Orienteringsmøde om årsafslutning 2017

Præsentationer af emnet: "Orienteringsmøde om årsafslutning 2017"— Præsentationens transcript:

1 Orienteringsmøde om årsafslutning 2017
November 2017 Orienteringsmøde om årsafslutning 2017 7. November 2017

2 Dagsorden 1. Velkomst 2. Tidsplan for årsafslutningen
3. Bevillingsafregning 4. Specifikationer og fortegnelser i statsregnskabet Internt statsligt køb og salg Årsafslutning hos SAM 7. Eventuelt

3 Tidsplan for årsafslutningen
Dagsorden punkt 2 Tidsplan for årsafslutningen Søren Ring Hansen

4 Tidsplan for årsafslutning 2017
Regnskab 2016 Regnskab 2017 Periode 12 lukker 12. januar (9. arbejdsdage) 11. Januar (9 arbejdsdage) Periode 13,1 lukker 30. januar (12 arbejdsdage) 29. Januar (12 arbejdsdage) Periode 13,2 lukker 6. februar (5 arbejdsdage) 5. februar Regnskabsgodkendelse 21. februar 20. Februar Årsrapport 14. marts 13. Marts Statsregnskab

5 Koncept for årsafslutningen
Departementet tilrettelægger årsafslutningsprocessen nærmere Periode 12 Alle ”normale” posteringer bør være registreret i periode 12 Periode 13,1 Væsentlige fejlrettelser Transaktioner, der først kan bogføres, når periode 12 er afsluttet Periodiseringsoversigter Bevillingsafregningen Periode 13,2 Kræver godkendelse af Moderniseringsstyrelsen Kun væsentlige forhold

6 Periode 12 Der er følgende centrale tidsterminer for periode 12:
1. december Periode 12 starter 9. januar Sidste frist for indsendelse af bilag til ØSC 11. januar Der lukkes for bogføring i periode 12 Opmærksomhedspunkter: Al almindelig bogføring bør afsluttes i periode 12 Regulering af feriepengeforpligtelser (ØSC beregning foreligger 9. januar) ØSC udarbejder regnskabserklæring angående periode 12 udsendes fra ØSC den 18. januar

7 Periode 13,1 Der er følgende centrale tidsterminer for periode 13,1:
12. januar Periode 13,1 starter 26. januar Sidste frist for indsendelse af bilag til ØSC via DDI (efterposteringer) 29. januar Der lukkes for bogføring i periode 13,1 Opmærksomhedspunkter: Reserver den sidste uge i perioden (uge 4) til bevillingsafregning Koordiner tæt med ØSC omkring bogføring Reserver perioden til bogføring af 1) væsentlige fejlrettelser 2) afregninger der først kan foretages efter periode 12 3) Periodiseringsoversigter 4) bevillingsafregning

8 Væsentlige fejlrettelser (periode 13,1)
I bestemmer selv, hvad I vil betragte som væsentlige fejlrettelser i periode ,1 Vi i anbefaler, at I fastlægger en praksis for, hvad I vil acceptere som væsentlige fejlerettelser i periode 13,1 I den forbindelse kan I lade jer inspirerer af vores definition på væsentlige fejlrettelser Definition - Væsentlige fejlrettelser er poster, der har væsentlig betydning for det samlede økonomiske resultat, og hvor en manglende rettelse vil have reel betydning for, om regnskabet kan betragtes som retvisende Eksempler på væsentlige fejlrettelser - Fejl, der bevirker, at bevillingsafregningen er forkert - Fejl, der påvirker opgørelse af lønsumsloft, låneramme og overført overskud - Fejl, som påvirker retvisende billede, selvom ingen bevillingsmæssig konsekv.

9 Afregninger der først kan bogføres når periode 12 er afsluttet (periode 13,1)
Eksempler: Eventuel udligning af periodiseret løn, som er bogført i periode 12 Regulering i relation til regnskabserklæring fra ØSC angående periode 12 (ØSC regnskabserklæring angående periode 12 foreligger 18. januar Regulering af tilskud og refusionsordninger Regulering af indtægtsdækket virksomhed, tilskudsfinansierede aktiviteter, intern handel og interne overførsler

10 Periodiseringsoversigter (periode 13,1)
Hvad er en periodiseringsoversigt ? Overslag over væsentlige udgifter i det afsluttede kalenderår, som endnu ikke er bogført fx på grund af ikke modtagne regninger (skyldige omkostninger) Hvad er formålet med periodiseringsoversigter ? At sikre en korrekt periodisering Hvor kan man læse nærmere om periodiseringsoversigter ? På ØAV under Bogføring/Generelle bogføringsbestemmelser: bogfoeringsbestemmelser/332-Registeringskriterier/3323-Hvornaar-skal- registreringen-finde-sted

11 Bevillingsafregning (periode 13,1)
Bevillingsafregning kan først foretages når al anden bogføring er afsluttet Vi anbefaler derfor, at den sidste uge i periode 13,1 (uge 4) forbeholdes til færdiggørelse af bevillingsafregning VIGTIGT – VIGTIGT – Check at primo beholdninger på både det udgiftsbaserede og omkostningsbaserede område er korrekt bogført i regnskabssystemerne Til brug ved check anvendes følgende tabeller i Statens Budgetsystem Tabel – Bevillingsafregning, udgiftsbaseret Tabel – Bevillingsafregning, omkostningsbaseret

12 Periode 13,2 Der er følgende centrale tidsterminer for periode 13,2:
30. januar Periode 13,2 starter 5. februar Sidste frist for indsendelse af bilag til ØSC kl 5. februar Der lukkes for bogføring Opmærksomhedspunkter: Kun bogføring af væsentlige fejlrettelser godkendt af Moderniseringsstyrelsen Anmodning om bogføring indsendes via ressortdepartementerne Der skal foreligge begrundelse for at der er tale om en væsentlig fejlrettelse I skal den 31. januar meddele os, om der bliver behov for væsentlige fejlrettelser og i giver fald hvilke

13 Indrapporteringer om specifikationer til balancen og garantioversigten i statsregnskabet
Fortegnelse over statsforskrivninger, garantier mv. Færdiggørelse af statusspecifikationer (udlån, kapitalindskud og anden langfristet gæld). Regnskabserklæringer fra de enkelte departementer Afleveringsfrist 20. februar

14 Dagsorden punkt 3 Bevillingsafregning Claus Ilg

15 Bevillingsafregning 2017 Vejledningen om Bevillingsafregning 2017 indeholder følgende væsentlige nyheder i forhold til sidste år: I forbindelse med registrering af kontoændringer i det lokale økonomisystem skal transaktionsteksten entydigt redegøre for flytningen mellem hovedkonti. I relation til bevillingsafregningen på det omkostningsbaserede område er der i Statens Budgetsystems tabel indarbejdet en registreringskontrol.  Likviditetsafregningen vedrørende bortfald af året resultat og bortfald af tidligere års videreførte overskud vil blive håndteret af Moderniseringsstyrelsen. Særlige regler vedrørende bevillingsafregningen i relation til Satspuljen. Afregning af likviditeten er tydeliggjort. Bogføringseksempler vedrørende bevillingsafregningen og likviditetsafregningen er klarificeret.

16 Bevillingsafregning 2017 Generelt
Bevillingsafregning kan først foretages når al anden bogføring er afsluttet Vi anbefaler derfor, at den sidste uge i periode 13,1 (uge 4) forbeholdes til færdiggørelse af bevillingsafregning VIGTIGT – VIGTIGT – Check at primo beholdninger på både det udgiftsbaserede og omkostningsbaserede område er korrekt bogført i regnskabssystemerne Til brug ved check anvendes følgende tabeller i Statens Budgetsystem Tabel – Bevillingsafregning, udgiftsbaseret Tabel – Bevillingsafregning, omkostningsbaseret

17 Bevillingsafregning 2017 Arbejdstilrettelæggelse af bevillingsafregningen Hvad skal foretages inden udgangen af periode 12: Kontrol af at videreførelsesbeholdningerne er bogført korrekt Sikre at primo beholdninger 2017 svarer til ultimo beholdningerne 2016 Hvad skal foretages i periode i periode 13 (uge 4): Bogføring af bevillingsafregningen Der er forskellige bogføringskonti på omkostningsbaserede og udgiftsbaserede område BEMÆLRK: Udgiftsbaserede driftsbevillinger håndteres særskilt

18 Bevillingsafregning 2017 Bogføring af bevillingsafregningen på det omkostningsbaserede område Hvad skal bogføres: Årets overskud/underskud Kontoændringer Bortfald Udbytte

19 Bevillingsafregning 2017 74.06 Reguleret overført overskud
Bogføring af bevillingsafregningen på det omkostningsbaserede område Anvendte regnskabskonti til resultatdisponering Anvendte modkonti 74.06 Reguleret overført overskud 74.07 Overført overskud, Gebyrvirksomhed 74.12 Kontoændringer 73.11 Bortfald af året resultat 74.13 Bortfald af overført overskud, egenkapital 73.50 Udbytte 74.03 Modkonto til resultatdisponering

20 Bevillingsafregning 2017 Bogføring af bevillingsafregningen på det omkostningsbaserede område NYHED: I relation til bevillingsafregningen på det omkostningsbaserede område er der i Statens Budgetsystems tabel indarbejdet en registreringskontrol. Registreringskontrollen viser om bevillingskontrollen er bogført korrekt i regnskabet. Registreringskontrollen viser differencen mellem den registrerede ultimo saldo på regnskabskontiene og saldoen fra linje 19 i SB- tabellen.

21 Bevillingsafregning 2017 Bogføring af bevillingsafregningen på det omkostningsbaserede område NYHED: Likviditetsafregningen vedrørende bortfald af året resultat og bortfald af tidligere års videreførte overskud vil blive håndteret af Moderniseringsstyrelsen. Moderniseringsstyrelsen foretager en central afregning.

22 Bevillingsafregning 2017 Bogføring af likviditetsafregningen
Hvad skal bogføres: Afregningen af likviditeten BEMÆRK: Afregning af likviditeten foretages først i det efterfølgende regnskabsår (2018). NYHED: Likviditetsafregningen vedrørende bortfald af året resultat og bortfald af tidligere års videreførte overskud vil blive håndteret af Moderniseringsstyrelsen. Moderniseringsstyrelsen foretager en central afregning.

23 Bevillingsafregning 2017 Bogføring af likviditetsafregningen
Anvendte regnskabskonti til afregning af likviditeten Anvendte modkonti 73.14 Afregning vedr. resultatdisponeringen 73.15 Mellemværende vedr. resultatdisponeringen 74.14 Afregning vedr. egenkapitalen 74.15 Mellemværende vedr. egenkapitalen FF7-kontoen (Banken) N/A – tekniske konto

24 Bortfald af overført overskud,
Bevillingsafregning 2017 Bogføring af likviditetsafregningen Reguleret overført Overskud 74.06 Bortfald af overført overskud, egenkapital 74.13 Resultatdisponering (2017) 5 Årsafslutningskørsel (2017) Afregning vedr. egenkapitalen 74.14 FF7-kontoen (Banken) 62.31 Afregning (2018) Årsafslutningskørsel (2018) Mellemværende vedr. 74.15

25 Bevillingsafregning 2017 Bogføring af bevillingsafregningen på det udgiftsbaserede område Hvad skal bogføres: Afvigelse mellem bevilling og regnskab Flytning af beholdninger Bevillingstekniske omflytninger Bortfald

26 Bevillingsafregning 2017 Bogføring af bevillingsafregningen på det udgiftsbaserede område Anvendte regnskabskonti til bogføring af bevillingsafregningen på det udgifts- baserede område Anvendte modkonti 74.91 Afvigelse mellem bevilling og regnskab 74.92 Kontoændringer 74.93 Bortfald 74.94 Bevillingstekniske omflytninger 74.90 Akkumuleret overskud til videreførelse

27 Bevillingsafregning 2017 Bogføring af bevillingsafregningen på det udgiftsbaserede område I relation til bevillingsafregningen på det udgiftsbaserede område er der i Statens Budgetsystems tabel indarbejdet en registreringskontrol. Registreringskontrollen viser om bevillingskontrollen er bogført korrekt i regnskabet. Registreringskontrollen viser differencen mellem den registrerede ultimo saldo på regnskabskonto og saldoen fra linje 19 i SB-tabellen.

28 Bevillingsafregning 2017 Bogføring af bevillingsafregningen for de udgiftsbaserede driftsbevillinger Hvad skal bogføres: Det akkumulerede videreførelsesbeløb Anvendte konti: 74.71 Neutralisering af akkumuleret overskud, udgiftsbaseret driftsbevillinger 74.72 Akkumuleret videreført overskud, udgiftsbaserede driftsbevillinger

29 Bevillingsafregning 2017 Bogføring af bevillingsafregningen for de udgiftsbaserede driftsbevillinger Der afleveres udfyldt tabelskabelon til Moderniseringsstyrelsen Afleveringsfrist: Mandag den 29. januar 2018 Sendes til Mio.kr. Lønsum Øvrig drift I alt Resultatopgørelse 2017 Bevilling Regnskab Årets overskud Opgørelse af akkumuleret resultat Akkumuleret overskud primo 2017 Korrektioner i forbindelse med kontoændringer Dispositionsmæssige omflytninger Disposition, overskud som bortfalder Akkumuleret overskud til videreførsel ultimo 2017

30 Bevillingsafregning 2017 Kontoændringer, generelt NYHED: I forbindelse med registrering af kontoændringer i det lokale økonomi- system skal transaktionsteksten entydigt redegøre for flytningen mellem hoved- konti. Ændringen skal simplificere den centrale afstemning af kontoændringer på tværs af staten. Transaktionstekster Eksempler: Afgiver institution: Til HK Modtager institution: Fra HK

31 Bevillingsafregning 2017 Tidspunkter for dataoverførsel
Oversigt over tidspunkter for dataoverførsel Seneste bogføring i Navision Stat 09.00 12.30 22.00 Seneste afvikling via ØDUP invoker 09.30 13.00 22.30 Overførsel til Statens Budgetsystem 10.00 13.30 23.30 Postering synlig i Statens Budgetsystem 10.30 14.00 00.00

32 Bevillingsafregning 2017 Satspuljen - opstart og indledende bogføringer For hovedkonti med satspuljebevillinger skal det indledende sikres, at hver underliggende underkonto med satspuljebevillinger indeholder det korrekte videreførselsbeløb. Det betyder, at der i visse tilfælde skal flyttes videreførselsbeløb mellem under- konti. Flytningen af videreførselsesbeløbet skal bogføres i 2017-regnskabet som kontoændringer på underkontoens delregnskab(er). Der er i 2017 tale om en overgangsordning, hvor man benytter sig af primokorrektioner (P). Fremover skal konteringen af videreførsler på underkonti indgå som en del af bevillingsafregningen, hvor princippet vil være, at den nye videreførelse registre- res efter de samme retningslinjer, som er gældende for hovedkontoen som helhed.

33 Bevillingsafregning 2017 Satspuljen - bogføring Bogføring af bevillingsafregningen på det omkostningsbaserede område Bogføring af bevillingsafregningen på det udgiftsbaserede område Anvendte regnskabskonti til bogføring af bevillingsafregningen på det omkostningsbaserede område Anvendte modkonti 74.12 Kontoændringer 74.06 Reguleret overført overskud Anvendte regnskabskonti til bogføring af bevillingsafregningen på det udgiftsbaserede område Anvendte modkonti 74.92 Kontoændringer 74.90 Akkumuleret overskud til videreførelse

34 Bevillingsafregning 2017 Bogføringseksempler NYHED: I vejledningen om bevillingsafregning 2017 er der indsat bogføringseksempler Bilag 3. Bevillingsafregning på det udgiftsbaserede område - bogføringseksempler Bilag 4. Bevillingsafregning på det omkostningsbaserede område - bogføringseksempler Bilag 5. Afregning af likviditet på det omkostningsbaserede område - bogføringseksempler

35 Bevillingsafregning 2017 Spørgsmål ???

36 Specifikationer og fortegnelser i statsregnskabet
Dagsorden punkt 4 Specifikationer og fortegnelser i statsregnskabet Jesper Bojsen

37 Specifikationer og Fortegnelser i statsregnskabet
Enkelte specifikationer og fortegnelser i statsregnskabet udarbejdes på baggrund af indrapporteringer fra ressortministerierne Kan ikke dannes ud fra de eksisterende regnskabsregistreringer i SKS Specifikation af udlån og langfristede tilgodehavender Specifikation af værdipapirer og kapitalindskud Specifikation af anden langfristet gæld Forklaringer til primokorrektioner, der påvirker statens balance Fortegnelse over ministeriernes ydede statsforskrivninger og garantier Ny indrapporteringsform for fortegnelse over statsforskrivninger og garantier via Statens Budgetsystem (SB), hvor der skal indrapporteres i en platform, der minder om platformen for satspuljedatabasen

38 Indrapportering af Statsforskrivninger og garantier
Der udarbejdes en ny vejledning til brug for indberetningerne – udsendes primo januar 2018 Løsningen færdigudvikles og testes i øjeblikket Der indbygges valideringer i løsningen, således at obligatoriske oplysninger skal angives, før indtastningen kan gemmes Eksempel: Hvis der ikke angives et beløb for garantiens forpligtelsesbeløb, skal der angives en forklaring i en tekstboks Visning i testmiljøet!!!

39 Internt statsligt køb og salg
Dagsorden punkt 5 Internt statsligt køb og salg Søren Ring Hansen

40 Generelt om internt statsligt køb og salg
December Udsendelse af vejledning om internt statsligt køb og salg Januar Ikrafttrædelse af nye regler for bogføring af internt køb og salg Juni Udsendelse af retningslinjer for anvendelse af nye debitor/kreditorsamlekonti Oktober Ikrafttrædelse af nye regler for anvendelse af nye debitor/kreditorsamlekonti Primo Udsendelse af opdateret vejledning ud fra indhentede erfaringer – Både i relation til håndtering i driften og på balancen

41 Internt statsligt køb og salg
Bogføring i driften Internt statsligt salg af varer og tjenesteydelse mellem statsinstitutioner Internt statsligt køb af varer og tjenesteydelser mellem statsinstitutioner Internt statsligt salg af varer og tjenesteydelser mellem statsinstitutioner og selvejende institutioner Internt statsligt køb af varer og tjenesteydelser mellem statsinstitutioner og selvejende institutioner Internt statsligt salg af koncernfælles funktioner Internt statsligt køb af koncernfælles funktioner Problemområde: Mange har fundet det uklart hvornår der skal anvendes internt statsligt køb og salg set i forhold til de almindelige artskonti. Årsag: Normalt bestemmes bogføringen af udgifts- eller indtægtsarten, mens bogføringen afgøres af modpart for de nye konti.

42 Internt statsligt køb og salg
Hvad skal bogføres som internt statsligt køb og salg - Udelukkende købs og salgstransaktioner til andre statsinstitutioner - Dette betyder at følgende udgiftsgrupper ikke er omfattet (selvom det er betaling mellem statsinstitutioner): - Husleje - Erstatninger - skatter - Tilskud til flexordninger eller refusioner ved beskæftigelsesordninger - Gebyrer - Som udgangspunkt konteres udelukkende følgende udgifts- og indtægtsarter som internt statsligt køb og salg: - Indtægter der tidligere har været konteret på konto 11. Salg af varer (minus husleje) - Indtægter der tidligere har været konteret på konto 21. Andre ord. Driftsindt. (minus anlægskonti) - Udgifter der tidligere har været konteret på konto 22. Andre ord. Driftsomk. (minus refusionsord.) - Købs og salgstransaktioner forudsætter: - at der foreligger en modydelse i form af en direkte sammenhæng mellem betalingen og ydelse - at betalingen varierer i forhold til mængden og kvaliteten af den leverede ydelse -

43 Internt statsligt køb og salg
Bogføring i balancen Tilgodehavender eller gæld, der opstår ved køb og salg til parter udenfor staten: 61.15 Debitorsamlekonto 95.15 Kreditorsamlekonto Tilgodehavender eller gæld, der opstår ved køb og salg indenfor staten: 61.18 Tilgodehavender fra internt statsligt salg 95.18 Gæld vedr. internt statsligt salg Problemområde: - De nye regler har nødvendiggjort ændringer i tilknyttede tilskudssystemer til Navision - Det er ikke tilstrækkeligt tydeligt, at de nye regler omfatter samtlige debitor/kreditorforhold indenfor staten Den anvendte liste til adskillelse af statslige og private debitorer/kreditorer er statisk - Navngivningen på de nye debitor/kreditorkonti er uklar

44 Internt statsligt køb og salg
Anvendelsesområde for de nye debitor/kreditorsamlekonti - Anvendelsesområdet omfatter samtlige statslige mellemværender indenfor staten - Anvendelsesområdet omfatter således både mellemværender i relation til køb og salg og mellemværender i forbindelse med ydelsen af tilskud mv. - Den nuværende navngivning af kontiene er misvisende og vil blive rettet til følgende: Tilgodehavender eller gæld, der opstår ved køb og salg til parter udenfor staten: 61.15 Debitorsamlekonto, eksterne statslige debitorer Kreditorsamlekonto, eksterne statslige debitorer Tilgodehavender eller gæld, der opstår ved køb og salg indenfor staten: 61.18 Debitorsamlekonto, interne statslige debitorer 95.18 Kreditorsamlekonto, eksterne statslige debitorer

45 Internt statsligt køb og salg
Liste over statslige virksomheder Listen er i dag statisk Listen gøres dynamisk og kan fra 1. januar trækkes direkte i SKS Listen findes i dag på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside: salg

46 Årsafslutning 2017 hos Statens Administration
November 2017 Årsafslutning 2017 hos Statens Administration

47 Spørgeskema til Regnskabschefer
Spørgeskema til regnskabschefer udsendes i uge 45

48 Spørgeskema til Regnskabschefer
Regnskabskontakt hos kunden gennem årsafslutningen Gerne flere kontakter og gerne hvis muligt fordelt på fagområder. Ønskes nulstilling af finans på dimensioner? Som standard nulstilles der ikke på dimensioner Hvis ja: Hvilke dimensioner ønskes der nulstillet på? RejsUd – Den 8. januar 2018 er sidste dag i RejsUd. Perioden kan undtagelsesvis forlænges frem til 11. januar 2018.

49 Spørgeskema til Regnskabschefer
Kreditor – IndFak Bogføringstidspunkt for bilag i IndFak frem til 11. januar 2018. Bilag, der indtil den skal bogføres i periode 12, SKAL angives med bogføringsdato , ellers bliver fakturaen bogført i periode Dette gælder også bilag med dato i andre måneder i 2017. Ønskes en kortere frist for bogføring af IndFak-bilag, bedes dato for fristen angives. Er der ekstraordinært et behov for bogføring af IndFak-bilag i periode 13.1, så HUSK, at de skal være dateret

50 Spørgeskema til Regnskabschefer
 Anlæg Med hensyn til salg/skrotning af anlæg henvises til fremsendt skrivelse samt rapport ”Kontrol af anlægsmassen” i RE for P09 med svarfrist den Som standard bogføres afskrivninger den 11. januar 2018 Hvis det er muligt at foretage afskrivninger tidligere, angives dato for afskrivning Forudsætning for tidligere afskrivning er dog, at alle DDI’er og købsfakturaer vedrørende anlæg er bogført.

51 Regnskabserklæring P12 For periode 12 udføres der en regnskabserklæring i lighed med sidste år. Det betyder, at der er følgende afvigelser i forhold til en normal periode: Punkt 3, 6, 7 og 11 udskydes til periode 13 Punkt 4 og 5: Afstemning af moduler fastholdes i periode 12, mens kommenteringen af åbne poster, mv. udskydes til periode13 Punkt 10: Rapporten vedhæftes, mens kommentarer mv. udskydes til periode13 Løn udarbejder alle punkter.

52 Bemanding mellem jul og nytår
Onsdag den 27. december til fredag den 29. december Telefonerne er åbne – MEN minimumsbemanding Hastende posteringer, der ønskes gennemført i denne periode: Ring og aftal.

53 Åbningstider i januar Åbningstider i SAM Regnskab i perioden den 2. – 29. januar 2018 Mandag – torsdag Fredag Onsdag den 10. januar Torsdag den 11. januar SAM Løn har i hele perioden normale åbningstider.

54 Sam’s tidsplan for årsafslutning 2017
Følger principperne fra sidste år Tidsplan fremgår af SAM’s hjemmeside

55 Spørgsmål?

56 Dagsorden punkt 7 Eventuelt

57 Udgiftsopfølgning 4 Start for indlæsning d. 27. februar 2018 Frist for aflevering d. 13. marts 2018 Hele årshjulet og frister: os/AArshjul/Udgiftsopfoelgning