Om os Indsatser Personale Økonomi Organisation Tryk funktionstast ”F5”

Præsentationer af emnet: "Om os Indsatser Personale Økonomi Organisation Tryk funktionstast ”F5”"— Præsentationens transcript:

1 Om os Indsatser Personale Økonomi Organisation Tryk funktionstast ”F5”

2 OM ADMINISTRATION OG EJENDOMME Vi løser tværgående opgaver indenfor: HR Økonomi Indkøb Digitalisering og GIS Bygherrerådgivning Bygningsvedligehold Bygningsdrift og -service Bortforpagtning af jorde Udlejning og salg af ejendomme Vi er placeret på Grøndalsvej 2, Bautavej 1, Rådhuset, Eskelund, samt i en række andre kommunale bygninger. Vores mission er at levere professionelle ydelser på disse områder, og sikre videndeling og samarbejde. Herudover ”tegner” vi Teknik og Miljø på disse områder i forhold til resten af Aarhus Kommune. ! ! Hjem ADMINISTRATION OG EJENDOMME – VIRKSOMHEDSPLAN 2016

3 10 PRIORITEREDE INDSATSER I 2016 Ejendommes strategiplan 2016-2020 Salg af boligejendomme Evaluering af bygningsområdet – arbejdet med forbedringsforslag Arbejdsdelingen med centrene Samarbejdet med Østjyllands Brandvæsen Udbud af ERP-løsninger + vurderinger af centrenes økonomihåndtering Sparerunden 2016-2019 IT-springet og de tværgående digitaliseringsstrategier Kompetenceudvikling Nyt fokus på sygefravær Efterord 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 ! ! Hjem Klik! ADMINISTRATION OG EJENDOMME – VIRKSOMHEDSPLAN 2016

4 EJENDOMMES STRATEGIPROCES Processen er genstartet i 2015, bl.a. gennem to seminardage med fokus på Ejendommes mission og vision (”hvad er vi sat i verden for – og hvor skal vi hen?”). Mål: I 2016 skal der arbejdes med at færdiggøre strategien, og forankringen i hele Ejendomme skal sikres. Ansvarlige: Katharina Nyborg, Hans Peder Larsen, Henrik Nevado, Birgitte Brun, Peter Bachmann Vestergaard. Hjem Ind- sats Ind- sats ADMINISTRATION OG EJENDOMME – VIRKSOMHEDSPLAN 2016

5 SALG AF BOLIGEJENDOMME I forbindelse med budget 2016 har Byrådet besluttet at afhænde knap 500 af Ejendommes boliglejemål. Det sker for at sikre finansiering til byggeriet af flere almene boliger i en by, der fortsat vokser. Boligejendommene forventes solgt til 2-3 almene boligselskaber. Salget medfører, at 8,5 stillinger skal nedlægges. De berørte medarbejdere i Udlejning og hos viceværterne søges virksomhedsoverdraget til køberne. Mål: Salget gennemføres i 2016, med virkning fra slutningen af året eller starten af 2017. Der sikres virksomhedsoverdragelse af alle berørte medarbejdere. Ansvarlige: Hans Peder Larsen, Katharina Nyborg, Michael Johansson. Hjem Ind- sats Ind- sats ADMINISTRATION OG EJENDOMME – VIRKSOMHEDSPLAN 2016

6 EVALUERING AF BYGNINGSOMRÅDET I 2013 skete der en samling af visse opgaver på bygningsområdet. Byrådet besluttede i den forbindelse, at der skulle ske en evaluering af den nye funktion efter et helt driftår (2014). Evalueringen er gennemført i 2015, ved ekstern konsulent. Det fremhæves bl.a., at der er generel opbakning til den ”nye”, fælles bygningsafdeling. Samtidig påpeges en række uhensigtsmæssigheder og udfordringer, som endnu ikke er løst. En del heraf kan henføres til de forskellige snitflader, der er etableret i forhold til de enkelte magistratsafdelinger. Mål: I 2016 vil der være fokus på at sikre ”orden i data” – dvs. på systematisk indberetning i Caretaker. Der vil desuden være fokus på at få etableret en model, der sikrer Ejendomme ressourcer til intern projektledelse og teknisk rådgivning, når magistratsafdelingerne får midler til nye byggeprojekter. Ansvarlige: Katharina Nyborg, Peter Bachmann Vestergaard og Birgitte Brun. Hjem Ind- sats Ind- sats ADMINISTRATION OG EJENDOMME – VIRKSOMHEDSPLAN 2016

7 ARBEJDSDELINGEN MED CENTRENE I 2015 blev der gennemført en runde med de øvrige centre. Formålet var at afklare, om der var opgaver, CAE med fordel kunne overtage. Det kom der ikke noget ud af. I 2016 forventes der en fornyet dialog herom. Det skal dels handle om de administrative opgaver, dels om administrationen af centrenes ejendomme. Initiativet vedr. de administrative opgaver skal startes via Teknik og Miljøs chefgruppe. Initiativet vedr. ejendomme forudsætter bl.a., at der er skabt en nærmere afklaring af, hvor langt de tværgående genopretningsmidler dækker. Det sker via den tværmagistratslige bygningskoordineringsgruppe. Mål: Dialogen er gennemført. Ansvarlige: Michael Johansson, Katharina Nyborg, Søren Dall-Hansen, Hanne Thalund P.t. under revision Hjem Ind- sats Ind- sats ADMINISTRATION OG EJENDOMME – VIRKSOMHEDSPLAN 2016

8 ØSTJYLLANDS BRANDVÆSEN Aarhus Brandvæsen blev den 1. januar 2016 sammenlagt med brandvæsenerne i Odder, Skanderborg og Samsø kommuner. Der er i 2015 arbejdet intensivt med at opstille en serviceaftale mellem Aarhus Kommune og Østjyllands Brandvæsen. Det forventes, at ”indkøringen” af aftalen vil være en omfattende opgave i Administration i 2016. Der er også arbejdet med at få Østjyllands Brandvæsen placeret på Bautavej 1. Når det falder på plads, forventes Ejendomme at få en ny opgave med drift og udlejning af denne ejendom. Indtil da fungerer Ejendomme som udlejer af de to ejendomme på Kirstinesmindevej og i Ny Munkegade. Mål: Serviceaftale og udlejning er i drift i 2016. Ansvarlige: Michael Johansson, Hans Peder Larsen Hjem Ind- sats Ind- sats ADMINISTRATION OG EJENDOMME – VIRKSOMHEDSPLAN 2016

9 ERP-UDBUD + CENTRENES ØKONOMIHÅNDTERING I Aarhus Kommune anvender vi p.t. KMD-Opus. Magistraten har besluttet at gennemføre et samlet udbud af disse løsninger, med henblik på, at en ny kontrakt kan være på plads i 2017. Næsten uanset udfaldet vil det betyde væsentlige opgaver for specielt Økonomi og HR i 2016, bl.a. med intensiveret aktivitet i de tværmagistratslige funktionsgrupper. Parallelt hermed gennemføres en vurdering af de enkelte centres økonomihåndtering – er alle relevante områder konkurrenceudsat? Anvendes aftalerne? Er priser og betalte faktura korrekte? Mål: Teknik og Miljøs ønsker og væsentlige behov er medtaget i udbuddet. Vurdering vedr. økonomihåndtering er gennemført. Ansvarlig: Hanne Kristensen og Hanne Thalund (ERP-udbud). Hanne Kristensen og Frands Vidstein Petersen (vurdering) Hjem Ind- sats Ind- sats ADMINISTRATION OG EJENDOMME – VIRKSOMHEDSPLAN 2016 ERP = Enterprise Ressource Planning; dvs. it-systemer til økonomi, løn, debitorhåndtering m.m.

10 SPARERUNDEN 2016-2019 Aarhus Kommune skal gennemføre besparelser for ca. 1 mia. kr. i 2016-2019. Heraf skal Teknik og Miljø finde 58 mio. kr. Der er i december 2015 fremlagt 17 forslag på Teknik og Miljøs område. 10 af disse vedrører helt eller delvist CAE. Et af forslagene – administrative besparelser ved salg af boligejendomme – hænger sammen med forslaget fra budget 2016 om salg af boligejendomme.salg af boligejendomme Aarhus Byråd valgte at udsætte udmøntningen af sparekrav vedr. 2019 til budgetlægningen for 2018. Der afventer derfor formentlig yderligere sparekrav, svarende til 8 mio. kr./år for Teknik og Miljøs vedkommende. Mål: Udmøntningen af de besluttede spareforslag skal sikres. Ansvarlige: Hanne Kristensen, Henrik Nevado, Michael Johansson Hjem Ind- sats Ind- sats ADMINISTRATION OG EJENDOMME – VIRKSOMHEDSPLAN 2016

11 IT-SPRINGET IT-springet fortsætter i 2016. Projekt-porteføljen udvikles løbende, og der arbejdes fortsat med konsolidering af systemejerskabet. Programmets mål er flerstrenget. Der skal udvikles nye løsninger og arbejdsgange, som sikrer en bedre og mere digital service overfor borgere, erhvervsliv m.fl. Samtidig skal IT-springet medvirke til at sikre yderligere effektiviseringsgevinster. Dette skal bl.a. ses i lyset af, at der formentlig venter yderligere besparelser i 2019. I 2016 indledes ”indflyvningen” til tiden efter IT- springet. Bemandingssituationen på digitaliseringsområdet skal således revurderes. Mål: Der anvises effektiviseringsmuligheder for yderligere 2 mio. kr./år. Ansvarlig: Søren Dall-Hansen. Link til Projekt-portefølje Hjem Ind- sats Ind- sats ADMINISTRATION OG EJENDOMME – VIRKSOMHEDSPLAN 2016

12 KOMPETENCEUDVIKLING Der gennemføres kompetenceudvikling for alle ledere i Teknik og Miljø (godt 100 personer). HR er ansvarlig for denne aktivitet. Det indgår heri, at der etableres ledernetværk, såvel for nye som for rutinerede ledere. Teknik og Miljøs chefgruppe er iværksættere og mentorer for de enkelte netværk. Desuden gennemføres kurser i ”Det personlige Lederskab”, ”Strategisk Ledelse”, Kommunikation” o.l., som vil være af relevans for alle ledere, der ikke har gennemført lederuddannelse for nylig. Kursusaktiviteten tilpasses den enkelte leders baggrund og ledelsesopgave. Det sker med afsæt i en indledende kortlægning af ledelseskompe- tencerne i Teknik og Miljø. Mål: Der er etableret fungerende ledernetværk i 2016. Der er udbudt relevant efteruddannelse. Ansvarlig: Hanne Thalund. Hjem Ind- sats Ind- sats ADMINISTRATION OG EJENDOMME – VIRKSOMHEDSPLAN 2016

13 SYGEFRAVÆR I forbindelse med budgettet for 2016 besluttede byrådet, at der skal ske en nedbringelse af sygefraværet med 0,5 dag/år. Beslutningen er ikke konkret med hensyn til om der forventes en generel mindskelse, eller om der skal sættes fokus på dele af organisationen eller personalegrupper med atypisk højt sygefravær. Mål: Der skal udarbejdes en konkret plan for en forstærket indsats mod sygefravær i Teknik og Miljø, og planen er iværksat i 2016. Planen forankres i HAU og HMU. Ansvarlig: Hanne Thalund. Hjem Ind- sats Ind- sats ADMINISTRATION OG EJENDOMME – VIRKSOMHEDSPLAN 2016

14 … ALT DET, VI IKKE VIDSTE PÅ FORHÅND Et gennemsyn af CAEs virksomhedsplan for 2015 viser, at vi nåede meget af det planlagte. Der er f.eks. gennemført lederevalueringer og trivselsmålinger i hele Teknik og Miljø i 2015. Der er også gennemført rottesikring af en lang række kommunale bygninger – til en pris på knap ¼ af de forventede 10 mio. kr. Andre ting er for så vidt også gennemført, men med forsinkelser i udførelsen. Det gælder f.eks. byggeprojektet i Gellerup, hvor indflytningsdatoen har skubbet sig fra medio 2017 til ultimo 2018. Atter andre ting har fået et ændret fokus. Det gælder bl.a. IT-springet, hvor der – pga. sparerunden i 2016-2018 – kom væsentlig større fokus på effektiviseringsmulighederne. Alt i alt – en god indsats. Og en god evne til at navigere efter omstændighederne – mellem Skylla og Charybdis. Det bliver også påkrævet i 2016. Hjem Ind- sats Ind- sats ADMINISTRATION OG EJENDOMME – VIRKSOMHEDSPLAN 2016

15 Hjem

16 ORGANISATION Hjem Administration og Ejendomme Økonomichef Michael Johansson HR HR-chef Hanne Thalund Digitalisering og GIS Digitaliseringschef Søren Dall-Hansen Økonomiområdet Økonomi Budget- og regnskabschef Hanne Kristensen Indkøb Afdelingsleder Frands Vidstein Pedersen Lager Ejendomme Ejendomschef Katharina Nyborg Service Afdelingschef Henrik Nevado Vagt og ServiceKantiner Bygninger Funktion A: Peter Bachmann Vestergaard Funktion B: Birgitte Brun Værksted Stab, udlejning, salg og jorde Afdelingschef Hans Peder Larsen Viceværter ADMINISTRATION OG EJENDOMME – VIRKSOMHEDSPLAN 2016

17 PERSONALE Hjem ADMINISTRATION OG EJENDOMME – VIRKSOMHEDSPLAN 2016

18 ØKONOMI Hjem ADMINISTRATION OG EJENDOMME – VIRKSOMHEDSPLAN 2016