SAPA kommunenetværk Om kommunernes organisering Hvem og hvad motiverede til at sige ja? KMJ, 6. og 7. oktober 2014

Hvem er ansvarlig for kommunens monopolbrud ift. KMD Sag? Hvem ligger vågen om natten? Hvem får udbetalt bonus når succes? Hvem bliver fyret når fiasko? SAPA-kontaktpersonen? It-chefen? Kommunaldirektøren? KOMBIT? Nej: Kommunens SAPA-projektleder!

Hvorfor en projektleder?

SAPA er ikke blot et it-projekt Ibrugtagning af SAPA it-system… er kun en lille del af SAPA-projektet – også for kommunerne. Kommunen skal også: Indkøbe nyt it-system/nye licenser. Migrere brugere og sager. Indkøbe snitflader. Rydde op i kildesystemer. Implementere Støttesystemer (eller samarbejde med kollega). Håndtere det løbende samarbejde med både KOMBIT, systemleverandøren, monopolbrudsprogrammet, de andre monopolbrudsprojekter – og måske andre kommuner. Derfor skal der udpeges en projektleder

Hvordan Projektorganisering?

Organisering omkring SAPA-projektet i kommunerne Hovedbudskaberne omkring organisering: Ja, det er et projekt! Så der er behov for projektorganisering. Udpeget SAPA-Projektleder (den rette profil, fx ESDH-PL’eren) Forretningsorienteret styregruppe (fx økonomidirektør, it-chef, borgerservice-chef, direktør/chef for/fra socialforvaltningen, chef fra beskæftigelsesområdet Udførende projektgruppe (fx tekniker/it-arkitekt, systemejer, digitaliseringskonsulent, fagspecialist og superbruger) Ad hoc inddragelse (fx jurist, kontraktholdere, andre forretningschefer)

Projektlederens ansvar?

SAPA projektlederens ansvar Indgang for kommunikation til/fra KOMBIT Læse alt SAPA-materiale Følge med på hjemmesiden Deltage i netværksmøder Ansvarlig for at opgaver planlægges, igangsættes og færdiggøres Andre personer kan være udførende Fx: Ud af KMD Sag & Systemer, kontrakter og snitflader Fx: Ind i SAPA - organisatorisk Modtage opgaver gennem KOMBITs opfølgningsværktøj Afgive status til KOMBIT

Projektlederens kompetencer

SAPA-projektlederen – kompetencer (I/II) Generelt: - Uddannelse og erfaring som projektleder. SAPA: - Særlig erfaring med komplekse projekter. Generelt: - Erfaring med kommunikation, samarbejde og interessenthåndtering. SAPA: - Særlig fokus på håndtering af et komplekst interessentbillede og nye samarbejdsstrukturer. Generelt: - Evt. erfaring med at indgå i et program. SAPA: - Særligt fokus på tværgående samarbejde med de øvrige monopolbrudsprojekter.

SAPA-projektlederen – kompetencer (II/II) Generelt: - Viden om strategier, politikker og arbejdsgange i kommunen. SAPA: - Kendskab til og netværk i organisationen, - Viden om sagsbehandleres arbejdsgange ift. tværgående overblik og advis og - Indsigt i kommunens sags- og dokumentstrategi. Generelt: - Erfaring med anskaffelse af nye it-systemer, forhandling og leverandørsamarbejde. SAPA: - Erfaring med udbud, SKI-indkøb, genforhandlinger, licensudvidelser og tilkøb af ekstra funktionalitet.

Projektlederens OPGAVER

Ny version!

UDKAST

Hvad så nu?

Kommunikation og samarbejde med KOMBIT Organisatorisk opmærksomhed Vis disse slides til din chef (og til it-chefen) allerede i morgen Kontakter og suppleanter FØR: 1 SAPA-kontaktperson = NU: SAPA-Projektlederen 1-2 SAPA-suppleant(er) = Fx digitaliseringskonsulent, systemejer, programleder, it-chef, andre…? Opgave inden nytår Udpeg og giv mandat til lokal SAPA-projektleder Nuværende kontaktpersonliste skal opdateres med PL-navne Få organisering på plads i store træk

Det er en stor, kompleks opgave – og derfor sjov! HUSK Ibrugtagning af SAPA it-system er kun en lille del af SAPA-projektet – også for kommunerne. SAPA-projektlederen skal også: Indkøbe nyt it-system/nye licenser. Migrere brugere og sager. Indkøbe snitflader. Rydde op i kildesystemer. Implementere Støttesystemer (eller samarbejde tæt med den der gør det). Håndtere det løbende samarbejde med både KOMBIT, systemleverandøren, monopolbrudsprogrammet, de andre monopolbrudsprojekter – og måske andre kommuner. Det er en stor, kompleks opgave – og derfor sjov!