NemHandel Flemming Beltoft

Præsentation af mySupply mySupply stiftet i 2000, nu 15 medarbejdere Hovedkontor i Aabybro og hjemmekontor i København Målsætning Opbygge den bedste IT-konsulentvirksomhed i Danmark inden for rådgivning, implementering og drift af løsninger til elektronisk handel Børsen gazelle tre år i træk og tildelt Erhvervspris 2009 Teknologier SAP (Extended Business Partner) Microsoft systemplatform Java og .net

Særlig NemHandel erfaring Ansvarlig for NemHandel support og infrastruktur for IT- og Telestyrelsen Udviklet VAX NemHandel som et totalt NemHandel system Udvikle SAP NemHandel for SAP Danmark Deltager i IT- og Telestyrelsens eHandelsgruppen Udpeget til OIOUBL ekspertgruppe for IT- og Telestyrelsen Udvikling af guidelines og dokumentation for OIOUBL-2.01/2.02, herunder udvikling af schematron validering Kvalitetssikring af OIOXML for IT- og Telestyrelsen Udviklet flere værktøjer til OIOXML, OIOUBL og UBL-1.0 Udvikling af NES standarden Test af NemHandel infrastrukturen samt flere NemHandel komponenter Medicoprojektet (UBL-1.0 og ebXML)

Roadmap for NemHandel

Roadmap – 1. Definer profiler

1.1 Grundlæggende profilbegreb og roller OU009V01 1.1 Grundlæggende profilbegreb og roller Catalogue Basic Catalogue Simple Catalogue Extended Catalogue Advanced Sourcing Receiver Party Provider Party Ordering Simple Ordering Advanced Ordering BuyerCustomerParty SellerSupplier Party Fulfilment Customer DeliveryCustomerParty DespatchSupplierParty Supplier Billing Basic Billing Simple Billing AccountingSupplierParty AccountingCustomerParty Payment Basic The purpose of this slide is to give an overview of the different processes in UBL 2.0 – not only the catalogues, but the whole process form sourcing to payment. K: The starting point is the customer and the supplier – the two parties who are part of the exchange. K: Dependent of the actual process, the parties takes on different roles. In a small organization the same person could play all the different roles, whereas in a larger organization different persons or departments will Payment

1.2 Profiler efter byggeklodsprincippet Profil som en byggeklods Proces 1 Proces 2 Proces 3

1.3 Profiler til ethvert behov Simple NemHandel profiler Simpel faktureringsproces: Procurement-BilSim Simpel order-til-fakturaproces: Procurement-OrdSimR-BilSim Basal katalogudveksling: Catalogue-CatBas Katalogproces med forespørgsel: Catalogue-CatSim Avancerede NemHandel profiler Kontoudtog: Procurement-PayBas Avanceret order-til-fakturaproces: Procurement-OrdAdv-BilSim Sælgerinitieret order-til-fakturaproces: Procurement-OrdSel-BilSim Katalogudveksling og opdatering: Catalogue-CatExt Avanceret katalogudveksling: Catalogue-CatAdv Profiler med positive kvitteringer ”R”-profiler Internationale NemHandel profiler ”NES” profiler

1.4 Oversigt over almindelige profiler OU001V01 1.4 Oversigt over almindelige profiler CatalogueItemSpecificationUpdate CataloguePricingUpdate ApplicationResponse OrderResponse OrderResponseSimple OrderChange OrderCancellation Invoice CreditNote Reminder Statement CataloqueRequest Catalogue CatalogueDeletion Order profil X X ”NES profil5” X X X Procurement-BilBas-1.0 X X X X Procurement-BilSim-1.0 X X Procurement-PayBas-1.0 X X X X X X Procurement-OrdSimR-BilSim-1.0 X X X X X X X X X Procurement-OrdAdv-BilSim-1.0 X X X Cataloque-CatBas-1.0 X X X X Cataloque-CatSim-1.0 X X X X X Cataloque-CatExt-1.0 X X X X X X Cataloque-CatAdv-1.0

1.5 Definer dokumenter Catalogue Request Catalogue Catalogue Deletion OU001V01 1.5 Definer dokumenter Catalogue Request Catalogue Catalogue Deletion Catalogue Item Specification Update Catalogue Pricing Update Request For Quotation Quotation Order Order Response Order Response Simple Order Change Order Cancellation Despatch Advice Receipt Advice Invoice Self Billed Invoice Credit Note Debit Note Self Billed Credit Note Statement Reminder Remittance Advice Forwarding Instructions Bill of Lading Waybill Packing List Freight Invoice Certificate of Origin Transportation Status Application Response Attached Document Utility Specification

Roadmap – 2 Implementer dokumenter

2.1 Undersøg forretningskapacitet Kan mit indkøbs- og økonomisystem danne de relevante OIOUBL dokumenter Kan mit indkøbs- og økonomisystem modtage de relevante OIOUBL dokumenter Hvordan genererer eller modtager jeg evt. kataloger? Har jeg de nødvendige data til rådighed i mit system? Stiller mine kunder eller leverandører særlige krav? Skal jeg stille særlige krav til mine kunder eller leverandører? Har jeg behov for at angive særlige informationer i mine dokumenter? Sender jeg informationer, der ikke er relevant i et elektronisk dokument?

2.2 Undersøg teknisk kapacitet Hvem skal administrere de elektroniske dokumenter? Vil jeg have et NemHandel system til at klare opgaven, eller vil jeg anvende Fakturablanketten på VIRK.dk? Hvordan ønsker jeg evt. at drifte mit NemHandel system - PC eller server løsning? Har jeg den fornødne tekniske kompetence, eller har jeg behov for hjælp? Hvor forretningskritisk er udvekslingen af dokumenterne? Stiller jeg særlige sikkerhedsmæssige eller driftsmæssige krav?

2.3 Implementer dokumenter Hvilke dokumenter skal sendes fra mit system? Hvilke dokumenter skal jeg kunne modtage? Skal jeg have indlæst modtagne dokumenter direkte i mit indkøbs- og økonomisystem, eller vil jeg behandle dem manuelt? Hvordan vil jeg håndtere Applikationsmeddelelsen? Download dokumentation for de dokumenter, der skal implementeres på www.oioubl.info Anvender jeg egne eller internationale standarder for mængdeenheder? Har jeg behov for mapping fra mine interne dokumentformater til OIOUBL formatet? Sikre at dannede dokumenter er valide

2.4 VAX NemHandel dokumentudveksling

Roadmap – 3 Installer teknikken

 3.1 NemHandel proces eHandelsregister Udgående VAX ERP NemHandel 5798000416604 VAX laver opslag i e-Handelsregister eHandelsregister VAX henter e-Dokumentet k@kunde.dk E-Handelsregister oplyser leveringssted og certifikat ERP-system danner e-Dokument k@kunde.dk VAX sender e-Dokumentet til leveringsstedet over internettet ERP VAX NemHandel Udgående  Kvittering Modtagerens VAX sender kvittering for modtagelse Indgående VAX henter EAN lokationsnummer fra e-Dokumentet

3.2 Fakturablanketten Manuel løsning Modtagers EAN-nummer og egen e-mail adresse Fakturaoplysninger indberettes og godkendes Evt. gem og udskriv fakturaen Modtage kvittering pr. e-mail Opbevare stamdata ved logon via digital signatur https://www.virk.dk/myndigheder/ITST/NemHandel_Fakturablanket

3.3 NemHandel systemer OIOSI Referenceklient Open Source software, der kan downloades og implementeres Understøtter minimumsprofiler med tilhørende dokumenter Kan validere, sende og modtage dokumenter Udveksling af dokumenter via filfolder VAX NemHandel pc eller server Udbygget NemHandel system, der anvender OIOSI Library Understøtter alle OIOXML og OIOUBL dokumenter Understøtter alle OIOUBL og danske NES profiler Fuld understøttelse for OIOUBL Profilvalidering Database baseret løsning En række administrative og behandlingsmæssige features

3.3 VAX NemHandel PC - systemlandskab

3.3 VAX NemHandel Server - systemlandskab

3.3 VAX NemHandel Driftsservice - systemlandskab

3.4 VAX NemHandel system

3.5 Definer kommunikationsform e-mail (kun private virksomheder) e-mail konto til afsendelse e-mail konto til modtagelse, hvis dette ønskes Mailkonti må ikke anvendes til andre formål http (pligt for offentlige og private med offentlig samhandel) Kan kun anvendes af VAX NemHandel pc eller server OIOSI Referenceklient understøtter ikke modtagelse via http Vurderingskriterier Dokumentmængde og dokumentstørrelse Krav om oppetid og tilgængelighed Stabilitet og sikkerhed (spamfiltre, virusopdatering, mailsystem m.v.)

3.6 Anskaf certifikater Opret som LRA-Administrator Virksomhedens tegningsberettiget https://danid.dk/da/erhverv/lra/ Anskaf medarbejdercertifikat Anvendes til registrering af virksomheden i eHandelsregistret Det anbefales at udstede særskilt NemHandel certifikat Anskaf funktionscertifikat Anvendes til kryptering af dokumenterne

3.7 Registrering i eHandelsregister Kun nødvendig hvis der skal modtages dokumenter Registreringsinformationer Medarbejdercertifikat og kvittering for accept at betingelser Virksomhedens navn og CVR-nummer Hvilke profiler og dokumenter, der understøttes Hvilken rolle (kunde eller leverandør) Hvilke Endepunkter (EAN eller CVR), der anvendes Hvilket endepunkt (e-mail eller http) anvendes Funktionscertifikat

3.8 Test Test genererede dokumenter Test NemHandel systemet OnLine validator http://xmltools.oio.dk/oioonlinevalidator/ Test NemHandel systemet Aftale mellem afsender og modtager om test Benyt mySupply’s NemHandel testserver hvis VAX NemHandel

Roadmap – 4 Sæt igang

4.1 Implementering i organisation Hvem overvåger NemHandel? Hvem korrigerer fejl i dokumenter fra indkøbs- og økonomisystem? Hvem håndterer dokumenter, der ikke kan afleveres? Hvilke krav har vi til NemHandel internt? Hvem godkender og tester aftaler om NemHandel med kunder/ leverandører?

4.2 Indgå aftaler med kunder / leverandører Hvilke krav har vi til aftaler med vores kunder/ leverandører? Hvem indgår aftalen? Hvem tester og sikrer at NemHandel bliver implementeret korrekt? Dokumentation for mapping af kundeID’er, leveringssted, mængdeenheder o. lign.? Er der sammenhæng mellem vores kunde-/ leverandørbegreb og kundens/ leverandørens brug af dokumenterne?

4.3 Drift og support Har vi fall over procedurer – hvis forretningskritisk Har vi kontaktpersoner hos vores kunder/ leverandører, hvis noget går galt?

Høst gevinsterne

Praktiske erfaringer Langt hurtigere afsendelse og ekspedition af fakturaer Større sandsynlighed for betaling af faktura til tiden Dokumentkvaliteten stiger markant ved NemHandel Fakturaer kontrolleres automatisk for tekniske fejl Automatisk kontrol for dubletter (kun VAX NemHandel) Kvittering for aflevering af faktura minimerer usikkerhed Den private sektor benytter også NemHandel indbyrdes Slut med betalt Læs-Ind indscanning af papirfakturaer

De værste faldgruber Valg af systemløsning i forhold til forretningsmæssig behov Installation og opsætning Installation af certifikater Opsætning af (egne) mailadresser Dataindhold OIOXML og OIOUBL dokumenter har forskellig struktur og indhold Forståelse for partnerbegrebet og partner ID’er Både afsender og modtager skal have et Endepunkt (EAN, CVR) Konsistens i dataindhold ved ordre-til-faktura profiler Daglig brug NemHandel klienten skal være on-line for modtagelse af dokumenter Valideringsresultat kan være vanskelig at forstå

Vigtige link Link til VAX NemHandel http://www.nemhandel.net Link til download af OIOSI Referenceklient http://www.softwareborsen.dk/projekter/softwarecenter/nemhandel/reference-lient/releases/1.01/OIOSI_RASP_Reference_Client_v1p01_installation.exe Link til definerede profiler http://www.oioubl.info/guidelines/da/OIOUBL_GUIDE_PROFILER.pdf Link til specifikationer for dokumenter og andet OIOUBL materiale http://www.oioubl.info Link til NES specifikationer http://www.nesubl.eu danID Certifikater https://danid.dk/da/erhverv/lra/ Fakturablanket https://www.virk.dk/myndigheder/ITST/NemHandel_Fakturablanket

Ved fælles hjælp kan vi nå længst! Spørgsmål? Ved fælles hjælp kan vi nå længst! flemming.beltoft@mysupply.dk Tlf. 9696 2130 / 4040 0230