Gevinstforløb Workshop 2: Beskrivelse af gevinster Forandringsteam ABC ##. november 2016 Udfyld projektnavn og dit navn  DSD 7. april 2019.

Præsentationer af emnet: "Gevinstforløb Workshop 2: Beskrivelse af gevinster Forandringsteam ABC ##. november 2016 Udfyld projektnavn og dit navn  DSD 7. april 2019."— Præsentationens transcript:

1 Gevinstforløb Workshop 2: Beskrivelse af gevinster Forandringsteam ABC ##. november 2016
Udfyld projektnavn og dit navn  DSD 7. april 2019

2 Agenda og tid Agendapunkt Tidspunkt
Hvad er det, vi skal i dag - og hvad er Jeres rolle? 9:00-9:05 Præsentation af Gevinstkort og fordeling af gevinster 9:05-9:30 Øvelse 1: Forandringer og aktiviteter 9:30-10:00 Øvelse 2: Første gevinstbeskrivelse i plenum 10:00-10:30 Pause 10:30-10:45 Øvelse 3: gevinstbeskrivelser 10:45-11:50 Opsamling og det videre arbejde 11:50-12:00 Tilpas agendaen til den tid, som du har til rådighed. Og til antallet af gevinster, som skal beskrives. F.eks. Skal der ikke være tre runder, hvis to er tilstrækkeligt. Første runde tager ofte længere tid end de efterfølgende – sæt min af til den Kopier evt. agendaen ind undervejs i præsentationen

3 Formål med dagen Formål: Gevinstbeskrivelsernes anvendelse:
At beskrive projektets gevinster, så der opnås en dybere for, hvad gevinsterne går ud på samt hvad, der skal til for at realisere dem. Der skal foreligge en samlet oversigt over gevinsterne, deres størrelse, hvordan de skal måles, hvor de optræder i organisationen samt de nødvendige organisatoriske forandringer Gevinstbeskrivelsernes anvendelse: Beskriver i de ønskede gevinster i detaljer Hjælp til at identificere gevinstejere og –aktører Letter kommunikationen om projektets gevinster og forudsætninger Opstiller mål for alle de ønskede gevinster og sikrer, at de kan måles Sikrer at man undgår dobbelttælling af gevinster i projektet Grundlag for Gevinstplanen, input til samlet Business Case samt projektplan for projektet

4 Gevinstejere og gevinstaktører
Hvad er Jeres rolle Gevinstejere og gevinstaktører ”Sikrer de organisatoriske ændringer med det formål at realisere gevinsterne. Det er gevinstejeres ansvar at støtte en proces hvor forandringer sker effektivt og hvor definerede gevinster realiseres”. Gentag kort beskrivelsen af rollerne som Gevinstejer og Gevinstaktør. Hvis der er nye deltagere med i forhold til Workshop I, bliver du nødt til at forklare rollerne lidt grundigere

5 Gevinstbeskrivelser:
Gevinstrealiseringen handler om at opstille målepunkter og lægge en plan, så man kan se, at det målte flytter sig Gevinstkort: Gevinstbeskrivelser: …en del af… Mind deltagerne om de forskellige elementer i arbejdet med gevinstrealisering hos BKF. Understreg at det kun er det andet element - gevinstbeskrivelserne, der laves på denne workshop. Gevinstbeskrivelserne er en del af den Gevinstplan, som efterfølgende bliver udarbejdet af projektlederen i samarbejde med organisationen. FREMHÆV at Gevinstplanen er en stor hjælp til organisationens implementering af løsningen og en forudsætning for, at gevinsterne faktisk realiseres. Gevinstplan: KPI:

6 Gevinstkort Projekt leverance Gevinst Hovedgevinst Forandring
Overordnet mål Dette angiver de produkter, værktøjer eller services, som skal leveres af projektet og være forudsætningen for forandringen Dette er forandringen, som skal ske. Ellers kan der ikke opnås en gevinst. Dette er en umiddelbar gevinst, som opnås. Dette understøtter de efterfølgende gevinster (hovedgevinsterne). Dette er hovedgevinsten – det man forventer at der skal komme ud af det. Dette er det overordnede mål man har i BKF (og dermed også i projektet, da disse skal være koblede). Brug denne slide til at minde deltagerne om Gevinstkortets opbygning

7 Projektleverancer/produkter Gevinstkort BKF efter ws1
Udfordring/problem Projektleverancer/produkter Forretningsændringer Gevinster Hoved Gevinst Forretningsmæssige mål Brugeridentifikation (forandringsteam) Primært system Særlige behov Hvem bruger hvilke systemer Stor volumen Fokus på adgangsstyring Gevinstkort BKF efter ws1 /review 14./16. nov. 2016 BKF: Analyse af ESDH behov på de decentrale institutioner Nye medarbejdere bliver ikke oplært Fælles arbejdsgang (centralt) Post ind/ud (digital post, skanning, sikker mail mv.) Aktindsigt og klager Dagsordenspunkter 1. Forståelse for at sager og informationer, skal bruges andre steder (mening hos medarbejderen) 1. Ledelsen skal være synlig og bevidst om deres ansvar for at systemer bruges korrekt. Arbejdsgange er ikke aftalt eller anvendes ikke i tilstrækkelig grad Manglende ensartethed i oprettelse af sager Mails journaliseres ikke Uddannelse (centralt) Ledelsens forankring til uddannelsen Rolle og Funktionsbaseret uddannelse Sikre uddannelses materiale har høj kvalitet og er relevant Undervisningen skal afholdes tæt på datoen for driftsstart Brugere af SBSYS oplever, at det giver mening og værdi i deres daglige arbejde at bruge SBSYS (TRIVSEL) 2. Ledelsen og superbrugere er ambassadører for SBSYS og brugen af det (positiv adfærd) 2. Sager kan findes hurtigt Bedre sammenhængskraft i borgersager mellem BKF/PUC og SOC/BØFA Systemet anvendes ikke i tilstrækkelig grad Kender ikke funktionaliteterne Kan ikke bruge funktionaliteterne Har ikke styr på KLE 3. Relevante afdelinger og institutioner skal bruge SBSYS (med særlig fokus på decentrale institutioner) Alle administrative dokumenter i SBSYS 3 Hurtigere overblik over sagens indhold ESDH håndbog Den globale (centralt) De lokale tillæg (funktionsbestemte i stedet for afdelingsbestemte) (forandringsteam) Vi har effektive arbejdsgange og processer, samt nemt overblik over sager, ved at vi udnytter funktionalitet i SBSYS, arbejder systematisk efter ensartede grundprincipper og har en fælles forståelse for brugen af SBSYS på tværs af fagområder Procestidsbesparelse Fælles grundprincipper for borgesager (centralt/SOC/BKF) 4. Dokumenter forsvinder ikke Ledelsen går ikke forrest Medarbejdere ikke forpligtet til at bruge systemet Medarbejdere ved ikke om de skal bruge ESDH eller hvorfor Hvilke systemer skal bruges 4. Vedtagne arbejdsgange og retningslinjer skal følges Nye arbejdsgange og procedurer (forandringsteam) Sikre sagsflow for relevante sagsgange Sikre opsætning af erindringer på sagsopfølgning (og styringsreoler) Gennemgå eksisterende (as-is/to-be) Mindre sårbart i forhold til videnstab 5. Rette støtte til rette tid og flere kan hjælpe flere 5. Sager er opmærket korrekt centralt og decentralt Tager lang tid at finde relevante dokumenter fordi de ikke er journaliseret i eDoc eller er journaliseret forkert. Sagsskabeloner (forandringsteam) Organiseret i træstruktur Skabeloner klar ved driftsstart Vi lever op til vores lovmæssige pligt til journalisering 6. Superbrugerorganisation anvendes og der er aftalt tidsforbrug 6. Færre fejl ved brug af autoudfyldte skabeloner og metadata Mangler støtte og hjælp og opfølgningsaktiviteter Oprydning i systemer og arbejdsgange (fagområderne) Superbruger / drift organisation (centralt) Sikre det rette antal superbruger ESDH mangler relevante integrationer (KMD institution, elevsystem) SBSYS – ESDH system (centralt) Systemopsætning og skabeloner Konvertering af sager fra eDoc til SBSYS Nye principper for adgangsstyring Integration til: CPR, CVR, ejendomsdata, OBI, Netblanket, GeoEnviron, GIS, BOM, Digital Post Ledelsen sikrer datakvaliteten inden konverteringen (oprydning) ESDH bruges ikke i de decentrale institutioner

8 Forandringer Beskriv de konkrete aktiviteter der skal til at nå forandringerne fra gevinstkortet, f.eks. Ledelsen skal være synlig og bevidst om deres ansvar for at systemer bruges korrekt. Punkt på lokale ledermøder – skal lede videre til punkt på chefmødet Fortaler for ESDH (UDDYB)

9 Gevinstbeskrivelser - en del af projektets gevinstplan
Herfra arbejdes der i Gevinstplanen resten af workshoppen. NB! Her skal holdes nøje øje med mulig dobbelttælling af gevinster – både i projektet og i forhold til andre projekter! Gennemgå fanebladet Gevinstbeskrivelser (Forkortet ”Gevinstbsk”) i Gevinstplanen. Vis hvordan man ser hjælpeteksterne. Bed derefter grupperne om at udfylde de første tre kolonner til at starte med: Check, at grupperne har beskrevet den rigtige gevinst (at beskrivelsen svarer til overskriften på gevinstkortet) og ikke har blandet andre gevinster ind i den, som de burde beskrive. Er der overlap med andre gevinster, så spørg deltagerne om de måske er ens. Det er vigtigt kun at beskrive den samme gevinst én gang! Er det en meget lang beskrivelse, så spørg deltagerne om der måske er tale om mere end en gevinst. Check at måleenheden passer til titlen og beskrivelsen Bed deltagerne om, at udfylde de næste 3 kolonner – gevinststørrelse, nuværende niveau og målemetode: Hvis deltagerne ikke kan (eller vil) udtale sig om størrelsen, så prøv at udfordre dem på, om gevinsten så er værd at gå efter? Hvis det er svært at finde ud af, hvordan gevinsten skal måles, så prøv at bore i, om det overhovedet er en gevinst? (Måske er det en leverance eller et overordnet mål?) Check på dette tidspunkt, om de enkelte gevinster nu også kan henføres til dette projekt, så man undgår at tælle de samme gevinster i flere projekter. Gå nu videre med de næste kolonner – gevinstejer, områder, som berøres og nødvendige forandringer: Sørg for, at de, der beskriver gevinsten tænker på den enkle Forvaltning. Understreg at de navne, der skrives på som gevinstejere, er forslag. Der er ingen, der bliver pålagt et ansvar uden forudgående aftale. Sørg for, at der bruges noget tid i grupperne på at diskutere, hvilke forandringer, der konkret skal foretages i organisationen, for at gevinsten viser sig. Dette er vigtigt input til realiseringsdelen af gevinstplanen. Udfyld de resterende kolonner i gevinstbeskrivelsen: Få deltagerne til at overveje, om der er andre leverancer end de, der fremgår af gevinstkortet, som er nødvendige for at opnå gevinsten? Gennemgå beskrivelsen, giv gruppen en pause og en ny gevinst, som de kan beskrive i næste række i eget tempo Sørg for stadig at kontrollere kvaliteten af deres input, når de arbejder frit med gevinst nr. 2 og eventuelt nr.3 Hvis der er tid, så lad dem forsøge at beskrive en negativ gevinst med fokus på at formindske størrelsen 

10 Det videre arbejde Send alle gevinstbeskrivelser til projektlederen
Dagens arbejde samles og efterbehandles nu, hvorefter det bliver sendt til jer Kom meget gerne med kommentarer til Gevinstbeskrivelserne Projektlederen vil herefter udarbejde projektets gevinstplan i samarbejde med de enkelte områder – f.eks.: Relevante gevinster i området Aktiviteter for at realisere gevinsterne Hvornår målinger skal foretages i området Så tænk over: Hvordan realisering af gevinsterne vil påvirke jeres del af organisationen? Er der andre personer, som bør deltage i udarbejdelse af gevinstplanen hos jer? Understreg at gevinstplanen er hvert enkelt områdes organisatoriske implementeringsplan, som skal sikre at de kan løfte gevinsterne. Dette er en forudsætning for, at eventuelle besparelser ikke kommer til at gøre så ondt. Vurder om du vil beskrive, hvordan gevinstplanen kommer til at danne grundlag for opfølgningen på gevinstrealiseringen efter projektet er lukket.