Forudsigelighed i Projekter If you dont plan – you plan to fail. Forudsigelighed i Projekter Projektledelses-dage Tommy Bysted, RESON A/S SECURITY DESIGNATION

Hvorfor skal vi have forudsigelighed i Projekter? SECURITY DESIGNATION

Agenda Introduktion Baggrund Hvorfor er forudsigelighed vigtigt? Marked introduktion Budgetter COGS Hvad går galt – hvorfor er det svært? Forbedring af forudsigelighed Kontinuert opfølgning (planer, risici) Innovation Platform Test Konklusion SECURITY DESIGNATION

Background Name – Tommy K. Bysted – 42 years old. Education – economical basic education before starting at DTU in 1990. MSc. in EE from 1995 and PhD. in 1999 (speciality in signal processing) From 1998 to 2004 – Nokia Mobile Phones – Project manager + standardization expert (political and technical responsibility) 2004-2006 – Project Manager and R&D Manager for Environmental business unit at B&K. 2007-2009 –Vice President R&D at RESON A/S. 2009 - ? Executive Vice President R&D at RESON A/S

Underwater Acoustic Solutions RESON Underwater Acoustic Solutions

RESON Underwater Acoustic Solutions RESON is the undisputed leading manufacturer of underwater acoustic systems with global presence and service facilities around the world.

RESON Business Areas RESON operates world-wide focusing on the following business areas: Hydrographic Offshore Defense & Security Dredging Marine Research

RESON Bathymetry versus Imagery

RESON SeaBat 7000 Series RESON’s SeaBat 7000 series marked yet another generation of state-of the art wideband multibeam sonars. Highly modular platform that allows rapid product development at minimal cost. Deeper water usage. Longer range capability, using exceptionally low-noise receivers Beam data recording capability AUV configuration

RESON World Wide RESON AS Denmark Headquarters RESON Offshore Ltd. UK RESON GmbH Germany RESON B.V. The Netherlands RESON Inc. California, USA

RESON Product development In 2005 RESON ran into severe financial problems and the company was sold early 2006. Why ? Several reasons but one of the main problems in RESON before 2006 was lack of structured product development: Delayed products Unknown requirements Scope creeping Wrong features Quality problems Difficult to produce

Development process Dividing the product life time in three phases is important for proper management not only during the development phase but also to ensure a structured initiation of new development and to have a proper production and end of life handling. The PLM has the ownership of the product from initiation until EOL – a PM is responsible for the project during the development phase. Planning & Feasibility FC = Functional Complete ER = Engineering Release MR = Market GDL PC = Planning Complete Develop T&V ISBC BCC = BC Complete Go to Development Conceive Deliver 1* 2 3 4 3.1 Milestone: MRR: Mfg Readiness Review Pilot Mfg. 5 RM = Release for Operations Prep 6 PSR = Product Ship 7 EOD = End of life decision Obsole scence 8 5.1 Design Implementation CDR = Critical Design 3.2 EOS = End of Service Product Board

Introduktion Et projekt kan defineres som (Wikipedia): ”A project is a temporary endeavor, having a defined beginning and end (usually constrained by date, but can be by funding or deliverables), undertaken to meet particular goals and objectives, usually to bring about beneficial change or added value. The temporary nature of projects stands in contrast to business as usual (or operations), which are repetitive, permanent or semi-permanent functional work to produce products or services.” Hovedparten af virksomheder og institutioner bruger i dag projekter f.eks. til: Udvikling af nye produkter Introduktion af nyt produktionsapparat Indførelse af nye systemer (f.eks. hospitaler, kommuner) SECURITY DESIGNATION

Introduktion Projektledelse er en disciplin der for større og større betydning – projektlederens fornemste rolle er at sikre forudsigeligheden i projektet således overraskelser undgås. Formålet med en projektledelsesmodel er, at virksomheden skal være i stand til at planlægge og gennemføre projekter med et forudsigeligt resultat. Det indebærer planlægning, ledelse af projektet, håndtering af risici, kommunikation og samarbejde, som sammen med den tekniske ekspertise der bringes i anvendelse, leder til et godt resultat for både virksomheden og kunden til projektet. I projektledelsesmodellen spiller PMP en vigtig rolle idet denne giver projektlederen mandatet til at køre projektet. PMP lister også interessenter samt risiko håndteringen. SECURITY DESIGNATION

Introduktion Kompleksiteten af projekter varierer kraftigt fra relative små projekter (få ugers varighed) til meget komplekse projekter af 10-20 års varighed. En mængde faktorer vil have indflydelse på forudsigeligheden af projektet men projekt størrelsen samt brug af ukendt teknologi vil klart have en indflydelse. SECURITY DESIGNATION

Introduktion Trods projekter er kendetegnet ved at være forskelligt fra normal operation findes der teknikker og værktøjer som kan bruges til at forbedre forudsigeligheden – et udpluk af disse vil blive præsenteret i det følgende. For at kunne bruge disse teknikker er det nødvendigt at virksomheden har en forholdsvis struktureret måde at gennemføre projekter. Ellers vil dette være et naturligt første skridt hen mod forudsigelighed. At reduce Time-to-Market og konstruere produkter med god og forudsigelig kvalitet, det er den udfordring, alle virksomheder står overfor i dag. SECURITY DESIGNATION

Hvorfor er forudsigelighed vigtigt En stor del af de projekter der kører rundt omkring i virksomhederne drejer sig om udvikling af nye produkter. Derfor kan det ofte være fundamentalt at der er forudsigelighed i projekterne da det har indflydelse på bla: Marked introduktion Budgetter COGS DIS-processen gør forskellen Forudsigelighed og gennemsigtighed i et udviklingsforløb er altafgørende for vore kunder i planlægning af produktions ramp-up og markedslancering af nye produkter. SECURITY DESIGNATION

Hvorfor er forudsigelighed vigtigt – Marked introduktion Nye produkter udvikles ofte med henblik på et bestemt ”Window of opportunity”. Det er derfor kritisk at have produktet klar med den rette funktionalitet til det rette tidspunkt. More predictable schedules. Rather than reaching the market as soon as possible, delivering on schedule, for example to have the new product available for a trade show, can be more valuable. SECURITY DESIGNATION

Hvorfor er forudsigelighed vigtigt – Marked introduktion Nye produkter udvikles ofte med henblik på et bestemt ”Window of opportunity”. Det er derfor kritisk at have produktet klar med den rette funktionalitet til det rette tidspunkt. Finanskrisen ser ikke ud til at påvirke B&O's tankegang, når firmaet udvikler nye produkter. Senest (marts 2009) har firmaet lanceret BeoVision 4 plasmafjernsyn, som ifølge informationschef Tommy Jakobsen fra B&O formentlig kommer til at koste i omegnen af 800.000 kroner. Beløbet er uden installation. SECURITY DESIGNATION

Hvorfor er forudsigelighed vigtigt – Marked introduktion Forsinkelse i et produkt er kritisk men ofte vil en forsinkelse have indflydelse på efterfølgende releases (roadmap). Derved kan en forsinkelse på et produkt betyde at andre efterfølgende produkter fjernes da de ikke længer rammer det rigtige vindue. For konsumvarer kan dette være kritisk da en stor del af omsætningen derved kan bortfalde hvis f.eks. julesalget glipper. Google phone klar indenfor 2 måneder. Det var planen, at telefonen skulle have været klar til julesalget, men den er blevet forsinket et par måneder. SECURITY DESIGNATION

Hvorfor er forudsigelighed vigtigt - budgetter I de fleste firmaer laves der en prioritering af de forskellige ideer der fremkommer i conceive fasen. Denne prioritering vil ofte ske ud fra ROI (Return Of Investment) som kan udregnes som: ROI=Profit/omkostning Hvis et projekt forsinkes eller der bruges flere materialer stiger omkostningerne og derved falder ROI – dvs. et andet fravalgt projekt kunne have haft en bedre ROI. as hfafdfdsa asdffadsfa dsfssda fasdf afsadf fsadf dsafsadfdsfffafsdsafwefw fewr fgdf gfdsf vgdse g vg e gsd f eg g fdgdf gg dfgdfg dgdgdgdgfd Decision point Decision process Product/market life-cycle SECURITY DESIGNATION

Hvorfor er forudsigelighed vigtigt - COGS Ikke nok med at produktet skal introduceres til det rette tidspunkt det er også vigtigt at produktet har den rette kost pris da det ellers vil påvirke enten positioneringen af produktet i markedet eller dækningsbidraget. Dette er specielt vigtigt for konsumer produkter da der typisk er en stor grad af konkurrence. In financial accounting, cost of goods sold (COGS) includes the direct costs attributable to the production of the goods sold by a company. This amount includes the materials cost used in creating the goods along with the direct labour costs used to produce the good. It excludes indirect expenses such as distribution costs and sales force costs. SECURITY DESIGNATION

Hvorfor er forudsigelighed vigtigt - COGS Firmaer der er markeds ledende indenfor i et nichemarked er typisk ikke opmærksom på COGS som en parameter. Så længe man er den ledende producent er det ikke kritisk men sådanne firmaer vil typisk være meget sårbare overfor konkurrenter der pludselig kan producere til en lavere pris. Sådanne situationer kan være livstruende da det kræver et ændret mindset både i conceive og udviklingsfasen. Reducing the number of parts or the number of variants or models of a product can save significantly on material costs and thus increase profitability. Most of the complexity in a product is generated not by customer demand, but by its design, and is usually neither seen nor valued by customers. Successful companies redesign their products to reduce unit costs. Depending on the industry, best-practice companies have made savings of 7 to close to 20 percent through redesign (and in extreme cases, of up to 35 percent). SECURITY DESIGNATION

Hvad går galt – hvorfor er det svært? Hvis der følges en struktureret projekt model hvordan kan det så være at mange projekter stadig er forsinket eller kører langt over budgettet: Ukendte tasks under estimeres – udviklere er ofte for optimistiske Teknologi risici Krav ændres undervejs Antallet af ressourcer Leverancer fra underleverandører etc. Da et projekt pr. definition er arbejde som ikke er alm. daglig drift kan det ikke undgås at der vil opstå situationer som ikke er planlagte. Storebæltstunnelen: Den otte kilometer lange togtunnel har været ramt af det ene uheld efter det andet - og de fleste af dem er sket på noget nær de mest uheldige tidspunkter. Boremaskinerne gav problemer fra start til mål, og der kom lange forsinkelser pga. oversvømmelse og brand. For blot at nævne de mest markante problemer. Feature Creeping: Projekter hvor krav bliver ved og ved med at blive tilføjet, accepteret og udført - men deadline forbliver hvor den er - det kan forhindres med professionel modeller for projektledelse. SECURITY DESIGNATION

Forbedring af forudsigelighed Selvom projekter kan gå galt trods en god planlægning er der ingen tvivl om at planlægning og struktureret projekt model vil forbedre forudsigeligheden. Desuden har projektlederens erfaring samt evne til at opretholde et højt tempo samt motivation i projektet stor betydning for forudsigeligheden. Planning & Feasibility FC = Functional Complete ER = Engineering Release MR = Market GDL PC = Planning Complete Develop T&V ISBC BCC = BC Complete Go to Development Conceive Deliver 1* 2 3 4 3.1 Milestone: MRR: Mfg Readiness Review Pilot Mfg. 5 RM = Release for Operations Prep 6 PSR = Product Ship 7 EOD = End of life decision Obsole scence 8 5.1 Design Implementation CDR = Critical Design 3.2 EOS = End of Service Product Board SECURITY DESIGNATION

Forbedring af forudsigelighed - Kontinuert opfølgning Selvom projekter kan gå galt trods en god planlægning er der ingen tvivl om at planlægning og struktureret projekt model vil forbedre forudsigeligheden. Desuden har følgende betydning: Projektlederens erfaring samt evne til at opretholde et højt tempo samt motivation i projektet stor betydning for forudsigeligheden. Tæt opfølgning på projekter fra ledelsen – mulighed for øjeblikkelig action ved afvigelser Kontinuert risiko håndtering Projekt rapportering   Ok within the PM authority Not Ok within the PM authority - handled by local R&D Manager Not Ok within the PM authority - handled by R&D Manager team Not Ok within the PM authority - handled by project steering group SECURITY DESIGNATION

Forbedring af forudsigelighed - Kontinuert opfølgning Da det er vigtigt at opfange både afvigelser mht. tidsplanen samt budgettet er det vigtigt at have en eller flere mål: Estimated time to complete (ETC) Estimated cost to complete (ECC eller nogen gange kaldet ETC) ECC har fordelen at den medtager både projekttimer samt andre udgifter f.eks. materialer, konsulenter, rejser. Sammen med faktisk afholdt udgift giver det et estimat over total udgift for projektet. For at måle hvor godt projektet gennemføres opstilles ofte et antal målbare KPIs. A performance indicator or key performance indicator (KPI) is a measure of performance. Such measures are commonly used to help an organization define and evaluate how successful it is, typically in terms of making progress towards its long-term organizational goals. SECURITY DESIGNATION

Forbedring af forudsigelighed - Innovation Projekter skrider ofte i tid og budget når der arbejdes med nye teknologier enten implementeringsmæssigt, materialemæssigt eller funktionsmæssigt. En måde at afdække teknologiske risici og derved forbedre forudsigeligheden er at lave et grundlæggende innovationsarbejde før den egentlige udvikling starter. Innovationsarbejdet har til formål at bevise princippet før den egentlige udviklingsopgave (R i R&D). Udover at forbedre forudsigeligheden (og evnen til at estimere) vil det også reducere den teknologiske risiko ved projektet. Innovationsprocessen (FOSS) ”Vi drager fordel af, at der er frigjort nogle folk til de tidlige processer i udviklingsforløbet. Vi kan derfor præsentere kunden og os selv for et ”proof of concept”, før vi går i gang med den egentlige apparatudvikling. Det betyder, at processen fra dette tidspunkt i virkeligheden er både styrbar og forudsigelig. SECURITY DESIGNATION

Forbedring af forudsigelighed - Innovation Technology /idea Innovation process Product development process Business Case Planning & Feasibility Develop T&V Pilot Mfg. Innovation Innovation Driver: PLM Product development Product development T&V Production 100% Ressource involvement Innovation PD T&V Production Documentation Idea description Technology description Concept Description Business Case (60%) Functional Spec Project plan Business Case (70%) Technical Spec Design documentation Business Case (80%) Technical Spec DRR Business Case (90%) Technical Spec Business Case (100%) KPI Innovation ROI Time Budget Time Budget Time Budget Time Budget Time Budget Approvals ü ü ü ü ü Product board Product board R&D +PLM R&D + PLM PLM GDL

Forbedring af forudsigelighed - Platform De virkelige store forsinkelser sker ofte når en helt ny generation af produkter introduceres. Det kan være svært at undgå da sådanne skridt ofte kan involvere en masse nye teknologier. Forudsigeligheden på efterfølgende produkter kan dog forbedres væsentligt ved at bygge produkter på platforme og derved genbruge funktionalitet. For at få fuldt udbytte er det dog vigtigt at platformen er bygget op med den rigtige arkitektur. Standardmoduler med Linux-kerne skal redde B&O Til sommer lancerer B&O det første lydanlæg, som er baseret på et nyt standardmodul. Den nye fælles platform er forudsætningen for de teknologiske tigerspring, der skal sikre koncernens fremtid. Som led i den Pole Position-strategi, som den dengang nye direktør Kalle Hvidt Nielsen lancerede sidste efterår, skal det være slut med at lade B&O-ingeniører sidde i hvert deres hjørne af koncernen og udvikle produkter, der på den måde kan være flere år undervejs. I stedet er det planen, at alle kommende produkter fra B&O skal udspringe af blot to platforme – en for audio og en for video. På den måde regner koncernen med at halvere udviklingstiden fra "et par år" til måske godt et år. SECURITY DESIGNATION

Forbedring af forudsigelighed - Platform Platforme er i stor udstrækning brugt i bla. mobiltelefon industrien samt bil industrien. I sidstnævnte deles platforme ofte mellem flere forskellige bilmarkeder. Når en platform er udviklet kan de enkelte komponenter udvikles uafhængig af hinanden og det giver mindre interationer og derved større forudsigelighed. Globally, the car industry faces challenges as never before. In order to handle the changes in the product development field, the industry develops products by manufacturing several different brands and models from a single vehicle platform. SECURITY DESIGNATION

Forbedring af forudsigelighed - Test En af de store og ofte uforudsigelige tidsrøvere i et projekt er integration, test og verifikation. Disse tasks undervurderes ofte og derved har de direkte indflydelse på forudsigeligheden. Brug af automatiske test environments kan være en klar hjælp til at reducere mængden af fejl der skal findes manuelt. SECURITY DESIGNATION

V - model Process for R&D User acceptance test plan User Requirement specification (PLM or innovation) Development Functional test User Accept. Test (PLM) Design System design (func. req., system and component performance) System test plan DRR T&V (system testing) Architectural design Integration test plan Integration test Functional test plan

Konklusion Forudsigelighed er essentielt ved projektgennemførelse. Forsinkelse af projekter har essentiel betydning for marked introduktion, samt projekt budget. En grunding projektmodel er en nødvendig forudsætning for at introducere forudsigelighed. Forskellige tiltag kan gøres for at forbedre forudsigelighed – prestudy (innovation), platforms udvikling samt tests. Men det essentielle for at sikre forudsigelighed er forberedelse og opfølgning. If you dont plan – you plan to fail SECURITY DESIGNATION