne For Oscars er selve tallet sikkert fint… For ”årsindkomst” kunne man gruppere efter ’er Grupper bliver lidt meningsløse, hvis der kun er 1-2 elementer i hver gruppe

RHS – Informationsteknologi – Oprette en rapport Hvilke felter skal der sorteres efter indenfor grupper- ne, og hvordan

RHS – Informationsteknologi – Oprette en rapport Detaljer for layout (prøv dem!)

RHS – Informationsteknologi – Oprette en rapport Flere detaljer for layout (prøv dem!)

RHS – Informationsteknologi – Oprette en rapport Angiv rapportens navn Afslut guiden

RHS – Informationsteknologi – Oprette en rapport

RHS – Informationsteknologi – Rapport-visning Ligesom for en tabel (og en formular), kan vi se en rapport i to slags ”visninger” –Udskrift-visning: her ser rapporten ud, som den vil se ud når man bruger den til at vise data –Design-visning: her kan man arbejde med rapportens design –Skift mellem de to visninger ved at højreklikke på rapporten, og vælg den ønskede visning

RHS – Informationsteknologi – Rapport-visning

RHS – Informationsteknologi – Rapport-design Strukturen af en rapport minder en del om en formular, med et par tilføjelser –Rapporthoved –Sidehoved (NY!) –Detaljesektion –Sidefod (NY!) –Rapportfod

RHS – Informationsteknologi – Rapport-design Rapport-hoved rummer til start rapportens navn Vises kun én gang for hele rapporten

RHS – Informationsteknologi – Rapport-design Sidehoved rummer fra start navne på alle felter i rapporten Vises én gang pr. side

RHS – Informationsteknologi – Rapport-design Detaljesektionen rummer som udgangspunkt selve de felter, vi vil vise Vi kan godt ændre på rækkefølge, layout, m.v.

RHS – Informationsteknologi – Rapport-design Sidefod rummer fra start et tidsstempel, samt teksten ”Side x af y” Vises en gang pr. side

RHS – Informationsteknologi – Rapport-design Rapport-hoved er fra start tom…

RHS – Informationsteknologi – Rapport-design Glemte vi ikke noget…? Der er også en sektion for hvert niveau af gruppering, vi har defineret i rapporten I eksemplet derfor et ”Oscarshoved”

RHS – Informationsteknologi – Rapport-design Denne sektion rummer kun det felt, vi har brugt til at gruppere efter

RHS – Informationsteknologi – Rapport-design Hvad skal vi så lave om…? Afhænger naturligvis meget af rapportens struktur og formål En start kunne være –Bedre følgetekster –Bedre teksttyper –Grafik –Tilpasning af størrelse

RHS – Informationsteknologi – Rapport-design Hvordan laver man disse ændringer? Position på alle felter kan ændres ved ren træk-og-slip Ændring af følgetekst – markér teksten, og skriv en ny Generelt kan et element ændres ved at markere det, højreklikke, og vælge ”Egenskaber” i menuen

RHS – Informationsteknologi – Rapport-design Ret uoverskuelig… Som regel er det ret få ting, vi vil ændre på

RHS – Informationsteknologi – Hvad hvis jeg laver fejl? Langt de fleste egenskaber ved et element i en rapport kan ændres i ”Egenskaber” vinduet (logisk nok…) Husk Ctrl-Z (undo) Kan godt være lidt af et pillearbejde at få tingene helt på plads

RHS – Informationsteknologi – Hvad hvis jeg laver fejl? Hvis en rapport er helt i skoven… …så slet den, og begynd forfra Markér rapporten i rapporter-vinduet, højreklik, og vælg ”Slet” Og ellers – spørg om hjælp!