Erfaringsudveksling om arbejdet med datakvalitet

Præsentationer af emnet: "Erfaringsudveksling om arbejdet med datakvalitet"— Præsentationens transcript:

1 Erfaringsudveksling om arbejdet med datakvalitet
Vi skal de næste ca. 40 minutter indtil frokost kl dele vores erfaringer om arbejdet med datakvalitet og få fif til hvordan man kan gå nærmere ind i patientforløbene bag tallene

2 Formål Formålet er at få udvekslet erfaringer
om arbejdet med datakvalitet og hvordan I bruger registreringerne OBS – træk at data til Årsrapporten 2016, 1. februar 2017 Det er vigtigt at I tjekker jeres data for hele året 2016, da vi til denne årsrapport ikke har en fejlretningsprocedure ifm. 4. kv. rapport, da denne også trækkes 1. februar 2017. Med de tiltage/metoder vi taler om i dag, kan I rent faktisk tjekke og forbedre jeres datakvalitet inden vi trækker Årsrapporten for Hvordan I kan tjekke data kigger vi på lige om lidt. Baggrund: Vi har fra DCO’s side valgt at trække 4. kv. tal og årets tal samtidigt for at få tidstro data hurtigt ud til jer i afdelingerne. (en test på 4. kv og året 2015 viste at de var så få ekstra korrekte data vi fik med ved at vendte til 1. marts med at trække data til Årsrapporten)

3 Indhold Hvordan kan I tjekke data i kvartalsrapporten?
Journalgennemgang Brug af kvalitetsdata Det vi skal gennemgå i erfaringsudvekslingen

4 Hvordan kan I tjekke data i kvartalsrapporten?
Forebyggelse af fejl Tjek data inden de tastes i det patient-administrative system – gør I det? Undervisning af kolleger i registreringsarket – gør I det? Det er en god idé at tjekke data - enten i CIS, papirudgaven eller andet og have et godt samarbejde med lægesekretæren om at vedkommende tager kontakt hvis hun er i tvivl. Det er en god idé at undervise nye lægekolleger i registreringsarket – VIGTIGT *da det er den læge der har stået med patienten op til dødsfaldet der skal registrere data, samt også undervise generelt hvis der er mange fejl eller hvis de samme fejl opstår gang på gang. Hos jer, er det da altid den læge der har ansvaret for pt. op til dødsfaldet der foretager registreringen?

5 Fejlfinding Logiske fejl – når der er for få eller for mange registreringer eller huller i registreringen Registeringen stemmer ikke overens med virkeligheden Spørge lidt ind til hvordan nøglepersonerne arbejder hver for sig med kvartalsrapporten eller om de samarbejder. Dette ift. at sikre datakvaliteten, journalgennemgang, bruge tallene til information/undervisning af kolleger, information til ledelsen? Huller i registreringen – er når der i det logiske kodeflow mangler en kode for at der er et komplet kodeflow. F.eks. et forløb der ender med organdonation, hvor det ikke er angivet en kode for at de pårørende er informeret om muligheden for organdonation. Eller at der mangler årsagsforklaringer på at en potentiel donor ikke blev en organdonor. VIGTIGT – det er også vigtigt at sammenholde listen over alle afdelingens dødsfald med antallet af registreringer, dette for at se om der mangler at blive kodet nogle forløb/dødsfald

6 Logiske fejl 3. kvartal 2016 2. kvartal 2016 1. kvartal 2016 Total
3. kvartal 2. kvartal 1. kvartal Total Totale antal dødsfald* på intensivafdelingerne. *Såvel hjertedøde som hjernedøde 10 26 32 68 Ingen mistanke om, eller påvist, en potentiel dødelig hjerneskade 7 17 22 46 Patientgruppen for donordetektion 3 9 Potentielle organdonorer 1 5 4 Potentielle organdonorer der blev erklæret hjernedøde Diagnostisk metode: Klinisk hjernedødsundersøgelse Diagnostisk metode: Klinisk hjernedødsundersøgelse suppleret med A-grafi Accepterede donorer Eksempel fra kvartalsrapporten - En fiktiv intensivafdeling har 10 potentielle donorer og en organdonor, så vi skal have forklaring på hvorfor 9 potentielle donorer ikke blev organdonorer

7 Logiske fejl Årsag til at potentielle organdonorer ikke blev erklæret hjernedøde, opgjort pr. kvartal 3. kvartal 2. kvartal 1. kvartal Total Kode Kodetekst AVAA02 Afstod ud fra en lægefaglig vurdering efter samråd med transplantationskoordinatorfunktionen 2 1 3 AVAA03 Afstod ud fra en lægefaglig vurdering uden samråd med transplantationskoordinatorfunktionen AVAA12 Patientens indstilling ukendt, og pårørende ønskede ikke donation Så mangler vi forklaring på hvorfor 2 potentielle donorer ikke blev organdonorer. For at finde de potentielle donorer lav et udtræk på sks-koden DR940B (pt. uden nogen reaktioner og uden sedationsbehov og derfor mistænkt for at være hjernedød) Mere om udtrækkene senere. Baggrund: DCO sender mail til nøglepersonerne efter hver kvartals afslutning og de logiske fejl der måtte være i jeres data – de fejl I ikke har nået at rette inden vi trak data. Nøglepersonen får så den ansvarlige lægesekretær til at ringe os op og vi finder fejlen i fællesskab. Grunden til at vi ikke bare kan sende mailen til lægesekretæren er, at det er nøglepersonernes ansvar at registreringen finder sted og at fejl bliver rettet mv.

8 Fejlfinding Fremfind patienterne
Lav audit på alle afdøde patienter Stemmer tallene ikke overens, lav et datatræk på én af koderne på niveauet over uoverensstemmelsen. Patient administrative system Intensiv PDM (Patient data management, CIS, SP…..) Fejlret efter kontakt fra DCO Kliniske fejl findes kun ved audit på alle afdøde patienter

9 Registrerings skema Havde pt en dødelig hjerneskade ZDW57 AVAX01
Var pt i respirator BGDA0…BGDA02 AVAX02 Var patienten uden reaktioner DR940B AVAX03 Blev de pårørende informeret BVAA5A AVAX04 Blev patienten erklæret hjernedød DR991 AVAA01…AVAA16 Blev der lavet a-grafi UXAB25…UXAA33 AVAX05 Blev patienten kørt til operation DONOR AVAB01…AVAB13

10 Registreringer Korrekt udfyldt donorforløb med a-grafi
Havde pt en dødelig hjerneskade? ZDW57 AVAX01 Ja, pt havde en hjernelæsion Var pt i respirator? BGDA0…BGDA02 AVAX02 Ja, pt var i respirator Var patienten uden reaktioner? DR940B AVAX03 Ja, pt var reaktionsløs Blev de pårørende informeret? BVAA5A AVAX04 Ja, pårørende blev spurgt Blev patienten erklæret hjernedød? DR991 AVAA01…AVAA16 Ja, pt blev diagnosticeret hjernedød Blev der lavet a-grafi? UXAB25…UXAA33 AVAX05 Ja, der blev lavet a-grafi Blev patienten kørt til operation? DONOR AVAB01…AVAB13 Ja, pt blev donor Korrekt udfyldt donorforløb med a-grafi

11 Registrringer Korrekt udfyldt donorforløb uden a-grafi
Havde pt en dødelig hjerneskade? ZDW57 AVAX01 Ja, pt havde en hjernelæsion Var pt i respirator? BGDA0…BGDA02 AVAX02 Ja, pt var i respirator Var patienten uden reaktioner? DR940B AVAX03 Ja, pt var reaktionsløs Blev de pårørende informeret? BVAA5A AVAX04 Ja, pårørende blev spurgt Blev patienten erklæret hjernedød? DR991 AVAA01…AVAA16 Ja, pt blev diagnosticeret hjernedød Blev der lavet a-grafi? UXAB25…UXAA33 AVAX05 Nej, der blev ikke lavet a-grafi Blev patienten kørt til operation? DONOR AVAB01…AVAB13 Ja, pt blev donor Korrekt udfyldt donorforløb uden a-grafi

12 Logiske fejl Havde pt en dødelig hjerneskade? ZDW57 AVAX01 Ja, pt havde en hjernelæsion Var pt i respirator? BGDA0…BGDA02 AVAX02 Ja, pt var i respirator Var patienten uden reaktioner? DR940B AVAX03 Nej, pt var ikke reaktionsløs Blev de pårørende informeret? BVAA5A AVAX04 Ja, pårørende blev spurgt Blev patienten erklæret hjernedød? DR991 AVAA01…AVAA16 Ja, pt blev diagnosticeret hjernedød Blev der lavet a-grafi? UXAB25…UXAA33 AVAX05 Blev patienten kørt til operation? DONOR AVAB01…AVAB13 Forkert udfyldt. Pt havde reaktioner og selvom pårørende blev spurgt skal dette ikke registreres

13 Logiske fejl Havde pt en dødelig hjerneskade? ZDW57 AVAX01 Ja, pt havde en hjernelæsion Var pt i respirator? BGDA0…BGDA02 AVAX02 Ja, pt var i respirator Var patienten uden reaktioner? DR940B AVAX03 Ja, pt var reaktionsløs Blev de pårørende informeret? BVAA5A AVAX04 Blev patienten erklæret hjernedød? DR991 AVAA01…AVAA16 Ja, pt blev diagnosticeret hjernedød Blev der lavet a-grafi? UXAB25…UXAA33 AVAX05 Nej, der blev ikke lavet a-grafi Blev patienten kørt til operation? DONOR AVAB01…AVAB13 Ja, pt blev donor Forkert udfyldt donorforløb. Manglende registrering af pårørende forespørgsel

14 Stemmer registreringen overens med virkeligheden?
Det er vigtigt at data stemmer overens med det der er sket i det enkelte forløb Det kan vi tjekke op på ved at gå ind i patientens journal Patientgruppen for donordetektion Potentielle donorer Motiver: Det er relevant at foretage journalgennemgangbåde ift. at sikre at virkeligheden er vist i registreringen, at rette op på forskellige registreringsfejl og det er interessant at se hvilken type patienter der er tale om. I kan foretage journalgennemgang på afdelingens tal, dette ift. hvor mange potentielle donorer afdelingen har. Hvis der kun er data i patientgruppen for donordetektion, så lav journalgennemgang på disse ellers lav på gruppen af potentielle donorer. I kunne også vælge at gøre dette på stikprøve basis.

15 Kliniske fejl Havde pt en dødelig hjerneskade? ZDW57 AVAX01 Ja, pt havde en hjernelæsion Var pt i respirator? BGDA0…BGDA02 AVAX02 Ja, pt var i respirator Var patienten uden reaktioner? DR940B AVAX03 Ja, pt var reaktionsløs Blev de pårørende informeret? BVAA5A AVAX04 Ja, pårørende blev spurgt Blev patienten erklæret hjernedød? DR991 AVAA01…AVAA16 Nej, de pårørende sagde nej Blev der lavet a-grafi? UXAB25…UXAA33 AVAX05 Blev patienten kørt til operation? DONOR AVAB01…AVAB13

16 Kliniske fejl Forkert udfyldt da patienten havde reaktioner
Havde pt en dødelig hjerneskade? ZDW57 AVAX01 Ja, pt havde en hjernelæsion Var pt i respirator? BGDA0…BGDA02 AVAX02 Ja, pt var i respirator Var patienten uden reaktioner? DR940B AVAX03 Nej, pt var ikke reaktionsløs Blev de pårørende informeret? BVAA5A AVAX04 Blev patienten erklæret hjernedød? DR991 AVAA01…AVAA16 Blev der lavet a-grafi? UXAB25…UXAA33 AVAX05 Blev patienten kørt til operation? DONOR AVAB01…AVAB13 Forkert udfyldt da patienten havde reaktioner

17 Kliniske fejl Havde pt en dødelig hjerneskade? ZDW57 AVAX01 Ja, pt havde en hjernelæsion Var pt i respirator? BGDA0…BGDA02 AVAX02 Ja, pt var i respirator Var patienten uden reaktioner? DR940B AVAX03 Ja, pt var reaktionsløs Blev de pårørende informeret? BVAA5A AVAX04 Ja, pårørende blev spurgt Blev patienten erklæret hjernedød? DR991 AVAA01…AVAA16 Ja, pt var hjernedød Blev der lavet a-grafi? UXAB25…UXAA33 AVAX05 Nej, der blev ikke lavet a-grafi Blev patienten kørt til operation? DONOR AVAB01…AVAB13 Nej, der var afslag fra Tx

18 Kliniske fejl Havde pt en dødelig hjerneskade? ZDW57 AVAX01 Ja, pt havde en hjernelæsion Var pt i respirator? BGDA0…BGDA02 AVAX02 Ja, pt var i respirator Var patienten uden reaktioner? DR940B AVAX03 Ja, pt var reaktionsløs Blev de pårørende informeret? BVAA5A AVAX04 Ja, pårørende blev spurgt Blev patienten erklæret hjernedød? DR991 AVAA01…AVAA16 Nej, der var afslag fra Tx Blev der lavet a-grafi? UXAB25…UXAA33 AVAX05 Blev patienten kørt til operation? DONOR AVAB01…AVAB13 Forkert udfyldt forløb. Tx sagde nej og selvom patienter var hjernedød blev undersøgelsen ikke foretaget

19 Data til at sætte fokus på organdonation
Opmærksomhed & oplysning Skabe opmærksomhed på/oplyse om organdonation i afdelingen Har nogen af jer gjort det? Kunne I andre forestille jer at gøre dette? Opmærksomhed og oplysning: Kan få en faglig snak med kollegerne om kvartalsrapporten – konkrete cases og/eller en journalgennemgang Spørg ind til erfaringerne blandt deltagerne + spørge ind til om de øvrige deltagerne kunne forestille sig at gøre noget lignende