OS2AutoProces – En tværkommunal løsning til procesdeling

Præsentationer af emnet: "OS2AutoProces – En tværkommunal løsning til procesdeling"— Præsentationens transcript:

1 OS2AutoProces – En tværkommunal løsning til procesdeling

2 Udviklingen af løsningen
Restmidlerne fra KLs projekt om ”automatisering af manuelle processer” er gået til udvikling af en komplet løsningsarkitektur inkl. adgangs- og rettighedsstyring, en datamodel og design/mockups/ wireframes. Herefter skal løsningen udvikles via co-fundede midler. Digital Identity er hovedleverandør, mens /et al og IT Minds er underleverandører. StrongMinds vil forventeligt stå for kode review.

3 Styregruppe Lars Sønderby, Økonomidirektør, Randers (Formand)
Signe Bockhahn Bjerregaard, Områdechef for Borgerservice og Digitalisering, Rudersdal Peter Christensen, Områdeleder for Digitalisering, Helsingør Anders Kollin, Digitaliseringschef, Skanderborg Jon Badstue Pedersen, Afdelingsleder for Digitalisering, Syddjurs (Næstformand) Rasmus Frey, Sekretariatschef, OS2 (observatør) Søren Frederik Bregenov, Chefkonsulent, KL (observatør) Mikkel Ebbesen, Chefkonsulent, KOMBIT (observatør)

4 Koordinationsgruppen
Deltager i et workshops Er med til at prioritere indhold og udformning Tester løbende Deltagere: Heidi Johansen, Randers Kommune Anita Birkeland, Skanderborg Kommune Pernille Elisabeth Lund, Skanderborg Kommune Johan B. Christophersen, Helsingør Kommune Jens Brændgaard Poulsen, Rudersdal Kommune Thomas Overgaard Nielsen, Horsens Kommune Line Lynggaard Sørensen, Syddjurs Kommune (koordinator) Heidi Søndergaard Huber, Syddjurs Kommune

5 Tilslutningsaftalegruppen
Udarbejder bud på tilslutningsaftale Deltagere: Asger Ringsing, Helsingør Kommune Mette Berg Rhode, Randers Kommune Rasmus Frey, OS2 – Offentligt digitaliseringsfællesskab (koordinator)

6 OS2autoproces version 0.9 Orientering

7 Hvordan skal det give værdi?
Brugerne kan løbende indberette deres ideer Hurtigt overblik fx pr. fagområde eller system Processtyring Genbrug af ideer til automatisering - og løsningerne! Samarbejde på tværs Kvalificering af (andres) processer og løsninger Del viden – også når noget er mislykket! … Hshu: også vide, hvornår noget er mislykket, samt overhovedet at få at vide, at der er nogle, der har udviklet noget smart…. + overblik pr. system – hvem har fx xx system og har lavet noget smart til lige det? + hvor er der reelt hentet gevinster/potentialet realiseret? Overblik og styring i egen org. Genbrug af løsninger (økonomisk gevinst) Mulighed for samarbejde på tværs Kvalificering af andres processer og løsninger Nye syn på processen og dens løsning

8 Autoproces version 0.9 Udgangspunkt i KLs værktøjer – også de nye…
Roller Bruger (default rolle, alle har den og kan se og indberette ideer til processer) Lokal Superbruger (adgang til processer for eget afdelingshiearki) Global Superbruger (adgang til processer for alle afdelinger i egen kommune) Administrator (adgang til alle processer) Forsideredaktør Søgning, filtrering og visning af ‘familier’ Indstillinger Privat Egen kommune På tværs af kommuner Vedhæft filer i forskellige formater Direkte adgang til processer fra arbejdsgangsbanken (fra 2013) Kobling til systemer i OS2KITOS …

9 Overblik og søgning Indberet en proces Filtrering Avanceret søgning
Egne indberettede processer Processer man er tilknyttet Favoritter Avanceret søgning Kommunalt Tværkommunalt Fase Fagområde/KLE System … Overblik over den enkelte proces Navn, resume, potentiale, fagområde, status, kommune osv… Føj proces til favorit og modtag advis

10 Indberet eller rediger proces
Indberet, rediger og opmærk Angiv synlighed (privat, kommunal, tværkommunal) Trinvis fasemodel inkl. obligatoriske felter og mulighed for upload af bilag Grundlæggende oplysninger Problemstillinger; AS-IS-beskrivelse, udfordringer og ideer Tid og procesforetagen; Business case Faglig vurdering; KLs rating ifht. automatiseringspotentiale Specifikation; forventet løsning inkl. krav Udvikling og implementering; løsningsbeskrivelse og teknologivalg Drift; realisering potentiale, senest opdateret mv Angiv hvor mange kommuner der anvender en løsning Dialog om processen

11 Se en proces Fremsøg fx på fritekst, KLE eller §
Klik på proces for at få mere information Vælg fase eller vis alt Marker som favorit og modtag advis, hvis der sker nyt Kommenter processen ved behov for mere viden eller spørgsmål… Se relaterede processer Kopier proces til egen kommune inkl. mor-barn relation …

12

13 Fundingøkonomi

14 Det første estimat på en samlet løsningsøkonomi var på kr. 680
Det første estimat på en samlet løsningsøkonomi var på kr , inkl. en månedsløn til koordination i fundingøkonomien. Der blev bedt om et commitment på kr kommuner gav tilsagn.

15 Driftsøkonomi - og kontraktværdi

16 Onboarding: Kr. 8.000 per kommune
Årlig driftsudgift: Kr per kommune Kontraktværdi over 4 år (de penge vi forventer leverandørerne skal have): kr * *Tærskelværdien ift. EU-udbud (samlet beløb for udvikling og drift i 4 år) er kr

17 Kommunikation ifm. med funding
OS2s årsmøde, 25. april KLs netværk for RPA og automatisering, 8. maj KITA Direct mail til KL-netværk og alle landets IT og digitaliseringschefer LinkedIn

18 Tidsplan

19 Tidsplan Uge 0 8/6-2018 Kontraktindgåelse
Uge 1 11/ Opstart af udvikling Uge 9 13/ Afslutning af udvikling og etablering af pilotmiljø Uge 12 3/ Pilotmiljø lukkes og Løsningens datamodel tilpasses Uge 13 10/ Løsningen er leveret og klar til drift