Adanda for today: Project establisment. PS4. Short review Project establisment Your study report project establisment template

Situation and action PS2. Situation and uncertainty The project and its environment User participation To change working practices

The project and its enviroment Important conditions –The assignment –Other objectives –Interested parties –Relations to the user organisation –Standards, regulations, and agreements –Equipment –Staff assigned to the project

Statens IT-Projekter skrider økonomisk

Alle offentlige IT-projekter fejler Computerworld Torben R. Simonsen 14. marts 2000 Manglende projektledelse og opbakning fra ledelsen medfører problemer i langt de fleste af de offentlige IT-projekter. Ingen af projekterne overholder både tid, budget og målsætning, viser ny undersøgelse. Det er ikke længere en myte og noget, som pressen fokuserer ensidigt på, når det hævdes, at det offentlige har ondt i IT. En ny undersøgelse fra PA Consulting Group viser, at ingen offentlige projekter går hjem inden for det oprindelige budget, den oprindelige tidsplan eller med det ønskede indhold. PA Consulting har undersøgt projektgennemførelsen i lige ved 100 danske virksomheder og offentlige institutioner. De har dels besvaret et spørgeskema og efterfølgende i en række tilfælde er blevet interviewet mere specifikt om indholdet af spørgeskemaet, og indholdet både bekræfter og overrasker undersøgelsens ophavsmand Jørgen Skou Larsen. Det er overraskende at se, hvor dårligt den offentlige sektor er i stand til at gennemføre deres IT-projekter, men inden for den private sektor er der heller ikke den helt store succesrate, siger han. PA har bedt virksomhederne om at vurdere på henholdsvis budget, tidsfrist og målsætning, og hvor det af undersøgelsen fremgår, at der ikke er nogen af de offentlige projekter, der lykkes på alle tre områder i et enkelt projekt, så er det tilsvarende tal for den private sektor kun 19 procent. D.v.s eller kun hvert femte IT-projekt inden for det private lykkes til fulde. PA Consulting har også prøvet at finde frem til en forklaring på, hvorfor det går galt i de offentlige IT-projekter, og undersøgelsen viser en række signifikante mangler i selve projektfasen, men også i ledelsen af projekterne. De største problemer finder man inden for de mellemstore projekter. De klarer sig betydeligt dårligere end både de store projekter og de små. Ofte skyldes det, at de er startet som små projekter og er vokset ud af hænderne på både organisationen og den person, der oprindelig stod for projektet. Når det gælder små projekter er det oftest en meget teknisk dygtig person, der får opgaven med at lede projektet, men som projektet vokser, opstår der nye problemer, som den teknisk kompetente medarbejder ikke har skyggen af chance for at klare, fordi han ikke har den nødvendige uddannelse eller kompetence, forklarer Jørgen Skou Larsen.

Cost of correcting mistakes Computerworld Denmark nov P 19

Hvad er et projekt? En engangsopgave Skal have et bestemt resultat Kræver forskellige ressourcer Er tidsbegrænset Andersen 1, 1995, s 16

Opgaver til projekter Komplicerede opgaver med samspil mellem teknik/mennesker Udviklingsopgaver Tværfaglige opgaver Opgaver, der kræver tvær-organisatorisk indsats Opgaver, der er genstand for tvær-organisatorisk interesse Opgaver, der er af et betydeligt omfang mht.. medarbejderindsats, udgifter, økonomiske resultater Opgaver, der fører til resultater af et betydeligt omfang i forhold til antal berørte mennesker, resultatets funktionstid og økonomiske virkning Mikkelsen 1, 1989, s. 11

The project and its enviroment Project contracts 1.Product contracts 2.Process contracts 3.Internal contracts –Identify the contracts and the parties involved –Negotiate the contract –Control whether the contractual partner observes the contract –Maintain the contract

The project and its enviroment Consultant Supplier

Projects must be established First: What is a project? Second: How does a project start? Sales  Initial discussions  State of Work (SOW)  Staffing  Project establishment  The project is running

Projects must be established Why is project establishment important? To clarify: –objectives for the project –condition under which the project is running –the surroundings for the project –expectations in the project group

Project establishment group meeting Set up an agenda –Hvorlede fastlægges dagsorden? –Hvilke standard punkter er der på dagsorden? –Hvordan skal møderne refereres? –Hvorledes fordeles opgaver? –Hvor tit skal der holdes ferie?

Project Charter / Projektgrundlag 1.Rammer 2.Formål 3.Ressourcer 4.Personressourcer 5.Værktøjer 6.Organisation I forhold til andre projekter 7.Organisation I forhold til virksomhedens basisorg. 8.Arbejdsform I projektet 1. Valg af projektmodel 2. Projektgruppen 3. Planlægning 4. Projektmødet 5. Seminar 6. Beslutningsprocessen 9.Kritiske forudsætninger 10.Risikoanalyse

Project establishment problems What can course problems during project establishment ? The project is staffed gradually It is unclear when the project will start The project group is hard to delimit There is a lack of commitment There is many competing activities The project leader is in any case solely responsible