KIGO og kommunernes opgaver SAPA netværksmøder februar 2015 v/ Line Abildgård, Sidsel Skovborg og Christian Stig Hermansen

Hvad får I ud af denne time? Hvad er KIGO? Hvordan bruger I KIGO? Hvilke opgaver kommer til at ligge i KIGO? Hvordan får I yderligere info om kommunernes opgaver?

Hvad er KIGO Hvorfor KIGO Hvad er KIGO ikke KIGO er KOMBITs værktøj til at udstille SAPA-opgaver. Kommunen vil altid skulle tilknytte en ansvarlig/udfører på opgaverne Hvorfor KIGO KOMBIT anvender værktøjet til at udstille opgaver, som kommunerne hver især skal løse under implementeringen af SAPA og monopolbruddet i øvrigt. Det understøtter implementeringen i den enkelte kommune ved at give overblik over hvad der skal løses, hvornår og af hvem Hvad er KIGO ikke KIGO er ikke et kommunikationsværktøj mellem KOMBIT og kommunerne Det er heller ikke et projektværktøj til egne projekter

KIGOs opbygning De 5 projektforløb STS er bygget anderledes op Temaerne, som opgaverne er lagt ind under i de enkelte projekter

Hvem skal/kan bruge KIGO? SAPA-projektlederen har ansvaret for SAPA-projektet. I KIGO vil han/hun få overblik over opgaver i projektet. I KIGO har han/hun rollen ”KIGO ansvarlig”. Projektteamet Medarbejdere, som er tilknyttet SAPA og som har opgaver, de skal udføre i relation til projektet. I KIGO har de rollen ”KIGO bruger”. Programlederen/-koordinatoren har det overordnede ansvar for at koordinere monopolbrudsprogrammet. I KIGO vil han/hun få et overblik over alle projekter og opgaver. I KIGO har han/hun rollen ”KIGO ansvarlig” Ledelsen Hvis du ønsker det, kan du også oprette en leder i KIGO – og give ham/hende læseadgang til KIGO. I KIGO vil de have rollen ”KIGO læser”

Tour de KIGO

Dit overblik over projekter og opgaver Udtræk på projektets opgaver til fx projekt- og styregruppemøder Overblik over en projektmedarbejders opgaver

Fra overbliksbilledet ”hurtig view” til gammeldaws stistruktur - her vises temaerne i et projekt

Overblik over opgaver i et tema

En opgave

Hvordan løser jeg opgaven Fanen ”hvordan” viser dokumenter og links der relaterer sig til opgaven. Nye dokumenter og links kan tilføjes

Som det første… Når du er projektleder er du også KIGOansvarlig Du skal som det allerførste oprette din egen projektorganisation inde KIGO og påsætte ansvarlige og udførere på opgaverne – så er du i gang. Projektlederen Han/hun har ansvaret for SAPA. I KIGO vil han/hun få overblik over opgaver i SAPA. I KIGO har han/hun rollen ”KIGO ansvarlig”. Projektteamet Medarbejdere, som er tilknyttet SAPA og som har opgaver, de skal udføre i relation til projektet. I KIGO har de rollen ”KIGO bruger”

Når du og din organisation er oprettet, er næste trin… - At vinge egne opgaver af ved påbegynd/fuldført - Evt. tilføje lokale dokumenter Du skal bede din egen projektorganisation om at gøre ligeså. Og så er I virkelig i gang.

Hvad er næste skridt I slutningen af marts modtager du en aktiveringsmail og en velkomstmail med KIGO- instruks og link til e-learning. Får du brug for hjælp til KIGO? Så vil der være support fra 9-12 på alle hverdage de første 2 måneder. Der vil løbende komme opgaver i KIGO. Projekt- og programledere modtager en mail, når der kommer nye opgaver

SAPA opgaver og temaer i KIGO Opdeling i ca. 17 temaer og mange flere opgaver. Temaer kommer fra KOMBITs implementeringsmodel. Ca. de samme på tværs af SAPA, KY og KSD. Skal sikre god struktur og genkendelighed. Mange opgaver også de samme.

Temaer i SAPA implementering (foreløbig) Projektstyring Drift og support Kontrakt- og leverandørstyring Kommunale strategier Kommunikation Gevinstrealisering Kompetenceudvikling Arbejdsgange og organisering Sagsklargøring/-oprydning Ibrugtagning af løsningen It-miljø og -infrastruktur Konfiguration og brugeroprettelse Integrationer og snitflader Konvertering og migrering Test og prøver Idriftsættelse af løsningen Ud af KMD Sag

Opgave i SAPA implementering, ex (foreløbig) Opgaverne beskrives på samme måde (samme overskrifter). For nogle opgaver er nogle af overskrifterne ikke relevante og vil så ikke fremgå. Noget info i KIGO.

Opgave i SAPA implementering, ex (foreløbig) Noget info i en skabelon i et vedhæftet dokument.

SAPA opgaveoverblik – eller temaoverblik Tager udgangspunkt i temaerne. Minder om overblikket over KY/KSD. Færdigt ca. marts.

SAPA procesdiagrammer

Materiale om kommunernes opgaver (der supplerer hinanden) KIGO: Detaljerede beskrivelser af hver enkelt opgave i SAPA implementering. Opgave-/temaoverblik: Overblik over temaerne i SAPA-implementeringen med angivelse af fx formål, opgaverne i hovedtræk, redskaber…. Procesdiagrammer: Grafisk overblik over opgaver og sammenhænge her imellem.

Obligatoriske implementeringsopgaver Hvad skal kommunerne gøre? Fra ‘Kan’ til ‘Skal’ Obligatoriske implementeringsopgaver Hvad skal kommunerne gøre? 2014 (andet halvår) Etablér og bemand projektorganisation (hyr en projektleder!) Snitflader (få styr på systemer og kontrakter, både as-is og to-be) Plan for exit (hvilke brugere og sager skal ud af KMD Sag?) 2015 (første halvår) Plan for entré (ibrugtagning: hvilke brugere i hvilken rækkefølge?) Dialog om Rettigheder (hvilke brugere må se hvad?) Lokale aftaler (er sagsbærende løsninger og systemejerne klar?) Alle hjemmeopgaver er beskrevet i Kommunernes drejebog bliver beskrevet i KIGO KOMBIT: Opfølgning på fremdrift i hver kommune

Spørgsmål?