Status på den tværkommunale løsning til indberetning, styring og deling af viden om automatiseringsegnede processer Januar 2018 v. Heidi S. Huber.

Præsentationer af emnet: "Status på den tværkommunale løsning til indberetning, styring og deling af viden om automatiseringsegnede processer Januar 2018 v. Heidi S. Huber."— Præsentationens transcript:

1 Status på den tværkommunale løsning til indberetning, styring og deling af viden om automatiseringsegnede processer Januar 2018 v. Heidi S. Huber

2 Indberet, styr og del på tværs af kommuner?
Kommunespecifik ‘privat’ del a la Syddjurs’: Indberetning af Digitale assistenter direkte fra fagområder Hjælp til styring og prioritering af kommende Digitale assistenter Overblik over mulige digitale assistenter pr. fagområde mv. Statusoverblik Delvis erfaringsopsamling på udviklet Digital assistent … Tværkommunal del kunne også rumme: Deling af successer og særligt fiaskoer! Deling af viden om RPA- og digitale assistentløsninger(og deres potentialer og Business cases...) Mulighed for flere forskellige udgaver af samme arbejdsgang og løsninger Videndeling om systemer og deres potentialer Deling af erfaringer og læring – også ifht. Projekt- og procesledelse, samt metoder Indgåelse af samarbejde om udviklingen af kommende digital assistent? Med videre… NB. Syddjurs’ løsning er frit tilgængelig på; 

3 Syddjurs’ løsning: Overblik over processer
Overblik over alle indrapporterede processer Unikt ID Tilkobling af en til flere afdelinger, hvor processen kan være relevant Kontaktoplysninger Resume Timeforbrug Status Muligt at søge pr. afdeling Rettighedsstyret; kun admin og kontaktperson kan redigere i eller slette den enkelte proces Oversigts billede over alle de indberettede processer. Mulighed for at se den enkelte proces, redigere og evt. slette (dette er rettighedsstyret)

4 Indberet proces Tager udgangspunkt i KLs screeningsværktøj Alle medarbejdere kan indberette potentielle Digitale assistenter/RPA Integration til organisations- og medarbejderdata Mulighed for at gøre en proces fortrolig Overblik over fakta og potentiale * Obligatoriske felter Vedhæft bilag mv Indberetning af proces: Beskrivelse Fakta Andet, mulighed for at tilføje bilag

5 Styring af processen: kan kun ses af projektgruppen
beskrivelse af potentiale erfaringer fra andre kommuner statusangivelse risikoangivelse dokumentation (?) … Projektgruppen kan udfylde detaljer og status på processen

6 Workshoppen med /et al 4 timers workshop d med /et al som facilitator. Deltagelse fra OS2, Randers, Horsens, Nord- og Syddjurs Endte med fem fokus punkter (og et hav af andre ideer): Visualisering Deling af best practice Udvidet søgefunktion Understøttelse af lovgivning og forretningsregler Kobling til andre systemer

7 Visualisering Visualiseringen af fx overordnet proces og delprocesser skal gøre det nemt, og mere brugervenligt hurtigt at orientere sig i den givne proces. Der er foreslået visualisering af processen gennem; Videodokumentation af arbejdsgangen, Flowdiagram over arbejdsprocessen og illustrering af processen gennem SIPOC eller andre tilsvarende systemer…

8 Deling af best practise
RPA/Digital assistent proces: Deling af viden omkring best practice gennem tekst, diagrammer, videoer, billeder og links, … Procesledelse/projektledelse/metoder: Deling af værktøjer såsom skabeloner, analyser, metoder, teknikker til kortlægning, RPA-værktøj, dokumentationsmåder, kontrol, … Administrator kan slette forældede dokumenter, flytte dokumenter mellem kategorier, oprette nye eller slette ikke-relevante underkategorier/faner… Brugeren skal under indberetning kunne angive navn, dato, en titel for dokumentet, emne og et resume af værktøjet eller inspirationsdokumentet…

9 Udvidet søgefunktion; Fritekst og filtrering
Fx: Systemer, fagområde, KLE-nummer, tid, status, ressourceforbrug (procestid), gevinster, positive business cases, ‘lavt hængende frugter’, tværkommunalt/kommunalt, procentgrad for hvor meget der kan digitaliseres… Personlige filtreringer skal kunne gemmes fra gang til gang… Gode søgefunktioner kræver et ‘fælles’ sprog…

10 Love og regler Det bør ved de enkelte processer være muligt at orientere sig i de forretningsregler eller love, som ligger til grund for processen. NB. Punktet gik på workshoppen også på lovmedholdeligheden af selve den tværkommunale løsning… 

11 Koblinger til andre systemer…
OS2Kitos i forhold til anvendte IT-systemer kommunalt og tværkommunalt - og deres potentiale eller mangel på samme i forhold til RPA, snitflader, … OS2Kitos i forhold til projektet, RPA eller Digital assistent er knyttet op på (evt. links)… OS2viden i forhold til ‘Chatfunktion’, FAQ, spørgsmål til den enkelte proces’ løsning og til it-systemer osv... Evt. DCR Graphs eller andre procesmodellerings-værktøjer? STS? …

12 Andre relevante funktioner
Valideringsmulighed for andre kommuner og mulighed for at rate processer. Visualisering af reel effekt – løbende tracking af gevinstraten. Understøttelse af, at den samme proces ikke oprettes to eller flere gange i en kommune. Grupperinger af processer – fx Kontiafstemning på tværs af fagområder og i forhold til forskellige løsninger på samme § Offline mulighed og tilkobling hvorend man befinder sig Deling af erfaringer og læring generelt; også i forhold til snitflader og muligheder på system niveau Indgåelse af samarbejde om udviklingen af kommende digital assistent? Deleøkonomi på udviklingen af RPA/Digital assistent Mv..

13 Hvad så nu? Der skal arbejdes en komplet løsningsarkitektur inkl. adgangs- og rettighedsstyring, en datamodel og mockups/ wireframes. Syddjurs har foreslået Digital Identity som hovedleverandør (leverandør på Kravmotor), samt /et al og IT Minds som underleverandører Den endelige funktionalitet i version 1.0 skal afklares på en åben workshop d Scope for version 1 skal afgrænses... 

14 Styring Tilslutning og drift
En styregruppe med 4-5 IT- og Digitaliseringschefer etableres (KL tilbydes en ambassadørpost). Der etableres en koordinationsgruppe med projektledere, it-arkitekter og arbejdsgangskonsulenter Løsningen vil anmode om at blive et OS2-projekt (og siden produkt) og anvende OS2’s governance-model og tilslutningsaftaler Tilslutning og drift Når version 1 er klar kan den implementere applikationen lokalt eller kommunen kan tilslutte sig den fælles SaaS-løsning med mulighed for deling. Tilslutning vil forventeligt ligge på kr – årligt, som går til drift, support, koordinering og videreudvikling. Samme model er anvendt til OS2Kravmotor: Version 1.0 forventes at kunne være drifts- og tilslutningsklar i maj 2018.