Workshop om Optagelse 2012 November 2011

Præsentationer af emnet: "Workshop om Optagelse 2012 November 2011"— Præsentationens transcript:

1 Workshop om Optagelse 2012 November 2011
Vi vil gerne starte med at danne os et overblik over hvem I er: # kommunale folkeskole # efterskoler # UU-vejledere # ungdomsuddannelser # videregående uddannelser

2 Program Opmærksomhedsflowet 3. - 4. studieretningsfag
2. fremmedsprog og kreative fag Løbende optag Perioder Ekstrafelter Bilag Strøm på skrivemaskinen NemId for medarbejdere

3 Opmærksomhedsflowet - Tre Perioder
Periode 1: før 1/3 – vejledning Periode 2: før 1/5 – afklaring Periode 3: efter 1/5 – afhentning Gennemgang af først ansøgningsflowet og derefter parathedsvurderinger i opmærksomhedsflowet. Vi gennemgår de tre (delvis overlappende) perioder.

4 Periode 1 før 1/3 Skolemedarbejderens opgaver Vejlederens opgaver
Vi følger eleven Frede, der går på TEST GRUNDSKOLEN. Frede vil gerne på gymnasiet, men Frede har meget fravær og har nogle udfordringer med at følge med i undervisningen i 9. klasse. I den første periode – vejledningsperioden, som groft sagt går til 1/3, skal vi se på både skolemedarbejderens opgaver og vejlederens opgaver. Vejleder er her både en vejleder på et UU og en vejleder på en skole, der ikke hører under et UU

5 Skolemedarbejderens opgaver frem til 1/3
Opdatering af elevdata Import af karakterer Skolemedarbejderen har to større opgaver: ansvar for at elevdata er opdateret (sker i mange tilfælde automatisk) samt import af karakterer.

6 Elevoversigten Elevdata skal overføres fra skolens elevadministrative system til brugeradministration.emu.dk. Herefter henter Optagelse.dk data fra ba.emu.dk En simpel test. Tryk på elevens CPR. Hvis du kan komme ind i eleven, så er elevens data korrekte. Ellers får du et link til en hjælpe side.

7 Elevoversigten Fejlbeskeden er måske ikke tilstækkeligt sigende for medarbejdere, men den indeholder et link til et nyttigt værktøj, hvor skolemedarbejder forholdsvis let kan danne sig et overblik over hvilke elevdata, der er problemer med og hvorfor.

8 Elevoversigten Her kan man fejlsøge.
Værktøjet kan vise om elevdata er klar til de nationale test og til optagelse.dk.

9 Personlige oplysninger
I Optagelse.dk kan man på den enkelte uddannelsesplan se de data som Optagelse.dk har modtaget.

10 Karakterer Skolerne kan selv bestemme, hvornår de vil have deres karakterer overført til Optagelse.dk. I vejledningen om karakterimport til Optagelse.dk er vejledningerne til de forskellige elevadministrative systemer samlet. Du kan finde vejledning om karakterimport her.: Når skolen har foretaget en karakterimport som beskrevet på ovenstående vejledning, så skal karaktererne hentes ind i Optagelse.dk. Det kan du læse om i følgende vejledning.: Vær opmærksom på at 10. klasses elever kun skal have deres 9. klasses prøvekarakterer samt deres 10.klasses standpunkts karakterer på deres ansøgning.

11 Karakterer Bemærk kode 86 Flere nye fag Husk at trykke på Gem

12 Karakterer Hvis der er karakterer i karakterbanken, så bliver Tjek-knappen grøn og hvis man klikker på den, får man vist en søjle med karakterer klar til indlæsning. Klikker man på ”<<”-knappen øverst, så får man overskrevet alle karakterer med de nye værdier, men man kan også overskrive enkeltvis, hvis der er behov for det.

13 9. klasse prøvekarakterer for dette års 10. klasse elever
Alle skoler der indberettede 9. klasse prøvekarakterer til Statistik og Analyse i sommers via skolens elevadministrative system har haft muligheden for samtidig at indberette karaktererne til Optagelse.dk. De karakterer har Optagelse.dk liggende klar til indlæsning. Vi regner med at vi får karaktererne indlæst primo til medio januar Herefter kan skolemedarbejderen hente karaktererne ind i grænsefladen som beskrevet på tidligere slides. De karakterer, som ikke er blevet indberettet, må skolemedarbejderen indtaste.

14 Standpunktskarakterer for 9. kl og 10. kl
Standspunktskarakterer kan indlæses fra skolens elevadministrative system til Optagelse.dk via en webservice. Metoden kan varierer fra system til system. Vi vil få opdateret vejledningerne til dette medio til ultimo januar Karaktererne kan også tastes ind direkte i Optagelse.dk UNI-C anbefaler, at karaktererne er indlæst/indtastet senest den 10. februar Fristen er sat for at give vejlederen tid til at sin vurdering af elevens uddannelsesparathed. UNI-C anbefaler at skolerne bliver færdige med at indlæse karakterer senest den 10/2. Men for at sikre vejlederne fornuftige tidsfrister, forventer vi at der bliver indgået lokale aftager mellem skolemedarbejder og vejleder.

15 Prøveforberedende undervisning tysk og fransk
Hensigt: indlæse fra elevadministrative systemer Vi er ikke sikre på at vi kan nå at få dem med i år Vi ville gerne indlæse de oplysninger, som vi kan få fra de elevadministrative systemer. Dette på trods af at de fx ved skoleskift ikke nødvendigvis er retvisende. Vi kan desværre ikke i skrivende stund garantere at vi kan nå at få import af antal år med prøveforberedende undervisning med i denne omgang.

16 Vejlederens opgaver frem til 1/3
Vejlederen skal hjælpe eleven med at få sit grundlag udfyldt Vejlederen skal hjælpe eleven med at få valgt de rigtige uddannelsesønsker Vejlederen skal foretage en vurdering af elevens uddannelsesparathed, hvis eleven har valgt en GYM eller en EUD uddannelse. En vurdering per GYM eller EUD.

17 Grundlag Kan komme fra eksternt system. Lige nu kun Uvdata
Kan være skrevet ind af eleven ( som her)

18 Grundlag Praktik er nyt. Svarer til et felt i UV-vej
Ud over oplysninger på fanen Grundlag, får vi også overført støtteforanstaltninger, som vises på det enkelte ønske, hvor eleven kan tilpasse teksten, så det passer til det konkrete uddannelsesvalg.

19 Uddannelsesønsker Bemærk: vi har i år genindført mulighed for at kunne markere at ansøger ikke opfylder Optagelseskriterier. Ansøger kan godt være vurderet uddannelsesparat, men med en markering at ansøger ikke opfylder optagelseskriterierne (ikke tilstrækkelig mange år med fransk/tysk, eksamensfri skole eller lign.).

20 Parathedsvurdering Vejlederen skal foretage en parathedsvurdering, hvis eleven har valgt en gymnasial og/eller en erhvervsuddannelse Hvis vejlederen vurderer eleven uddannelsesparat, så skal vejlederen sende uddannelsesplanen til elevens 1. ønske senest 15. marts Hvis vejlederen vurderer eleven ikke uddannelsesparat, så skal vejlederen sende uddannelsesplanen til UU i elevens hjemkommune senest 5. marts Fristerne 15. marts og 5. marts er de frister, som der står i bekendtgørelsen.

21 Parathedsvurdering En parathedsvurdering per EUD og GYM

22 Parathedsvurdering Kommentar ved ikke parat.
Parat-vurderinger medfører ikke længere krav om at man skriver en begrundelse. Hvis man ønsker det, kan man altid skrive en kommentar i kommentarfeltet.

23 Parathedsvurdering Sidste år skulle forælder markere hvorvidt de var enige eller uenige i vejleders vurdering. Det viste sig at det kunne misforstås alt efter vejleders kommentar. Vi har ændret teksten sådan at forældre markerer om de ønsker vejleders vurdering prøvet i næste instans eller ej.

24 Parathedsvurdering Når forældre holdning angivet, så er den klar til underskrifter.

25 Underskrifter Denne side kommer egentligt før forældre-kommentaren på forrige slide.

26 Underskrifter UU-medarbejder kan kun lave den afsluttende UU-center-underskrift fra opmærksomhedslisten. Og kun hvis første ønske er et grønt ønske. Dvs et ønske, hvor eleven er vurderet uddannelsesparat eller et ønske der ikke kræver en parathedsvurdering som fx 10. klasse.

27 Fordelingsalgoritmen
Hvis ansøgers første ønske er en særlig tilrettelagt ungdomsuddannelse eller ”Anden” aktivitet, så sendes ansøgningen stadig straks til ”Andet”-fanen. Dem skal UU håndtere i perioden fra 1/3 og altså også efter 1/5. Hvis ansøger vurderes uddannelsesparat i forhold til første ønske, sendes ansøgningen straks til modtagende institution Hvis ansøger ikke vurderes uddannelsesparat i forhold til første ønske, sendes ansøgningen til opmærksomhedslisten hos UU i ansøgers hjemkommune … eud med pladsbegrænsning …

28 Fordelingsalgoritmen, 2. del
Hvis ansøger vurderes uddannelsesparat i forhold til første ønske, men uddannelsen er en erhvervsuddannelse med begrænset antal pladser, kigges efter højeste ønske uden adgangsbegrænsning Hvis ansøger vurderes uddannelsesparat i forhold dette ønske, sendes ansøgningen videre til modtagende institution på første ønske. Der vil være noget at falde tilbage på. Hvis ikke ansøger vurderes uddannelsesparat i forhold dette ønske, sendes ansøgningen både til opmærksomhedslisten hos UU i ansøgers hjemkommune og til opmærksomhedslisten på modtagende institution på første ønske . Hvis alle ønsker er med begrænsede antal pladser, sendes ansøgningen videre til modtagende institution på første ønske

29 Periode 2 – afklaring 1/3 til 1/5
I perioden 1/3 til 1/5 er en del uddannelsesplaner blevet sendt til UU for yderligere afklaring.

30 UU medarbejderen 1/3 – 1/5 UU medarbejderen skal forholde sig til de uddannelsesplaner, som UU har modtaget på deres opmærksomhedsliste. ( de elever, der af vejlederen er vurderet ikke uddannelsesparate til deres 1. ønske) UU medarbejderen kan foretage en ny uddannelsesparathedsvurdering eller fastholde vejlederens vurdering. I praksis afgiver UU medarbejderen sin vurdering om eleven er uddannelsesparat eller ej. Hvis UU vurderer at eleven er uddannelsesparat, så sendes elevens uddannelsesplan til 1. ønsket Hvis UU vurderer, at eleven ikke er uddannelsesparat, så sendes elevens uddannelsesplan til vurdering hos en modtagende institution

31 Opmærksomhedslisten Kun fra opmærksomhedslisten

32 Opmærksomhedslisten Fejl i status. Billeder er fra TEST systemet. Bliver rettet.

33 Opmærksomhedslisten Når jeg som UU læser de kommentarer der er til denne uddannelsesplan, så kan det jo godt være, at jeg kan bevillige Frede støtte og på den måde vurdere Frede parat.

34 Opmærksomhedslisten I det her eksempel har UU-medarbejderen efter en samtale med Fredes Far vurderet, at Frede ikke er uddannelsesparet. En Ikke-parat vurdering skal begrundes.

35 Opmærksomhedslisten Herefter skal uddannelsesplanen sendes til den endelige vurdering hos en modtagende institution.

36 Opmærksomhedslisten Uddannelsesplanen er nu sendt til en vurderende institution. UU må nu vente på at den vurderende institution svarer

37 Periode 2 De modtagende institutioner 1/3-1/5
Fra den 15. marts begynder de modtagende gymnasier og erhvervsskoler at modtage uddannelsesplaner på deres opmærksomhedsliste, som de skal vurdere Vurderingen skal foretages inden den 15. april, hvor svaret sendes til UU Med den undtagelse. Hvis eleven har valgt en adgangsbegrænset EUD, så skal svaret sendes til UU senest den 30. marts Vigtigt at bemærke: Gymnasial uddannelse SKAL foretage parathedsvurdering inden 30. marts, hvis ansøger også har pladsbegrænsede EUD-ønsker.

38 Opmærksomhedslisten på den modtagende institution
Den modtagende institution skal holde øje med deres opmærksomhedsliste

39 Opmærksomhedslisten På opmærksomhedslisten finder den modtagende institution de uddannelsesplanener, som den modtagende institution skal vurdere

40 Opmærksomhedslisten En ikke parat vurdering skal begrundes.
En parat vurdering skal ikke begrundes

41 UU modtager uddannelsesplaner, der har været til UPV
I perioden 15/3 til 1/5 vil UU modtage uddannelsesplaner på deres opmærksomhedsliste, der har været til UPV hos en modtagende institution. UU skal behandle disse inden 30. april

42 UU sender ansøgningen endeligt afsted

43 UU signaturen Kan først sættes, når der er et parat 1. ønske

44 UU signaturen Klar til afhentning.

45 Pause

46 3. og 4. studieretningsfag, 2. fremmedsprog og kunstneriske fag

47 3. og 4. studieretningsfag, 2. fremmedsprog og kunstneriske fag
Som ansøger ser det.

48 Flere digitale ansøgninger
Understøtte løbende optag Digitale bilag Strøm til skrivemaskineløsningen UVM fik lavet en rapport over IT-anvendelse i administrationen på uddannelsesinstitutionerne (McKinsey). De pegede på nogle områder, hvor man med fordel kunne udnytte digitale processer yderligere. Et af områderne var optagelse af ansøgere, der ikke kommer direkte fra skolerne.

49 Hvad er løbende optag? Ansøgere uden for skolen - Løbende optag
Understøtte ansøgninger uden for ’hovedoptaget’ Flere udbud på et år Ansøgning start, ansøgning slut, studiestart Indeværende års og næste års udbud Institutionen vil hele året kunne modtage ansøgninger Hvorfor nødvendigt at have to skoleår? For at kunne skifte bekendtgørelse, oprette nye fag fra ’næste år’ osv.

50 Skoleår Det er afgørende vigtigt at et udbud oprettes i det rigtige skoleår.

51 Hvad er det rigtige skoleår?
Ansøgningsperiode start Ansøgningsperiode slut Seneste mulighed for studiestart 2011/2012 Ingen begrænsning, sættes per default til dags dato 2012/2013 Skoleår vælges ud fra den studiestart som udbuddet har.

52 Fælles felter for GYM, EUD og 10. klasse
Ekstra felter Ansøgningen sendes til Ansøgnings periode Studiestart

53 Anbefalet ansøgningsperiode og studiestart
Ansøgningsperiode, så længe så muligt Studiestart. Afgørende vigtigt, at dette er korrekt udfyldt.

54 Ansøgere uden for skolen - Ekstra skemafelter
Når ansøger har været væk fra skolen i et eller flere år, kan det være nyttigt at få oplysninger om fx Skolebaggrund Uddannelser Erhvervsbaggrund Ansøger kan også være fra udlandet, hvor det kunne være nyttigt at få oplysninger om fx Nationalitet Sproglige evner Særlig SOSU-uddannelserne har mange ansøgere, der ikke kommer direkte fra skolen. Vi har ladet os inspirere af ansøgningsskemaerne til SOSU-uddannelserne, men har sigtet efter at lave et generelt sæt af ekstra skemafelter.

55 Ekstrafelter Skolebaggrund Uddannelsesbaggrund Erhvervsbaggrund
Ønsket arbejdsgiver Statsborgerskab Afkrydsningsliste Tekstfelt Bemærk: Vi har tilføjet en ”Vis”-knap, så man kan se hvordan ansøger vil se udbudet!

56 Ekstra felter

57 Skolebaggrund, uddannelsesbaggrund og Erhvervsbaggrund
Sådan ser det ud for ansøger Den øverste skal ændres. Det giver ikke mening at spørge til kvotient og karakterskala. Det er et tilbud at anvende de ekstra skemafelter. Hvis man ikke mener de kan anvendes, lader man blot være. Ekstra skemafelter på et udbud kan ikke ses af ansøgere i skolen, men kun af ansøgere uden for skolen.

58 Ønsket arbejdsgiver og statsborgerskab
Sådan ser det ud for ansøger NB: Nej => Har du opholdstilladelse? Ja/nej

59 Afkrydsningsliste Som opretter

60 Afkrydsningsliste Som ansøger

61 Tekstfelt Som opretter

62 Tekstfelt Som ansøger

63 Bilag - ansøger På underskriftsiden vil der komme en upload bilag knap.

64 Bilag - afhentning Bilag som pdf
Alle bilag sendes sammen med ansøgningen til 1 ønske Dialog med modtagende systemer om formater (én samlet zip-fil per ansøgning?)

65 Strøm til skrivemaskinen
Vælge ønske

66 Strøm til skrivemaskinen
Print-forside med id Siden printes, underskrives og sendes med posten

67 Strøm til skrivemaskinen
Kopi af mail med link tilbage

68 Strøm til skrivemaskinen
Indtastning af id på ansøgningslisten Indtast ID og tryk på tilføj

69 NemID medarbejdersignatur
Udskydelse af NemID medarbejdersignatur til tidligst ultimo marts 2012. Endelige leveringstidspunkt vil blive udmeldt omkring 1. december 2011 på Optagelse.dk Nuværende medarbejdersignaturer er stadig gyldige og skal helst forlænges til 1.oktober 2012 for at være sikker på at alle instutionsbrugerne kan komme på Optagelse.dk uanset hvilke opgaver der skal løses. Net DanID har tidligere planlagt med en migreringsfase på ca.5 måneder. Vi ved på nuværende tidspunkt ikke om tidsplanen bliver parallelt forskudt således, at perioden løber fra april –august 2012.

70 Hvis Nets DanID starter migeringen over til NemID medarbej-dersignatur efter samme ”model” som tidligere udmeldt så starter man med institutioner, som har mindre end 10 medarbej-dersignaturer. Herefter institutioner, der bruger pakken LRA Basis. Til sidst specielløsninger signaturer med CPR. numre og institutioner LRA pro. Tidligere har det været således, at når Net DanID begynder migeringen så er det ikke muligt for nye institutioner at udstede de gamle medarbejdersignaturer.

71 Ny login applet

72 Hvem er vi? UNI-C Steen Navntoft Tobias Thisted Jan Toksvig