5S – System og orden 5S er et af de første skridt mod Lean.

Præsentationer af emnet: "5S – System og orden 5S er et af de første skridt mod Lean."— Præsentationens transcript:

1 5S – System og orden 5S er et af de første skridt mod Lean.
Værktøjet 5S skaber system og orden overalt i virksomheden. 5S kan – trods det simple mål om system og orden – skabe markante forbedringer.

2 Om Flexkom Flexkom tilbyder praktiske Lean kurser som er tilpasset virksomhe-dernes behov! Har du behov for konsulenthjælp er vi din garant for opnåelse af ejerskab igennem vores praktiske tilgang. Vores slogan er: UDVIKLING & VÆKST – HELT ENKELT! Flexkom Lean Akademi: Lean kurser. Lean uddannelser. Gå til hjemmeside* > Vi tilbyder også prak-tiske AMU-kurser af-holdt i virksomheder. Kontakt os for et uforpligtende møde vedr. jeres udviklings-muligheder med Lean! *Hjemmeside Flexkom Lean Akademi:

3 Indholdsfortegnelse Introduktion til 5S og resultater 4
Resultater med 5S 8 De 5 S’er Eksempler på anvendelse 15 Implementering af 5S 28 Relaterede Lean-værktøjer 36 Slides til en 5S opstart 5S er et generelt værktøj og kræver tilpasning til den enkelte virksomhed og afdeling. Denne præsentation er derfor generel for 5S i administration. Præsentationen giver også et konkret bud på en plan for en ”5S opstart”.

4 Hvad er 5S? 5S er et værktøj til skabelse af system og orden i en virksomhed. Emner og viden der anvendes dagligt skal være lette at finde. Unødvendige emner og viden arkiveres/fjernes. 5S er ikke blot oprydning, idet der også er fokus på at fastholde og løbende at forbedre 5S niveauet. 5S er som den øverste køkkenskuffe med bestik. God placering. Overblik. Let at se om alt er på plads. 5S handler om ”do-venskab” på den gode måde. Jeg gider ikke at lede efter filer, jeg gider ikke at række længere end nødven-digt efter mappen, jeg gider ikke…

5 De 5 S’er Sortér - væsentligt fra uvæsentligt (grøn, gul, rød).
System i tingene - definér et hjem. Systematisk ”rengøring”. Standardisér - fasthold. Selvdisciplin - overhold standarder. De fleste kan godt finde ud af at rydde op, men det med at fastholde et niveau er svært. 5S kræver disciplin og vilje til at fastholde en god arbejdsplads. Med 5S rydder vi ikke op. Vi holder orden!

6 Hvorfor 5S? 5S skaber en professionel og organiseret virksomhed.
En følelse af flow i hverdagen – frem for søgning og frustrationer! Unormale tilstande bliver omgående synlige og derfor opnår man en disciplin til hurtigt at få ting tilbage til den ønskede tilstand. Udtalt af Lean-eksperter: Kan organisationen ikke fastholde et højt 5S-niveau, er den slet ikke klar til Lean! Som med alle øvrige Lean-værktøjer, kræver 5S en høj grad af disciplin og ordenssans.

7 5S test på kontor! Kan du altid finde det dokument du har brug for på under 30 sekunder? Kan en kollega overtage din arbejds-plads og finde det vedkommende har brug for på under 30 sekunder? 5S i kontoret = organiseret arbejds-plads = produktiv arbejdsplads! Testen viser ikke mindst om der fysisk er behov for at implementere 5S. Men spørgsmålene kan også være med til at vise, om organisa-tionen mentalt er klar til 5S! Typisk kommentar: ”Jeg ved at det roder, men jeg ved nøjagtig hvor ting er!”

8 Resultater med 5S (side 1/2)
Bedre ergonomi og arbejdsmiljø. Skaber visuel arbejdsplads. Både fysisk og bag skærmen. Sparer tid til søgning efter filer, map-per, information mm. Sparer også tid til søgning efter arkiverede filer og mapper. 5S på et kontor kan skabe et markant bedre arbejdsmiljø. Mindre rod på skriveborde, lettere adgang til information og entydig arkivering. Forudsætningerne er disciplin i forhold til aftalte standarder.

9 Resultater med 5S (side 2/2)
Bedre kvalitet. De rigtige dokumenter/ informationer anvendes hver gang. Øger produktivitet. 5S fjerner meget af den traditionelle spildtid i admini-strative processer. Forøger stolthed ved arbejdsplads. Niveauet på alle arbejdspladser og fællesarealer hæves. Det signalerer kvalitet og overskud at have system og orden. Nu rydder man ikke længere op – når der kommer kunder. Nu holder man orden – for sin egen skyld!

10 1 Sortér 5S starter med en sortering.
Dokumenter på arbejdspladsen sorte-res i tre gruppe; jævnligt i brug, sjældent i brug og arkiv/smides ud. Det samme med mapper i reoler. Bagefter også elektroniske dokumen-ter i filsystem, mailsystem og kunde-korrespondance. Sorteringen sker i tre farvekoder: - Grøn = Dagligt i brug - Gul = Jævnligt i brug - Rød = Aldrig i brug Grøn skal kunne findes på sekunder. Gul kan hurtigt findes fordi de har faste pladser. Rød arkiveres eller smides ud (slettes)!

11 2 System i tingene Igangværende arbejdsdokumenter grupperes og sættes i system. Mapper og reoler mærkes op. Filsystemet laves overskueligt og logisk (opdelt i opdaterede filer og i arkiverede filer). Det samme med andre systemer (eks. kundesystemer (CRM*)). ”Grønne emner” skal placeres så de kan findes meget hurtigt. Mapper placeres i nærmeste reol, filer med genveje på skriveborde mm. ”Gule” mapper fjernes fra arbejdsplads og placeres centralt. Filsystem laves entydig og der laves mapper til ”røde emner” (arkivering). *CRM = Customer Relationship Management. Værktøj til styring af kundedata.

12 3 Systematisk rengøring
Systematisk rengøring er nødvendigt for konstant at producere god kvalitet på en arbejdsplads! Der skal laves procedurer for rengøring og oprydning – ikke mindst for rengøring og oprydning i de elektroniske systemer (filsystem, s osv.). Det er vigtigt at fastlægge frekvensen af rengøring og placering af ansvar. Det handler ikke mindst om at fasthol-de tilgængelighed og synlighed!

13 4 Standardisér Standardisér det opnåede 5S niveau.
Standard for skriveborde og reoler. Standard for arkivering af mapper. Standard for opmærkning af kontorer (mapper, hulmaskine, papir mm.). Standard for brug af filsystem og for arkivering af elektroniske dokumenter. Standarder skal sikre at niveauet ikke falder. Når der sker en forbedring af 5S-niveauet, skal man huske at opdatere 5S-standarderne (det fjerde ”S”). Medarbejderne på den enkelte arbejds-plads skal være enige om niveauet.

14 5 Selvdisciplin Som hjælp til at opbygge den nødven-dige disciplin anbefales 5S-evaluerin-ger (audits) udført af medarbejderne. Det ultimative mål er, at medarbej-derne fastholder 5S alene ud fra motivation. Udfordringen ved 5S er bl.a. at der ikke skal mange svipsere til at ødelægge 5S. Derfor anbefales evalueringer. Evaluering (audits) på tværs af afdelinger skaber en fælles forståelse for 5S, sikrer det samme høje niveau og giver mulighed for at få ideer og lære af hinandens løsninger. Evalueringer fasthol-der og forbedrer niveauet løbende.

15 Eksempler hvor 5S kan anvendes
Orden på skrivebord. System til filer og korrespondance. Opgave- og projektstyring. Mapper og andre dokumenter. Opslagstavler. Lager af kontorartikler. 5S kan anvendes mange steder i administrative processer. Her er eksempler på de mest oplagte steder at anvende 5S. Husk at hvis en ting ikke har en fast plads, skal man altid lede hvis man ikke kan finde det. Det kan 5S afhjælpe.

16 5S på skrivebord På et skrivebord kan 5S være med til at skabe gode arbejdsbetingelser. Et skrivebord bør være ryddeligt imellem opgaver og når det forlades ved arbejdsdags ophør. Uorganiserede bunker prioriteres i opgaver med deadlines og opgaver uden. Reducerer stress over bunker. Betydningen af ”ryd-deligt skrivebord” afgøres i fællesskab i en afdeling. Skal en kollega kunne finde bestemte dokumenter, hvis en kollega er syg? Skal en kollega kunne overtage en i gang-værende opgave hvis en kollega bliver syg? Eller holder ferie?

17 5S på skrivebord (fortsat)
Hvor kan man starte: Lave indbakke til post på kontoret, så papir ikke lægges på tastaturet. Organisere ”bunken” i prioritet og deadlines. Bunken skal ændres fra en stress-faktor til et planlægningsværktøj. Vil også give løbende succesoplevelser. Lave genveje til de mest anvendte filer på PC-skrivebordet. 5S på skrivebordet handler ikke om at flytte bunkerne ind i et skab eller ned i en skuffe. 5S handler om at skabe en effektiv arbejdsplads med overblik og struktur.

18 5S i filer og korrespondance
I filsystemer, -programmer og i kundesystemer kan 5S give store tidsbesparelser. Klar og entydig struktur giver hurtig søgning og klarhed over tilgængelig viden. Specielt vigtigt på fælles-drev! Kravet er bl.a. en klar procedure for arkivering. Krav om standarder: Standard for tid fra modtagelse af reklamation til den er registeret i systemet. Standard for tid til registrering af kunde-korrespondance. Standard for opret-telse af foldere i filstruktur. Arkiveringsstandard. Osv.

19 5S i filer og korrespondance (fortsat)
Hvor kan jeg starte: Kun have igangværende opgaver i indbakken ( s). Opret mapper til afsluttede s. Navngiv fremtidige filer med ÅR-MÅNED-DATO. Dette sikrer at de ligger i datoorden fremover. Send kun s med links til filer hvis vedhæft kan undgås. Vedr. igangværende opgaver i din indbakke. Hvor mange gemmer gamle breve i deres private postkasse derhjemme? Det er svært at starte med hele virksomhe-dens filsystem. Men det skal gøres på et tidspunkt, for der kan spares mange timer!

20 5S i opgave- og projektstyring
Opgaver og projekter der involverer flere kolleger bør altid arkiveres ved arbejdsdags ophør. Lav eks. en reol til igangværende projektor. Evt. fysiske emner og dokumenter tilhørende et bestemt projekt stilles i en kasse på reolen. Filstyring på projekter skal standardi-seres for hele virksomheden. Som hovedregel bør alle dokumenter gemmes elektronisk! Scan gerne notater, håndtegninger mm. Dokumenter findes lettest i et godt filsystem! Der bør laves en god og entydig filstruktur til elektroniske doku-menter tilhørende igangværende og afsluttede projekter.

21 5S i opgave- og projektstyring (fortsat)
Hvor kan jeg starte: Saml alle interessenter i virksomhedens projektstyring og lav en fast fil- og mappestruktur for alle projekter. Scan dokumenter fremover – frem for at arkivere som papir. Scannede dokumen-ter gemmes i fil- og mappe-strukturen og kan fremover findes og ses af alle uanset lokation. En fast mappestruktur på projekter vil sikre, at alle kan finde eks. tidsplanen for et projekt uden at spørge (afbryde) en kollega.

22 5S i mapper og andre dokumenter
Som i de elektroniske systemer, kan 5S give store tidsbesparelser når det gælder mapper og andre dokumenter. Et klart og entydigt system giver hurtig søgning og klarhed over tilgængelige dokumenter. Kravet er igen bl.a. en klar procedure for arkivering. Ja, det ser godt ud med ensfarvede mapper. Men er det 5S? Nej! Farver på mapper kan netop anvendes til at give hurtig søgning. Brug eks. farver til gruppering af mapper i år, afdelinger, oplys-ninger, opgaver eller andre inddelinger.

23 5S i mapper (fortsat) Hvor kan jeg starte:
Sorter mapper efter forbrugsmønster og definer faste pladser til mapper. Mærk op med eks. dymo-mærker. Hvis I i afdelingen har fællesmapper der bruges meget, så lav små ”lånerkort” der stilles i reolen når man tager en mappe. Dette sikrer at man altid kan finde frem til information i en mappe – også dem i brug Eksempel på lånerkort i en reol: Husk at hvis en ting ikke har en fast plads, skal man altid lede hvis man ikke kan finde det. Det kan 5S afhjælpe.

24 5S på opslagstavler 5S på opslagstavler handler mere om synlighed end om tidsbesparelse. Uden 5S er tavler ofte rodede og det er uklart om der er kommet ny information siden sidst! Det må kun tage få sekunder at få overblik over en tavle og skimte den nyeste information. Opslagstavler er ofte rodede, indeholder gamle informationer og målinger. Viser det noget om virksomheden? Forhåbentlig ikke. Men måske alligevel lidt… Der er stor signalvær-di i at have struktur på informationen i en virksomhed!

25 5S på opslagstavler (fortsat)
Hvor kan jeg starte: Tag fat i virksomhedens centrale opslagstavle. Sorter i indholdet og smid gamle informationer ud. Mærk tavlen op i felter og sørg altid for at have ét felt til ”nyeste information”. Lav evt. standarder for opslag. Eks. for køb/salg imellem kolleger, så det ikke bliver et tivoli med gamle opslag. Hvis opslagstavler har et felt til ”nyeste information” tager det kun få sekunder for medarbejderne at vurdere om der er noget de skal læse.

26 5S på lager af kontorartikler*
5S er vigtig hvor der kommer mange medarbejdere. Derfor er det vigtigt at have styr på lageret af kontorartikler. Det må kun tage sekunder at finde det man søger og det må kun tage sekunder at vurdere om det er tid til at bestille flere af en bestemt vare**! 5S er specielt vigtigt hvor mange medar-bejdere færdes. Her betyder uorden et stort tidstab. Derfor betyder god orden også effektivitet! Sørg for at medarbej-derne aldrig bruger deres kostbare tid på at skaffe de redskaber de skal bruge! *På samme måde kan 5S også anvendes ved kaffemaskinen, så der aldrig mangler bønner! **Benyt evt. Kanban til at styre lagrene. Se Flexkom.dk

27 5S på lager af kontorartikler (fortsat)
Hvor kan jeg starte: Lav et simpelt Kanban system til eks. printerpapir, kuglepen- ne, printerpatroner mm. Lav simple standarder for at skifte toner i printeren, for at sende fax osv. så ingen skal forstyrre kolleger eller spilde tid i forbindelse med sådanne opgaver. Kanban handler om, at man sender et signal når det er tid til at genopfylde. En virksomhed har ty-pisk et centrallager af kontorartikler og nogle decentrale lagre. På alle lagrene kan Kanban være et effektivt værktøj til at sikre at ting altid er til rådighed. *Læs mere om Kanban på Flexkom.dk

28 Implementering af 5S Selvom 5S kan virke simpelt, er 5S svært at implementere! Alle kan lave den første hurtige sortering og oprydning, men det er ofte svært at fastholde niveauet. Trods de markante resultater der kan opnås med 5S, har mange virksom-heder svært ved at fastholde og forbedre 5S-niveauet. På de næste sider: Ledelsens forarbejde. Opstart på 5S. Forløbet af en opstart. Forudsætninger. Sorteringssedler. 5S-audit. Præsentation til en 5S opstart!

29 Ledelsens forarbejde Det er vigtigt at ledelsen tager stilling til følgende inden 5S igangsættes: Hvad er minimums niveauet af 5S? Hvad er afdelingernes mulighed for selv at påvirke 5S løsninger? Fastlægge overordnet 5S-standard. Ressourcer til at udføre 5S. Signalere at det er noget man vil have gennemført! Skal der udføres 5S-audit? Overordnet 5S-standard: Farver på dymo til opmærkning af reoler. Ord der anvendes på dymo, i filsystem osv. Udseende af 5S- standarder. Ingen dokumenter må gemmes på C-drev. Osv.

30 Opstart på 5S i en afdeling
Det anbefales at starte med en ”5S opstart”. Formålet er, at give medarbejderne teorien bag 5S og lade dem diskutere og fastlægge deres fælles holdning til 5S. Formålet er også, at få identificeret de første indsatsområder og få igangsat 5S indenfor disse områder. En 5S opstart i en typisk afdeling med 6-10 medarbejdere kan gennemføres på 1-2 timer. Fra side 37 findes en præsentation til en 5S opstart. Efter opstarte kommer det seje træk med at fastholde og løbende forbedre niveauet.

31 Forløbet af en ”5S opstart”
Præsentation af 5S. Melde ledelsens forventninger og krav til 5S ud! Diskussion af 5S. Hvad er 5S for os? Identificere mulige indsatsområder. Udvælge få indsatsområder som i gangsættes. Udpeg ansvarlige og fastlæg tidsplan. Evaluering. Man bør overveje at starte 5S-evalueringer (audits). Evalueringer er godt til at fastholde og forbedre et 5S-niveau. Hvis dette vælges skal der udpeges et audit medlem i hver afdeling. Dette kan ske ved opstarten.

32 Forudsætninger skal være på plads
Sørg for at medarbejderne har forud-sætningerne for at fastholde niveauet. Der er to vigtige forudsætninger: At ledelsen accepterer at der afsættes tid til løbende at gennemføre 5S. At medarbejderne har adgang til de fysiske forhold. De rigtige reoler (også til arkivering), dymo-labels mm. Ressourcer er vigtige. Det tager tid at udføre de første forbedringer. Efter de første forbed-ringer vil den sparede tid skabe grundlag for at udføre flere forbedringer. Osv. Tag ikke et større område af gangen end der er ressourcer til!

33 Sorteringssedler – lige til at printe
Download gratis 5S-sorteringssedler - lige til at printe. Sedlerne kan evt. anvendes under sortering af mapper, brochurer mm. Find sedlerne på Flexkom.dk under Lean Administration > Værktøjer > 5S Sedlerne er i Power-point-format og kan ændres og tilpasses.

34 Fastholdelse af 5S 5S-evaluering (audit) anbefales til at fastholde og forbedre 5S-niveauet. Én fra hver afdeling udpeges som 5S-patruljemedlem* (auditør). Denne 5S-patrulje skal så auditere de forskellige afdelinger inkl. egen afdeling. Frekvensen bør min. være månedlig. Alle afdelinger bør være repræsenteret. Samtidig skabes ejerskab og en række ambassadører. Så når NN møder ind og ikke forstår en lav 5S-score, er der svar med det samme! *Vælg en betegnelsen som passer til virksomheden. Patrulje, gruppe, audit-gruppe o.l.

35 5S-evaluering (audit) Audit må gerne være praktisk – med fokus på at konkludere under audit. Flexkoms bud på praktisk skema  og måleskema En praktisk tilgang gør, at alt kan udfyldes under audit. Der skal ikke renskri-ves eller beregnes en score i et regneark.

36 Relaterede Lean-værktøjer
Praktisk 5S-auditskema. Findes på Flexkom.dk For at sikre løbende forbedringer af 5S-niveauet kan Kaizen (løbende forbedringer) anvendes. Læs om forbedringstavler på Flexkom.dk Man kan læse mere om de relaterede værktøjer på Flexkom.dk

37 Præsentation til en ”5S opstart” >>>
De resterende sider er et oplæg til brug på en ”5S opstart”. Slet og tilføj selv til siderne. God fornøjelse!

38 Plan for 5S opstart Præsentation af 5S. Eksempler på 5S.
Diskussion af 5S. Hvad er 5S for os? Identificere mulige indsatsområder. Udvælge få indsatsområder som i gangsættes. Udpeg ansvarlige og fastlæg tidsplan. Udpege medlem til 5S-patrulje. Evaluering. I dag starter vi noget som aldrig stopper! Fra i dag vil vi løben-de forbedre afdelin-gens system og orden! Tidsplan: Ca. 2 timer.

39 Formål med i dag At opbygge en forståelse for 5S begreberne.
At opbygge en forståelse for værdien af 5S-implementering. At opbygge en motivation for 5S og systematisering. At opbygge en motivation til at fastholde/forbedre niveauet. Formålet er, at få en fælles forståelse af 5S – og en enighed om hvad 5S er i vores afdeling.

40 Hvad er 5S? 5S er et værktøj til skabelse af system og orden i en virksomhed. Emner og viden der anvendes dagligt skal være lette at finde. Unødvendige emner og viden arkiveres/fjernes. 5S er ikke blot oprydning, idet der også er fokus på at fastholde og løbende at forbedre 5S niveauet. 5S kræver disciplin og vilje til at fastholde en god arbejdsplads. Med 5S rydder vi ikke op. Vi holder orden! 5S handler om ”do-venskab” på den gode måde. Jeg gider ikke at lede efter filer, jeg gider ikke at række længere end nødven-digt efter mappen, jeg gider ikke…

41 De 5 S’er Sortér - væsentligt fra uvæsentligt (grøn, gul, rød).
System i tingene - definér et hjem. Systematisk ”rengøring”. Standardisér - fasthold. Selvdisciplin - overhold standarder. 5S er som den øverste køkkenskuffe med bestik. God placering. Overblik. Let at se om alt er på plads.

42 Hvorfor 5S? Forbedrer ergonomi og arbejdsmiljø.
Forbedrer kvalitet – rigtige dokumen-ter og informationer kan let findes. Sparer tid til søgning efter filer, map-per, information mm. Sparer også tid til søgning efter arkiverede emner. Skaber visuel og behagelig arbejds-plads. Vi tager billeder i dag. Billeder af reoler, filsystemer, arkivrum osv. Så kan vi se forskel-len. For pludselig kan vi ikke huske hvordan det var før vi begyndte på 5S.

43 Fastlægge fælles 5S-regler
5S handler om at fastlægge et bundni-veau som alle skal leve op til. Derfor skal vi fastlægge fælles 5S-regler – vores minimumsniveau! Når vi har nået niveauet kan vi fastlægge nye regler. Hvor går grænserne for system og orden? Det handler om, at ting skal have et ”hjem”. Men skal alting have et hjem? Hvad med radioen, personlige tasker, mobiltelefoner, arbejdspapirer mm.? Der skal findes en balance som alle kan acceptere.

44 Start med sortering Alt skal sorteres i 3 grupper:
= Bruges hver dag ► Ved plads = Bruges jævnligt ► I afdeling. = Bruges aldrig ► Smides ud. Brug evt. grønne, gule og røde sorteringssedler! Sortering af fysiske dokumenter, filer, mapper, s osv. Grøn skal kunne findes på sekunder. Gul kan hurtigt findes fordi de har faste pladser. Rød arkiveres eller smides ud (slettes)!

45 Standarder for 5S Når de første forbedringer er lavet, er det vigtigt at standardisere niveauet. Standard for skriveborde og reoler. Standard for arkivering af mapper. Standard for brug af filsystem og for arkivering af elektroniske dokumenter. 5S-audits bør gennemføres for at fastholde og forbedre 5S-niveauet. Standarden skal vise, hvordan vores arbejdsplads skal se ud når vi forlader den. Standarden kan bestå af tekst og billeder, men husk at billeder siger mere end ord! Lav det let at opdate-re. Standarden skal tilpasses løbende.

46 5S-audit til fastholdelse af niveau
Til gennemførsel af 5S-audits i alle afdelinger skal der udpeges en 5S-patrulje bestående af personer fra alle afdeling. Denne 5S-patrulje skal så auditere de forskellige afdelinger inkl. egen afdeling. Frekvensen bliver månedlig. Alle afdelinger bliver repræsenteret. Audit-resultater bliver hængt op så alle kan se dem. 5S-patruljen skal fastlægge endelig audit-skema og målepunkter. Hvem melder sig?

47 Indsatsområder Brainstorm – hvilke 5S-indsatsområ-der ser I i afdelingen? Vælg få (2-3) indsatsområder som skal løses først. Udpeg ansvarlige og fastlæg tidsplan. Udpeg ressourcer til de udvalgte indsatsområder. Fastlæg første møde! Det er vigtigt ikke at igangsætte mere end der er ressourcer til. Så hvis afdelingen har andre store projekter, bør man måske kun igangsætte én opgave! Start med at få suc-ces. Det er sjovest og sikrer at 5S fortsætter!

48 Opsamling 5S opstart Hvad er 5S? Forståelse for 5S?
Fælles holdning til 5S? Er vi enige om niveauet? Tror vi på at vi løbende er i stand til at fastholde og forbedre niveauet? Andet? Tror vi på, at 5S vil forbedre vores hverdag – arbejds-miljø, kvalitet og effektivitet? Hvad kan motivere os til at fastholde et højt 5S-niveau? Hvornår vil jeg lave en 5S-forbedring næste gang?