Lennart Garbarsch EFS Technology A/S Elektronisk udveksling af forretningsdokumenter.

Præsentationer af emnet: "Lennart Garbarsch EFS Technology A/S Elektronisk udveksling af forretningsdokumenter."— Præsentationens transcript:

1 Lennart Garbarsch EFS Technology A/S Elektronisk udveksling af forretningsdokumenter

2 Softwareproducenten EFS Technology A/S 1700 + løsninger i 11 lande 40 partnere i 11 lande Siden 1988 Udvikling i DK og UK EFS Technology A/S EFS Technology ltd. EFS Technology Inc.

3 Agenda Status på den elektroniske samhandel Næste fase - e ordre Indkøbsprocessen Gevinster Udfordringer Hvordan kommer vi i gang ?

4 Krav til forretningsdokumenter Mange oplever, at IT-systemerne IKKE kan tilpasses behovet 1971 Svefakturan OIOUBL

5 Baggrund Første fase eFakturering, oioXML, faktura+kreditnota Dansk standard Tredje fase eCommerce, ebXML, alle forretningsdokumenter International eHandelsstandard Anden fase (ult. 2006 og maj 2007), oioUBL eCommerce, oioUBL, Ordrer (omfatter i alt 15 forretningsdokumenter) Dansk tilpasset eHandelsstandard

6 Udvikling i elektroniske fakturaer VANS har ikke været klar EAN numre ikke uddelt Offentlig modt. ikke klar Intern uddannelse mgl. Kreditnota ? Bilag ? Rabat (linieniv) Dimensionskontostreng ?! Erfaring: eFaktura er kun en lille del af forretningsdokumenterne Næste step er forberedt ! - organisation er omstillet Antal modtagne elektroniske fakturaer i den offentlige sektor i Danmark 0 200.000 400.000 600.000 800.000 1.000.000 1.200.000 1.400.000 feb- 05 mar- 05 apr- 05 maj- 05 jun- 05 jul- 05 aug- 05 sep- 05 okt- 05 nov- 05 dec- 05 jan- 06 Måned Antal fakturaer Læs-ind Fuld elektronisk Kilde : Ministeriet for Videnskab Teknologi og Udvikling

7 Infrastrukturen i dag Offentlige institutioner Private virksomheder Læs ind Bureauer VANS Nem Konto

8 B2G only represents a fraction of the total amount of electronic invoices… B2B leads the way… Companies with 10-99 employees exchange 191 million invoices and orders p.a. Sales Invoices 10% 7% 17% 66% Danish B2BForeign B2BB2GB2C Source: "Analyse af besparelses- og innovationspotentiale ved digitalisering af forretningsprocesser" by KPMG, December 2005.

9 Ambitioner

10 Pejlemærker Ultimo 2006 skal der foreligge en færdig dansk lokalisering af UBL 2.0, som understøtter en basal indkøbsproces. Ultimo 2007 skal den basale indkøbsproces være implementeret i alle dele af samhandlen mellem den offentlige og private sektor Ultimo 2008 skal 50 % af samhandlen mellem den offentlige og private sektor ske med udgangspunkt i en elektronisk udveksling af handelsdokumenterne i den basale indkøbsproces. Ultimo 2008 skal 35% af den private samhandel (b2b) ske med udgangspunkt i en elektronisk udveksling af handelsdokumenter. Ultimo 2012 skal 85% af den private samhandel (b2b) ske med udgangspunkt i en elektronisk udveksling af handelsdokumenter. Kilde: http://www.oio.dk/files/eHandel_i_den_offentlige_sektor_ved_Peter_L._Borresen_og_Mikkel_Hippe_Brun.ppt#583,10, Pejlemærker http://www.oio.dk/files/eHandel_i_den_offentlige_sektor_ved_Peter_L._Borresen_og_Mikkel_Hippe_Brun.ppt#583,10, Pejlemærker

11 Nordeuropæisk samarbejde UBL 2.0 subset (NES) Fælles adressering for private virksomheder og Off. institutioner Fælles database/registry dynamisk look-up United Kingdom Finland Sweden UBL 2.0 Nordeuropæisk subset Denmark Norway Iceland Q1-Q2 2006 International standardisering Danske use case scenarier Workshops Q3 2006 International høring Dansk høring Dansk dokumentation Udvikling af brugerflader samt værktøj til validering og forsendelse Q4 2006 Dansk OIO standard Nordeuropæisk Subset Q3 2007 Lancering af elektronisk indkøbsproces? Kilde : Ministeriet for Videnskab Teknologi og Udvikling

12 e-handel bliver international inden 2010 Danmark Sverige Norge Finland England Tyskland Frankrig Benelux

13 Nyt i UBL 2.0 Udvidet handelsproces, 29-31 handels- og transportmeddelelser med flere parter involveret Digital signatur Fuld håndtering af bilag og referencer Håndtering af forudbetaling og kortbetaling Forbedret valutahåndtering Sporing af varer Forbedring af dokumentation og guidelines

14 Nyt i UBL 2.0, dokumenttyper Se også : Bekendtgørelse om OIOXML elektronisk regning http://www.oio.dk/dataudveksling/ehandel/eFaktura FAQ: http://www.oio.dk/dataudveksling/ehandel/eFaktura/FAQ Online validering: http://purl.oclc.org/NET/OIOXMLeFaktura/validator International standardisering med UBL2 http://www.oio.dk/dataudveksling/ehandel/international/UBL2 OIO Serviceorienteret Infrastruktur http://www.oio.dk/arkitektur/soa/infrastruktur

15 Udfordringer Top 10 Teknisk viden It-systemer Standarder Delløsninger Proprietær løsninger Hovsa løsninger ERP og versions afhængighed Kompetence hos it-leverandør Nye arbejdsgange Organisation og omstillingsparathed

16 Omkostninger ved dokumenthåndtering –10% af omkostningerne til dokumenthåndtering kan ses Indkøb af maskiner, toner, papir m.m –90% af dokumenthånterings- omkostningerne er skjulte Distribution, arkivering, søgning m.m Kilde: Gartner Group

17 Gartner Group EDM systems are at the heart of the organization’s business processes. They can: · improve productivity · improve operating procedures for the organization’s primary activities · reduce processing time for internal and external requests · transform documents into corporate assets · ensure compliance with corporate standards A document costs Dkr. 120 to file and retrieve, Dkr. 720 if it is improperly filed. Kilde : Gartner Research sept 2000, Report ID Number: SPA-11-9200 http://www.aiim.org.uk/education/webinar_on_demand/resources_030505/gartner_documentmangementroi.pdf

18 Indkøbsprocessen Oprettelse af rekvisition Godkendelse af rekvisition Ordre Vare- modtagelse OrdreRek- visi- tion Leve- rance Faktura- modtagelse Matchning Faktura godkendelse Overførsel til betaling Faktura- mod- tagelse Faktura Distr. God- kendelse. Betaling. Dokument- arkivering Ar- kiv E-indkøbE-FakturaE-Arkiv Spørgsmål: Hvad koster hver process i din virksomhed ?

19 Udbytte for begge parter Modtager Færre manuelle rutiner Automatiseret indkøbsproces Elektronisk arkivering Afsender Sparer eksterne omkostninger ( fakturabilag, print, kuverter, porto og pakning) Gør organisationen mere effektiv (interne omkostninger) Yder bedre kundeservice og kvalitet eBizz - Tættere samarbejde

20 Mulige besparelser? Det offentlige, e-dag Det koster kr. 18,40 at sende et brev (incl. 4,25 i frimærker). Kilde : Computerworld 20 aug 2003 Krak Forlag A/S Det koster kr. 35 at sende et brev (incl. 4,25 i frimærker). Kilde : Børsen Informatik, 29. Oktober 2002 Gartner Group Det koster kr. 20 at sende et forretningsdokument (i håndtering) Kilde : DOM market suvey 1999. Spar mellem kr. 15-50,- pr. forretningsdokument med LaserNet Hvor mange fakturaer sender I pr. år? KMPG (for finansministeriet) Det koster kr. 17,50 at håndtere en faktura. Kilde : Computerworld 14 okt 2003 LINKS: http://www.computerworld.dk/default.asp?Mode=10&ArticleID=21087 http://www.computerworld.dk/default.asp?Mode=2&ArticleID=20311 http://borsen.dk/pdf/?2002/10/200210292002.pdf

21 Kort om LaserNet LaserNet koncept Udgående dokumenter Indgående dokumenter Arkiv og godkendelse

22 LaserNet LeverandørerForbrugere CRM ERP Office Web-appl.Legacy Deres virksomhed Kunder Output Management

23 Alm. Print Koncept NT, Win2000, AS/400, Unix, Mainframe Distribueret Print Arkiv Stregkoder/ labels Fil E-mail XML Fax POSTSCRIPT AFP PCL CAPSL

24 Input: Eksempel 1 – LaserNet eBizz Connectors ERP 1LaserNet Connect LaserNet Connect LaserNet Connect LaserNet Connect LaserNet Connect LaserNet Connect

25 Input: Eksempel 2 – Multible input formater ERP 1LaserNet

26 Dokumentprocessen med LaserNet Automatisk konvertering af dokumenter uanset ERP-system Integration med offentlige systemer Offentlig Inst. Konvertering LaserNet Leverandører Alm. udskrift Transport Integration med ERP-system Value Added Network Service Progrator, CSC, IBM, Danske Bank m.fl E-arkiv

27 Kunde Cases

28 Søndagsavisen Legacy ERP, java baseret Mange brugere 2000 fakturaer pr. uge ”Udskriftshastigheden er optimeret Med op til 2.000 fakturaer/uge er det afgørende for Søndagsavisen, at hastigheden er høj. Efter skiftet til LaserNet er udskriftstiden reduceret blandt andet takket være en hurtigere elektronisk arkivering” Poul Thordal Andersen– IT udviklingschef Hovedgevinster Opfyldelse af lovkrav og kundekrav Farvel til fortrykte formularer Ny grafisk linie og brand understøttes Nem vedligeholdelse fra flere systemer

29 Kwintet Kansas / Wenaas / Fristads SAP R/3 Danmark, Sverige 300.000 i besparelse første år ” Første års totale besparelse for Kwintet beløber sig til ca. DKK 400.000. Det er et direkte udbytte, der kan ses på bundlinjen. Det er en fordel, at Kwintet nu har en løsning, der nemt kan implementeres i andre lande” Morten Michaelsen Sourcing Manager Hovedgevinster Effektivisering og besparelser Nem vedligeholdelse af SAP dokumenter Opfyldelse af lovkrav og kundekrav

30 Tamro / Nomeco AS/400 (DK), JD.Edwards Danmark, Sverige, Finland, Baltikum Input og Output Management ” In addition to imising data entry, LaserNet also automatically converts the suppliers’ product codes to Nomeco’s own coding system. A major time and error saver!” Kim Nissen System Coordinator Hovedgevinster Automatisering af ordreprocessen (indg.) Store håndteringsbesparelser Håndtering af alle typer output i ét system

31 N.C. Nielsen Hospitalsudstyr A/S MBS XAL oioXML, ebXML (Medicoprojektet) Pionér i e-fakturering “It´s absolutely mission critical for us to add great value to our products. We therefore need to adapt to our customers individual needs and focus on quality at the same time.” Administation Manager Claes Heerup, N.C. Nielsen Hospitalsudstyr A/S Hovedgevinster Lovkrav : I drift med oioXML Branchekrav : Medicoprojektet, ebXML eFakturering : PDF konvertering og mailafsendelse Bedre kundeservice og bedre service internt Besparelser i papirhåndtering og porto

32 Industriens pension Life Insurance to industrial workers in Denmark. 325.000 insurers and 8.000 companies We want one system We want a fleksible system We want to make changes in our letter (messages) within 24 hours including test. We choose Lasernet. Uffe Berg Projektleder Benefits One Output system for all outputs Automatic storing and distribution Supports all XML formats Easy to maintain

33 Tak for i dag! 1.Alle kundekrav til forretningsdokumenter kan opfyldes 2.Store besparelser på afsendelse af dokumenter 3.Store besparelser på indgående dokumenter 4.Automatisering med e-arkiv 5.e-handel er kommet, ikke for at blive, men for at udvikle sig Tak for i dag!