Om denne præsentation Gevinstworkshop 1b kendt løsning

Præsentationer af emnet: "Om denne præsentation Gevinstworkshop 1b kendt løsning"— Præsentationens transcript:

1 Om denne præsentation Gevinstworkshop 1b kendt løsning
Workshop 1b Etablering af gevinstkort Workshop 2 Etablering af gevinstbeskrivelser Workshop 3 Udarbejdelse af gevinstrealiserings-planen Formål At etablere en fælles forståelse for gevinstrealisering, roller og ansvar At identificere forudsætninger for gevinsterne, målepunkter og hindringer for gevinstrealisering Udarbejde et gevinstkort Vejledning Se noterne der er indlejret i denne præsentation NB! Bemærk at vejledningen til workshop I findes i to udgaver. Denne vejledning kan du bruge, hvis du skal arbejde ud fra en ide, hvor du f.eks. ved, at du skal effektivisere et område og løsningen ikke er besluttet. Hvis det er givet, hvilken løsning, der bliver leveret, bør du bruge Vejledningen: SOF - Gevinstworkshop I - skabelon og vejledning - v1.1.ppt    Forberedelse til workshoppen: Indkald de rigtige deltagere – maks personer: Forretningen, som skal modtage løsningen og realisere gevinster SKAL deltage. F.eks. Erfarne sagsbehandlere og chefer m.fl. Forretningsarkitekt Eventuelt IT arkitekt Projektleder Sørg for, at deltagerne forstår, hvad det er SOF ønsker at opnå med projektet – målsætningerne. Det du laver på workshoppen, bliver en nedbrydning af de overordnede mål. Bed deltagerne om at overveje følgende inden workshop: På hvilken måde vil de skulle arbejde for at målsætningerne kan nåes? Værdien ved at arbejde på den nye måde? Hvilke forandringer skal gennemføres, for at de kan arbejde på den nye måde og målsætningerne kan nås? F.eks. Omorganiseringer, anderledes tilrettelæggelse af arbejdet m.m. Hvad er forudsætningerne for at deltagerne kan arbejde på den nye måde Hvad skal en løsning kunne for at understøtte den nye måde at arbejde på Hvilke leverancer er nødvendige fra organisationen for at en løsning kommer til at fungere for dem? Hvis du har 10 deltagere eller flere, kan du med fordel lade dem arbejde i to grupper – gerne organisatorisk opdelt.

2 Invitation til workshoppen
Gevinstrealisering og implementering af projektet Vi vil gerne gennemføre et workshopforløb, hvor fokus vil være på de gevinster, som projektet medfører. Gevinster skal ses bredt som værdiskabelse, og er dermed ikke kun et spørgsmål om at spare penge. Arbejdet med at kortlægge gevinster er i høj grad med til at understøtte forankringen af løsningen i organisationen og sætter dermed også fokus på forandringsledelse. Kontoret for Digitalisering vil generelt fra 2014 have et stort fokus på at arbejde med gevinster i projekter, så vi kan sikre at organisationens arbejde understøttes bedst muligt samt at løsningerne bruges i det tiltænkte omfang. Planen for workshopforløbet vises nedenfor – der hvor der ikke er indikeret et timeforbrug, betyder det, at arbejdet udføres af digitaliseringskontoret. Workshop 1, problemformulering og gevinstoversigt Uge A 4 timer Bearbejdning af resultater Uge B Workshop 2, Beskrivelse af gevinster Uge C 5 timer Uge D Udarbejdelse af Gevinstrealiseringsplan Uge E+F 5-10 timer Brug denne ordlyd som inspiration til invitationen til Workshoppen

3 Agenda og tidsplan Agendapunkt Tidspunkt Velkomst
Hvad er det, vi skal i dag - og hvad er Jeres rolle? Præsentation af projekt og status Øvelse: Hvad er problemet? Øvelse: Projektets overordnede målsætning(er) Øvelse: Identificer gevinster Øvelse: De nødvendige ændringer Øvelse: De nødvendige leverancer Øvelse: Konsekvenser/de negative gevinster Oplæg til workshop II og afslutning Tilpas agendaen til den tid, som du har til rådighed

4 Formål med dagen Formål: Gevinstkortets anvendelse:
At påbegynde udarbejdelsen af et gevinstkort Der skal foreligge en samlet oversigt over hvilke gevinster, som projektet giver de vigtigste interessentgrupper Gevinstkortets anvendelse: Vigtigt styringsredskab Beskriver i overbliksform, hvordan leverancer danner grundlag for gevinster, der til sammen realiserer projektets målsætninger Letter kommunikationen om projektets gevinster og forudsætninger Tester om de indtil nu identificerede leverancer er tilstrækkelige til at nå det ønskede mål Hjælper med at undgå dobbelttælling af gevinster i projektet og i forhold til andre projekter Grundlag for Gevinstbeskrivelser, input til samlet Business Case samt Gevinstplan for projektet Udfyld projektnavn

5 Gevinstejere og gevinstaktører
Hvad er Jeres rolle Gevinstejere og gevinstaktører ”Sikrer de organisatoriske ændringer med det formål at realisere gevinsterne. Det er gevinstejeres ansvar at støtte en proces hvor forandringer sker effektivt og hvor definerede gevinster realiseres”. Forklar begreberne Gevinstejer og Gevinstaktør. Brug evt. de næste to slides – husk at gøre dem synlige, hvis du vil vise dem.

6 Præsentation af projektet
Beskrivelse af projektet. Overordnede mål med projektet - gerne i samspil med Forvaltningens overordnede mål. ……. Projektleder præsenterer projektet samt de overordnede mål, som projektet har. Dette skal være meget kort – workshoppen må ikke blive lavet om til et statusmøde!!! Sørg gerne for, at deltagerne er orienteret inden workshoppen starter og tag dette punkt ud!

7 Gevinstrealiseringen handler om at opstille målepunkter og lægge en plan, så man kan se, at det målte flytter sig Gevinstbeskrivelse: Gevinstkort: Gevinstplan: Kort introduktion til de forskellige elementer i arbejdet med gevinstrealisering hos SOF. Understreg at det kun er det første element - gevinstkortet, der laves på denne workshop. Gevinstbeskrivelserne er formålet med workshop II, hvorefter Gevinstrealiseringsplanen bliver udarbejdet af projektlederen i samarbejde med organisationen. FREMHÆV at Gevinstplanen er en stor hjælp til organisationens implementering af løsningen og en forudsætning for at gevinsterne faktisk realiseres.

8 Øvelse: Hvad er problemet?
Individuelt: Skriv på postit’s, hvilke problemstillinger, som projektet skal adressere NB! En problemstilling på hver postit Postit’s placeres på whiteboard Fælles gennemgang Eventuel prioritering Problemstilling Problemstilling Problemstilling Problemstilling Det er vigtigt for både projektets succes og dagens arbejde, at deltagerne er enige om, hvad det er for problemer, som skal adresseres. Hvis der ikke er enighed om det – eller deltagerne mener, at det er andre problemstillinger end dem, der gjorde, at projektet blev godkendt, SKAL det afklares nu. Når alle postit’s sidder på tavlen så gennemgå dem i plenum og grupper dem i temaer. Placer problemstillinger, som ikke hører til dette projekt på parkeringspladsen. Problemstilling

9 Øvelse: Formålet med projektet?
Individuelt: Skriv på postit’s, hvilke overordnede mål, der skal opnås gennem projektet NB! Et mål på hver postit Postit’s placeres på whiteboard Fælles gennemgang Eventuel prioritering Problemstilling Problemstilling Det er vigtigt for både projektets succes og dagens arbejde, at deltagerne forstår, hvad SOF ønsker at opnå med projektet. Hvis der ikke er enighed om det – eller deltagerne mener, at det er andre mål, som skal forfølges, SKAL det afklares nu. Når alle postit’s sidder på tavlen så gennemgå dem i plenum og grupper dem i temaer. Sammenlign resultatet med næste slide, som er projektets formål. Overordnede mål

10 Projektets formål Indsæt projektets formål
Check om formålet passer med de problemstillinger og overordnede mål, der er identificeret i øvelserne inden. Hvis der er problemstillinger og mål, som dette projekt IKKE adresserer, så sæt dem på parkeringspladsen. Det er projektets styregruppe, som i første omgang skal træffe beslutning om, hvorvidt de parkerede ting skal med i projektet. Hvis de skal, må projektet have flere penge og muligvis mere tid end først antaget. Det kan være, at denne beslutning skal tages videre af styregruppen, hvis der er tale om store ændringer. Hvis der er stor uenighed blandt deltagerne, kan du blive nødt til at stoppe workshoppen. Projektet skal så revurderes af styregruppen inden arbejdet kan genoptages.

11 Gevinstkort Projekt leverance Gevinst Hovedgevinst Forandring
Overordnet mål Dette angiver de produkter, værktøjer eller services, som skal leveres af projektet og være forudsætningen for forandringen Dette er forandringen, som skal ske. Ellers kan der ikke opnås en gevinst. Dette er en umiddelbar gevinst, som opnås. Dette understøtter de efterfølgende gevinster (hovedgevinsterne). Dette er hovedgevinsten – det man forventer at der skal komme ud af det. Dette er det overordnede mål man har i SOF (og dermed også i projektet, da disse skal være koblede). Forklar Gevinstkortets sammensætning og at I på denne workshop arbejder fra højre mod venstre

12 Eksempel på gevinstkort
Illustrativt – Ikke færdig og godkendt version Understreg at dette blot er et eksempel

13 Spilleregler Der skal opstilles et gevinstkort for projektet
Gruppearbejde: I inddeles i 3 grupper: 1) Navn på gruppedeltager 1, 2, 3,…. 2) Navn på gruppedeltager 1, 2, 3,…. 3) Navn på gruppedeltager 1, 2, 3,…. Generelt: Skriv tydeligt så andre kan læse det Hold jer til de aftalte tider Hvis der er mere en 8-10 deltagere, så opdel deltagerne i grupper på forhånd. Af hensyn til gruppearbejdet bør der ikke være mere end 3 grupper med 4-5 deltagere pr. hold. Alle grupper skal have en plads med: ”Brown paper” (påsættes med ”elefantsnot”) Post it`s i forskellige farver Sprit penne Flipchart papir til parkeringsplads/emnelog og risikolog

14 Til rådighed for gruppearbejdet:
I skal placere post it`s på brown paper. Indholdet på disse får i præsenteret løbende. Undervejs kan I falde over risici og ting, som skal afklares - placer disse på parkeringspladsen Lav en ”Parkeringsplads”, hvor der kan noteres risici, bekymringer og ting, som skal afklares. Du kan efter workshoppen kvalificere det, der står her og placere det, hvor det hører til – f.eks. i risikologgen.

15 Overordnede mål Overordnede mål
Diskuter på basis af øvelse 2, hvilke helt overordnede mål, som SOF ønsker at opnå med projektet F.eks. mål formuleret i Digitaliseringsstrategien, Kanalstrategien, pejlemærker eller andet. Eksempelvis ”Nedsat sagsbehandlingstid”, ”Bedre borgerservice” eller mål tættere knyttet til et eller flere myndighedsområder Placeres længst til højre på Brownpaper. Der kan være flere – bør dog maksimalt være tre overordnede mål for at sikre projektets fokus. Sæt eventuelt de overordnede mål op inden workshoppen starter. Hvis I ikke kan nå øvelsen med de overordnede mål ift projektets formål, så giv deltagerne lejlighed til at diskutere dem nu, så de forstår dem, inden I går videre.

16 Øvelse: Identificer gevinster
Beskriv de gevinster, som I ser. Gevinsterne skal understøtte de overordnede mål men ikke nødvendigvis være udtømmende – andre gevinster som understøtter forretningens overordnede mål kan komme fra andre projekter. Eksempel: Bedre koordinering af vagterne, som resulterer i færre medarbejdere til at dække vagterne. gevinst Fremgangsmåde: 1. Opstille forslag i egen gruppe 2. Rotere videre til første gruppe og kommentér 3. Rotere videre til anden gruppe og kommentér 4. Roter tilbage til egen base og lav opsamling på egne erfaringer Placeres til venstre for de blå post it`s og der tegnes forbindelser fra de overordnede mål til gevinsterne. Slet rækkerne med rotation, hvis du kun arbejder med én gruppe. Der vil ofte komme gevinster på mange niveauer og gevinster, som er afhængige af hinanden. Sørg for at prøve at placere dem i rækkefølge inden, der tegnes streger. NB! Vær opmærksom på: Der skal være tale om gevinster, som hører hjemme i dette projekt Check at der er tale om gevinster – der kan nemt dukke leverancer og forandringer op Hver gevinst skal kun optræde en gang Gevinster kan nemt blive blandet sammen. Hver post it må kun have en gevinst Check om forbindelserne er logiske

17 Pause Placer pauseslide, hvor du mener, at det giver mest mening

18 Øvelse: Organisatoriske forandringer
Redegør for de organisatoriske forandringer, der skal til for at opnå gevinsterne. Alle forandringer der skal til for at opnå gevinsterne skal identificeres! Der kan være forudsætninger for gevinsterne som har mere karakter af en leverance end en organisatorisk forandring - lav en note herom til næste øvelse. Organisatoriske forandringer: ”Dette er forandringen, som skal ske, hvis gevinster skal realiseres”. Organisatoriske forandringer Eksempel: 1) Sagsbehandlerne skal anvende nye processer og arbejdsgange. 2) Sagsbehandlerne skal benytte systemet til xxx Fremgangsmåde: 1. Opstil forslag i egen gruppe 2. Roter videre til første gruppe og kommentér 3. Roter videre til anden gruppe og kommentér 4. Roter tilbage til egen base og foretag eventuelle justeringer Placér pink post it’s til venstre for de gule post it’s. Tegn streger fra de gule post it’s til de pink, for at vise forbindelserne. Slet rækkerne med rotation, hvis du kun arbejder med én gruppe. NB! Vær opmærksom på, at deltagerne nemt kan komme til at skrive leverancer på, som de selv skal levere som en del af projektet. Der bør stå større ting, som organisationen er nødt til at gøre for at kunne bruge projektets leverancer rigtigt. F.eks. ”omlægning af arbejdsgang xxx”, ”alle benytter YYY”

19 Øvelse: Leverancer Leverance/ Værktøjer/ Funktionalitet
Identificér de leverancer der skal til for at de organisatoriske forandringer kan gennemføres og gevinsterne opnåes. Alle leverancer (både tekniske og organisatoriske), der skal til for at kunne gennemføre forandringerne skal identificeres! Leverance: ”Dette angiver det værktøj, som skal skabe og være forudsætningen for de organisatoriske forandringer”. Eksempel: Nyt vagtplanlægningsmodul, som kan optimere vagter. Ny fælles proces for NNN. Leverance/ Værktøjer/ Funktionalitet Placér post it’s længst til venstre på ”brown paper”. Sørg for, at det er projektets hovedleverancer (både IT og organisatoriske) – så gå ikke i for mange detaljer. Dette er en øvelse, hvor deltagerne laver denne kolonne for at give deres syn på, hvad de mener, er de vigtigste leverancer i projektet. Organisationen har ofte et andet syn på, hvad der er vigtigt end IT, leverandøren og/eller projektlederen. NB! Vær opmærksom på, om der er nye ønsker, som ikke er med i scope!

20 Øvelse: Projektets konsekvenser (negative gevinster)
Beskriv de negative gevinster – altså konsekvenserne, som I forventer, at implementeringen af projektet vil medføre. Eksempel: 1) Produktivitetstab lige efter implementering 2) Stigning i antal henvendelser, når en ny selvbetjeningsløsning går i luften Negativ gevinst Placeres I gevinstdiagrammet, der hvor de hører naturligt til NB! Dette bliver ofte forvekslet med risici. Negative gevinster er sikre – vi ved, at det vil ske. Risici er noget, der MÅSKE vil ske. Placer risici på parkeringspladsen 1. Opstille forslag i egen gruppe 2. Rotere videre til første gruppe og kommentér 3. Rotere videre til anden gruppe og kommentér 4. Roter tilbage til egen base og lav opsamling på egne erfaringer

21 Oplæg til workshop II Vi har nu lavet første version af projektets Gevinstkort Resultatet dokumenteres og efterbehandles nu, hvorefter det bliver sendt til jer Kom meget gerne med kommentarer til Gevinstkortet På næste workshop fokuserer vi på den enkelte gevinst: Beskrivelse af, hvad gevinsten egentlig er Hvordan den skal måles Størrelse Hvor den optræder Hvad skal der til i organisationen for at realisere den Så tænk over: Hvordan gevinsterne vil påvirke jeres del af organisationen? Er der andre personer, som bør deltage i beskrivelsen af gevinsterne?

22