Professionalisering af vejledningen udfra en gruppeprocesvinkel Del I

Præsentationer af emnet: "Professionalisering af vejledningen udfra en gruppeprocesvinkel Del I"— Præsentationens transcript:

1 Professionalisering af vejledningen udfra en gruppeprocesvinkel Del I
Lars Peter Jensen Søren Hansen Aalborg Universitet

2 Program – i dag 9:00 – 11:30 Miniprojekt 11:30 – 12:30 Frokost
12:30 – 14:00 Organisering og projektledelse 14:00 – 14:15 Pause 14:15 – 15:45 Mødeafholdelse, Samarbejde 15:45 – 16:00 Pause 16:00 – 17:30 Kommunikation, Strukturering 17:30 – 19:00 Aftensmad 19:00 – 21:00 Teamøvelse i kommunikation og samarbejde krydret med vin og frugt

3 Program – i morgen 9:00 – 12:00 Rollespil 12:00 – 13:00 Frokost
13:00 – 14:10 Gruppens konflikter: Konflikttyper Konflikter som kilder til en dynamisk projektorganisation Forebyggelse af konflikter Løsning af konflikter Hvad kan vejlederen gøre når der opstår konflikter i projektgruppen ? 14:10 – 14:30 Pause 14:30 – 15:10 Hvad er en vejleder ? Om vejledertyper, roller og funktioner 15:10 – 15:45 Hvilke spørgsmål er tilbage ? 15:45 – 16:00 Evaluering af kurset

4 Miniprojekt På et dansk bryggeri er støjniveauet for højt pga. flaskernes klirren. Planlæg hvordan I vil finde støjkilderne og løse problemet. Efterfølgende gennemføres en fælles refleksion over hvad der gik godt og skidt under projektet.

5 Middag til 12:30 Deadline is deadline !

6 Vejledning i gruppeprocessen
Vi tror på At studerende lærer bedst gennem egne erfaringer At godt projektarbejde er reflekterende og eksperimenterende At vejlederen har nøglen til gruppens succes Vejledning i gruppeprocessen

7 Konstruktivistisk tilgang til vejledning
Erfaringsdannelse Deltag Refleksion over erfaringer Facilliter Afprøvning af teorier og ideer Sæt i gang Generalisering og teoretisering Kurser / Input Vejledning i gruppeprocessen

8 Vejledning i gruppeprocessen
En vejledningsmodel Præsenter ”Faglig” vejledning Evaluer et fokus med timeouts Vejledning i gruppeprocessen

9 Organisering og projektledelse
De uformelle roller dannes i starten af projektperioden Lederen Prygelknaben Festaben Klovnen Den ansvarlige Den sociale igangsætter OSV Organisering og projektledelse

10 Organisering og projektledelse
Socialisering og professionalisering af gruppen De uformelle roller er led i en socialiseringsproces Specielt i starten af uddannelsen har studerende et stort behov for at socialisere Skelne mellem Socialisering og Professionalisering - Disciplinering Organisering og projektledelse

11 Organisering og projektledelse
Behov for professionelle roller Koordinator Mødeleder / Ordstyrer Sekretær / Referent Vejlederkontakt Projektleder Organisering og projektledelse

12 Organisering og projektledelse
Arbejdsdeling / Arbejdet i undergrupper Fælles disposition Morgenmøder / Ad hoc møder Koordinering Formater Skriveproces / Retteproces Organisering og projektledelse

13 Eks. på gruppeopgave Diskuter ansvar og forventninger i jeres gruppe
Hvordan vil I sikre at alle i gruppen lever op til det aftalte ? Gennem motivation – Ved afstraffelse Organisering og projektledelse

14 Organisering og projektledelse
Projektplanlægning Projektstyring Hvad vil vi ? (mål og midler) Hvad gør vi ? Projektafgrænsningen Projektplanerne Målformuleringerne Dagbogen Samarbejdsaftalerne Referater Projektmappen Projektleder Organisering Organisering og projektledelse

15 Organisering og projektledelse

16 Organisering og projektledelse

17 Organisering og projektledelse

18 Organisering og projektledelse
Gruppeopgave Hvordan vil du vejlede i ”organisering og projektledelse” ? Hvordan kan visualisering indgå ? Hvad er formålet med visualiseringen ? Hvordan får vejlederen gruppen til at eksperimentere med visualisering ? Organisering og projektledelse

19 exactly what I‘m telling you !
Pause O.k., and now you‘ll do exactly what I‘m telling you ! Access denied Samarbejde

20 Projektperioder 1. år Erfaringsopsamling Erfaringsopsamling
Procesanalyse Procesanalyse Evaluering Statusseminar Evaluering Procesanalyse Statusseminar Evaluering P0 – 1 mdr. P1 – 3 mdr. P2 – 1 helt semester Projektperioder

21 Mødeafholdelse Forberedelse Afvikling – roller: Opfølgning: Dagsorden
Dokumenter, udsendelse Afvikling – roller: Ordstyrer Referent Opfølgning: Evaluering Referat, godkendelse Mødeafholdelse

22 Mødeafholdelse

23 Mødeafholdelse

24 Samarbejde Samarbejdsaftaler Erfaringsudveksling Procesanalyser
Gode eksempler Samarbejde

25 Eksempel på samarbejdsaftale, P1
§1 Arbejdsindsats stk. 1 Det forventes, at alle medlemmer af gruppen har lavet det aftalte arbejde til det aftalte tidspunkt. stk. 2 Det forventes, at alle medlemmer af gruppen leverer det bedst mulige materiale, når personen har fået en opgave. Herunder forventes det, at personen selv har læst korrektur på sit materiale. stk. 3 Det forventes, at alle de, ifølge logbogen, aftalte deadlines overholdes. Er dette ikke muligt, skal det angives i logbogen hvorfor tidsgrænsen ikke er overholdt. stk. 4 Ved arbejde i gruppen forventes det, at der leveres en seriøs arbejdsindsats, når et flertal i gruppen ønsker det. Et møde kan på baggrund af et flertal i gruppen hæves, hvis det ikke fører til noget dvs. hvis arbejdsmoralen er hensigtsmæssig lav. stk. 5 Det bestræbes at alle diskussioner foregår uden ordstyrer, men i tilfælde af voldsom diskussion bliver der påsat ordstyrer. stk. 6 Det bestræbes at minimere overflødige diskussioner. Samarbejde

26 §2 Fremmøde stk. 1 Med mindre der aftales andet, er der mødepligt til alle forelæsninger for alle gruppens medlemmer. stk. 2 Med mindre der aftales andet, er der mødetid hver morgen kl. 8:15. Dette gælder uanset om der er forelæsning eller ej. stk. 3 Individuelt fravær aftales i så god tid som muligt og bør minimeres. stk. 4 Ved sygdom og hindringer som ikke kan forudses gives der besked ved til hele gruppen samt SMS til min. 1 person fra gruppen. §3 Sanktioner stk. 1 For små overtrædelser, hvortil der gives en tilpas god (kreativitet belønnes :-) forklaring, accepteres en undskyldning, samt en mindre bøde i form af en gruppe-bajer. stk. 2 Ved gentagne, alvorlige overtrædelser, kan det komme dertil, at det er nødvendigt at smide et medlem af gruppen ud. Her tænkes specielt på manglende aflevering af projekt arbejde op til deadline, der vil påføre resten af gruppen unødvendigt stress. Samarbejde

27 stk.4 Der skal laves dagsorden til alle vejledermøder.
stk. 1 Gruppen har pligt til at aflevere materiale via til vejlederen senest kl. 12 dagen før materialet skal behandles. stk. 2 Gruppen forventer samtidig, at vejlederen har læst materialet, og kommer med konstruktiv kritik. stk. 3 Gruppen efterstræber at planlægge vejledermøder en måned frem ad gangen. stk.4 Der skal laves dagsorden til alle vejledermøder. §5 Faste rutiner stk. 1 Tidsplan skal opdateres, revurderes og evalueres mandag eftermiddag, hvorefter den mailes rundt til alle medlemmer af gruppen. stk. 2 Der skal være sekretær til vejledermøderne. Denne arbejdsopgave skiftes gruppemedlemmerne til (alfabetisk). stk. 3 Opgaven med postafhentning går også på skift mellem gruppens medlemmer (igen alfabetisk). Samarbejde

28 Erfaringsudveksling Opponentgrupper ved evalueringer
Opponentgrupper ved statusseminarer I tværgrupper efter P0 I tværgrupper i slutningen af P1 Eksempel på P0 erfaringsudvekslingen, der er planlagt som et refleksionsseminar Samarbejde

29 HVORDAN reflekterer man?
Fremkalde bevidste iagttagelser ved at stille spørgsmål: HVAD GIK GODT I P0? HVORFOR? HVAD GIK SKIDT I P0? HVORFOR? I HVORFOR spørgsmålene ligger refleksionen Samarbejde

30 HVORDAN reflekterer man?
Test Generalisering Refleksion Erfaringer P0 har givet erfaringer HVORFOR gik det som det gik = refleksion HVORDAN kan jeg/vi gøre det bedre = generalisering Dette testes i P1 og giver nye erfaringer Samarbejde

31 HVORDAN indgår refleksion på basisuddannelsen?
Refleksion er planlagt som en studieaktivitet 3 gange i løbet af basisuddannelsen Samarbejde

32 Oplæg til tværgruppearbejde
Start med en kort præsentationsrunde: Navn og P0 projekt Lav runder om jeres projektplanlægning og samarbejde (både internt og med vejleder) Lav runder om spørgsmålene: HVAD er gået godt? og HVORFOR? HVAD er gået skidt? og HVORFOR? Generaliser ud fra 2 og 3 og giv gode råd til P1 projektet (både til medstuderende og vejledere): Det vil vi fortsætte med at gøre Det vil vi gøre anderledes/bedre Det vil vi passe på IKKE at gøre mere Resultaterne af 4 skrives på Flip-over og A4 Samarbejde

33 Resultater fra P0 2002 Til seminaret var samlet 2 fagligt forskellige mellemgrupper af ca. samme størrelse: Datateknik (drenge) Sundhedsteknologi (lige kønsfordeling) 13 grupper á 6 personer, blandet ved ”lodtrækning” Eksempler fra en god og operationel besvarelse Samarbejde

34 Det vil vi fortsætte med at gøre:
God kommunikation: I gruppen, dialog der forsøger at trække alle med i diskussionen Elektronisk, – mulighed for at sende beslutninger og materialer, dokumenter til hinanden Åbenhed/ærlighed: Tage konfrontationen op når den kommer Man skal kunne tage imod kritik Trække på hinandens faglighed Lave tidsplan så man kan ”benchmarke” arbejdsprocessen Samarbejde

35 Det vil vi gøre anderledes:
Strukturering af vejledermøder: Hvad vil man opnå med mødet Bedre infrastruktur i gruppen til deling af dokumenter for bl.a. at fremprovokere mere evaluering af indholdet af hinandens arbejde Vejleder: Mere snak om processen – fokus på processen Konkretisere ”reglerne” i projektet TIDLIGT i projektet, konkret: kontakter som gruppen ikke selv må foretage Samarbejde

36 P0 Procesanalysen Forventninger til P0
Beskriv først jeres forventninger til P0. I skal tage alle jeres forventninger til studiet med. Hvordan forløb processen i P0 ? I skal beskrive jeres P0 projektproces så detaljeret som muligt. I må gerne komme ind på alle de aspekter som I finder relevante. I skal komme ind på følgende tre områder: Projektplanlægning og projektstyring Samarbejdet i gruppen Samarbejdet med vejlederen Det er vigtigt at I venter med at analysere jeres erfaringer til efter at I er færdige med alle beskrivelserne ! Samarbejde

37 P0 Procesanalysen Analysen
Udfra jeres beskrivelse skal I fremhæve hvad I opfatter som henholdsvis gode og dårlige erfaringer. Gode erfaringer: Dårlige erfaringer: 1. Vi havde det sjovt 1. Tidsplanen holdt ikke 2. Osv Osv. For hver af de dårlige erfaringer skal I komme med forslag til hvordan I vil håndtere dem anderledes i P1 sådan at de bliver til gode erfaringer. Samarbejdet i gruppen – faciliterende spørgsmål: Ø Efter hvilke kriterier fordeler I arbejdsopgaverne mellem jer ? Ø Har I en samarbejdskontrakt ? Hvorfor/Hvorfor ikke ? Ø Hvor tit holder I møder ? - hvad hvis I kommer for sent/ikke kommer? Ø Har I talt om jeres forventninger til hinanden ? F.eks. om hvad I ville lære i P0 og hvilken arbejdsindsats I forventer af hinanden ? Ø Hvordan er kommunikationen i jeres gruppe ? Er der nogle der taler hele tiden ? Er der nogen der aldrig siger noget ? Bruger gruppen uforholdsvis lang tid på diskussionerne ? Hvorfor ? Samarbejde

38 Gode råd fra procesanalyser, D320, P1:
Før et projekt kan gå i gang er det nødvendigt at planlægge det nøje for at alle arbejder mod samme mål. Vi fik et motto, som kom med i vores samarbejds-aftale. Det var FETA: Fleksibilitet, Engagement, Tolerance, Ansvarsbevidsthed Vi holdt et fast fredagsmøde om ugen, hvor man kunne give udtryk for positive eller negative episoder fra den forgangne uge. Fredagsmøderne virkede godt, så man kunne få luft hvis det var tiltrængt. Lad os starte med at kigge lidt på de gode råd fra procesanalyserne, først fra gruppe D320:… Samarbejde

39 Gode råd fra procesanalyser, D311, P1:
Standarddokumenter har været meget tidsbesparende En effektiv indledende brainstorm Aktivitetsdiagrammet har bevirket et bedre overblik over projektarbejdet Top-down nedbrydning af problemet for at opnå bedre segmentering Markant opdeling hele vejen gennem rapporten Gode diskussioner mht. indholdet af de enkelte kapitler Strukturering af afsnit via opsummeringer og delkonklusioner Godt med indholdet af hjemmesiden (referater, arbejdsblade m.m.) Så gruppe D311:… Samarbejde

40 Facilitering af refleksion
Øvelse for hold på 3 deltagere Én i gruppen vælger en kompetence han/hun har erfaring med Facilitatoren spørger ind til gennemførelsen af den valgte kompetence Referenten skriver alt ned på tavle/flipover Samarbejde

41 Vælg en kompetence fra listen herunder
Hvordan styrer/påvirker du gruppen gennem din vejledning ? Hvordan forbereder du dig til et møde med en gruppe studerende ? Hvad lægger du vægt på når du læser gruppens arbejdsblade ? Hvad gør du når et møde med en gruppe udvikler sig i en ikke konstruktiv retning ? Samarbejde

42 PAUSE Adams trust building exercise

43 Gruppens kommunikation
Hvordan bidrager hver enkelt til kommunikationen ? At kunne genkende og træne en skabende kommunikation Kommunikation

44 Den vigende “sofavælger”
 “Lad chefen tage beslutningerne - jeg gør som der bliver sagt.” Fordel: Hurtig beslutningsproces + konfliktfri Ulempe: Gruppen går glip af sofavælgerens indsigt og det er ikke nødvendigvis lederen der er den klogeste. Kommunikation

45 Diskussionskrigeren Den bedste debattør vinder. “Jeg mener som jeg mener og du bør lade dig overbevise” “Mor Karen kan ikke flyve, en sten kan ikke flyve ergo er mor Karen en sten” Fordel: Argumenters holdbarhed bliver afprøvet Ulempe: Debattørerne hjælper ikke selv med at finde huller i egen argumentation. Den bedste debattør har ikke nødvendigvis ret. Kommunikation

46 Den kompromissøgende Du siger rød og jeg siger gul - lad os vælge orange. Fordel: Flere interesser tilgodeses. Ulempe: Nogen gange er kompromisset ringere end hver af alternativerne. Kommunikation

47 Den dialogsøgende eller holdspilleren
“Lad os betragte alle forslag som inspirationskilder og diskutere os frem til den bedste løsning” Hvorfor ? Hvordan ? Frem for modforslag. Fordele: Gruppen tager fælles ansvar for at vurdere fordele og ulemper ved de fremsatte ideer. Ulemper: Langsommelig beslutningstagning f.eks. kan lange diskussioner om bredden på sidemargen være spild af tid. Kommunikation

48 Typer af bidrag til kommunikationen
Bidrag der fremmer diskussionen direkte ·        Stille forslag ·        Søge information gennem spørgsmål ·        Give information ·        Opsummere diskussionen ·        Udvikle på forslag og idéer ·        Teste egen og andres forståelse af det diskuterede Kommunikation

49 Bidrag der fremmer kommunikationsmiljøet
·        Rose og opmuntre andre ·        Støtte andre til at blive hørt ·        Følge og støtte idéer ·        Tilkendegive ændret holdning ·        Udvise åbenhed Kommunikation

50 Blokerende bidrag til kommunikationen
Uenighed uden konstruktive alternativer Forsvar/angreb holdning Blokering af diskussionen Tale hele tiden Tale om andre emner Kommunikation

51 Gruppens kommunikation
Kommunikationsdiagrammet Vejlederens timeouts Brug af video og båndoptager Øvelse i konsensus (Aftenens underholdning) Kommunikation

52 Kommunikationsdiagrammer
Tegn gruppemedlemmernes placering omkring bordet Tegn pile for hvert indlæg i diskussionen (ca. 5 min) Kommunikation

53 Hvad gør du for at vejlede i gruppens kommunikation ?
(summemøde) Kommunikation

54 Vær sikker på at i er enige om målet, ellers når i det ikke!
Strukturering

55 4-fase model af et Projekt
Analyse Design Implementation Test Det ideelle Studenter Projet Industrielt Projekt Studenter Projekt For smalt Pr.A Løsning Eller An. Studenter Projekt For bredt Strukturering

56 Hvorfor skal man analysere sit problem ?
LP Kone Vand Hvad skal jeg gøre for at komme over til min kone ? Strukturering

57 Hvad er analyse ? Få overblik over problemstillingen (det initierende problem) Stil spørgsmål Se perspektiver Opdel problemstillingen i mindre dele og underproblemer Top down nedbrydning Brain storm + strukturering (Bottom up) Undersøg alle underproblemerne kritisk! Examiner Sammenlign/find modsætninger Mål/estimer Strukturering

58 Værktøjer til de første 2 dele af analysen
6 H-modellen (åbner, giver overblik) Post It Brain storm (strukturerer) Alle skriver stikord på gule lapper i 5 minuter Alle lapper klistres op på tavlen En eller flere læser stikordene på alle lapperne op Alle går op til tavlen og strukturerer brain stormen Hvorfor ? Hvad ? Problemstilling Hvem ? Hvor ? Hvordan ? Hvornår ? Strukturering

59 14X 6X 10X 2X 8X 4X X Ialt: 70X Strukturering

60 Hvordan finder vi X ? Hvad er så X ? Vi skal bruge 70 X
Der er 6 personer i gruppen Der er 35 halve projektdage til aflevering Hvad er så X ? X = 35/70 [½projektdage] = ½ [½projektdage] ? X = (35/70)x6 [½persondage] = 3 [½persondage] Strukturering

61 Uge 43 44 45 46 48 49 50 51 dag F m o f t Strukturering

62 Uge dag Problemanalyse 6 Strukturering 43 44 45 46 48 49 50 51 F m o f

63 Uge dag Problemanalyse 6 Procesanalyse 3 Kravspecifikation 3
43 44 45 46 48 49 50 51 dag F m o f t Problemanalyse Procesanalyse Kravspecifikation Strukturering

64 Uge dag Problemanalyse 6 Procesanalyse 3 Kravspecifikation 3
43 44 45 46 48 49 50 51 dag F m o f t Problemanalyse Procesanalyse Kravspecifikation Valg af delproces Strukturering

65 Uge dag Problemanalyse 6 Procesanalyse 3 Kravspecifikation 3
43 44 45 46 48 49 50 51 dag F m o f t Problemanalyse Procesanalyse Kravspecifikation Valg af delproces Kodning delproces 2 Procesmodel Kodning model Test+vurdering Teknologi..+samfund6 Afslutning Strukturering

66 Justering af tidsplan Ved hver overskredet milepæl/deadlines vurderes:
Hvorfor har det taget længere tid ? Kan vi arbejde forsinkelsen ind ? Kan vi organisere arbejdet på en anden måde ? Kan vi skære noget af projektet fra ? Hvad bliver konsekvenserne af vores forskellige valgmuligheder ? Strukturering

67 Opgaveregning i grupperummene
Lav så findelt et aktivitetsdiagram I kan på nuværende tidspunkt. Find ud af hvor meget tid I har til projektarbejde i resten af P1. Lav første version af en tidsplan for projektforløbet. Lav aftaler om hvordan I vil styre projektet, herunder revidere tidsplanen. Strukturering