Digitaliseringsforeningen Præsentation af hovedpointer i forbindelse med stiftelse af foreningen d. 17.marts 2016.

Præsentationer af emnet: "Digitaliseringsforeningen Præsentation af hovedpointer i forbindelse med stiftelse af foreningen d. 17.marts 2016."— Præsentationens transcript:

1 Digitaliseringsforeningen Præsentation af hovedpointer i forbindelse med stiftelse af foreningen d. 17.marts 2016

2 Oversigt Deltagende kommuner Foreningens vedtægter Generalforsamlingen Overordnet organisering Bestyrelse og ledelse Sekretariat Fagudvalg Foreningens ydelser til deltagerkommunerne Business case for monopolbrudsprojekterne Strategiske indsatsområder Strategiplan Projektgennemførelse (styringsmodel) Økonomi, budget og kontingent pr. kommune Dagsordenspunkter til stiftende generalforsamling

3 Deltagende kommuner 11 ud af 17 kommuner i region Sjælland: Greve Guldborgssund Holbæk Kalundborg Køge Lejre Næstved Odsherred Roskilde Slagelse Vordingborg

4 Vedtægter Foreningens formål er at skaffe de deltagende kommuner såvel økonomiske som strategiske fordele ved at fremme digitaliseringen af den kommunale opgaveløsning og harmonisere den samlede kommunale digitale systemanvendelse. Formålet varetages på grundlag af en fælles digitaliseringsstrategi samt ved udrulning af fælles projekter. Finansiering af foreningen fordeles efter indbyggertal, men hver kommune har kun én stemme på generalforsamlingen. Finansieringen er opdelt i et grundkontingent og et projektkontingent. Grundkontingentet dækker driften af foreningens sekretariat og vil være mere stabilt over tid, mens projektkontingentet dækker de projekter og indsatser, som bliver besluttet igangsat på en generalforsamling.

5 Generalforsamling Generalforsamlingen er foreningens øverste besluttende organ I 2016 holdes stiftende generalforsamling i marts måned 2016. Første ordinære generalforsamling holdes i maj 2017. Herefter holdes generalforsamlingen en gang årligt i maj måned. Der kan ved behov indkaldes til ekstraordinære generalforsamlinger året rundt Ingen deltagende kommuner kan forpligtes økonomisk eller juridisk ud over det, som de har stemt for på en generalforsamling Princippet om fælles fodslaw: – Såfremt et medlem stemmer imod igangsættelse af et konkret digitaliseringsprojekt, udtræder det pågældende medlem af foreningen ved det pågældende kalenderårs udløb, jf. herom punkt 5. Ved indkaldelse til en ny generalforsamling med henblik på at træffe beslutning om igangsættelse af det konkrete digitaliseringsprojekt, skal det pågældende medlems stemme ikke tælle med i enstemmighedskravet. Det pågældende medlem påtager sig samtidig ingen økonomiske forpligtelser ved digitaliseringsprojektet.

6 ORGANISERING F11 – BESKÆFT. OG BORGERSER. Fagchefer fra alle kommuner F11 – BØRN OG KULTUR Fagchefer fra alle kommuner F11– SOCIAL OG SUNDHED Fagchefer fra alle kommuner F11 – TEKNIK OG MILJØ Fagchefer fra alle kommuner F11 – ADMINISTRATION Fagchefer fra alle kommuner F11 – IT It-chefer fra alle kommuner Generalforsamling Alle kommunaldirektører D11 Kommunernes digitaliseringsansvarlige SEKRETARIAT 3 faste medarbejdere EKSTERNE PARTNERE F3 Ledelse 3 digital.chefer Bestyrelse 3 kommunaldirektører F3 Forretningsudvalg med tre fagchefer.

7 Bestyrelse og ledelse Bestyrelsen består af tre medlemmer valgt på generalforsamlingen af og blandt medlemmerne. De tre bestyrelsesmedlemmer, der vælges i forbindelse med foreningens stiftelse, vælges for en periode på henholdsvis et år, to år og tre år, således at der er ét bestyrelsesmedlem på valg hvert år herefter. – Det foreslås, at K17’s administrationspolitikgruppe vælges som bestyrelse det første år Bestyrelsen konstituerer sig med en formand der vælges for 1 år ad gangen. Kun kommunaldirektører kan sidde i bestyrelsen Bestyrelsesmøder holdes én gang i kvartalet Bestyrelsen vælger blandt kommunernes digitaliseringschefer en ledelse bestående af 3 personer. – Det foreslås, at interimledelsen udpeges som ledelse det første år Ledelsen ansætter og afskediger personale i sekretariatet, herunder indstationerede medarbejdere

8 Sekretariat Sekretariatet placeres ved foreningens opstart i Roskilde kommune. Sekretariats placering kan flyttes mellem medlemskommunerne ved beslutning herom på generalforsamlingen Umiddelbart efter generalforsamlingen igangsætter ledelsen en rekrutteringsproces, hvor der ansættes en sekretariatsleder til foreningens sekretariat. Sekretariatslederen deltager efter sin ansættelse i rekrutteringen af en projektmedarbejder samt en IT-arkitekt. Sekretariatet består herefter af i alt 3 fastansatte medarbejdere. Øvrige funktioner – bl.a. program- og projektledelse af konkrete indsatser – bemandes ved eksterne konsulenter eller ved indstationering af medarbejdere fra de deltagende kommuner. Bemærk: Dette er også en attraktiv karriereudviklingsmulighed for visse medarbejdere Ved indstationering af en medarbejder i mere end 50 timer årligt modtager den afgivende kommune lønmæssig kompensation herfor. Bemærk: En stor del af foreningens økonomi kanaliseres herved tilbage til de deltagende kommuner!

9 Fagudvalg For hvert sektorområde dannes et fagudvalg: – Beskæftigelse og borgerservice – Teknik og miljø – Børn og kultur – Social og sundhed – Administration – IT-teknik Et fagudvalg består af mindst 3 fagchefer. Fagudvalget er ledelsens og sekretariatets vigtigste sparringspartner i projektforløb, der berører sektorområdet. Fagudvalget fungerer som styregruppe for de projekter, der kører på området.

10 VÆRDISKABELSE FOR KOMMUNERNE: FORENINGENS YDELSER 10 ”YDELSESKATALOG” FÆLLES FORANALYSER FÆLLES SPECIALKOMPETENCER (IT-arkitektur, IT-sikkerhed, licensforhold) FÆLLES PROJEKTLEDELSE FÆLLES KRAVSPECIFICERING FÆLLES UDBUD STORDRIFT VED IMPLEMENTERING STORDRIFT VED BRUGERUDDANNELSE FÆLLES UDVIKLING AF BEST PRACTISE FÆLLES GEVINSTOPFØLGNING STORDRIFT AF LEVERANDØRSTYRING FÆLLES KONTAKT TIL KOMBIT m.fl. - GREVE HOLBÆK KALUNDBORG KØGE LEJRE GULDBORGSUND NÆSTVED ODSHERRED ROSKILDE SLAGELSE VORDINGBORG

11 11 Internttimeforbrug 63,7 mio. kr. Internttimeforbrug 35,5 mio. kr. Foreningens ydelser: 14,0 mio. kr : For. Drift: 5,6 mio Kommuner aleneKommuner i foreningen Bespar. 8,6 mio. BUSINESS CASE FOR MONOPOLBRUDDET

12 Strategiplan Der er formuleret en række kriterier for, at et projekt kan være en del af strategiplanen i Digitaliseringsforeningen:

13 Strategiplan 2016 – 2018 for Digitaliseringsforeningen 1. kv. 20162. kv. 20163. kv. 20164. kv. 201620172018 Projekter Støttesystemer SAPA Kommunernes Ydelsessystem Kommunernes Sygedagpengesystem Foranalyser Udredning af digitaliseringsstrategi 2016-2020 ? => IT-sikkerhed/EU-dataforordning ? => ESDH ? => Skoleportal (lærings- og samarbejdsplatform) ? => Omsorgsystem ? => Parallelle initiativer Økonomi- og lønsystem Generalforsamlinger* ** Analyse Udbud/Udvikling Udrulning

14 Projektgennemførelse Digitaliseringsforeningens projektrettede aktiviteter underlægges en portefølgestyringsmodel Styringsmodellen beskriver bl.a. arbejdsdelingen mellem foreningen og de enkelte kommuner Alle projekter, der skal have godkendelse på generalforsamlingen skal være beskrevet med – Målsætning og sammenhæng til de strategiske kriterier – Forventede resultater og gevinster – Organisering – Finansiering – Sammenhæng til andre projekter – Risikobillede

15 Ekstern bistand - projektledelse - analyseopgaver Frikøb af kommunale medarbejdere Sekretariat - lønninger - husleje - overhead Hjemmeside Markedsføring Revision Frikøb af chefer til D3 GrundkontingentProjektkontingentKommunens egne udgifter ØKONOMI Egne timer til projektledelse m.v. Licenser Anskaffelser Optionel ekstern bistand

16 BUDSG201620172018 Sekretariat+ledelse1.650.0002.800.000 Grundkontingent mindste – største kommune 70.000 – 220.000120.000 - 375.000 interneeksterneInterneeksterneinterneeksterne Implementeringsprojekter: Fællesydelser430.000320.000430.000320.000 Monopolbrudsprojekter2.140.0001.300.0005.560.000800.0002.620.0000 Foranalyser: Udredning af off.digi.strat.250.000 IT-sikkerhed/EU-forordn.125.000 Skoleportalen250.000 ESDH250.000 Omsorgsystem250.000 Kommende foranalyser500.0001.000.000 Projekter i alt5.315.0008.485.0003.620.000 Projektkontingent 225.000 - 710.000360.000 – 1.130000155.000 - 480.000 Grundkont. + projektkont.6.965.00011.285.0006.420.000 Betaling i alt mindste – største kommune 295.000 - 930.000480.000 - 1.505.000275.000 – 855.000 BUDGET

17 Finansiering af Digitaliseringsforeningen 2016 Indb.GrundProjekti alt kr. Greve48.540126.315406.889533.204 Guldborgssund60.954158.620510.949669.570 Holbæk68.979179.504578.219757.723 Kalundborg48.379125.896405.539531.435 Køge58.803153.023492.919645.941 Lejre27.04870.387226.731297.118 Næstved81.530212.165683.429895.594 Odsherred32.74385.207274.470359.676 Roskilde84.471219.818708.082927.900 Slagelse77.187200.863647.023847.886 Vordingborg45.422118.201380.752498.953 Total634.0561.650.0005.315.0006.965.000

18 Finansiering af Digitaliseringsforeningen 2017 Indb.GrundProjekti alt kr. Greve48.540214.353649.567863.920 Guldborgssund60.954269.174815.6921.084.866 Holbæk68.979304.612923.0841.227.696 Kalundborg48.379213.642647.413861.055 Køge58.803259.675786.9081.046.582 Lejre27.048119.444361.959481.403 Næstved81.530360.0381.091.0431.451.080 Odsherred32.743144.594438.170582.764 Roskilde84.471373.0251.130.3991.503.424 Slagelse77.187340.8591.032.9241.373.783 Vordingborg45.422200.584607.842808.426 Total634.0562.800.0008.485.00011.285.000

19 Finansiering af Digitaliseringsforeningen 2018 Indb.GrundProjekti alt kr. Greve48.540214.353277.128491.482 Guldborgssund60.954269.174348.003617.177 Holbæk68.979304.612393.820698.432 Kalundborg48.379213.642276.209489.851 Køge58.803259.675335.722595.397 Lejre27.048119.444154.424273.869 Næstved81.530360.038465.477825.515 Odsherred32.743144.594186.939331.532 Roskilde84.471373.025482.268855.293 Slagelse77.187340.859440.682781.541 Vordingborg45.422200.584259.327459.911 Total634.0562.800.0003.620.0006.420.000

20 Dagsorden for stiftende generalforsamling d. 17. marts 2016 1.Valg af dirigent og referent 2.Godkendelse af vedtægter og konstitueringsdokument 3.Godkendelse af forretningsorden 4.Godkendelse af tegningsregler, jf. konstitueringsdokument 5.Valg til bestyrelsen 6.Godkendelse af strategiplan 2016-2018 7.Godkendelse af budget og kontingent 8.Godkendelse af foreningens hjemsted 9.Godkendelse af revisor 10.Underskrift af stiftelsesdokument til Erhvervsstyrelsen 11.Eventuelt