Sådan sender myndigheder Digital Post til virksomheder

Præsentationer af emnet: "Sådan sender myndigheder Digital Post til virksomheder"— Præsentationens transcript:

1 Sådan sender myndigheder Digital Post til virksomheder

2 Afsendelse af breve til Digital Post
Anskaf et Fjernprint (Output Management) system Start med de store brevgenerende områder og systemer For kommuner Jobcenter: WorkBase og Opera Myndighedens EDH system (identificer dem der bruger det meget) Blanketsystem - Netblanket kan sende til digital post, DAFOLO? Debitor system. De store er KMD debitor, Prisme debitor STAT og REGION Kræver analyse i den enkelte myndighed. Pt. findes der ikke et overblik

3 Afsendelse af breve til Digital Post
I land med virksomhedskommunikation til d. 1. november 2013 For kommuner: Koncentrer indsatsen om de områder som KL har udvalgt Sørg for at Jobcenteret, debitor systemet og ESDH systemet kan slå virksomheders CVR op – evt. også P-nummer Sørg for at det anvendte fjernprint system kan sende med CVR og gerne P-nummer. Integrer de brevdannende systemer så godt som muligt med fjernprintsystemet Sørg for at organisationen er parat

4 Afsendelse af breve til Digital Post
I land med virksomhedskommunikation til d. 1. november 2013 For stat og regioner: Koncentrer indsatsen om de områder (brevdannende systemer) som jeres analyse viser typisk sender mange breve til virksomheder Sørg for at de brevdannende systemer kan slå virksomheders CVR op – evt. også P-nummer Sørg for at det anvendte fjernprint system kan sende med CVR og gerne P-nummer. Integrer de brevdannende systemer så godt som muligt med fjernprintsystemet Sørg for at organisationen er parat

5 Afsendelse af breve til Digital Post
Sørg for at systemerne gør det så let som muligt at sende posten digitalt: Integrer output management i de store systemer hvis I kan se en positiv business case Sørg for at brevskabeloner bliver tilrettet så de er egnede til digital post: Benyt ”printkode” og ”opmærkning” for at automatiserer overførslen af f.eks. CPR og CVR fra brev til output management system Sørg for at modtageradressen står korrekt Overvej at vise myndighedens logo og navnetræk i brevruden

6 Afsendelse af breve til Digital Post
En særlig udfordring i forbindelse med virksomhedskommunikationen er, at meddelelser sendes til CVR-numre - evt. suppleret med P-numre (og/eller andre metadata håndteret i meddelelsesformatet): Dels er der en række tekniske udfordringer ved denne arbejdsgang da CVR ikke nødvendigvis er registreret i alle systemer Dels kræver ibrugtagning af disse numre en væsentlig arbejdsgangtilpasning i myndighederne, fordi CVR (så vidt vi har kunnet erfare) ikke anvendes meget i forbindelse med virksomhedsrelaterede sager i myndighederne. Det er derfor vigtigt at man har fokus på denne særlige opgave

7 Tilmeldingsgruppe til virksomheder
For at kunne sende meddelelser til borgere og virksomheder skal de være tilmeldt en tilmeldingsgruppe Tilmeldingsgrupper er rettet imod hhv. borgere og virksomheder Nogle myndigheder har ikke oprettet virksomhedsrettede tilmeldingsgrupper for f.eks. disse afsendersystemer: Doc2mail Signflow SEPO SecureBusinessMail SikkerMail

8 Tilmeldingsgruppe til virksomheder
Der er AFGØRENDE for om I kan sende digitalt til virksomheder at I har fået oprettet de nødvendige tilmeldingsgrupper for virksomhederne – særligt et problem for myndigheder der bruger Doc2mail Test via dette CVR:  (digitaliseringsstyrelsens). I skal kunne sende digitalt til ellers er der noget galt Læse vejledningen: ”Vejledning til myndigheder om Digital Post til virksomheder”

9 Materiale ID =

10

11 Kontakthierarki – ”Adressebog”
Kontakthierarkiet findes under fanen ”Adressebog” Der kan enten benyttes ét kontakthierarki til både borgere og virksomheder – dvs. borgere og virksomheder ser det samme Alternativt kan der oprettes et særskilt kontakthierarki for borgere og et særskilt kontakthierarki for virksomheder