Først en afgrænsning Jeg vil ikke tale om kommunernes business case i dag. Der er stadig nogle punkter, vi ikke har fået afklaret, så jeg må vente til.

Præsentationer af emnet: "Først en afgrænsning Jeg vil ikke tale om kommunernes business case i dag. Der er stadig nogle punkter, vi ikke har fået afklaret, så jeg må vente til."— Præsentationens transcript:

1 Snitflader, systemoverblik og spørgeskema undersøgelse Lars Duval 6.+7. oktober

2 Først en afgrænsning Jeg vil ikke tale om kommunernes business case i dag. Der er stadig nogle punkter, vi ikke har fået afklaret, så jeg må vente til næste netværksmøde med den del af indlægget. Er der nogen, der har behov for assistance/ svar på spørgsmål må de tage det 1:1 med mig

3 Indhold:4 spørgsmål: Hvad er en snitflade og hvorfor er de interessante? Hvilke snitflader/systemer er interessante? Hvad skal jeg stille op med dem? Skal jeg gøre det hele selv?

4 Spørgsmål 1: Hvad er en snitflade?
Hvad er en snitflade (groft forenklet): I denne sammenhæng sørger snitfladen for, at et system overholder krav fra Rammearkitekturen og kan udveksle oplysninger med KOMBITs støttesystemer og Serviceplatformen => Lever op til Anvendervilkår Hvorfor er det interessant? Snitfladerne muliggør Kenneths lagkagetegning => Fordi det muliggør, at du kan få data til overblikket i SAPA. Der er naturligvis 1000 andre former for snitflader og ting, som snitflader faciliterer

5 Spørgsmål 2: Hvilke snitflader er interessante?
Som udgangspunkt er de snitflader, der findes i KMD Sag i dag interessante – det er dem KOMBIT kalder for baseline. Hvad indeholder baselinen (lige nu)? Hvilke snitflader snakker vi om? KOMBIT har lavet en liste over de systemer, som KMD Sag har snitflader til i dag. Måske vil du gerne have udvidet denne liste, men som udgangspunkt skal listen indeholde mindst det samme. Derfor er der lavet en såkaldt Baseline – den kan bevæge sig, hvis der kommer nye snitflader på KMD Sag. Din kommune kan godt have afvigelser ifht. baselinen. Det er dit ansvar at sikre, at din snitflade liste afspejler det der sker i din kommune.

6 Baseline for SAPA – lige nu!
Beskæftigelsesområdet Kontante ydelser Social-området Skole og daginstitution Ældre og sundheds-området Teknik og miljø ESDH/multi-faglig KMD Opera KMD arbejds- evnemetode KMD A- Refusion Workbase jobcenter KMD Børn og Voksne KMD EKJ (Elektronisk KlientJournal) KMD Klientbetaling KMD Boliganvisning KMD Forbyggende hjemmebesøg Børn og unge (Ålborg-IT) Brugerdata KBH DUBU KMD Institution Daginstitution/ Dagpleje (IDIS) Dagtilbud (IST/Extens) Pladsanvisning (IST/Extens) Daginstitution (GK-consult) KMD Care KMD Hjælpemidler Novax Sundhed Avaleo Omsorg CSC Omsorg Sundhedsjourn al (Ålborg-IT) KMD Structura Byggesag KMD Structura Miljø Geograf Byggesag Ålborg haveservice KMD Sag EDH Profile SBSYS KY KSD Barsels- dagpenge (UDK) Boligstøtte (UDK) Familieydelse (UDK) Pension (UDK) KMD Boliglån KMD Underholds- bidrag KMD Betalings- administration

7 Spørgsmål 2: Hvilke snitflader er interessante?
Kan der være systemer uden for Baseline, som kan være interessante? Det er jeres egen vurdering . Umiddelbart ville jeg sige Ja, det kan f.eks. være ESDH, men også andre systemer som f.eks. CSC Social eller Fasit. Men der kan være mange andre. Hvilke snitflader snakker vi om? KOMBIT har lavet en liste over de systemer, som KMD Sag har snitflader til i dag. Måske vil du gerne have udvidet denne liste, men som udgangspunkt skal listen indeholde mindst det samme. Derfor er der lavet en såkaldt Baseline – den kan bevæge sig, hvis der kommer nye snitflader på KMD Sag. Din kommune kan godt have afvigelser ifht. baselinen. Det er dit ansvar at sikre, at din snitflade liste afspejler det der sker i din kommune.

8 Spørgsmål 3: hvad skal jeg stille op med snitfladerne?
Du skal sikre, at data bliver tilgængelige i SAPA Det gør du ved at sikre, at leverandøren lever op til kravene der er til snitfladen. Integrationsvilkår kalder vi det i KOMBIT. Denne sikring sker i kontrakten. Du skal altså have disse vilkår/krav ind i kontrakterne. Du har dermed et behov for at få overblik over kontrakterne Til det formål har KOMBIT lavet et værktøj, der kan hjælpe dig. Det er et excel ark, som bliver lagt i dokumentbeholderen idag Du skal sikre dig, at snitfladen lever op til KOMBITs krav. For at du kan sikre dig det, skal kravene medtages i kontrakterne på de relevante systemer. Du skal altså vide, hvilke systemer der er tale om, og sikre at kravene fremgår af kontrakten. Det naturlige tidspunkt for det, er når der indgås en kontrakt. Du skal altså tage stilling til, hvordan du vil anskaffe dig løsningen, da det har betydning for hvad du selv skal gøre.

9 Værktøj til System og kontraktoverblik
Grundlæggende kontraktoplysninger System Leverandør Systemejer Kontraktnavn Kontrakttype Kontraktsum Angiv navnet på det konkrete system. Angiv hvilken leverandør, kontrakten er indgået med. Angiv om kommunen ejer systemet eller ej. Hvis svaret er nej vil hele rækken markeres grå. Angiv navnet på kontrakten. En kontrakt kan indeholde flere systemer med forskellige priser. Derfor er kontrakt og system listet separat, selvom der i mange tilfælde vil være en 1:1 relation. Angiv hvilken type aftale, kontrakten er indgået efter. Det kan være en SKI-aftale, en rammeaftale, en kommunal standardkontrakt (hvis kommunen har sin egen standardkontrakt) eller en leverandørkontrakt (en kontrakt leverandøren har udarbejdet). Angiv den årlige kontraktsum (betaling) for systemet.

10 System og kontraktoverblik
Tidsforløb Kontraktstart Kontraktudløb Opsigelsesvarsel Angiv måned og år for, hvornår kontrakten er trådt i kraft. Angiv måned og år for, hvornår kontrakten udløber. Angiv hvor mange måneders opsigelsesvarsel, der er anført i kontrakten.

11 System og kontraktoverblik
Integration til KMD Sag KMD Sag forudsætning Kontraktsat brug af KMD Sag Angiv om systemet har integrationer til KMD Sag kørende i kommunen. Angiv om KMD Sag er en teknisk/forretningsmæssig forudsætning for brug af systemet (dvs. systemet kan ikke fungere uden at brugeren har KMD Sag). Angiv om kommunen har sikret sig, at kontrakten på systemet regulerer brugen/afhængigheden af KMD Sag, således at funktioner i KMD Sag er til rådighed for systemet efter at kommunen opsiger kontrakten på KMD Sag, og det dermed er muligt at opsige hovedkontrakten på KMD Sag og samtidig fortsætte med at anvende KMD Sag i sammenhæng med systemet.

12 System og kontraktoverblik
Integration til SAPA/STS Genindkøb af system Indkøb af snitflader Angiv om kommunen ønsker at få en integration til SAPA og dermed få udstillet systemets data i SAPA (via Støttesystemerne). Angiv om kommunen forventer at genindkøbe systemet via SKI eller ej. Hvis systemet ikke genindkøbes via SKI, så angiv om kommunen selv ønsker at forhandle integrationer til SAPA (via Støttesystemerne) med leverandøren eller om kommunen ønsker at KOMBIT varetager denne forhandling.

13 System og kontraktoverblik
Anvendelse og ansvar Anvendelse på fagområder Anvendelse på sagsområder Afholdelse af budget Kontrakt-indgåelse Kontrakt-administration Fysisk kontrakt Digital kontrakt Angiv hvilke fagområder (organisatorisk opdeling), der anvender systemet. Angiv hvilke sagsområder (KLE-numre), der anvender systemet. Angiv hvilke(t) fagområde(r), der afholder budget for systemet. Angiv hvilken medarbejder fra hvilken afdeling, der har underskrevet kontrakten. Angiv hvilken medarbejder fra hvilken afdeling, der administrerer kontrakten, har ansvaret for betalinger m.m. Angiv hvor kontrakten befinder sig fysisk. Angiv hvor kontrakten findes digitalt (fx it-system og sagsnummer). Indsæt evt. link til dokumentet.

14 Ingen slutdato, 6 måneders opsigelse
Tidslinje Leverandør Systemnavn 2015 2016 J F M A S O N D KMD Aktiv Opsigelse Boliglån Dagpenge Ejendomsskat Ingen slutdato, 6 måneders opsigelse Ejendomsskattelån Sygedagpenge

15 Spørgsmål Hvor langt er du med arbejdet med system/kontraktoverblik i din kommune? Det har vi fyldt styr på Vi er godt i gang!

16 Spørgsmål 1:1 (vend jer mod en der ikke er fra din egen kommune)
Hvad har været (eller forventer du bliver) den største udfordring i arbejdet med snitflader/ systemoverblik Hvordan har I håndteret det?

17 Spørgsmål 4: Skal jeg gøre det hele selv?
Det afhænger af, hvilken plan du har for indkøb. Vil du købe ind via SKI, vha. KOMBIT rammeaftale eller andet Her har KOMBIT lige lavet en spørgeskema undersøgelse

18 Spørgeskema undersøgelse
Oktober 2014

19 Formål med undersøgelsen
At kommunerne forholder sig til KMD’s baseline, endnu et check Undersøge hvilket mandat KOMBIT har ifht. forhandling af snitflader på kommunernes vegne Undersøge hvornår KOMBIT i givet fald skal forvente at skulle bruge ressourcer på forhandlinger med leverandører Undersøge i hvilken grad kommunerne har taget stilling til spørgsmålet om anskaffelse OBS: kommunerne forpligter sig ikke til noget, undersøgelsen skulle bare give pejlemærke for KOMBIT.

20 Konklusioner 49% vidste ikke, hvordan de ønsker at anskaffe snitfladerne 33% vil gerne købe via SKI 18% vil købe uden om SKI Det kan konkluderes, at kommunerne ikke i ret stor udstrækning har taget stilling til anskaffelse Ca. halvdelen ved ikke, hvornår anskaffelserne skal ske Peger i retning af, at opgaven med systemoverblik ikke er løftet. Der kan ikke konkluderes på belastning fra KOMBITs side Tilslutningen til at KOMBIT skal indgå aftaler, som kommunerne kan benytte sig af var ikke særlig stor, primært pga. for stor andel af ”Ved ikke” KOMBIT vil gentage undersøgelsen i Q1 2015: andelen af ”Ved ikke” skal nedbringes markant. Dem der har svaret fyldestgørende spørges ikke igen. En uforholdsmæssig stor andel har endnu ikke taget stilling til spørgsmålet. Issue: hvad med løsninger, som ikke har en bagkant/ophør.

21 Spørgsmål 4: skal jeg gøre det hele selv, fortsat
Hvorvidt du skal gøre det hele selv afhænger med andre ord af, hvilken beslutning du/din kommune har truffet omkring disse indkøb KOMBIT vil gerne hjælpe vha. påvirkning af SKI og ”aftaleskabeloner”. Men der er behov for meget større afklaring i kommunerne omkring indkøbspolitik. Som nævnt vi følger op med en ny undersøgelse i begyndelsen af 2015

22 Fik jeg svaret på de 4 spørgsmål:
Hvad er en snitflade og hvorfor er de interessante? Snitfladen sikrer, at du kan se data i SAPA Hvilke snitflader/systemer er interessante? Baselinen som udgangspunkt Hvad skal jeg stille op med dem? Få et overblik vha. kontraktredskabet og indsamling af oplysninger til at fylde det ud + få styr på indkøbspolitikken Skal jeg gøre det hele selv? Nej, omfanget afhænger af din indkøbspolitik. Men det er en rigtig god idé at komme i gang nu!

23

24

25 Spørgsmål 5: Skal jeg også betale for dem?
Ja, det skal du. Spørgsmålet kun, hvor pengene bliver krævet op, enten via KOMBIT (f.eks. via SAPA licens eller via regning for data fra Serviceplatformen) eller direkte fra en leverandør

26 Finansieringsprincipper for snitflader
Kategori 1: KOMBIT assisterer: Præmisser: Alle 98 kommuner anvender løsning KOMBIT har mandat til at lave aftaler KOMBIT har mandat til at indgå aftale skabeloner Eksempler: CPR, CVR, SKAT, Sundhedsoplysning KY, KSD Pension, Familie og Boligstøtte Eksempler: KMD Institution, Opera, osv. => løsninger der er på KMD Sag idag Eksempler Alle 98 kommuner anvender løsning Grunddata, UDK og KOMBIT løsninger KOMBIT har mandat til at indgå aftale skabeloner Udfasningsaftale KOMBIT har mandat til at indgå aftaleskabeloner Konkurrenceudsatte løsninger, som flere kommuner har Eksempler: ESDH løsninger, CSC Social, Fasit etc.

27 Finansieringsprincipper for snitflader
Kategori 1: KOMBIT assisterer: Præmisser: Alle 98 kommuner anvender løsning KOMBIT har mandat til at lave aftaler KOMBIT har mandat til at indgå aftale skabeloner Finansiering: Etablering: KOMBIT Drift: Kommuner Eksempler Alle 98 kommuner anvender løsning Grunddata, UDK og KOMBIT løsninger KOMBIT har mandat til at indgå aftale skabeloner Udfasningsaftale KOMBIT har mandat til at indgå aftaleskabeloner Konkurrenceudsatte løsninger, som flere kommuner har (udfasning) Finansiering/ transitionsperiode: Etablering: KOMBIT Drift: Kommuner Finansiering/ transitionsperiode: Etablering: Kommuner Drift: Kommuner

28 Finansieringsprincipper for snitflader
Kategori 2: KOMBIT assisterer ikke Præmisser: Ikke K98 Få kommuner der anvender systemet Kommunen vil indkøbe på egne vilkår Finansiering: Etablering: Kommuner Drift: Kommuner Eksempler Konkurrenceudsatte løsninger Kommentar Hvis der kommer tilstrækkelig mange kommuner på systemet og der er ønske om, at KOMBIT forhandler/laver aftale med leverandør, kan systemer i denne kategori flytte sig.