KL - Seminar Hvordan når vi det?

Præsentationer af emnet: "KL - Seminar Hvordan når vi det?"— Præsentationens transcript:

1 KL - Seminar Hvordan når vi det?
Hedensted Kommune – Bygge og Erhvervsservice v/ Morten Christensen, Leder af Bygge- og Erhvervsservice Øverst skal stå firmanavn – husk at skrive det korrekt, om det skal være A/S, Aps, IVS etc. Forfatter og dato ændres Skriv hvornår det udføres

2 Motivation for arbejdet
Trivselsundersøgelse viser at der er udfordringer. Utilfredshed med sagsbehandlingstiden. Redskaberne: Arbejde med de udfordringer trivselsundersøgelsen afdækkede. Arbejdskulturen. Vi vil koordinere sagen så ansøgeren ikke føler behov herfor, fordi vi generelt tror på det er vejen frem Arbejde med politisk vedtagne pejlemærker Dialog om projekter, gerne tidligt i forløbet. LEAN

3 Kultur og mennesker

4 Hvem er holdet? TEAM Bygge og Erhvervsservice Hedensted Kommune MC
MR – Blå og Grøn energi CS – Rød og Blå energi TB – Rød og Blå energi AL – Rød energi AP – Gul og Blå energi KH – Grøn energi CB – Markant Blå energi JS – Blå energi KM – Grøn og Blå energi MC – Rød og Gul energi MC TEAM Bygge og Erhvervsservice Hedensted Kommune

5 Arbejdsform

6

7 Forløbet

8 Fordelingsoversigt Martstil maj Emne DPU forberedelse DPU-BSER møde
I alt, dage Trivsel opfølgning Opstartsworkshop + træning (forandringsledelse) 1 1½ 16 Martstil maj 9 x personprofiler + 1 samlet tilbagemelding 2½ 9 x interview individuelt LEAN Rigets tilstand Værdistrømsanalyse (Current state) Dataanalyse og input Workshop træning + afrapportering 2 Mellemfase (Ad-hoc) - Retning Værdistrømsanalyse (Future state) 5 Forbedrings hypoteser LEAN Prioritering Opsætning af mål 4 Definering af aktivitetsplan og opsætn. LEAN Eksekvering Opfølgning 3 5½ Tavle Evaluering Workshop evaluering af forløb Total 12,5 21 33½ Der kan være særtilfælde, hvor kunden er fokuseret på bestemte betingelser, men ellers vil denne side være fyldestgørende.

9 3 overordnede mål Hvad er det vi skal nå?
Straks-tilladelse Komplicerede sager (<28 dage) Enkle sager (<14 dage)

10 Pejlemærkerne i praksis Et konkret tiltag

11 Proces

12 Nuværende proces Før Under Efter
Har vi styr på målet, og rammer vi det? Mål Har vi styr på hvad der kommer ud af sagsbehandlingen? Før Under Efter Input Output Har vi et forbedrings-loop? Har vi styr på ansøgningen? Ressourcer Hvor gode er vi til at styre vores ressourcer?

13 Forandringens ”mur” Hvordan godt igennem en forandring
Analysere kundekrav ift. nuværende setup og processer Designe, teste og implementere nye setup Hvad sker der i dag og hvorfor ? AS-IS TO-BE Hvordan kan det realiseres i praksis ? 1 4 1. Iagttag 3. Forklar Fysisk Logisk Hvordan burde det foregå ? Hvorfor gør vi på denne måde idag ? 2. Forstå 2 3 Forstå nuværende logik Udvikle logik for nyt setup

14 Forslag til principper Sagsbehandlings-processen
Vi skal have fyldestgørende materiale første gang Vi skal proaktivt planlægge og på forhånd informere om afgørelsestidspunkt Vi skal sikre at de rette ressourcer og kompetencer er kendte og tilstede på rette tid i sagsbehandlingen Vi skal have sagen oprettet og sendt til rette sagsbehandler, så hurtigt som muligt Sagsbehandlingen er ensartet og efter standardiserede tjeklister med plads til kalkulerede afvigelser Vi skal have aftaler med alle afdelinger/samarbejdspartnere om levering Vi skal sikre sagerne færdigmeldes Vi skal have synligt overblik så vi dagligt ved om vi er på rette vej

15 Hvilke afdelinger er I afhængige af? Den bedste service til brugeren
Spildevand Lokalplan-bestemmelser Jordvarme Kan sættes ind som et vilkår Glud Museum Byggeservice Vej Regnvands-håndtering Natur & Miljø Er nogle vigtigere end andre? Hvad er nuværende svartider og hvad er ønskelig svartid? Er der stillet krav og lavet aftaler? 1. ERHV: Miljø-godkendelse By & Landskab 1. ERHV: Beredskab Byggeaffald

16 Proces – 8 nye principper Et eksempel
6) Vi skal have aftaler med alle afdelinger/samarbejdspartnere om levering AS-IS: Vi tillader andre afdelinger at give svar på vores spørgsmål når de kan og ikke når vi har brug for det Det er ukendt for en ny sagsbehandler hvem man hos en samarbejdspartner skal gå til med sine spørgsmål Lidt formelle kontakter, men flest uformelle Ingen deadlines PCB screening i Natur & Miljø Svært at planlægge et forløb I nogle afdelinger skal man rundt og spørge flere kollegaer før man når til den rette Indgåede aftaler ‘forsvinder’ når nye folk i afdelingerne kommer ind -> skaber forsinkelse/venten forgæves TO-BE: ”Rettidig omhu  tydelig præstationskrav og opfølgning  God performance” Fokus og opfølgning (dialog, forståelse, vedholdenhed) Krav om overholdelse af aftaler Overblik over kompetencer i andre afdelinger, skal være kendt af alle Natur & Miljø på ESDH Afklare hvem der skal høres Ansvar for egne fagområder og dele viden mv. Faste aftaler med samarbejdspartnere (interne og eksterne) omkring hvem gør hvad, hvornår (leverance, tid, ressourcer, kommunikation borger/afgørelse og én indgang til afd.) Hvordan er situationen i dag? Hvad kendetegner den bedste situation?

17 Implementering

18 Handlingsplaner udarbejdes

19 Tavlemøde Ugentlig opfølgning
Agenda: (3 min) Gode nyheder (10 min) Gennemgang af sidste uges Aktivitetsliste (20 min) Gennemgang af KPI’er / tavlerne, inklusiv Virker og Virker Ikke (10 min) Opsamling af kommende uges opgaver i Aktivitetslisten (hvem, hvad, hvornår) (3 min) Afslutning og fokus for kommende uge Det gode møde Tavler opdateret Mødepligt, og substitut ved fravær som er opdateret Fast agenda Brug vedtagne møderegler Fast mødeleder Møder er forberedt

20 Visuel ledelse Alle kan hele tiden se, hvor vi er på vej hen

21 Resultaterne

22 Gennemsnitlig sagsbehandlingstid
Gennemsnitlig sagsbehandlingstid for byggetilladelser (i antal dage) for de sidste 12 måneder: Bemærk: at det angivne tidforløb er bruttosagsbehandlingstid! Dvs. at sagsbehandlingstiden er inkl.. den tid ansøger bruger på at fremsende supplerende materiale til en ufuldstændig ansøgning, og den tid det tager at opnå evt. andre nødvendige tilladelser til byggeriet, eksempelvis landzonetilladelse, spildevandsgodkendelse, miljøgodkendelse, samt evt. tilladelser fra andre myndigheder, eksempelvis Fredningsnævnet, Naturstyrelsen, Miljøstyrelsen, Vejdirektoratet.

23 Sagsbehandlingstid – status for servicemål for Borgerbyggeri
Tilladelserne gives indenfor 14 dage Resultat indeværende år: 81 % af sagerne i 2016 er blevet afgjort på max. 14 dage Status: Bemærk: at det angivne tidsforløb er nettosagsbehandlingstid fra sagerne er fuldt oplyste og at data kun dækker fra september 2016.

24 Servicemål – overholdelse af servicemål for borgerbyggeri
Borgerbyggeri: Tilladelser gives indenfor 14 dage, når sagen er fuldt belyst Sagsbehandlingstiden opgøres fra fyldestgørende dato til afgørelsesdato.

25 Sagsbehandlingstid – status for servicemål for Erhvervsbyggeri
Tilladelserne gives indenfor 28 dage Resultat indeværende år: 89 % af sagerne i 2016 er blevet afgjort på max. 28 dage Status: Bemærk: at det angivne tidsforløb er nettosagsbehandlingstid fra sagerne er fuldt oplyste og at data kun dækker fra september 2016.

26 Servicemål – overholdelse af servicemål for erhvervsbyggeri
Erhvervsbyggeri: Sagsbehandlingstiden vil typisk være 28 dage Sagsbehandlingstiden opgøres fra fyldestgørende dato til afgørelsesdato.