Bestyrelsen som skolernes øverste ledelse Ansvaret for den juridiske, økonomiske, personalemæssige og pædagogiske linje på skolen Frøslevlejrens Efterskole.

Præsentationer af emnet: "Bestyrelsen som skolernes øverste ledelse Ansvaret for den juridiske, økonomiske, personalemæssige og pædagogiske linje på skolen Frøslevlejrens Efterskole."— Præsentationens transcript:

1 Bestyrelsen som skolernes øverste ledelse Ansvaret for den juridiske, økonomiske, personalemæssige og pædagogiske linje på skolen Frøslevlejrens Efterskole 5. oktober 2013 5. oktober 2013Frøslevlejren1

2 Regelgrundlag a)”Efterskoleloven”, LBK nr.689 af 22. juni 2011(+ senere ændringer) b)”Tilskudsbekendtgørelsen” BEK nr. 807 af 19/07/2012 c)Skolens vedtægt (bygget over Standardvedtægten, bilag 1 til Tilskudsbekendtgørelsen) d)Organisationsaftalen for lærere og ledere e)Arbejdstidsaftalen f)Desuden o Elevstøttebekendtgørelsen o Regnskabsbekendtgørelsen o Revisionsbekendtgørelsen o + + + 2 5. oktober 2013Frøslevlejren

3 Formål og virksomhed § 1, stk. 1 Undervisning og samvær Hovedsigte livsoplysning, folkelig oplysning og demokratisk dannelse Godkendt til tilskud Undervisningen bred almen karakter Selvvalgt værdigrundlag § 1, stk. 3 Elevernes hele menneskelige udvikling og modning Almene opdragelse og uddannelse 3 5. oktober 2013Frøslevlejren

4 Samarbejdsmodel 5. oktober 2013Frøslevlejren4 Skolekreds Bestyrelse X antal medlemmer Ledelse + medarbejderrep. Medarbejderråd Lærerråd Vedtægter Bestyrelsens forretningsorden Personalepolitik/ samarbejdsaftale/SU/MIO Medarbejderrådets og lærerrådets forretningsorden

5 Ledelse og koordinering 5. oktober 2013 Frøslevlejren 5 Bestyrelse Ledelse Forstander, viceforstander, afdelingsleder Forstander Formand Medarbejder- råd/SU/MIO Medarbejder- rådsformand Lærere (lærerråd) Kontor, pedel, køkken Funktionsplan TR og lærer- rådsformand

6 5. oktober 2013 Frøslevlejren 6 ArbejdsopgaveForstanderViceforstanderSekretærKøkkenlederServiceleder Elever – nuværende - Overordnede linjer. - ”Give fri” ud over enkelttimer - Problematiske elevsamtaler og elevsager - Bortvisninger - Overordnede linjer -”Give fri” ud over enkelttimer -Elevsager -Vejledningl, del af -UU-kontakt - Valg af valgfag - Elever med støtte - Kontakt til socialforv., PPR, SPS- støtteelever - Fravalg af prøver - Syge elever - overblik. Vagten skriver på intra. - ”Sluse” ved akutte henvendelser - Elevfoto - Elevbank - Post - Prøvebeviser. Udfærdige og opbevare - Indberette prøveresultater - Bestiller lægebesøg til syge elever. - Direkte kontakt vedr. særlige kostforhold - Instruktion af elever til køkkenarbejde - Buskørsel - Registrere skader Elever – kommende - Rundvisninger, samtaler, præsentation af skolen. - Godkendelse af optagelse - Individuel elevstøtte - Rundvisninger, samtaler - Optagelse efter forstanders delegation - Telefonorientering om plads, økonomi - Registrering og bekræftelse af indmeldelse og venteliste. - Beregne elevstøtte Antydning af funktionsdeling. Idé til opbygning

7 Typer af bestyrelsesopgaver 5. oktober 2013Frøslevlejren7 OvervågningUdviklingOrganiseringBeslutningerKontrolKontakt

8 Overvågning 5. oktober 2013Frøslevlejren8 Økonomi og samfundsforhold Konkurrenter Nye præferencer hos elever og deres forældre Nye læringsformer Globalisering Osv.

9 Udvikling 5. oktober 2013Frøslevlejren9 Mission/vision (mening/retning) Mål og strategi Målgrupper Ressourceindsatser Handlingsplaner Osv.

10 Organisering 5. oktober 2013Frøslevlejren10 Ledelsessikring Ledelsessparring Overordnet organisation Personalepolitik Osv.

11 Beslutninger 5. oktober 2013Frøslevlejren11 Beslutte i konkrete sager Afvigelse fra strategien Større investeringer Låntagning Samarbejder Elevbetaling, årsplan, indholdsplan Osv.

12 Kontrol 5. oktober 2013Frøslevlejren12 Økonomisk rapportering Revision Forespørgsler/analyser Risikostyring Osv.

13 Kontakt 5. oktober 2013Frøslevlejren13 Ambassadør-funktion Kontakt til relevante myndigheder Baglandet/skolekredsmedlemmer Medier Pengeinstitut Osv.

14 Professionel bestyrelse? 5. oktober 2013 Frøslevlejren 14 Skal en efterskolebestyrelse være professionel? Hvad vil det sige at man være en professionel bestyrelse? 1.Er bestyrelsen aflønnet eller ej? 2.Bestyrelsens sammensætning mht. kompetencer? 3.Bestyrelsens opgaver og ansvar? Alternativ påstand: Begrebet ”professionel” passer slet ikke til bestyrelsesarbejdet på en fri skole.

15 Bestyrelsesopgaver Mod øget professionalisering? Eksempler på opgaver, hvor bestyrelsens selvstændige stillingtagen og ansvar tydeliggøres: Ledelsens forhold, herunder lønforhandling Forældreklager Individuel elevstøtte Skolekredsforhold. Fremlægge regnskab, valg af revisor. Vedtægtsændringer nu (fra 1. aug. 2012) uden ministeriets godkendelse 5. oktober 2013 Frøslevlejren 15

16 Bestyrelsesansvar 5. oktober 2013Frøslevlejren16 Oprettelse og opretholdelse Nedlæggelse Forstanderansættelse Ansvarlig over for: -Ministerium -Skolekreds -Interessenter og kreditorer Kan der gøres ansvar gældende økonomisk?

17 Bestyrelsestyper 5. oktober 2013 Frøslevlejren 17 Den passive bestyrelse Godkender forstanderens oplæg og beslutninger Den kontrollerende bestyrelse Holder øje med ledelsen og økonomien Den engagerede bestyrelse Kender sin rolle og sit ansvar og bidrager med indsigt, rådgivning og støtte Den intervenerende bestyrelse Sætter sig på forstanderen og er tæt involveret i beslutninger Den operationelle bestyrelse Den bestyrelsesdrevne efterskole

18 Bestyrelsens ydeevne og engagement 5. oktober 2013 Frøslevlejren 18 Ydeevne Engagerede Kontrollerende Passive Intervenerende Operationelle Nørby-kurven Engagement

19 Kultursammenstød Efterskolebestyrelser i krydsfeltet mellem offentlig forvaltningskultur og privat bestyrelsesarbejde: Forvaltningskultur(Privat) bestyrelseskultur - Interessekonflikter er - Interessekonflikter er et legitimesygdomstegn - Sammensat sæt af- Rentabilitets- og styringsmålindtjeningsmål - Regelstyring- Styring via strategi og org. - Dokumentationsorienteret- ”Executive Summary” - Detail- og taktisk orienteret- Overordnet og strategisk 19 5. oktober 2013Frøslevlejren

20 Gode holdninger 5. oktober 2013Frøslevlejren20 Medlemmer og repræsentanter -Fælles, men forskelligt ansvar Fokus på skolen – ikke på repræsentationen Møderne er omdrejningspunkt -Velforberedte og planlagte møder Velforberedte medlemmer. Man sidder ikke i en bestyrelse, man arbejder i en bestyrelse

21 Det gode bestyrelsesmedlem 5. oktober 2013Frøslevlejren21 Er blevet godt modtaget og introduceret Har efterhånden fået nogle faste opgaver Har en ægte interesse for skolen Er til at regne med og bliver på sin post, selv om der er krise Står sammen med de øvrige medlemmer, når det gælder Kan også sige fra Trækker sig tilbage i tide

22 1.Bestyrelsens konstituering og introduktion af nye medlemmer 2.Bestyrelsesmødernes antal og indkaldelse 3.Bestyrelsens beslutningsdygtighed 4.Dagsorden 5.Forhandlingsprotokol 6.Inhabilitet og tavshedspligt 7.Forstanderens opgaver 8.Formandens opgaver – og medlemmernes 9.Evaluering af bestyrelsens arbejde 10.Årshjulet for arbejdet, herunder årsrapport 11.Andres deltagelse i bestyrelsesmøder 12.Ændring af forretningsorden 5. oktober 2013 Frøslevlejren 22 Bestyrelsens forretningsorden

23 Løbende information til bestyrelsen 5. oktober 2013Frøslevlejren23 Elever -Trivsel -Indskrivning -dagligdag Pædagogisk udvikling/nye tiltag Økonomi Personaleforhold For alle punkter ønskes en redegørelse for både hvor meget og hvordan?

24 Bestyrelsens opgaver og ansvar jfr. standardvedtægtens § 6 5. oktober 2013 Frøslevlejren 24 Overordnet ledelse af skolen, herunder Ansvar for økonomien. Ansvar for at betingelserne for at modtage tilskud er opfyldt Ansættelse og afskedigelse af ledere og lærere Beslutningstagen vedrørende køb/salg og pantsætning af fast ejendom Fastsættelse af elevbetalingen Godkendelse af skolens årsplan og indholdsplan for det enkelte kursus Ansvar for udarbejdelse af årsrapport Godkendelse af plan for evaluering af skolens virksomhed Ansvar for at vedtægterne er lovlige og tidssvarende Underrettelse af Undervisningsministeriet om institutionens nedlæggelse.

25 Sagt på en anden måde… 5. oktober 2013Frøslevlejren25 1.At sikre at skolen ledes og virker i overensstemmelse med sit værdigrundlag 2.At angive retningen for skolens udvikling 3.At sikre at lovens hovedsigte udmøntes på skolens kurser 4.At udarbejde en plan for skolens selvevaluering 5.At godkende årsplanen og indholdsplanen 6.At sikre der udarbejdes retvisende regnskaber 7.At opstille budgetter og udøve budgetkontrol 8.At have overblik over skolens rente- og afdragsbyrde og skolens forsikringer 9.At sikre at der er udarbejdet korrekte skriftligt aftalte løn- og ansættelsesforhold 10.At medvirke til at markere efterskolen udadtil og knytte resurser til skolen

26 Det gode bestyrelsesmøde 5. oktober 2013Frøslevlejren26 Dagsorden ud i god tid Bilag giver indsigt i sagen og behandlingen bliver effektiv Dagsorden er drøftet mellem formand og forstander Dagorden har faste punkter Prioritér nogle vigtige emner – klargør om der er tale om et beslutningspunkt eller et debatpunkt Lad være med at hænge i fast i historien (opfølgning og siden sidst) Mødeleder sikrer plads til, at alle kan få ordet Kort og præcist referat.

27 Tidsanvendelse i bestyrelsen 5. oktober 2013 Frøslevlejren 27 Taktiske spørgsmål Strategiske spørgsmål Operationelle spørgsmål Den typiske situationDen optimale situation Anvendt tid Vigtighed for hele organisationen

28 Årshjulet i bestyrelsen, 1. halvår 5. oktober 2013Frøslevlejren28 Maj-juni: Konstituering/tjek forretningsorden /indholdsplan/lokalaftaler og budget for tjenestetid/ forstanders ramme for lønforhandlinger med medarbejdere/Evt. forhandlinger ang. lederløn/Evt. revision samarbejdsaftale/budgetopfølgning. August-september: Evaluering af afsluttet skoleår/plan for de kommende to års selvevaluering/kursuspris næste år fastsættes før Efterskolernes Dag/temadrøftelse November-december: Bygningsmæssig prioritering efter bygge-vedligeholdelsesudvalgets indstilling/budget for kommende år vedtages

29 Årshjulet i bestyrelsen, 2. halvår Jan.-feb.: Årsrapport udarbejdes/evt. ansættelser og afskedigelser ift. næste skoleår/emne til fællesmøde med personalet/årsplan for kommende skoleår. Marts-april: Forberedelse af generalforsamling, herunder forslag til skolekredskontingent/ Ledelsesberetning til årsrapport/evaluering af årets bestyrelsesarbejde 5. oktober 2013 Frøslevlejren 29

30 Samarbejdet mellem formand og forstander 5. oktober 2013 Frøslevlejren 30 Svag formandStærk formand Svag forstanderKonfuse møder Lange diskussioner Detailstyring Overledelse Stærk forstanderHøflige spørgsmål ”Gummistempel” Professionalisme Sammenstød?

31 Spørgsmål til organisering m.m. 5. oktober 2013Frøslevlejren31 Formanden som personaleleder? Opkvalificering af bestyrelsesmedlemmer? Små kontra store bestyrelser? Forretningsudvalg? Brug af underudvalg? Bestyrelsens kompetencer kontra skolens behov? (Både faglige og personlige kompetencer)

32 Bestyrelsens beføjelser 5. oktober 2013Frøslevlejren32 Kan bestyrelsen: 1.Ændre skolens navn og værdigrundlag? 2.Udbyde andre fag end tidligere? 3.Støtte den lokale idrætsforening med et beløb for at styrke samarbejdet? 4.Hæve forstanderens løn med 25%? 5.Oprette en fond for at hjælpe elever med elevbetaling? 6.Holde møder uden forstanderen og medarbejderrepræsentanter? 7.Henlægge sine månedlige møder til den lokale kro for at aflaste efterskolens køkken (Pris ca. 1.000,- kr. pr. person pr. møde)? 8.Bede skolens forstander indkøbe en Apple MacBook Pro til ca. 14.000 til hvert bestyrelsesmedlem? 9.Give formanden kørselsgodtgørelse til ugentlige møder med forstanderen?

33 5. oktober 2013 Frøslevlejren 33 § 17. Skolen formulerer sit værdigrundlag, som indskrives i skolens vedtægt. Skolen skal oplyse sit værdigrundlag til enhver, som beder om det, og offentliggøre værdigrundlaget på sin hjemmeside på internettet…….Bestyrelsen skal udarbejde en plan for skolens evaluering af skolens virksomhed i forhold til værdigrundlaget. Skolen skal foretage denne evaluering mindst hvert andet år. Fra Efterskoleloven § 2. Stk. 5. Skolen skal regelmæssigt underrette undervisningspligtige elever og deres forældre om sit syn på elevernes udbytte af skolegangen. Stk. 6. Som led i undervisningen skal skolen mindst en gang årligt foretage evaluering af elevernes udbytte af undervisningen. Evalueringen danner grundlag for, at undervisningen tilrettelægges, så den svarer til den enkelte elevs behov og forudsætninger, med det formål at eleven så vidt muligt tilegner sig de kundskaber og færdigheder, der følger af de fastsatte mål. Stk. 7. Skolen skal regelmæssigt foretage en evaluering af skolens samlede undervisning og udarbejde en plan for opfølgning på evalueringen. Stk. 8. Skolen skal offentliggøre resultatet af evaluering og opfølgningsplan på skolens hjemmeside på internettet.

34 Åbenhed og gennemsigtighed 5. oktober 2013Frøslevlejren34 Fra Ministeriet for Børn og Undervisning – hjemmeside: Nøgletal til gennemsigtighed og åbenhed Loven om gennemsigtighed og åbenhed skal forbedre borgernes muligheder for at sammenligne skoler, uddannelser og uddannelsesinstitutioner. For at kunne foretage et kvalificeret valg af uddannelsesinstitution, skal den enkelte borger kunne sammenligne de aktiviteter og mål, skolerne og uddannelsesinstitutionerne arbejder med, og de resultater, der opnås.

35 Hjemmesidekrav 5. oktober 2013Frøslevlejren35 Krav ifølge efterskoleloven og tilskudsbekendtgørelsen Tjek 1 Resultatet af skolens evaluering for den samlede undervisning og opfølgningsplan 2 Værdigrundlag 3 Vedtægter 4 Årsplan på ministeriets skema (for indeværende skoleår) 5 Indholdsplan (for indeværende skoleår) 6 Prøvefri i faget historie (eventuelt) 7 Prøvefri i faget kristendomskundskab (eventuelt) 8 Helt prøvefri (eventuelt) Krav ifølge gennemsigtighedsloven 9 Karakterer 10 Overgang til anden uddannelse 11 Gennemførte evalueringer, f.eks. undervisningsmiljøvurdering og selvevaluering i forhold til værdigrundlag 12 Andre væsentlige oplysninger om skolens undervisning

36 Selvevaluering, eksempel på emneinddeling NN Idrætsefterskole 5. oktober 2013Frøslevlejren36 1.Medbestemmelse og forpligtende fællesskab -Kontaktlærerfunktionen -Elevrådets arbejde. -Elevernes pligter i hverdagen -Elevernes inddragelse i og ansvar for undervisning og arrangementer 2. Undervisning på et højt niveau -Skema og holddannelse -De boglige fag i dagligdagen -Lektielæsning 3. Succesoplevelser og udfordringer -Weekender, fællesarrangementer og ture -Deltagelse i idrætsturneringer 4. Den enkeltes kost og fysiske aktiviteter -Køkkenets organisering og råvareindkøb -Den fysiske trivsel på skolen – skolen som læringsmiljø