Ledelsesinformation Temamøde for økonomi-, IT- og administrationschefer den 5.1.2011.

Præsentationer af emnet: "Ledelsesinformation Temamøde for økonomi-, IT- og administrationschefer den 5.1.2011."— Præsentationens transcript:

1 Ledelsesinformation Temamøde for økonomi-, IT- og administrationschefer den 5.1.2011

2 EUC Vest EUD, HTX, Kursuscenter, Skolehjem, teknisk/administrative funktioner Omsætning på 270 mio. kr. 2.300 årselever, heri indgår ca. 27.000 kursister 330 medarbejdere Teamorganisering med ca. 40 teams, der har egen EFQM-plan og eget budget 25 decentrale økonomiansvarlige, der alle anvender vores budgetsystem

3 Feb 2011 Sep 2011JuniOkt 2. Budgetrevision 2009 Tidsplan for planlægnings- /budgetproces Sep 1. Budgetrevision 2011 Budget 2011 Budgetforudsætninger Strategi Planlægningsworkshop Nov Dialogmøder - IT- bygge og vedligeholdelsesplan Evt. justering IT- bygge og vedligeholdelsesplan Planlægnings- workshop Maj

4 4 Dead line : 8. dec. 2010 Budgettering - reducér usikkerhed 20. okt. 2010 Budget 2011 Finanslov - Takster - Grundlags ÅE - Tilskudsformer Uddannelsesudbud - EUD - HTX Skematimeforbrug - Lektioner pr. uge på EUD og HTX Strategi Afstemning med strategi bl.a. OG fastlægges Lønbudget - Gns. lønninger - Ansatte pr. afd. Rammer : - investeringer - rep. & vedligehold - småanskaffelser - øvrig drift Afdelingsbudget: - Aktivitetsbudgetter - Timebudgetter - Investeringsbudget - Driftsbudgetter Best. Arbejdstidsaftale - Arbejdstimerammer - Timer KCV - Øvrige aktiviteter Økonomistruktur : - Ansvarsstruktur - Undervisningens gennemførelse EUD og Udvikling 27/10 Forudsætninger vedr. uddannelser og timer 15/12 Best. Planlægning - lang reaktionstid Fællesudgifter - personalepleje - skolemøbler - andre fællesudgifter - personaleudvikling 16. jun. 2010 Best. 23/6

5 5 Budget proces 2011 Økonomi faciliterer og skaber idéer og muligheder Rammer udd. og timer Møder m. afdelinger 27/9 22/11 5/11 Best Lønbudget SU 15/12 14/12 4/10 Rettelser & møder m. afd. Skoleforløb Best Direktionsmøde Validering ØKO 26/10 Forberedelse økonomi Den egentlige budgetudarbejdelse i afdelingerne sker på Budget workshop Uge 40-41 Budgetforudsætninger Budget workshop SU 27/10 Best SU 22/623/6 5  15/10 20/9 Ekstraord. Direktionsmøde 29/11 Rettelse r System åbnes for brugerne 30/9

6 Ledelsesinformation hos EUC Vest Ledelsesinformation kan tilgås via intranettet (Sharepoint løsning) Ledelsesinformation uploades den 10. hverdag i måneden og består på teamniveau af:  Månedsregnskaber (med budgettal)  Trafiklys  Posteringslister (Standardrapport fra ØS LDV)  Specifikation af posten ”Fordelt løn”  Timeopfølgning på personniveau i forhold til norm

7 Intranet

8 Eksempel på månedsregnskab Fra Navision Stat

9 Eksempel på trafiklys på team

10 Eksempel på posteringslister Fra ØS LDV

11 Elektronisk faktura

12 Eksempel på specifikation af ”Fordelt løn” Fra EASY-A

13 Eksempel på timeopfølgning i.f.t. norm

14 Opfølgningsproces Den 10. hverdag oploades afdelingsregnskaber til intranettet jf. tidligere Proaktiv controlling – møde hvor controllerne og økonomichef gennemgår alle afdelingsregnskaber og forbereder dialogmøder/spørgsmål med relevante afdelinger Den 3. mandag i måneden præsenteres budgetopfølgning på skoleniveau på fællesledermøder – stillingtagen til reelle afvigelser/periodeforskydninger samt overblik over trafiklys på teamniveau På EUD ledermøder præsenteres månedligt trafiklys specifikt rettet mod EUD På kursuscentret er økonomiopfølgningen en fast punkt på de månedlige driftsmøder På TAP området er økonomiopfølgning hvert kvartal et fast punkt på lederteammøde Controllerne har dialogmøde med relevante afdelinger Hvis der i næste måneds tal ikke ses en aftalt bedring, indkaldes afdelingsleder og områdets chef til dialogmøde 2 gange årligt inviterer direktionen til dialogmøde med relevante afdelinger Direktionen orienteres løbende ved væsentlige afvigelser Muligt at søge om budgetoverskridelser

15 Spørgsmål ?????