Kontrakten UDS-INST Velkommen Velkommen

Præsentationer af emnet: "Kontrakten UDS-INST Velkommen Velkommen"— Præsentationens transcript:

1 Kontrakten UDS-INST Velkommen Velkommen Vi er glade for at se jer og glade for I har hevet to dage ud af kalenderen. Vi = Tina, Susanne og jeg Og inden vi går videre, vil jeg gerne bede nye nasigter og at rejse sig og sige hej og hvad I hedder og hvilken instituion I kommer fra. Dagens program: to sessioner Gennemgang af kontraktens dele – dem vi har. Gennemgang af satser, rammerne for mobiliteterne + to oplæg om budget styring fra Trine fra Århus universitet og Camilla fra VIA. Erasmus.koordinatormøde, Fredericia 2014

2 Kontrakten UDS-INST Grant Agreement
Navn, adresse, Erasmus Code, oversigt over kontraktens dele Part 1 Special Conditions Justeres til den enkelte kontraktmodtager og projekt Part 2 General Conditions Må ikke justeres og kan lægges på hjemmesiden samt sendes med ud Annex 1 Description of the project Annex 2 Estimated budget (awarded) Tilpasses enkelte institution Annex 3 Financial and contractual rules beregning af enheder samt dokumentation ved afrapportering. Skal justeres så den passer til den konkrete aktivitet (1 gang årligt – ikke flettefil) Annex 4 Templates beneficiary/participant agreements (Erasmus students) Ansøgningsrunden 24. marts 2014 (KA1 – alle) Der er usikkerhed om, hvornår kontrakter til tilskudsmodtagere kan blive udsendt, da UDS endnu ikke har modtaget sin Delegation Agreement. Proces herfor er følgende: Step 1: WP 2014 forventes at blive sendt fra NAU onsdag den 18/6. Step 2: EAC skal godkende WP og sende Delegation Agreement til UDS. Step 3: UDS underskriver Delegation Agreement og returnerer til EAC. Step 4: EAC underskriver Delegation Agreement. Step 5: UDS kan først udskrive kontrakter til tilskudsmodtagere, når Delegation Agreement er underskrevet af både UDS og EAC. Sideløbende hermed er der udfordringer ift. KA1 og udarbejdelse af budgetter i EPlusLink, som er en forudsætning for, at tilskudskontrakter kan udarbejdes. Konklusion: Det blev besluttet, at Ina følger løbende op ift. release af EPlusLink (7/7 eller tidligere). Ina følger ligeledes udviklingen tæt ift. annex 2 i kontrakter, ligesom IIO starter på kontraktforberedelserne. Jette følger op ift. EAC vedr. forventet sagsbehandlingstid, når WP er blevet afsendt fra NAU. Så snart der er nyt ift. ovenstående, vil alle blive orienteret. Erasmus.koordinatormøde, Fredericia 2014

3 Part I - Special Conditions
Kontrakten UDS-INST Start / slutdatoer Tilskudsstørrelse Overførsel af midler mellem aktioner Report and Payments Euro-kurs Bank Account Kontaktoplysninger Protection and safety of participant Use of IT Tools Support to participants Online Lingustic support Andet: Hvis der opstår uenigheder Intellectual outputs Subcontracting Reporting and Payments: 1. udbetaling, betaling ved Interim, final report (hvornår), balance payment Første udbetaling for DVU kommer til at ligge på 65% svarende til den del, som vi modtager i første betaling fra Kommissionen. Har vi besluttet om vi skal ud i det der cirkus med 3. udbetalinger? (det kan jeg simpelthen ikke huske om vi kom med en endelig beslutning om?) Vi har besluttet følgende udbetalingskadence: 1. betaling 65%, 2. betaling 20% ved interim og 15% ved afrapportering. Grant Agreement Part 1 Part 2 Annex 1 Annex 2 Annex 3 Annex 4 Erasmus.koordinatormøde, Fredericia 2014

4 Part II - General Conditions
Kontrakten UDS-INST Part A – legal and administrative Provsions Obligations of the beneficiary Communications between parties( s) Liability for Damages Conflict of interests Confidentiality Processing of personal data Visibility of union funding Ownership of results Subcontracting Amendments to the Agreement Assignment of Claims to third parties Force Majeure Suspension of the implementation of the project Termination of Agreement Part B – Financial Provisions Conditions for unit contribution Calculation of unit contributions (udregning og dokumentation) Calculation of actual costs Ineliglible Cost Further Payment arrangements Determining theFinal Amount of the Grant Recovery Checks and Audits Monitoring and Evaluation Reporting and Payments: 1. udbetaling, betaling ved Interim, final report (hvornår), balance payment Første udbetaling for DVU kommer til at ligge på 65% svarende til den del, som vi modtager i første betaling fra Kommissionen. Part B: Hvordan beregnes – dokumentation for unit (rejse, individual support, OS) Vi har besluttet følgende udbetalingskadence: 1. betaling 65%, 2. betaling 20% ved interim og 15% ved afrapportering. Grant Agreement Part 1 Part 2 Annex 1 Annex 2 Annex 3 Annex 4 Erasmus.koordinatormøde, Fredericia 2014

5 Annex III: Financial and Contractual rules
Kontrakten UDS-INST I. Introducation II.Complementary financial and contractual rules A:Eligible activities and expenses B:Grant reduction for poor, partial or late implementation C:grant modification III. Rates applicable for contributions to unit costs 1. Travel 2.Individual Support 3. Organisational Support 4. Linguistic support 5. Course fees IV: Provison of supporting documents Eligible activities and expenses = henviser til programme Guide, hvad er det forpligtiget at indtaste i mobility tool Ophold, rejse (distance band) Start og slut datoer i mobility tool OS Linguistic assessment Grant Agreement Part 1 Part 2 Annex 1 Annex 2 Annex 3 Annex 4 Erasmus.koordinatormøde, Fredericia 2014

6 Annex 4: Skabeloner Minimums Krav! – men husk logoer
Kontrakten UDS-INST Annex 4: Skabeloner Minimums Krav! – men husk logoer Skannede underskrifter ok Kontrakt mellem institution og studerende/staff kommer snarest Grant Agreement Part 1 Part 2 Annex 1 Annex 2 Annex 3 Annex 4 Erasmus.koordinatormøde, Fredericia 2014