SPOR OM IMPLEMENTERING KOMMUNERNES OPGAVER Netværksmøder april 2016 Line Abildgård & Monica Neesgaard

Agenda 1.Planlægningsfase 2.Udrulningsforløb 3.Forberedelsesfase 4.Overvejelser før entréstrategi 5.Forskellige entréstrategier - arketyper 6.Dialog og opsamling

SAPA udrulningsforløb IDRIFTSÆTTELSESDATO +1uge +2uger+3uger +4uger +5uger +6uger+7uger -9 mdr. Planlægning Klargøring og idriftsættelseI gang Instruktører og superbrugere er uddannet Administratorer er uddannet GO-LIVE SAPA er konfigureret SAPA udrulningsforløb +8uger 0 Første slutbrugergruppe er uddannet STS er konfigureret til SAPA 1 3 2

SAPA udrulningsforløb IDRIFTSÆTTELSESDATO +1uge +2uger+3uger +4uger +5uger +6uger+7uger -9 mdr. Planlægning Klargøring og idriftsættelseI gang Instruktører og superbrugere er uddannet Administratorer er uddannet GO-LIVE SAPA er konfigureret SAPA udrulningsforløb +8uger 0 Første slutbrugergruppe er uddannet STS er konfigureret til SAPA 2

2: Planlægningsfase Planlægning (måneder før idriftsættelsesdato) Udpege administratorer Udpege superbrugere og instruktører Udpege slutbrugere Planlægge slutbrugerundervisning -8 Forretningsmæssigt afklare målgrupper og visninger Udarbejde jobfunktionsroller STS indtaste jobfunktionsroller Tage stilling til distribution Planlægge ibrugtagningssupport Uddannelse Konfigura- tion Teknisk Support -9 Reservere undervisningslokaler Tjekke rettigheder Analysere og beslutte bredde og dybde i brugen af organisationsdata STS opsætte organisation Tjekke organisation Forretningsmæssigt afklare adviser Tage stilling bemærkninger Opgradere browser

SAPA udrulningsforløb IDRIFTSÆTTELSESDATO +1uge +2uger+3uger +4uger +5uger +6uger+7uger -9 mdr. Planlægning Klargøring og idriftsættelseI gang Instruktører og superbrugere er uddannet Administratorer er uddannet GO-LIVE SAPA er konfigureret SAPA udrulningsforløb +8uger 0 Første slutbrugergruppe er uddannet STS er konfigureret til SAPA 3

3: Udrulningsforløb Klargøring og idriftsættelse (uger efter idriftsættelsesdato)I gang Administrator- kursus Superbruger-kursus Instruktør-kursus Slutbruger- kursus Forberede slutbrugerkursus +1 Konfigurere visninger og adviser Tjekke visninger og adviser Distribuere SAPA Manuelt indtaste bemærkninger Ibrugtagningssupport Uddannelse Konfigura- tion Teknisk Support

SAPA udrulningsforløb IDRIFTSÆTTELSESDATO +1uge +2uger+3uger +4uger +5uger +6uger+7uger -9 mdr. Planlægning Klargøring og idriftsættelseI gang Instruktører og superbrugere er uddannet Administratorer er uddannet GO-LIVE SAPA er konfigureret SAPA udrulningsforløb +8uger 0 Første slutbrugergruppe er uddannet STS er konfigureret til SAPA 1

1: Forberedelsesfase Udarbejd SAPA entréstrategi Udarbejd snitfladestrategi

1: Forberedelsesfase Udarbejd SAPA entréstrategi Udarbejd snitfladestrategi

Input til entréstrategien RødkøbingGrønbyLillabergBlåborgGulhavn

Overvejelser før entréstrategien ESDH-system Snitflader KY/KSD Dataadgangspolitik Ressourcer Forandringsproces Brug af KMD Sag

KMD Sag, ESDH & snitflader Hvor udbredt er brugen af KMD Sag i afdelingen? Vi bruger ikke KMD Sag Vi har omfattende brug af KMD Sag Bruger afdelingen KMD Sag EDH eller andet ESDH-system? Vi bruger KMD Sag EDH Vi bruger andet ESDH- system Har afdelingen adgang til data fra få eller mange snitflader i dag? Vi har få snitflader Vi har mange snitflader

KY/KSD Hvor ligger vi i hhv. KY’s og KSD’s udrulningsplaner? SAPA før KY SAPA efter KY SAPA før KSD SAPA efter KSD

Dataadgangspolitik Hvad er vores politik ift. hvilke data, brugerne må se? Vi har en restriktiv politik Vi har en åben politik

Ressourcer Hvor mange ressourcer har vi til implementeringen af SAPA? Vi har få ressourcer Vi har nok ressourcer

Forandringsproces Vil afdelingen bruge SAPA til at understøtte en større forandringsproces med nye arbejdsgange? SAPA skal understøtte vores nuværende arbejdsgange SAPA skal understøtte helt nye arbejdsgange

Andre lokale forhold? Hvad gør sig ellers gældende hos jer?

Brugergrupperne og kommunerne er forskellige Entréstrategien skal afspejle bedste timing Udbyttet af SAPA for brugerne er forskelligt Entréstrategi for SAPA

Forskellige valg af strategier RødkøbingGrønbyLillabergBlåborgGulhavn

RØDKØBING KOMMUNE Karakteristika: Andet ESDH-system end KMD Sag EDH. Brugernes udbytte af SAPA: Ny og moderne brugergrænseflade og bedre sagsoverblik ved nye snitflader. KMD Sag Exitstrategi: Flytter manuelle sager over i ESDH- og fagløsninger. SAPA Entréstrategi: Hurtig udrulning i få bølger til alle kommunens KMD Sag-brugere.

GRØNBY KOMMUNE Karakteristika: Sporadisk brug af KMD Sag og ingen snitflader til ikke-KMD-løsninger. Brugernes udbytte af SAPA: Hurtigt og stort udbytte af SAPA i form af sagsoverblik. KMD Sag Exitstrategi: Flytter hurtigt de få manuelle sager over i ESDH-løsningen og opsiger kontrakten på KMD Sag. SAPA Entréstrategi: Hurtig udrulning i få bølger til alle kommunens sagsbehandlere og til medarbejdere på andre områder.

LILLABERG KOMMUNE Karakteristika: KMD væg-til-væg og mange snitflader, dvs. godt overblik. Brugernes udbytte af SAPA: Mere besværlige arbejdsgange på kort sigt, men værdi på længere sigt med nye snitflader og forbedret brugergrænseflade. KMD Sag Exitstrategi: Bliver i første omgang i KMD Sag EDH- kontrakten, men udbud senere hen. SAPA Entréstrategi: Få (super)brugere i kommunen til at begynde med.

BLÅBORG KOMMUNE Karakteristika: KMD Sag EDH-kommune og nogle snitflader til ikke-KMD-løsninger. Brugernes udbytte af SAPA: Mere besværlige arbejdsgange på kort sigt, men hurtig værdi i form af bedre overblik ved nye snitflader samt forbedret brugergrænseflade. KMD Sag Exitstrategi: Bliver i første omgang i KMD Sag EDH- kontrakten, men udbud senere hen. SAPA Entréstrategi: Mindre grupper af (super)brugere i alle afdelinger begynder at arbejde med SAPA.

GULHAVN KOMMUNE Karakteristika: Er i en transitionsfase fra KMD Sag EDH til en anden ESDH-løsning. Brugernes udbytte af SAPA: Udbyttet varierer fra bruger til bruger og afhænger af hvor glade brugerne er for hhv. gammel og ny arbejdsform. KMD Sag Exitstrategi: Flytter sager fra KMD Sag EDH til andet ESDH-system. SAPA Entréstrategi: Udrulning til brugerne i takt med ibrugtagning af andet ESDH-system.

KIGO-opgaven kommer snart! RødkøbingGrønbyLillabergBlåborgGulhavn Udarbejd SAPA entréstrategi Udarbejd snitfladestrategi

Snak om jeres overvejelser! Find den plakat med det spørgsmål, du helst vil debattere. Del dine overvejelser med de andre. Vi samler op i plenum.