Hvad er taksonomi, pixiudgaven for forretningen, og hvor bruges det? Inspirationsdag og workshop om fælleskommunale klassifikationer Aarhus 24/5-2018 Brian Jacobsen Taxon

Agenda Hvad er taksonomi? Pixiudgaven for forretningen – show me the money Hvor bruges det? Gruppearbejde - eksempler på klassifikationer i jeres kommunale hverdag Opsamling på gruppearbejde

Brian Jacobsen Partner og CTO I Taxon ApS Hjernen bag Taxon Classifier og afledte produkter Maintainer på OS2KLE Taxonomier/klassifikationer og metadata til automatisering af processer

Taxonomi Taxonomi, klassifikation, emnesystem, journalplan, reference model, emnesystematik, udfaldsrum, Kært barn har mange navne.

Klassifikation Bare lige for at få det helt på plads ... Klassifikation er selve strukturen, dvs ren data (KLE, FORM). Klassifikation er processen med at lægge data i en klasse (tagging, opmærkning, kategorisering) Klassifikation er resultatet af opmærkningen i form af metadata (15.20.00, "TOP SECRET")

Klassifikation Klassifikation er selve strukturen, dvs ren data. En klassifikation er en liste (eventuelt i flere niveauer), som bestemmer de mulige metadata. Disse lister findes mange steder og man interagerer typisk med dem via drop-downs i diverse programmer, websider og intranetsider samt digitale formularer. Alle lister med en række foruddefinerede værdier er i princippet klassifikationer.

Klassifikation En klassifikation bestemmer de mulige metadata. F.eks. med KLE kan vi have et metadatatag med 15.20.24, men ikke et med 72.39.26. En klassifikation definerer et fælles filter på data, som munder ud i et eller flere metadatatags. Data har typisk metadata fra flere forskellige klassifikationer.

Klassifikation Nogle vigtige egenskaber for en klassifikation: Fælles – både for systemer og for mennesker Centralt styret Der er en organisation/community, der står for udvikling og vedligeholdelse.

Show me the money! Klassifikation er kun noget værd hvis den giver værdi ;-) Klassifikation er en grundsten i automatisering af processer.

Automatisering - top-down Eksempel 1: Manuel postfordeling Aktuel manuel process: Email modtages i hovedpostkasse/CVR-postkasse. Email åbnes, læses og videresendes til center. Email åbnes, læses og videresendes til afdeling. Email åbnes, læses og videresendes til gruppe. Email åbnes, læses og videresendes til sagsbehandler.

Automatisering - top-down Eksempel 1: Automatisk postfordeling Automatisk process: Email modtages i hovedpostkasse/CVR-postkasse. Email åbnes og læses automatisk. Modtager findes automatisk. Email videresendes til gruppe automatisk.

Automatisering - top-down Eksempel 1: Automatisk postfordeling med metadata Automatisk process: Email modtages i hovedpostkasse/CVR-postkasse. Emailen metadataopmærkes. Modtager findes ud fra metadataopmærket organisation. Email videresendes til gruppe. Nu har vi metadata på emailen og metadata på organisationen. Men hvordan hænger de sammen?

Automatisering - top-down Eksempel 1: Automatisk postfordeling med klassifikation Automatisk process: Email modtages i hovedpostkasse/CVR-postkasse. Email metadataopmærkes med KLE. Modtager findes ud fra KLE-opmærket organisation. Email videresendes til gruppe. Nu hænger metadata på emailen og metadata på organisationen sammen via en fælles klassifikation.

Automatisering - top-down Automatisering af processer afhænger af metadata. Metadata styres af fælles regler. En klassifikation er en fælles regel. Metadata afkobler det 'hårde' link mellem forskellige datatyper og letter administrationen. Sammenhængen virker selvom det er forskellige, der opmærker dokumenter/emails og organisation.

Automatisering - top-down Eksempel 2: Automatisk adgangsstyring/dataafgrænsning Opmærkning af data/dokumenter med KLE. Opmærkning af organisationen med KLE. Check brugerens KLE med datas KLE automatisk. Værdien af en klassifikation er at den muliggør automatiseringen af processer.

Metadata og klassifikation Hjemmesider – automatisk struktur Intranet – personalisering Adressebøger, Call centre, Kontaktsider – find personer efter emne Arkivering – aflevering til Statens Arkiver Søgning – afgrænsning og emnesøgning Alle steder man ønsker at knytte to stykker data sammen

Opgave 1: Find eksempler på eksisterende og ønskede klassifikationer i jeres kommunale hverdag

Opsamling