Dokumenthåndtering i Open Source Medlemsmøde hos VIDA Tove Rasmussen, København 17. november 2011

Header max two lines If an image is placed over the blue bottom box, pagenumber or footer, rightclick on the image and ‘Send to back’ Agenda Præsentation Daniscos dokumenthåndteringsstrategi Anvendelse af Alfresco i Danisco Processen ifm. valg af Alfresco som document management platform Implemering af Alfresco Governance Fordele og ulemper ved Alfresco OpenSource document management Change the Reference field under ‘View’ – ’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox

Header max two lines If an image is placed over the blue bottom box, pagenumber or footer, rightclick on the image and ‘Send to back’ Præsentation Project Manager i IT Knowledge Management-gruppen Ansat i Danisco siden November 2008 Første projekt i Dansico var opbygning og implementering af Alfresco- platformen IT systemejer for Alfresco platformen i Danisco Cand merc i Informatik (1996) Har tidligere arbejdet hos Jyske Bank, Provinzial Forsikring > Alm. Brand, DMdata > IBM Change the Reference field under ‘View’ – ’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox

Header max two lines If an image is placed over the blue bottom box, pagenumber or footer, rightclick on the image and ‘Send to back’ Daniscos dokumenthåndteringsstrategi I Danisco er dokumenthåndtering er et knowledge management initiativ og en del af vores knowledge mangement strategi Fokus er strukturerede forretningsdokumenter, der skal kontrolleres og styres Ét fælles system til alle strukturerede forretningsdokumenter Ét master dokument, der kan distribueres via forskellige kanaler både internt og eksternt En standardiseret men fleksibel og konfigurérbar dokumenthåndteringsplatform, med mange forskellige løsninger En central styret metadata model som kan konfigureres forskelligt for forskellige dokumenttyper Master data hentes fra ”ejersystemerne” Change the Reference field under ‘View’ – ’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox

Header max two lines If an image is placed over the blue bottom box, pagenumber or footer, rightclick on the image and ‘Send to back’ Alfresco Document Management Kategorier af forretningsbehov som dokumenthånterings- strategien understøtter Customer Demands Sustainable Business Global Procedures & Guidelines Legal & IPR Compliance Knowledge Assets 

Header max two lines If an image is placed over the blue bottom box, pagenumber or footer, rightclick on the image and ‘Send to back’ Anvendelse af Alfresco i Danisco Til strukturerede forretningsdokumenter anvendes Alfresco Document Repository ( Alfresco Explorer) Egenudviklet ”document browser”, som anvendes af slutbrugerne til at browse og søge efter dokumenter Alfresco Share anvendes til deling af ustrukturerede dokumenter og collaboration (Communities) Change the Reference field under ‘View’ – ’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox

Header max two lines If an image is placed over the blue bottom box, pagenumber or footer, rightclick on the image and ‘Send to back’ Implementerede Alfresco-løsninger Change the Reference field under ‘View’ – ’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox Application Guide Application Management Cockpit Business Controls CALM - Contract And Legal case Management Corporate Sustainability Finance Manual Formulation Recipes Genencor Innovation Protocols Management Reports OPTEC INNOTEC Raw Material Purchase Specifications (RMPS) Service Catalogue Global Regulatory Affairs Grindsted Documents Haderslev Dokumenter Penang Documents Tecoman Documents Cultures Documents Cultures Management of Change Enablers Documents

Header max two lines If an image is placed over the blue bottom box, pagenumber or footer, rightclick on the image and ‘Send to back’ Valg af Alfresco som document management platform Den eksisterende document management platform var for tung og ufleksibel (IBM Document Manager/Content Manager) Kravene til en ny document management-løsning blev identificeret via en brugerundersøgelse Mulige document management systemer blev identificeret: OpenText, Documentum, Alfresco, Microsoft Sharepoint Der blev opstillet en række kriterier, som blev tildelt forskellige vægte De 4 systemer blev vurderet med udgangspunkt i de opstillede kriterier og vægte Der blev lavet en SWOT-analyse af de 4 systemer Change the Reference field under ‘View’ – ’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox Konklusion Alfresco er den løsning, der bedst opfylder Daniscos behov, er billigst, og som passer bedst med IT-strategien

Header max two lines If an image is placed over the blue bottom box, pagenumber or footer, rightclick on the image and ‘Send to back’ Hovedårsagerne til at Alfresco blev valgt Change the Reference field under ‘View’ – ’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox Åben og flexibel platform, der er nem at integrere med Relativ billig Scalerbar Matchede med IT strategien Et standard system der var nem at komme i gang med

Header max two lines If an image is placed over the blue bottom box, pagenumber or footer, rightclick on the image and ‘Send to back’ Implementering af Alfresco Document Repository Fase 1: I første omgang var Alfresco et IT-projekt uden involvering af forretningen 2 IT-projektledere, Redpill-Linpro brugt som sparingspartner, tilretninger blev primært lavet af en ekstern konsulent i USA med hjælp fra 2 interne udviklere Pilot projekt på en ISO-løsning til en fabrik i Tecoman, Mexico Efter pilotprojektet blev der lavet 2 løsninger var til tekniske rapporter og noter indenfor Innovation og Operation samt 1 løsning til deling af management rapporter indenfor Application-området Fase 2: Tilknytning af en selvstændig ekstern konsulent Migrering af løsninger fra IBM Document Manager/Content Manager, hvor vi får hjælp fra Redpill-Linpro omkring JBPM workflows Fase 3: Governance & Best life road map Nye projekter og løbende forbedringer Fase 4: Opgradering og samarbejde med ekstern Alfresco partner Alfrscos fremtid i DuPont Change the Reference field under ‘View’ – ’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox Pilot- projekt 3 projekter til ”erly adapters” Migrering af IBM Document Manager løsninger Governance Nye projekter og løbende forbedringer Best life roadmap Nye projekter og løbende forbedringer Opgra- dering til 3.1 Opgradering til Feb 2009 Juni 2009 Okt 2009 Sep 2010 Dec 2010 Dec 2011 Juni 2011

Header max two lines If an image is placed over the blue bottom box, pagenumber or footer, rightclick on the image and ‘Send to back’ Governance Der er udpeget en forretningsmæssig ejer af Alfresco platformen – dækker både Alfresco Document Repository og Alfresco Share (Communities). Hun er en del af Knowledge Management-gruppen Der er udpeget en IT systemejer for Alfresco platformen Alle Alfresco-løsninger har en forretningsmæssig systemejer Periodiske møder med forretningsejerne for de forskellige løsninger i Alfresco, hvor ønsker bliver indsamlet Indsamlede ønsker prioriteres af de 2 systemejere (forretning og IT) - enten ved start af nye projekter eller når der er nok ønsker til en ny release Klar strategi for, hvordan Alfresco-platformen skal udvikles: •Der laves kun nye features og komponenter, som kan bruges af alle løsninger (stort set) •Alle features og komponenterne skal være konfigurérbare Change the Reference field under ‘View’ – ’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox Tæt dialog med forretningen – og der er én person, der både har overblik over forretningens behov og som har et indgående kendskab til Alfresco platformen, dens muligheder og begrænsninger samt ”best life roadmap”

Header max two lines If an image is placed over the blue bottom box, pagenumber or footer, rightclick on the image and ‘Send to back’ Ulemper ved Alfresco OpenSource Document Management Alfresco er en platform med meget grundlæggende funktioner som versionsstyring og check-in/check-out, men der skal en hel del tilretninger til for at man har et ”rigtigt” dokumenthåndteringssystem Der er kun relativt få Alfresco-komponenter tilgængelige i Alfresco communities (f.eks. alfrescoforge.com). Dem der findes, er ofte i en beta-version. Hvis man anvender andres Alfresco-komponenter, har man selv det fulde ansvar for at de virker - og at de også virker efter en opgradering Alfresco bruger andre OpenSource-komponenter og det giver en øget kompleksitet, når Alfresco f.eks. beslutter at ændre eller udskifte disse komponenter (waiver of liability) Opgradering er omfattende pga. de mange tilretninger, der er nødvendige Der findes kun et begrænset ”eco system” omkring et OpenSource system som Alfresco Det er svært at finde lokale ressourcer med Alfresco kompetencer Der skal bruges en del ressourcer på at lære brugerne, hvordan systemerne bruges – og der er kun begrænsede muligheder for at sende brugerne på standard-kurser Change the Reference field under ‘View’ – ’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox

Header max two lines If an image is placed over the blue bottom box, pagenumber or footer, rightclick on the image and ‘Send to back’ Fordele ved OpenSource document management Alfresco Document Managment findes i en Enterprise-version og Alfresco tilbyder forskellige typer supportaftaler, så man får nogenlunde samme rammer som man kan få, hvis man anvender traditionelle systemer og leverandører En åben platform, der er nem at integrere med (andre systemer, Active Directory) Komponent-baseret arkitektur En flexible platform, hvor man kan lave genbrugelige komponenter En scalerbar platform På kort tid er Danisco godt på vej til at få en document management platform, der fuldt ud understøtter forretningens behov for kontrol og deling af dokumenter og viden Change the Reference field under ‘View’ – ’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox

Header max two lines If an image is placed over the blue bottom box, pagenumber or footer, rightclick on the image and ‘Send to back’ OpenSource fordele vs Daniscos erfaringer med Alfresco Take control of your software Escape Vendor Lock-in Lower cost of ownership Greater Security & Quality Continuity Change the Reference field under ‘View’ – ’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox Konklusion Danisco oplever ikke at Alfresco platformen adskiller sig væsentligt fra andre platforme blot fordi den er baseret på OpenSource