FÆLLESHUSUDVALGET VELKOMMEN. Vi tager lige en præsentations runde. HVEM ER VI ?

Præsentationer af emnet: "FÆLLESHUSUDVALGET VELKOMMEN. Vi tager lige en præsentations runde. HVEM ER VI ?"— Præsentationens transcript:

1 FÆLLESHUSUDVALGET VELKOMMEN

2 Vi tager lige en præsentations runde. HVEM ER VI ?

3  At være udvalgsmedlem er et tillidshverv  Vi servicere beboerne  Arrangementer  At udvalget er primus motor og igangsætter som minimum de faste arrangementer  Tilbagemeldinger  Bestyrelsen skal holdes orienteret om udvalgets aktiviteter  Nøgleudlevering og afleveringsforretninger  Husk vi er en service funktion. FORVENTNINGER TIL UDVALGET

4 PROCEDURE FOR UDLEJNING HVEM GØR HVAD OG HVORNÅR

5  Lejer har læse adgang til kalender på gmail hvor ledige datoer kan ses (bilag I)  Lejer sender mail til lokale.aeblelunden@gmail.comlokale.aeblelunden@gmail.com  Administrativt medlem kontrollere mailen min 2 gange ugentligt, og svarer på mails.  Administrative medlemmer laver selv vagtplan  Administrativt medlem udfylder lejekontrakt (se bilag II)  Administrativt medlem afleverer lejekontrakt i lejeres postkasse PROCEDURE

6  Lejer returnerer udfyldt lejekontrakt i postkassen ved fælleshuset  Administrativt medlem tømmer postkassen ved fælleshuset en gang ugentligt  Administrativt medlem kontrollere lejekontrakt samt bank kvittering for korrekt betaling  Administrativt medlem sætter kontrakt og kvittering i udvalgets mappe i gæsterummet PROCEDURE

7  Praktiske medlemmer henter kontrakter for den uge man vagt  Praktiske medlemmer kontrollere selv om fælleshus / gæstehus er lejet ud i vagt perioden  Praktiske medlemmer møder op på tidspunktet der fremgår af lejekontrakt for udlevering af nøgle  Ønsker medlemmet at møde på andet tidspunkt end det påført på lejekontrakten, påhviler det medlemmet selv at kontakte lejer for at aftalte alternativt tidpunkt PROCEDURE

8  Praktiske medlemmer gennemgår fælleshuset sammen med lejer, tæller op og forklarer hvordan huset fungere.  Praktiske medlemmer møder op på tidspunktet der fremgår af lejekontrakten for aflevering af nøgle  Ønsker medlemmet at møde på et andet tidspunkt end det påført på lejekontrakten, påhviler det medlemmet selv at kontakte lejer for at aftale alternativt tidspunkt. PROCEDURE

9  Praktiske medlemmer gennemgår fælleshuet sammen med lejer, tæller op og kontrollere det afleveres i rengjort stand (se bilag III)  Praktiske medlemmer underskriver lejekontrakten og påfører på bagsiden evt. mangler og ødelangt service, interiør eller andet.  Praktiske medlemmer sætter kontrakten tilbage i mappen i skabet i gæsterummet. PROCEDURE

10  Administrative medlemmer henter kontrakten og kontrollere hvilket depositum der skal tilbage betales og sender mail til Lis Auchenberg lia@domea.dk med følgende information:lia@domea.dk  Navn på lejer  Adresse på lejer  Lejes reg. nr og konto nr  Beløb til udbetaling  Kontrakten skal tilbage i mappen i gæsterummet. PROCEDURE

11 FORRETNINGSORDEN FOR FÆLLESHUSUDVALGET ÆBLELUDEN AFD 824 Boligselskabet Rosenvænget

12 Udvalgets opgaver.  Udvalget fungerer som organ under afdelingsbestyrelsen. Der udpejes en udvalgsansvarlig i bestyrelsen, som er udvalgets kontakt person.  Udvalget tilrettelægger og medvirker til afvikling af fællesarrangementer for beboerne. Det kan være arrangementer for hele afdelingen eller specielle grupper af afdelingen. Udvalget bistår beboere der ønsker at afholde et fællesarrangement.  Skulle udvalget fremlægge forslag til aktiviteter, der har indflydelse på afdelingens økonomi, skal disse medtages på bestyrelsesmøder. UDVALGETS OPGAVER

13  Udvalget har råderet over til hver en tid 50 % af det på fælleshuskontoens indestående beløb til aktiviteter, dog max kr. 9000,00 pr. arrangement, alt derover skal godkendes af bestyrelsen.  Udvalget fører regnskab med indtægter og udgifter. Udvalget kan til enhver tid kontakte bestyrelsen for at få overblik over indestående. Der udpeges samtidigt en kasser for udvalget der til enhver tid har et fuldt overblik over udvalgets fælleshus-konto.  Udvalget fremlægger forslag til ændringer i fælleshuset til bestyrelsen, beslutningen tages af bestyrelsen. UDVALGETS OPGAVER

14  To gange årligt er der husgennemgang med formandskabet fra bestyrelsen. En gang i marts måned og en gang i september. Her gennemgås lokaler, interiør, service og den indvendige stand, på det grundlag laver bestyrelsen i samarbejde med driften et oplæg til rettelse af fejl og mangler og laver et økonomisk overblik over hensættelser i lejeindtægten. Udvalget indkalder til disse møder.  Fælleshusudvalget påser, at der er god orden i fælleshuset, at der bliver talt op før og efter enhver udlejning, at fælleshuset altid fremstår renggjort og klar til udlejning umildbart efter enhver udlejning. UDVALGETS OPGAVER

15  Ved klager over rengøring eller stand af fælleshuset fra lejer, er det udvalgets ansvar at klagen bliver behandlet og arbejdet udført.  To gange årligt i marts og september står udvalget for et hovedrengørings arrangement af lokalerne. Første gang juni 2015. Det er udvalget der har ansvaret for gennemførelsen. UDVALGETS OPGAVER

16  Udvalget består af de beboere der har lyst til at deltage.  Der skal være administrative medlemmer der står for kontrakt skrivning og ud og indbetaling af leje og depositum, disse medlemmer har ansvaret for kontakten med regnskab i Domea’s regnskabsafdeling via udvalget mail lokale.aebleluden@gmail.com. lokale.aebleluden@gmail.com UDVALGETS SAMMENSÆTNING

17  Det påhviler resten af udvalgets medlemmer at arrangere arrangementer for beboerne, samt at deltage i en vagtplan for udlevering af nøgler og optælling af service i henhold til optællingslister.  Alle medlemmer er som afdelingsbestyrelsen ulønnet. UDVALGETS SAMMENSÆTNING

18 Det er de administrative medlemmers ansvar:  At administrerer kalenderen og mailen lokale.aeblelunden@gmail.com lokale.aeblelunden@gmail.com  At udfylde lejekontrakter  At aflevere lejekontrakter til lejeren  At sikre kvittering for betaling og underskrevet lejekontrakt kommer retur  At sætte de underskrevne lejekontrakter samt kvittering for betaling i udvalget mappe  At kontrollere mappen for udlejet kontrakter og afregne depositum med Domea’s regnskabs afdeling  Administrative medlemmer kan tillige deltage i resten af udvalgs arbejdet ANSVARSFORDEING I UDVALGET

19 Det er medlemmernes ansvar:  At udarbejde vagtplan – kopi skal altid sendes til bestyrelsen på bestyrelsens mail.  At afhente kontrakter i vagtugen  At udlevere nøgler til lejer  At gennemgå fælleshus ved udlejning med lejer  At gennemgå fælleshus efter udlejning med lejer  At lave optælling før og efter udlejning  At notere evt. mangler efter lejeperioden  At sætte lejekontrakten retur i udvalgets mappe med påført underskrift efter endt leje ANSVARSFORDEING I UDVALGET

20  Udvalget fastlægger selv møder, hvor indkomne forslag til arrangementer gennemgås. Hvis et bestyrelsesmedlem deltager i et møde i udvalget, tilrettelægges mødet så de punkter, hvor de pågældendes nærværelse er ønsket, behandles først. Ønsker udvalget et møde med en ejendomsfunktionær, skal en repræsentant for bestyrelsen være til stede. Lejere og andre har normalt ikke adgang til at overvære udvalgets møder, men kan indkaldes i forbindelse med enkelte arrangementer. UDVALGETS MØDER

21  Fastelavn  Afdelingsmøde  Sant hans  Sommerfest  Halloween  Juletræsfest  Nytårskur Faste arrangementer i Æblelunden

22 HVAD FORVENTES AF MIG HVAD GIVER UDVALGET MIG LIDT SPILLEREGELER OG MULIGHEDER

23  at lave fællesarrangementer for beboerne  at stå for udlejning og afleveringsforretningen af fælleshuset  at formulere mål for fælleshuset  at samarbejde med bestyrelsen  at deltage i udvalgsmøder  at sikre husorden bliver overholdt Medlemmernes primære opgaver er:

24  at få indflydelse på det sociale liv i din afdeling  at omsætte dine ideer til virkelighed  at udvide dit netværk  at udvikle dine samarbejdsevner  at løse spændende opgaver i fællesskab med andre  at kvalificere dig til udvalgsarbejde Vi tilbyder dig mulighed for:

25  du kommer velforberedt til møderne  du deltager aktivt  du har en positiv væremåde  du er nysgerrig  du er en god holdspiller  du har lyst til at få tingene til at ske  du er positiv overfor beboerne Vi forventer at:

26  At være loyal overfor udvalget  At være loyal overfor bestyrelsen  At overholde tavshedspligten Du er forpligtet til

27  Vi skal have nogle administrative medlemmer  Vi skal have nogle praktiske medlemmer  Vi skal have en kasser  Vi skal have nogle igangsættere  Vi skal have en kontaktperson til bestyrlesen HVEM HAR LYST TIL HVAD ?

28  SKAL ALLE DELTAGE PÅ ALLE MØDER ?  HVEM INDKALDER TIL MØDER ?  KAN VI LAVE UNDER UDVALG ? Mødeplanlægning

29 INDEN VI GÅR TIL EVENTUELT VI HJÆLPER LIGE MED OPRYDNINGEN TAK

30 EVENTUELT