Undervisning Planner 3. februar Star 1. Forventninger til i dag Formålet er, at I kan bruge Planner I jeres jobcenter i morgen – dvs. I skal i dag have.

Præsentationer af emnet: "Undervisning Planner 3. februar Star 1. Forventninger til i dag Formålet er, at I kan bruge Planner I jeres jobcenter i morgen – dvs. I skal i dag have."— Præsentationens transcript:

1 Undervisning Planner 3. februar Star 1

2 Forventninger til i dag Formålet er, at I kan bruge Planner I jeres jobcenter i morgen – dvs. I skal i dag have praksiserfaring Selve funktionaliteterne i Planner er ikke svære – det handler om hvordan I kan bruge det i den dagligdag I arbejder i. Plug and Play: I afprøver efterfølgende i Planner i dag og frem til opfølgningsdagen den 4. marts 2

3 Program for dagen Program og forventninger til dagen Kort om Planner Visning af booking på jobnet Pause Gennemgang af administrationsmodulet Praktiske øvelser – administration af Planner Frokost Gennemgang af selvbookmodulet Praktiske øvelser – selvbook Pause Gennemgang af indkaldemodulet Praktiske øvelser – indkalde borgere Opsamling og tak for i dag 3

4 Kort om planner 4

5 Hvad er Planner? Planner er et system, som jobcenteret skal bruge til at vise ledige tider på ”Min side” på Jobnet, så ledige dagpengemodtagere selv kan booke et møde i deres jobcenter. 5

6 Ofte stillede spørgsmål Integration mellem Planner og det kommunale sagsbehandlingssystem Planner og faste sagsstammer Integration mellem Planner og vejledernes kalender Udskrivning af breve 6

7 Visionen for Planner - Selvbooking Selvbooking er en del af borgerne i centrum – Skal give ledige mulighed for at tage ansvar for tilrettelæggelsen af kontaktforløbet – Øget indflydelse på egen indsats skal føre til øget ejerskab til indsatsen og dermed bedre effekter Selvbetjening skal gøre det nemmere for ledige (borgerne) og jobcentrene 7

8 Visionen for Planner - Selvbooking En del af kontanthjælpsreformen og SDP-reformen Er udbygget for dagpengemodtagere med beskæftigelsesreformen Selvbooking kan bruges på dagpengemodtagere, jobparate kontanthjælpsmodtagere, uddannelseshjælpsmodtagere og sygedagpengemodtagere Fra August 2015 skal jobcentre vise ledige tider til dagpengemodtagere til selvbooking Fra Januar 2016 skal dagpengemodtagere selv booke deres samtaler via selvbooking 8

9 Sagt af borgerne om selvbooking… Det er dejligt fleksibelt Det er rigtig godt man selv kan booke Det er en super god ide, der skaber lidt mere frirum for planlægning Jeg synes det gik som smurt Jeg synes det er super godt. Så slipper man for at skulle til at aflyse/flytte den ellers fastsatte tid Det giver folk en bedre selvfølelse at man selv har mulighed for at vælge. It is good as it gives people a little more sense of control and dignity. Thank-you. 9

10 Selvbooking – hvordan ser det ud fra borgerens side? 10

11 Book egen samtale på Jobnet 11

12 Noter - Book egen samtale på Jobnet For at kunne booke din egen samtale med jobcenteret, skal du først logge ind på ”Min Side”. Herefter vælger du ”Mine aftaler” i venstremenuen. Her finder du dine indkaldelser og møder. Klik på ”Book et møde”, og du vil få en pop-up frem med en oversigt over de muligheder du har for at booke en samtale. 12

13 Book egen samtale på Jobnet 13

14 Noter - Book egen samtale på Jobnet I pop-up vinduet kan du vælge imellem forskellige samtaletyper. Vælg den samtale du ønsker at booke og der vil blive vist en kort beskrivelse af den. Når du er sikker på, hvilken samtale du vil vælge, klikker du på ”Næste 14

15 Book egen samtale på Jobnet 15

16 Noter - Book egen samtale på Jobnet Nu har du mulighed for at vælge dag og tidspunkt for din samtale. Hvis dit Jobcenter har givet mulighed for det, kan du derudover vælge hvilken vejleder, du ønsker at komme til samtale hos. For at bekræfte dit valg, trykker du på ”Næste”. Du skal nu bekræfte dine forudgående valg. Du kan gå tilbage og redigere i dine valg, hvis der er noget du ønsker at ændre. Under punktet ’Rettigheder og pligter’ kan du læse om rettigheder og pligter i forbindelse med det møde du er ved at booke. Det erstatter det brev du normalt modtager ved en indkaldelse til samtale fra Jobcentret. 16

17 Book egen samtale på Jobnet 17

18 Noter - Book egen samtale på Jobnet Bemærk, at du ikke kan fuldføre din booking før du har læst og accepteret ”Rettigheder og pligter”. Efter du har bekræftet samtalen, vil du modtage en kvittering på din bookning. Hvis du har oplyst en mailadresse under dine personlige oplysninger, modtager du også kvitteringen på mail. 18

19 Book egen samtale på Jobnet 19

20 Noter - Book egen samtale på Jobnet Under ”Indkaldelser og møder, vil du nu kunne se det møde du netop har booket. For at se detaljerne for det bookede møde, kan du klikke på din aftale. Detaljerne vil fremgå indtil mødet er afholdt. 20

21 Ombook en aftale på Jobnet 21

22 Noter - Ombook en aftale på Jobnet Hvis du har en aftale i dit jobcenter, men ønsker at ændre tidspunktet for denne, kan du gøre det på ”Min Side”. Du skal først logge ind på ”Min Side” og så vælge ”Mine aftaler” i venstremenuen. Her finder du dine indkaldelser og møder. Klik på det møde, du ønsker at ombooke, og du vil få vist nedenstående: 22

23 Ombook en aftale på Jobnet 23

24 Noter - Ombook en aftale på Jobnet Her har du mulighed for at ændre tidspunkt og dato for din aftale. Det gør du ved at markere en ny tid eller dato i kalenderen, som vist her til højre. Det er muligt at skifte imellem uger på de blå pile. Hvis dit Jobcenter har givet mulighed for at du kan vælge sagsbehandler, kan det gøres ved at klikke på den lille pil ud for den sagsbehandlers navn som står øverst i vinduet. Når du har fundet det tidspunkt, du vil ombooke mødet til, trykker du på ”Næste”. 24

25 Ombook en aftale på Jobnet 25

26 Noter - Ombook en aftale på Jobnet Du kan nu vælge enten at bekræfte din ombooking, eller vælge ”Tilbage” for at starte forfra. Hvis du vælger at bekræfte din ombooking, vil du få vist en kvittering. Denne kan du enten vælge at printe ud, eller blot sige ”ok” til. Kvitteringen vil også blive sendt til dig på email. 26

27 Hvordan kan Planner vise ledige tider på jobnet? 27

28 28 Planners kalender MandagTirsdagOnsdagTorsdagFredag 9 10 11 12 13 14 Trin 4 Vejlederes kalendere Booker tider i outlook kalenderne hos de vejledere, som er koblet på Planner Trin 1 Administrationsmodul Indtastning af vejledere i Planner og deres rådighedstid Trin 2 Definition af hvilke borgere der skal kunne selvbooke Indtastning af, hvilke borgere, der skal kunne se tider på jobnet Trin 3 Viser ledige tider på Jobnet

29 29

30 Hvordan kan Planner vise borgere ledige tider? 30 MandagTirsdagOnsdagTorsdagFredag 9 Selvbooket 10 Selvbooket 11 Selvbooket 12 13 Selvbooket 14 Selvbooket

31 To OBS-punkter ved Planner 31 Indkalde borgere Cpr.nr: 120588-111 081053-2222 091277-3333 Vælge konkret dag og tidspunkt: Fx: Tirsdag den 5. februar kl. 14 Udstille tider til selvbooking Cpr.nr: 120588-111 081053-2222 091277-3333 Vælge konkret dag og tidspunkt: Fx: Tirsdag den 5. februar kl. 14 1.Udvælge borgere til samtale 2.Vælge tidspunkter for samtale 1. Udvælge borgere 2. Vælge tidspunkt for samtale

32 Cpr.nr: 120588-111 081053-2222 091277-3333 Hvad kan Planner? 32 Udstille tider til selvbooking – Organisering med faste sagsstammer 1. Udvælge borgere Tillidsmodellen: Sæt navn på vejlederne inde i mødet, og bed borgeren booke egen vejleder. Fx: hvis du er født mellem den 1. og 15. skal du booke hos Hedi Kontrolmodellen Persongruppemarkering i Opera eller Workbase Hver enkelt borger skal tilknyttes sagsbehandler Mødet sættes op med persongruppemarkeringen som kriterie.

33 Cpr.nr: 120588-111 081053-2222 091277-3333 Hvad kan Planner? 33 Udstille tider til selvbooking – Organisering uden faste sagsstammer 1. Udvælge borgere Teammodellen: Team kan bestå af to til flere medarbejdere, hvor borgeren frit kan vælge sagsbehandler og dermed også har flere tider at vælge imellem

34 Udfordringer ved modellerne 34 Tillidsmodellen Kontrolmodellen Teammodellen Det er muligt at borgerne booker hos anden vejleder end deres faste Det kræver løbende vedligeholdelse af persongruppe- markeringerne Ingen udfordring, men det er en forudsætning at vejlederne ikke har faste sagsstammer

35 Hvad kan Planner? 35 Udstille tider til selvbooking Vælge konkret dag og tidspunkt: Fx: Tirsdag den 5. februar kl. 14 2. Vælge tidspunkt for samtale MandagTirsdagOnsdagTorsdagFredag 8 9 10 11 12 Frokost 13 14 15 Planner viser alle ledige tider (hvid tid) registreret i Planner kalenderen

36 36 Planners kalender MandagTirsdagOnsdagTorsdagFredag 9 10 11 12 13 14 Trin 1 Administrationsmodul Indtastning af vejledere i Planner og deres rådighedstid

37 Planner - administrationen 37

38 Hvordan tilgås Planner? 38

39 Planner - forside 39

40 Planner - forside 40

41 Noter - Administrationen af Planner Administrationsdelen i Jobcenter Planner åbnes ved at klikke på linket ’Administration’ på forsiden. Ønsker du at vende tilbage til Kalender og indkaldesiden i Planner, klikker du på jobcenterikonet i øverste venstre hjørne 41

42 Administrationen – første side 42

43 Noter - Administrationen – første side I planner administrationen er der mulighed for at arbejde med følgende emner: Vejledere: Her kan du oprette, redigere og slette vejledere i systemet. Endvidere kan du tilknytte vejledere til teams, samt angive mødetider, pauser og bookinggrader for hver vejleder. Kompetencer: Her kan du oprette, redigere og slette kompetencer. Det kan bl.a. være sproglige kompetencer eller kompetencer som fx konsulent osv. Disse kompetencer kan efterfølgende knyttes til vejlederen. Kompetencer kan slettes fra listen ved at klikke på ’Slet’. Teams: Her kan du oprette, redigere og slette teams. Endvidere kan du placere de enkelte teams i forhold til organiseringen i jobcentret. Lokale lukkedage: Her kan du oprette, redigere og slette en lokal lukkedag. En lokal lukkedag kan fx være en dag, hvor afdelingen skal have fælles mødedag. Mødelokaler: Her kan du oprette, redigere og slette mødelokaler. Endvidere kan du administrere, hvilke team der skal kunne benytte de enkelte mødelokaler til møder/samtaler. Indkaldelsesskabeloner: Her kan du oprette, redigere og slette indkaldelsesskabeloner. Du kan forud definere samtaledetaljer til de enkelte indkaldelser, som jobcentret varetager. Samtaletyper: Dette er en liste over de samtaletyper, der er oprettet i Det fælles Datagrundlag – (DFDG). Der kan således ikke redigeres i samtaletyperne i Jobcenter Planner. Samtaletypevarianter: Her kan du oprette, redigere og slette samtaletypevarianter 43

44 Følgende 4 trin gennemgås som led i opsætning af Planner 1.Oprettelse af team 2.Oprettelse af vejledere 3.Oprettelse af mødelokale 4.Oprettelse af samtaletypevariant 44

45 Trin 1 – oprettelse af team 45

46 Noter - Trin 1 – oprettelse af team Når Planner skal tages i brug på jobcentret anbefales det, at du starter med at oprette teams og placerer dem i den hierarkiske struktur, der findes i jobcentret. Det skyldes, at hver enkelt vejleder og mødelokale skal knyttes til et team, når de efterfølgende skal oprettes i Planner: For vejlederen betyder det, at det er foruddefineret, hvilke teams som vejlederen kan afholde samtaler for. For mødelokalet betyder det, at det er foruddefineret, hvilke teams der kan booke mødelokalet til møder/samtaler. Hvis der er oprettet teams under jobcentret, vil disse fremgå i en liste på siden (se skærmprint) Teams vises i en træstruktur. Her er det muligt at flytte rundt på rækkefølgen af teams, hvilket gøres ved at klikke på team, holde musen nede og så trække teamet hen til det ønskede sted For at oprette et nyt team i Planner, følger du nedenstående fremgangsmåde: Klik på knappen [Opret nyt team], hvorefter nedenstående vindue ’Team (nyt)’ åbnes. Det nye team vil blive placeret der hvor du stod i træstrukturen, før du klikker på [Opret nyt team]. Markerer du et allerede oprettet team, og højreklikker, får du også her muligheden for at oprette et nyt team. Dette team vil blive placeret som et underteam til det markerede team. 46

47 Indtastning af information om teamet 47

48 Noter - Indtastning af information om teamet Der skal angives følgende oplysninger om teamet Navn: Angiv et navn på teamet. Navnet på teamet anvendes, når du ser kalendere for vejledere/lokaler, der er tilknyttet teamet i kalenderen. Derudover anvendes teamnavnet, når du opretter indkaldelser til de enkelte team, og navnet vises på indkaldelsen i selve kalenderoversigten. Adresse: Der skal angives en korrekt adresse og postnummer. Adressen bliver trukket med over og vises i mødeindkaldelsen på Jobnet.dk, med mindre der ved indkaldelsen er valgt et mødelokale, der har registreret en anden adresse. Post nr./By: Når du skriver et gyldigt postnummer fremkommer bynavnet automatisk Følgende kan angives: E-mail adresse: E-mail-adresse kan angives til internt brug for administratorerne, så de kan få adgang til at se kontaktoplysningerne på et team fra brugergrænsefladen. Telefonnr.: Telefonnr. kan angives til internt brug for administratorerne, så de kan få adgang til at se kontaktoplysningerne på et team fra brugergrænsefladen. Beskrivelse: Her er det muligt at tilføje fritekst. Det kunne fx være oplysninger om hvilke sager, det pågældende team tager sig af eller deres kompetenceområder. Teksten kan kun læses af administratorerne. Herefter kan vejleder og mødelokale tilknyttes, ved at klikke på fanebladene. 48

49 Rediger, opret eller slet team 49

50 Noter - Rediger, opret eller slet team Du har mulighed for at redigere eller slette et team, ved at højreklikke på det team du ønsker at redigere eller slette. Det er også muligt at oprette et team, på samme vis som ovenfor. Her får du tre valgmuligheder: Rediger team Opret et nyt team Slette team Det er kun muligt at slette et team, hvis følgende betingelser er opfyldt: Teamet ikke har nogle underliggende teams Der ikke er tilknyttet vejledere til teamet Der ikke er tilknyttet mødelokaler til teamet 50

51 Trin 2: Oprettelse af vejledere 51

52 Noter - Trin 2: Oprettelse af vejledere I menuen til venstre vælges menupunktet [Vejledere]. Hvis der allerede er oprettet vejledere i Planner, bliver de vist i en liste (se skærmprints) For at oprette en vejleder i Planner skal vejlederen i forvejen være registreret i DFDG med et medarbejdercertifikat, som er udstedt af Nets DanID. Vejlederen oprettes i Planner ved at medarbejderen udsøges fra DFDG. Dette sker ved at angive relevante oplysninger og tryk hent data: – Navn – Email-adresse 52

53 Indtastning af information om vejleder 53

54 Noter - Indtastning af information om vejleder For at oprette en vejleder i Planner skal vejlederen i forvejen være registreret i DFDG med et medarbejdercertifikat, som er udstedt af Nets DanID. Vejlederen oprettes i Planner ved at medarbejderen udsøges fra DFDG. Dette sker ved at angive relevante oplysninger og tryk hent data: – Navn – Email-adresse Kontaktinformation Angiv evt. arbejdstelefonnummer på vejlederen. Det vil give administratoren mulighed for at finde vejlederens telefonnummer direkte fra brugergrænsefladen. Angiv evt. initialer på medarbejderen. Initialerne vises i flere lister fx Opfølgningsliste. Hvis ikke der er angivet initialer på vejlederen, vil listen ikke kunne vise, hvilken vejleder der er tilknyttet det enkelte møde. Angiv om vejlederen skal kunne tilknyttes indkaldelser. Denne markering skal vælges, hvis vejlederen skal kunne vælges, når der oprettes en mødeindkaldelse ved brug af fanen ’Indkald borgere’. Tilknyt evt. en kommentar. Denne oplysning er det kun administratorerne der har adgang til. Inden du kan gemme vejlederen, skal du knytte vejlederen til et eller flere teams! 54

55 Tilknyt vejleder til team 55

56 Noter - Tilknyt vejleder til team Når du tilknytter vejledere til et eller flere team(s), angiver du dermed, hvilke teams den pågældende vejleder skal kunne afholde samtaler/møder på vegne af. For at tilknytte vejlederen til et eller flere team(s), skal du gøre følgende: Vælg fanen [Team] på medarbejderkortet. På fanen fremgår de teams, der er oprettet under det pågældende jobcenter. Via checkboksene markeres det/de team(s), som medarbejderen skal tilknyttes. Vejlederen kan nu gemmes, og arbejdstid kan udfyldes senere. Klik på [Gem] med mindre du ønsker at udfylde arbejdstiden med det samme 56

57 Vejleders arbejdstid 57

58 Noter - Vejleders arbejdstid For at opsætte de personlige arbejdsvilkår for hver enkelt vejleder skal nedenstående trin udfyldes: Åbn medarbejderkortet for en vejleder. Hvis du endnu ikke har gemt de forrige registreringer, er medarbejderkortet fortsat åbent. Vælg fanen [Arbejdstid] Angiv vejlederens rådighedstid (fra og til) Man kan nøjes med at indtaste arbejdstiden for mandag og derefter kopiere denne arbejdstid til ugens øvrige dage ved at klikke på knappen [Kopier] Er arbejdstiden en enkelt dag anderledes, kan denne dag efterfølgende rettes til. Bemærk, at rådighedstiden ikke nødvendigvis afspejler vejledernes faktiske arbejdstid. Rådighedstiden udtrykker, hvornår vejlederen kan bookes til samtaler. Det er vigtigt, at den rigtige rådighedstid er sat for hver enkelt vejleder, da det ellers kan resultere i, at der bliver indkaldt til samtaler på tidspunkter hvor vejlederen ikke er tilgængelig eller en borger får tilbud om at ombooke til en tid, hvor vejlederen ikke er tilgængelig Fordeling af arbejdstid der skal kunne bookes til borgersamtaler Maksimal samtaletid (andel af rådighedstid): Hvis en vejleder er til rådighed 8 timer om dagen, og den maksimale samtaletid er sat til 75 %, vil vejlederen maksimalt kunne bookes til samtaler op til 6 timer pr. dag. Det anbefales at sætte fordelingen til 100 %, da vejlederen da vil kunne bookes til samtaler i hele rådighedstiden (pauser mv. er undtaget) Andel af samtaletid der kan bookes ved automatisk booking: Hvis en vejleder har en maksimal rådighedstid på 6 timer, og andelen af samtaletid til automatisk booking sættes til 75 %, vil vejlederen ved automatisk fordeling af tider maksimalt kunne tildeles 4,5 timers samtaletid. Dermed er der 1,5 timers ledig tid, som borgerne kan ombooke til. 58

59 Vejleders pauser 59

60 Noter - Vejleders pauser Under fanen [Pauser] kan du: Angiv faste pauser for én eller flere dage: Faste pauser er faste ugentlige tidsrum, hvor vejlederen ikke er til rådighed for samtaler. Faste pauser kan således både omfatte tidsrum, hvor vejlederen har andre opgaver i jobcentret, samt deciderede pauser (fx frokostpauser). Planner kan håndtere op til 4 faste pauser pr. dag: 60

61 Vejleders pauser – forskellige muligheder 61

62 Noter - Vejleders pauser – forskellige muligheder a) Kopier fra vejleder: Hvis vejlederen skal have samme pauser som en anden vejleder i jobcentret, kan du finde vejlederen i drop-down- listen. Når vejlederen er valgt, åbnes ugens dage med de pauser, denne vejleder har registreret. Er der enkelte rettelser, kan disse foretages. Herefter kan pauser gemmes, ved at klikke på knappen [Gem]. b) Manuel registrering af alle pauser: Da du klikkede på knappen [Tilføj pause] blev mandag vist med mulighed for at indtaste start- og sluttidspunktet for pausen. Skal der registreres yderligere en pause mandag, klikkes igen på knappen [Tilføj pause], hvorefter, der lægger sig en ny linje - under mandag - til indtastning. Når indtastning for mandag er færdig, vælges i drop-down-listen for vælg ugedag, den næste ugedag, hvor der skal registreres en pause etc. c) Kopier tiderne fra mandag til alle dage: Hvis vejlederen holder pause på de samme tidspunkter hver dag, kan du efter indtastning af mandagens pause(r) klikke på knappen [Udfør] ud for [Kopier] tiderne fra mandag til alle dage’. Er pausen en enkelt dag anderledes, kan denne dag efterfølgende rettes til. 62

63 Planner kalenderen for en vejleder – I de hvide/grå tider står vejleder til rådighed for samtale 63 MandagTirsdagOnsdagTorsdagFredag 8 9 10 11 12 Frokost 13 14 15

64 64 Winnie- Louise Ketager Lotte Jensen Planner kalenderen for en vejleder – I de hvide/grå tider står vejleder til rådighed for samtale

65 Redigere/slette en vejleder 65

66 Noter - Redigere/slette en vejleder Rediger en vejleder For at redigere en vejleder, skal du åbne medarbejderkortet for vedkommende. Det gør du ved at klikke på vejledernavnet i listen over vejledere. Alle felter under [Kontaktinfo], der er angivet i forbindelse med oprettelsen, vil kunne redigeres, dog med undtagelse af medarbejderens navn og e-mailadresse som er låst for redigering. Dette skyldes at disse oplysninger er linket mellem Jobcenter Planner, det kommunale sagssystem og vejlederens konto i det eksterne kalendersystem. Slet vejledere I listen over vejledere er der til højre en [Slet] knap ud for hver vejleder. Når du klikker på slet, skal du bekræfte din handling i en advarselsboks. Bemærk: Det er ikke muligt at slette vejledere, der har aktive(indkaldte) samtaler i sin kalender. Hvis du vil slette en vejleder, skal du derfor først ombooke alle samtaler til andre vejledere eller aflyse dem. 66

67 Meld vejleder fraværende I 67 Winnie- Louise Ketager Lotte Jensen

68 Meld vejleder fraværende II 68

69 Flytning af en aftale 69

70 Vejleder er meldt fraværende 70

71 Trin 3: Mødelokaler 71

72 Noter - Trin 3: Mødelokaler I menuen til venstre vælges menupunktet [Mødelokaler]. Hvis der allerede er oprettet mødelokaler, vises en liste med de oprettede mødelokaler. (se skærmprint) 72

73 Oprettelse af mødelokale 73

74 Noter - Oprettelse af mødelokale Klik på [Opret nyt lokale] hvorefter vinduet Mødelokale (nyt) åbnes: Angiv detaljer for det nye mødelokale: Navn: Navnet anvendes til visning af en mødelokalekalender og når du tilknytter et mødelokale til en indkaldelse. Derfor skal du angive et unikt navn til hvert mødelokale. Følgende kan angives: Maks. kapacitet: Her kan angives hvor mange personer, der kan indkaldes til møder i det eksakte mødelokale. Registreres der ikke en kapacitet, kan der indkaldes uendelig mange. Accepter overbooking (antal personer): Markerer du denne boks, og har du fastsat en maksimal kapacitet, skal du angive, hvor mange personer, der kan overbookes med. Det vil sige, at mødelokalet har en maksimal kapacitet, men det er muligt at sætte X antal ekstra stole ind i lokalet. Ved indkaldelse tages der hensyn til muligheden for overbooking. Adresse: Anvendes som den adresse, hvortil borgere indkaldes. Er der ikke angivet en adresse på mødelokalet, angives adressen i indkaldelsen til teamets adresse. Post nr./By: Når du skriver et gyldigt postnummer fremkommer bynavnet automatisk. For at sikre mod fejl, er der indsat en validering, så du ikke kan udfylde feltet ‘Adresse’ eller ‘Postnr./ By’ uden at alle tre felter udfyldes. HUSK at afkrydse i ” kan tilknyttes samtaler”, da det betyder, at mødelokalet kan benyttes ifm. samtaler. Kommentar: Her er det muligt at tilføje fri tekst. Det kunne fx være oplysninger om mødelokalet indeholder en PC, en dataprojektor mv. (kommentarfeltet er udelukkende til internt brug for administratorerne). 74

75 Tilknyt mødelokale til et team 75

76 Noter - Tilknyt mødelokale til et team Når du tilknytter mødelokaler til team, angiver du i princippet, hvilke teams, der i forbindelse med en indkaldelse, skal kunne gennemføre møder/samtaler i mødelokalet. Følg nedenstående fremgangsmåde for at tilknytte mødelokaler til et eller flere team(s): Vælg fanen [Team]. På denne fane fremgår de teams, der er oprettet under det pågældende jobcenter Via checkboksene markeres det/de team, som mødelokalet skal tilknyttes. Klik på [Gem]. Rediger et mødelokale Skal et mødelokale redigeres, gøres det ved at åbne mødelokale’. Det kan gøres ved at klikke på mødelokalenavnet i listen over oprettede mødelokaler på siden ‘Mødelokaler’. Alle felter under fanerne ‘Detaljer’ og ‘Team’ kan herefter redigeres Slet et mødelokale Du sletter et mødelokale ved at klikke på linket ’Slet’ ud for mødelokalet i tabellen over oprettede mødelokaler på siden ‘Mødelokaler’. Bemærk: Det er ikke muligt at slette et mødelokale, hvor der findes aktive(indkaldte) samtaler. Når du vil slette et mødelokale, skal du derfor først ombooke alle samtaler til andre mødelokaler eller aflyse dem. 76

77 Samtaletyper 77

78 Noter - Samtaletyper Samtaletyperne oprettes og vedligeholdes i DFDG. Samtaletyperne er faste og kan således ikke slettes fra Planner. Derfor er de er markeret som system (låst). 78

79 Trin 5: Samtaletypevariant Samtaletypevarianten bruges til at sikre, at to målgrupper ikke ombooker til hinandens møder. Hvem der kan ombooke til hvilke møder afhænger af kombinationen af følgende tre elementer: Team Samtaletype Samtaletypevariant 79

80 Noter - Trin 5: Samtaletypevariant Samtaletypevarianten bruges til at sikre, at to målgrupper ikke ombooker til hinandens møder. Fx Hvis dagpengeteamet arbejder med borgere både under og over 30 år, er det nødvendigt i indkaldelsen at have defineret en samtaletypevariant, så borgerne under 30 år ikke ombooker sig til møder forbeholdt borgere over 30 år. Hvem der kan ombooke til hvilke møder afhænger af kombinationen af følgende tre elementer: Team Samtaletype Samtaletypevariant For at sikre at målgrupperne får tilbudt mulighed for ombooking til de korrekte møder, skal alle 3 elementer være benyttet, og forskellen mellem møderne skal ligge i værdien ’Samtaletypevariant’. Ombooking er dog afhængig af, at der er givet tilsagn til ombooking, og frist for afholdelse ikke er overskredet. I listen over samtaletypevarianter fremgår det, hvilken af de overordnede samtaletyper og teams den enkelte samtaletypevariant er knyttet op på. Denne binding benyttes til at angive, hvornår en samtaletypevariant kan vælges 80

81 Trin 5: Samtaletypevariant 81

82 Noter - Trin 5: Samtaletypevariant I venstremenuen vælges menupunktet ‘Samtaletypevarianter’. Hvis der allerede er oprettet samtaletypevarianter, vises de på listen. I listen vises hvilke samtaletyper og teams de enkelte samtaletypevarianter er knyttet til. Klik på [Opret ny variant], hvorefter vinduet ‘Samtaletypevariant’ åbnes: Under fanen [Detaljer] angives følgende: Navn på samtaletypevariant: Navnet anvendes, når samtaletypevarianten tilknyttes en indkaldelse. Når du klikker på [Gem] kontrollerer Planner derfor, at navnet er unikt for det enkelte jobcenter. Er det ikke tilfældet, vil brugeren blive informeret med beskeden: ‘Navnet skal være unikt’ øverst i vinduet, mens feltet vil være markeret med *. Tilknyt samtaletype: Her vælger du, hvilke samtaletyper en variant skal være underlagt. Du kan vælge mellem de samtaletyper, der udstilles til Planner via DFDG. Du skal vælge mindst én samtaletype. 82

83 Trin 5: Samtaletypevariant 83

84 Noter - Trin 5: Samtaletypevariant Under fanen [Tilknyttede teams] angives følgende: Tilknyt samtaletypevariant til team: På denne fane angives, hvilke team(s), der skal kunne tilknytte samtaletypevarianten til en indkaldelse. Dvs., at hvis samtaletypevarianten er tilknyttet et team, og indkalder kan oprette indkaldelser til det pågældende team, kan brugeren anvende samtaletypevarianten. Dette sikrer at samtale­type­varianten oprettes lokalt til at varetage de behov, der er på de enkelte jobcentre. 84

85 Nu skal I arbejde selv med opsætning af Jeres Planner 85

86 Praktisk opgave I skal i administrationsmodulet oprette: Ét team (eller flere teams) i jeres jobcenter, der gennemfører samtaler med dagpengemodtager To – tre vejledere, der gennemfører samtaler med dagpengemodtagere – og er tilknyttet dét team, der håndterer dagpengemodtagere Evt. ét eller flere mødelokaler, som anvendes til informationsmøder og samtale med dagpengemodtagere. Hvis dagpengeteamet håndterer flere målgrupper: Opret en samtaletypevariant Opret lokale lukkedage 86

87 SELVBOOKING 87

88 Online tilbud - oversigt 88

89 Noter - Online tilbud - oversigt For at oprette nye online tilbud, eller redigere i eksisterende tilbud, går man ind under fanen ”Online tilbud” i Jobcenter Planner. Her kan også ses statistikker over hvor mange bookinger, der er foretaget online på de enkelte tilbud, og hvordan bookingerne er fordelt på teamets vejledere. 89

90 Oprettelse af et online tilbud – detaljerne omkring tilbuddet 90

91 Noter - Oprettelse af et online tilbud – detaljerne omkring tilbuddet Under ”Indkaldelsesskabeloner” i Administrationsmodulet kan man oprette en skabelon til online tilbud på samme måde som skabeloner til indkaldelser. Detaljer om online tilbuddet udfyldes på fanen ”Online Booking”. Der er ingen obligatoriske felter på skabelonen, og alle felter kan redigeres i online tilbuddet, når det bliver oprettet baseret på skabelonen. Der er taget højde for, at skabelonen skal opfylde kravene til online tilbud, og det betyder, at samtaletype skal være ’Jobsamtale’ og det skal være et individuelt møde med personligt fremmøde, for at du får lov til at gemme skabelonen. Oprettelse af online tilbud Klik på fanen ”Online tilbud” og klik på [Opret online tilbud]-knappen. Derefter kommer du ind på trin 1, hvor du udfylder de samme informationer som i indkaldelsesflowet. Indtil videre udbydes kun én samtaletype, nemlig Jobsamtale. Derfor vil det ikke være muligt at ændre i samtaledetaljerne på nuværende tidspunkt. Samtaledetaljerne vil være forud udfyldte med følgende informationer: Samtaletype står til: Jobsamtale Mødeform står til: Individuelt møde Afholdelsesform står til: Personligt fremmøde For at afslutte Trin 1 skal du udfylde: Team Vejlede Varighed Tid til afrapportering Tilføje en besked til vejlederen (ikke obligatorisk). 91

92 Oprettelse af et online tilbud 92

93 93 Eksempler på beskrivelse af tilbud

94 Eksempler på beskrivelse af tilbud II 94

95 Noter - Oprettelse af et online tilbud Trin 2 er specifikt tilpasset til online tilbud. I mange tilfælde vil online tilbud være oprettet som en skabelon, og hvis en skabelon for et online tilbud blev valgt på trin 1, kan enkelte eller alle felter allerede være blevet udfyldt. Du kan redigere indholdet af felterne til enhver tid. Trin 2 er inddelt i følgende områder: Detaljer: Her udfyldes en titel som vises på Jobnet.dk. Det er derfor vigtigt at titlen giver mening, både for borgeren og jobcenteret. Visning af online tilbud: Her besluttes om online tilbuddet skal være aktivt på Jobnet.dk. Når du vælger at aktivere checkboksen, bliver mødet gjort tilgængeligt på Jobnet.dk på den angivne dato valgt under ”Online booking” området. Der indtastes en beskrivelse af online tilbuddet, som borger kan se på Jobnet, og du vælger om vejlederens navn skal vises på Jobnet.dk. Online booking: Her vælges forskellige datoer: Første dato online tilbud kan bookes: Her vælges den dato mødet skal være aktivt på Jobnet.dk. Tidligste mødedato: Er den dato, Jobcenteret ønsker, borgeren må booke mødet fra. Slutdato: Er den sidste dato, mødet skal være aktivt for borgeren på Jobnet.dk. Når denne dato er passeret, vil online tilbuddet ikke være aktivt for borgerne mere. Online ombooking: Her vælges om borgeren må melde afbud til mødet, efter vedkommende har booket sig til mødet, samt om det skal være muligt at ombooke til et andet tidspunkt: Accepter afbud: Når denne checkboks vælges, giver man borgeren ret til at aflyse mødet selv og dermed vælge det fra igen. Accepter ombooking: Når denne checkboks er valgt, giver man borgeren ret til at ombooke til et andet ledigt tidspunkt, dog kun inden for den dato man har sat som frist. Som standard er feltet udfyldt med ’1’ dag før samtaledato, men tallet i feltet kan rettes efter behov. Kendt fejl: Borgere kan ikke se ledige tider på online tilbud på den dato, der er valgt i ”Slutdato”-feltet. Dvs.”Slutdato” skal sættes til lørdag, hvis borgeren skal kunne vælge tider fredag. 95

96 Regler/filtre til udsøgning af målgruppe I 96

97 Regler/filtre til udsøgning af målgruppe II 97

98 98 Persongruppemarkering Kontrolmodellen

99 Noter - Regler/filtre til udsøgning af målgruppe Der skal tilføjes minimum én regel for at oprette et online tilbud. Ved hjælp af regler kan systemet søge en specifik gruppe af modtagere frem, der er målgruppe for det aktuelle online tilbud. En regel defineres som et filter, der benyttes til at udsøge en bestemt målgruppe for det aktuelle online tilbud. Filteret opbygges af en regeltype, en betingelse og et kriterium. Dette filter kan forfines ved at føje flere regler til, som samlet set udgør en regelgruppe. Der kan oprettes flere regelgrupper, der forbindes med en såkaldt operatør (”Alle” / ”Enhver”) i samme filter. Større end lig med Alder Kontaktgruppe – fx: dagpengemodtager, kontanthjælpsmodtager, modtager af arbejdsmarkedsydelse, modtager af uddannelseshjælp, sygedagpengemodtager Persongruppemarkering – Her henter Planner en liste fra DFDG med projekter, der er oprettet i 3 niveauer: 1 -Stat 2 -Region 3 -Jobcenter Alle Jobcentre kan se projekter på niveau 1, og projekter på niveau 2 og 3 vises kun, for de jobcentre, der opfylder kriteriet. 99

100 Kvittering ved oprettelse af online tilbud 100

101 Noter - Kvittering ved oprettelse af online tilbud På trin 3 vises en opsummering af online tilbud detaljerne. Det er muligt at redigere tilbuddet igen, ved at trykke på ”Rediger online tilbud” knappen. Hvis detaljerne er korrekte trykker du [Gå til oversigt]. 101

102 Informationer om det enkelte tilbud 102

103 Noter - Informationer om det enkelte tilbud Når et online tilbud fra listen i venstre side er markeret, vises detaljer om dette specifikke tilbud i højre side af skærmbilledet Tilbuddet Tilbudsnummer: Systemet genererer et unikt løbenummer til et online tilbud. Tilbudsnummeret svarer til ’Indkaldelses-id’ på indkaldelser. Navn: Titel på tilbuddet, når det ligger online. Periode: Fra-dato og til-dato hvor tilbuddet er synligt på Jobnet.dk Minutter: Antal minutter der er afsat i kalenderen til mødet. Team: Det team som afholder mødet. Aktiv: Markering af om tilbuddet skal være aktivt eller ej. Tilbuddet skal være aktivt, for at det kan vises på jobnet.dk. Information om vejleder: Vejleder: Vejledere vises i hver sin række i en liste. Mulige tider/antal: Fordelt på ugebasis vises det antal ledige tider, det er muligt at booke online med den enkelte vejleder efterfulgt af det antal møder, vejlederen er booket til på det aktuelle tidspunkt for visningen. I alt: Opsummerer det samlede antal bookinger med en vejleder over alle de viste uger, og hvor mange møder vejlederen yderligere kan bookes til. Tilmeldte borgere - Borgere som har booket samtale Ud fra de søgeregler der er knyttet til et online tilbud, viser listen ”Tilmeldte borgere” på fanen ”Online tilbud”, alle de borgere, der har foretaget en booking på tilbuddet. Dermed er det muligt at se, hvor mange borgere, der har tilmeldt sig og søge på borgere, der ikke har tilmeldt sig. Indkalderen kan søge på navn eller cpr.nr. for at se, om en bestemt borger har tilmeldt sig online. 103

104 Redigering af det enkelte tilbud 104

105 Noter - Redigering af online tilbud Du kommer tilbage til ”Online tilbud”-fanen, hvor tilbuddet ligger i listen sammen med de andre online tilbud. Tilbuddet er vist i vinduet. Det er let at redigere et online tilbud fra ”Online tilbud”-fanen. Søg tilbuddet frem så det vises i vinduet og klik på [Rediger online tilbud]-knappen i øverste højre hjørne. Det er muligt at redigere et online tilbud til enhver tid, og hvis du redigerer et tilbud, der er aktivt på Jobnet.dk, som borgeren ikke har booket, vil ændringerne blive vist på det tilbud, borgeren ser. Hvis borgere allerede har booket et møde, og jobcenteret redigerer online tilbuddet efter- følgende, vil ændringerne ikke slå igennem på det/de møde(r), der allerede er booket. Rediger afbud og ombooking Online tilbud, hvor der er givet mulighed for at borgere kan aflyse eller ombooke, kan redigeres, men ændringerne vises kun på nye mødebookinger, ikke på de møder, der allerede er booket. Rediger slutdato Det er muligt at redigere ’Slutdato’ på et online tilbud, og det vil påvirke de mødebookinger, der allerede ligger. Borgere, der har booket et møde med mulighed for ombooking, kan stadig godt ombooke, dog inden for online tilbuddets nye slutdato, og fristen for ombooking skal naturligvis ligeledes overholdes. 105

106 Eksempler på de forskellige modeller: 106 Tillidsmodellen Kontrolmodellen Teammodellen Det er muligt at borgerne booker hos anden vejleder end deres faste Det kræver løbende vedligeholdelse af persongruppe- markeringerne Ingen udfordring, men det er en forudsætning at vejlederne ikke har faste sagsstammer

107 Tillidsmodellen – vælg din faste sagsbehandler 107

108 Kontrolmodellen: Borgerne kan kun vælge deres faste sagsbehandler 108

109 109 Persongruppemarkering Kontrolmodellen

110 110 Teammodel: Borgerne skal vælge efter, hvornår de senest skal have afholdt en samtale

111 111 Teammodel: Borgerne skal vælge tilbud efter deres ledighedsperiode

112 112 Konkret beskrivelse af tilbud, hvor borgere vælger efter deres ledighedsperiode

113 Hvordan kan det styres, så borger kun booker tider fx kl. 10, 11? 113 Jobnet er sat op til default at vise tider pr. kvarter: kl. 10.00, 10.15, 10.30 mv. Det betyder, at borger kan booke en samtale fx kl. 10.15 og dermed ”blokere” flere samtaletider. Der er to muligheder for at sikre, at dette ikke sker: A.Ændre opsætningen i Jobnet Opsætningen i jobnet kan ændres til at vise tider eks. pr. halve time eller pr. time Bemærk, at ændringen dog vil gælde for hele jobcentret – og ikke kun for et team! B.Indsætte pauser efter hver samtaletid Det er muligt at indsætte op til 4 pauser dagligt (vælg: administrationsmodulet i planner - rediger vejleder – faneblad: pauser) Efter hver fx 45 minutters samtale indsættes en pause på 15 minutter. Det vil sikre, at der kun udstilles tider til samtale på jobnet hver time

114 A) Ændre opsætning i jobnet til at vise tider pr. halve time eksempelvis 114

115 B) Sætte pauser ind i vejleders arbejdstid eller i kalenderen I 115

116 116 Winnie- Louise Ketager Lotte Jensen B) Sætte pauser ind i vejleders arbejdstid eller i kalenderen II

117 Nu skal I arbejde med at oprette tilbud til selvbook 117

118 Praktisk øvelse – udstille møder til selvbook Opret et online tilbud til en på forhånd defineret målgruppe – fx dagpengemodtagere over 30 år 118

119 Indkalde borgere til samtale 119

120 Indkalde borgere til samtale 120

121 Indkalde borgere til samtale Tre måder at starte med at indkalde borgere: Klik på fanebladet ”indkald borgere” Udgangspunkt i kalenderen – enten via vejleders kalender eller via det lokale, der skal indgå i indkaldelsen Udsøg borgere i KSS og overføre listen til Planner Uanset hvilken måde, du starter indkaldelsen på, skal du igennem følgende tre trin: Trin 1, hvor du definerer rammerne for samtalen/mødet, Trin 2, hvor du udvælger de borgere, der skal indkaldes til samtale/møde, Trin 3, hvor du foretager den faktiske indkaldelse. 121

122 Noter - Indkalde borgere til samtale Klikke på fanebladet ”Indkald borgere” I kalenderen finder den vejleder eller det lokale, der skal indgå i indkaldelsen. I kalenderen højreklikker du på et tidspunkt på den dag, du ønsker at indkalde til. Derefter vises valgmuligheden ”Ny aftale”, som du klikker på, hvorefter du føres over til indkaldeprocessen. Foretage en udsøgning af de borgere, du ønsker at indkalde i de kommunale sagsbehandlingssystemer og derfra føre listen over i Planner Hvis du tog udgangspunkt i kalenderen, har du automatisk fået værdierne ”team” og ”dato” med i indkaldelsesprocessen. Du har desuden fået enten ’mødelokale’ eller ’vejleder’ med afhængig af, om du tog udgangspunkt i en vejleders kalender eller kalenderen for et mødelokale. Hvis du markerer den præcise periode i en vejleders kalender, som du ønsker mødet skal finde sted i, vil felterne ”team”, ”vejleder/mødelokale”, ”dato” og ”varighed” automatisk være udfyldt i næste trin. Uanset hvilken måde, du starter indkaldelsen på, skal du igennem følgende tre trin: Trin 1, hvor du definerer rammerne for samtalen/mødet, Trin 2, hvor du udvælger de borgere, der skal indkaldes til samtale/møde, Trin 3, hvor du foretager den faktiske indkaldelse. 122

123 Indkaldelse af borgere – trin 1 123

124 Indkaldelse af borgere 124

125 Indkaldelse af borgere - samtaledetaljer Fx: Cv samtale Jobsamtale Informationsmøde Sygeopfølgnings- samtale 125

126 Noter - Indkaldelse af borgere - samtaledetaljer Samtaletype: Referer til de på forhånd definerede samtaletyper i DFDG Samtaletypevarianten: Benyttes til at håndtere ombookings muligheder til bestemte målgrupper – således, at borgere fra to forskellige målgrupper ikke ombooker til hinandens møder Din mulighed for valg af samtaletypevariant er afhængig af, hvilket team og hvilken samtaletype, du har valgt, da varianten er knyttet op på en samtaletype og tilknyttet de teams, der kan benytte den. 126

127 Indkaldelse af borgere - samtaledetaljer 127

128 Noter - Indkaldelse af borgere - samtaledetaljer Mødeform: Her angiver du, om det er en individuel samtale eller et fællesmøde. Hvis fællesmødes skal yderligere kriterier vælges: Antal borgere pr. samtale bestemmes af mødelokalets størrelse Markeres dette, vil Planner indkalde det antal borgere, der er plads til i mødelokalet. Er der på mødelokalet angivet mulighed for overbooking, vil antallet af mulige overbookinger være ledige pladser ved ombooking Angiv antal indkaldelser pr. fællesmøde og angiv pladser til ombooking Markerer du dette og angiver et antal, vil Planner indkalde det antal borgere, du har valgt pr. fællesmøde. Antallet af pladser til ombooking, vil efter indkaldelsen være ledige pladser på mødet, således at du har skabt pladser til ombooking. Alle borgere skal indkaldes til én samtale’. Markerer du for dette, bliver alle borgere på indkaldelseslisten indkaldt til det samme møde, uanset hvor mange der er plads til i et evt. valgt mødelokale. Afholdelsesform: Personligt fremmøde Brev Andet Telefonisk (På arbejde: kan ikke benyttes, da den relaterer sig til henvisningssamtaler, der ikke kan indkaldes til fra Planner) 128

129 Indkaldelse af borgere - ressourcer 129

130 Noter - Indkaldelse af borgere - ressourcer Team: Vælg hvilket team indkaldelsen skal tilknyttes Hvis du i indkaldelsen tog udgangspunkt i kalenderen vil dette felt automatisk være udfyldt med det team, som vejlederen eller mødelokalet tilhører. Mødelokale: Tilknyt evt. et mødelokale til indkaldelsen. Tilknytter du et mødelokale til et fællesmøde, så vil dit valg i under mødeform være bestemmende for, hvor mange borgere, der indkaldes per møde i lokalet. Hvis du undlader at vælge et mødelokale og indkalder til ’Fællesmøde’, opfatter Planner, at du indkalder borgeren til vejlederens kontor, og der kan være plads til uendeligt mange. Det samme gør sig gældende, hvis du indkalder til et mødelokale uden kapacitets-begrænsning. Hvis du i indkaldelsen tog udgangspunkt i et mødelokales kalender, vil dette felt automatisk være udfyldt med det mødelokale, som du valgte i kalenderen. Vejledere: Du kan markere en eller flere vejledere, der fordeler sig på følgende vis: Ved indkaldelse til ‘individuelle samtaler’, tilknyttes én af de vejledere du vælger, til hver enkelt samtale, der oprettes. Ved indkaldelse til ‘fællesmøder’ tilknyttes alle de valgte vejledere, til hvert enkelt fællesmøde der oprettes. De valgte vejledere vises under feltet. Hvis du i indkaldelsen tog udgangspunkt i en vejleders kalender, vil dette felt automatisk være udfyldt med den vejleder, som du valgte i kalenderen. 130

131 Indkaldelse af borgere – varighed på mødet 131

132 Noter - Indkaldelse af borgere – varighed på mødet Varighed (antal minutter): Angivelse af samtalernes varighed. I drop-down-listen findes foruddefinerede varigheder, men du kan selv skrive den ønskede varighed. Hvis du har i indkaldelsen har taget udgangspunkt i kalenderen, og har markeret en bestemt tidsperiode, vil dette felt allerede være udfyldt. Afrapportering (antal minutter): Her angives om vejlederen efter mødet forventer at skulle bruge tid til journalisering mv. Markeres ’Nej’ svarer det til ingen afrapporteringstid, og Planner kan booke tider i umiddelbar forlængelse af hinanden. Markeres ’Ja’, skal der angives det ønskede antal minutter, der skal afsættes til afrapportering. 132

133 Indkaldelse af borgere – Fordeling i kalender 133

134 Noter - Indkaldelse af borgere – Fordeling i kalender Når du indkalder har du mulighed for: At lade Planner fordele samtaler og møder automatisk eller Selv at angive det nøjagtige tidspunkt for, hvornår samtalen/mødet skal finde sted. 134

135 Indkaldelse af borgere – Fordeling i kalender 135

136 Noter - Indkaldelse af borgere – Fordeling i kalender Fordel automatisk Vælger du ’Fordel samtaler automatisk’ fordeler Planner automatisk samtaletidspunkter til de borgere, der skal indkaldes. De borgere, hvis ‘Frist for afholdelse’ ligger tættest på den dag, hvor du foretager indkaldelsen, vil blive tildelt de tidligst mulige samtaletidspunkter. Da Planner ikke har tidsfornemmelse, skal du desuden angive ‘Tidligste dato for indkaldelse’. Hvis ikke du skulle angive denne dato, ville Planner indkalde til det først ledige tidspunkt, hvilket kunne være samme dag, som du indkalder. Dermed kan borgeren ikke nå at modtage et brev og blive opmærksom på indkaldelsen. Datoen, du skal angive, skal derfor tage højde for, at borgeren kan nå at modtage sin post. Angiv fast tidspunkt Markerer du ’Angiv fast tidspunkt’, skal du angive en dato for samtalen. Når du har valgt en dato, vises kun de tidspunkter, hvor de tilknyttede vejledere og mødelokaler har ledig tid i kalenderen. Hvis du i stedet for at tilknytte en vejleder blot vælger et team og et fast tidspunkt, kan du ved at trykke på ”Se ledige tider” se hvilke vejledere der har ledige tider på den valgte dato. Uanset om du vælger, at Planner skal tildele samtaletidspunkter, eller du selv ønsker at angive tiderne, vil du kun kunne angive starttidspunkter for samtalerne med 5-minutters intervaller. 136

137 Indkaldelse af borgere - ombookning 137

138 Noter - Indkaldelse af borgere - ombookning Her kan du angive, om borgerne skal have mulighed for at ombooke samtalen/mødet via Jobnet. Når 'Ja' er markeret, skal du også angive, hvor mange dage før samtaledatoen, borgeren kan ombooke til et andet møde. Indkalder du til et møde og giver mulighed for ombooking, skal du huske: At der skal være ledige pladser på mødet At der skal være et andet tilsvarende møde (samme team og samtaletyper og evt. samtaletypevariant), hvor der ligeledes er ledige pladser. 138

139 Indkaldelse af borgere – tilføj besked 139

140 Noter – Indkaldelse af borgere – tilføj besked Du har her mulighed for at skrive en besked til vejlederen. Vejlederen vil kunne aflæse beskeden i sin egen kalender. BEMÆRK: Det er her ikke muligt at skrive en besked til borgere! Funktionen virker ikke. 140

141 Trin 2: Udvælg borgere 141 Tre muligheder: 1.Overføre fra KSS 2.Tilføje borger enkeltvis 3.Importer Excel fil

142 Noter - Trin 2: Udvælg borgere På Trin 2 kan du registrere de borgere, der skal indkaldes. Dette kan du gøre på følgende vis: Du kan udsøge borgere, der skal indkaldes i det kommunale sagsbehandlingssystem og herfra importere listen til Planner Du kan tilføje borgere enkeltvis og på den måde oprette en liste, eller du kan tilføje borgere til en allerede oprettet liste. Du kan importere data fra en Excel-fil ind i Planner. 142

143 Overført liste fra KSS 143

144 Noter - Overført liste fra KSS Overfør liste med søgeresultat fra det kommunale sagsbehandlingssystem Hvis du har startet indkaldelsen med at overføre en søgeliste fra det kommunale sagsbehandlingssystem, kommer du automatisk til Trin 1, hvor du registrerer rammerne for samtalen/mødet. Når du herefter klikker på [Videre til trin 2] kommer du til ovenstående side, men hvor siden også indeholder din søgeliste med de data, du har valgt, der skal importeres. Se skærmdump ovenfor. Hvis der er borgere på søgelisten, der er CPR-inaktive, kan Planner ikke indkalde dem, og det vil blive oplyst øverst på siden med angivelse af hvilke CPR-numre, det drejer sig om. Borgere, der er CPR-inaktive med årsagen ’Udrejst’ kan dog indkaldes. 144

145 Tilføj borgere til samtale 145

146 Noter - Tilføj borgere til samtale Ønsker du at indkalde én borger til en samtale, eller vil du tilføje en borger til en genereret liste, kan du tilføje borgere enkeltvis ved at indtaste et CPR-nummer i feltet ‘Tilføj enkeltvis’. Ved klik på knappen [Tilføj borger] tilføjes borgeren til listen. 146

147 Indsæt liste af borgere fra excel 147

148 Noter - Indsæt liste af borgere fra excel Hvis du har oprettet en liste i et regneark, kan du importere data til Planner. Sørg for at kolonnen med CPR-numre har overskriften ´Personnr.´. Marker kolonnen med CPR-numre inklusiv overskriften og kopier det til din udklipsholder (Ctrl + C). Som det fremgår af ovenstående, kan du vælge et vilkårligt antal kolonner og rækker, men som udgangspunkt er det nok med kun at vælge kolonnen med CPR-nr, og dette mindsker risikoen for indlæsningsfejl. Du skal huske, at kopiere kolonnetitlen: ”Person-nr.” med over i Planner, for at kunne generere en liste. For at importere listen til Planner skal du placere markøren i feltet ‘Indsæt data’ og vælge ‘Sæt ind’ (Ctrl + V). Ved klik på knappen [Generer tabel] oprettes listen med de borgere, der skal indkaldes. 148

149 Indsæt liste af borgere fra excel 149

150 Noter - Indsæt liste af borgere fra excel Hvis du vælger, at Planner skal foretage en automatisk indkaldelse, har du angivet en dato for hvilken dato der tidligst kan indkaldes til. Denne dato vises i kolonnen ’Tidligste dato for indkaldelse’. I kolonnen ved siden af listes de fraværsforhold, der er registreret på borgeren op. Du har dermed mulighed for at tage hensyn til eksempelvis en ferie. Hvis den slutter senere end tidligste dato for indkaldelse, kan denne dato ændres til efter feriens slutdato. Dette vil Planner tage hensyn til i indkaldelsen. Vær opmærksom på, at Planner ikke gør opmærksom på, hvis fravær og tidligste dato for indkaldelse ikke stemmer overens. I eksemplet ville datoen for tidligste indkaldelse skulle ændres for den markerede person til efter d. 09-09-2014. Hvis der er flere borgere som ikke kan blive indkaldt fordi de fx har ferie, kan du ændre datoen for tidligste indkaldelse for hver enkelt borger. 150

151 Falddato og frist for afholdelse 151

152 Noter - Falddato og frist for afholdelse Feltområdet ’Falddato og frist for afholdelse’ handler om, at du i indkaldelsesprocessen kan styre: At borgeren indkaldes senest en bestemt dato (under forudsætning af, at der er ledige tider i kalenderen) At borgeren ved ombooking ikke kan ombooke til en samtale/møde efter en bestemt dato. Du kan enten vælge at tage udgangspunkt i borgerens falduge (fredag i faldugen) eller selv angive en dato. Hvis du vælger, at faldugen skal være udgangspunktet, skal du være opmærksom på, at der kan være flere falduger at vælge imellem afhængig af de borgere, der skal indkaldes. Eksempelvis er der forskel på, om borgeren skal indkaldes til den første kontaktsamtale eller en efterfølgende kontaktsamtale og hvilken alder, borgeren har. Der kan kun vælges én type falduge, hvorfor det bedste er at danne en søgeliste ud fra et kriterium – fx indkaldelse til første kontaktsamtale for borgere der er fyldt 30 år. Hvis du vælger at udgangspunktet skal være en falduge, skal du i drop-down-listen ud for Vælg falddato kolonne vælge den falduge, du ønsker at arbejde videre med. Herefter kan du vælge, hvordan frist for afholdelse skal fastsættes i forhold til denne falduge/-dato. Du kan vælge: Om frist for afholdelse skal være lig med falddatoen, dvs. fredagen i faldugen. Om frist for afholdelse skal sættes til at være X antal dage tidligere end falddatoen. Hvis jobcentret fx indkalder borgere i god tid, kan datoen sættes til 14 dage før falddatoen. Det vil give jobcentret mulighed for at nå at genindkalde borgeren inden for faldugefristen, hvis denne udebliver fra samtalen/mødet. 152

153 Falddato og frist for afholdelse II 153

154 Noter - Falddato og frist for afholdelse II Det er også muligt at vælge en bestemt dato som frist for indkaldelse. Dette er relevant, hvis jobcentret fx har målgrupper, der skal indkaldes oftere end det, som er angivet via faldugerne, eller indkaldelserne foretages så hurtigt efter tilmelding, at der endnu ikke er beregnet en falduge. Når du vælger, hvordan frist for afholdelse skal fastsættes i forhold til den valgte falddatokolonne, bliver kolonnen ’Frist for afholdelse’ i borgerlisten opdateret. Du kan efterfølgende redigere i datofeltet for borgerne enkeltvis. Da din liste over borgere kan være en blanding af overførte borgere og enkeltvis oprettede borgere, skal du ved fastsættelse af ’Frist for afholdelse’ være opmærksom på følgende: Vælger du at benytte en falduge som udgangspunkt til beregning af fristen for afholdelse, gælder det kun for de borgere, hvor Planner kender en falduge, og de øvrige skal dermed påføres en dato manuelt i tekstfeltet i kolonnen ’Frist for afholdelse’. Hvis du påfører en frist for afholdelse i sidste felt under ’Falddato og frist for afholdelse’ påføres denne på alle personerne og overskriver dermed dit første valg, som var ud fra faldugen. Automatisk indkaldelse: Hvis jobcentret vælger, at Planner automatisk indkalder borgerne til samtaler, er det vigtigt, at Planner kender den seneste dato, hvor borgerne kan indkaldes til. Dermed vil Planner så vidt muligt sørge for, at borgerne indkaldes senest denne dato – under forudsætning af, at der er ledige tider i vejledernes kalender. Ombooking: Hvis ikke der er angivet en frist for afholdelse, og man samtidig giver borgeren mulighed for at ombooke, vil denne kunne ombooke til evig tid, da der ikke er angivet en frist for afholdelse. Er der derimod angivet en frist, vil Planner i forbindelse med ombooking ikke give mulighed for at ombooke til en dato, der ligger senere end den angivne frist. 154

155 Filtrer og udvælg borgere 155

156 Noter - Filtrer og udvælg borgere Når en liste af borgere er importeret, kan du vælge og fravælge borgere til den igangværende indkaldelse. Dette gøres via boksen i venstre kolonne ud for borgeren. Fjernes ‘fluebenet’ vil borgeren ikke blive indkaldt til samtale. Har du valgt at fjerne fluebenet på nogle borgere, og kun ønsker at se dem, der skal indkaldes, kan du sætte flueben i boksen ‘Vis kun valgte’. I kolonnen ’Nuværende aftaler’ kan du se, om borgeren i forvejen er indkaldt til en samtale. Der vil kun blive vist indkaldelser, der er sket igennem Planner. Du har også en række filtreringsmuligheder til rådighed. I øverste række ses kolonnetitlerne. Ved et klik på en kolonnetitel med understregning sorteres listen efter indholdet i denne kolonne (alfabetisk eller numerisk). I de kolonner der indeholder drop-down-liste, er det muligt at filtrere listen. Indholdet i drop-down-listen udgøres af det indhold, der er i den pågældende kolonne. Hvis du har filtreret listen efter fx aktiveringstypen ’Førstegangsaktivering’, hvorved borgere i aktiveringstypen ’Intensiv aktivering’ ikke vises på listen, og du ønsker at se alle borgere igen, kan du klikke på [Nulstil filtre]. 156

157 Opret indkaldelse 157

158 Noter - Opret indkaldelse Når alle borgere der skal indkaldes er valgt, klikker du på knappen [Videre til trin 3]. Herefter kommer du til ‘Trin 3 – Opret indkaldelse‘. Trin 3 i indkaldelsesflowet viser en statusliste over de indkaldelser, der er ved at blive oprettet på baggrund af de data, du har registreret under Trin 1 og 2. Inden du klikker på [Indkald nu], kan du rette i eller slette de enkelte indkaldelser. Du kan åbne den ønskede indkaldelse og foretage ændringer via linket ’Åbn’ ud for indkaldelsen, eller hvis indkaldelsen ikke skal udføres, kan du slette den via linket ’Slet’. I første kolonne ’Fravælg alle’ kan du fjerne fluebenet, ud for indkaldelser, som du ikke ønsker at indkalde nu, hvis du fx ønsker at undersøge noget, inden indkaldelsen kan foretages. Når du klikker på [Indkald nu] gennemføres indkaldelsen for alle, der er markeret med flueben i kolonnen ’Fravælg alle’. Hvis du har fravalgt at gennemføre enkelte indkaldelser, kan du senere finde dem i ’Afventerlisten’ 158

159 Hvordan Planner fordeler samtaletidspunkterne i kalenderen Planner foretager sortering efter fristen for indkaldelse – dvs. de borgere, hvis frist for indkaldelse ligger tættest på, bliver indkaldt først Hvis det er individuelle møder: – Planner søger som udgangspunkt at give en borger en samtale hos den vejleder, borgeren sidst var til samtale hos – Hvis det er ny borger, fordeles der til vejlederne efter alfabetisk rækkefølge 159

160 Noter - Hvordan Planner fordeler samtaletidspunkterne i kalenderen Når du indkalder mange borgere på én gang fordeles de enkelte samtaletidspunkter i forhold til den enkelte borgeres indkaldelsesfrist. Det vil sige, at Planner først foretager en sortering efter fristen for indkaldelse: Indkalder du til fællesmøder, vil de borgere, hvis frist for indkaldelse ligger tættest på, blive indkaldt til det førstkommende møde, og dem, hvis frist for indkaldelse ligger længst væk, blive indkaldt til det sidste møde. Indkalder du til individuelle samtaler, fordeler Planner borgerne én for én. Først den borger hvor fristen for indkaldelse ligger tættest på. Inden borgeren får tildelt et samtaletidspunkt, tjekkes, om borgeren tidligere har været til en samtale i jobcentret, og om den vejleder, der afholdt denne samtale, er en af de vejledere, der kan indkaldes til. Hvis det er tilfældet, findes den første ledige tid i denne vejleders kalender – under forudsætning af, at dette tidspunkt ligger inden for fristen for indkaldelse. I modsat fald får borgeren det første ledige tidspunkt hos en af de øvrige vejledere, der kan indkaldes til. Borgere, der ikke har en registreret frist for indkaldelse, får som de sidste tildelt et samtaletidspunkt. Hvis der i din liste over borgere, der skal indkaldes, er flere, end der er ledige tider i kalenderen, vil de sidste borgere blive indkaldt efter fristen for afholdelse. 160

161 Indkalde borgere enkeltvis 161

162 Noter - Indkalde borgere enkeltvis Når du indkalder flere borgere på én gang til samtaler og fællesmøder, skal du være opmærksom på følgende: Automatisk indkaldelse: Hvis du har en liste med mange borgere, vil alle borgere få tildelt et samtaletidspunkt eller et møde i én og samme handling, da Planner sørger for at oprette samtaletider eller møder, så alle bliver indkaldt. Det vil sige, at du kan indkalde alle fra din søgeliste på én gang. Fast tidspunkt: Hvis du har en liste med mange borgere, og selv ønsker at definere tidspunktet for samtalerne eller møderne, kan du kun indkalde til én samtale/ét møde ad gangen. Du skal dog ikke starte forfra for hver samtale/møde. Arbejdsgangen for dette beskrives nedenfor. Når du indkalder med angivelse af et fast tidspunkt, skal du gøre følgende: Angiv rammerne for den første samtale/møde i Trin 1 Gennemgå på Trin 2 på din søgeliste, tilføj evt. flere personer til listen og angiv frist for indkaldelse for alle borgerne. På Trin 3 får du vist indkaldelsen, men også en oplysning om, at der fortsat er X antal borgere, der endnu ikke har fået tildelt et samtaletidspunkt/et møde (se skærmprint) I ovenstående eksempel er der indkaldt til et møde på et fast tidspunkt, men da der var flere borgere på listen, end der var plads til på mødet, vises bemærkningen om, at der fortsat mangler at blive indkaldt 4 borgere. Samtidig er der kommet en ekstra knap [Tilbage til trin 1]. Du kan nu vælge at indkalde de borgere, der har fået en tid på mødet eller samtalen. Det gør du ved at klikke på [Indkald nu]. Dermed færdiggør du indkaldelsen og skal starte forfra for at få indkaldt de sidste borgere. Hvis du ønsker at få indkaldt alle, skal du i stedet for klikke på [Tilbage til trin 1]. Du vender nu tilbage til Trin 1, hvor alle felterne er udfyldt med data fra din tidligere indkaldelse 162

163 Indkalde borgere enkeltvis – tilbage til trin 1 163

164 Noter - Indkalde borgere enkeltvis – tilbage til trin 1 Du kan rette i de felter, der skal ændres i forhold til de(n) næste borger(e), der skal indkaldes. Du kan rette i alle felterne, men ofte vil det være dato og klokkeslet for mødet/samtalen, der skal rettes. Når data er, som du ønsker dem, klikker du på [Videre til trin 2]. Listen, du nu ser, er den oprindelige liste, men de borgere, du allerede har givet en tid, er fjernet fra listen. Hvis listen er klar til indkaldelse, klikker du på [Videre til trin 3]. På Trin 3 lægger der sig nu en ny række af borgere, der er indkaldt. Er der fortsat borgere, der ikke er indkaldt, får du igen oplyst, hvor mange det handler om, og du kan vende tilbage til Trin 1. Du gentager ovenstående indtil din søgeliste er tom. Når alle har fået et samtaletidspunkt/blevet knyttet til et møde, klikker du på Trin 3 på [Indkald nu], og alle borgerne indkaldes til de angivne tider. 164

165 Afventerlisten 165

166 Noter - Afventerlisten Når indkaldelser er under oprettelse og endnu ikke afsendt til DFDG, vil de optræde på siden 'Afventerliste', der tilgås via fanen af samme navn. Afventerlisten vil således indeholde indkaldelser, der er under oprettelse (afventende indkaldelser), og der vil kun være indhold i afventerlisten, når du har gennemgået trinene i indkaldelsesflowet og på Trin 3 enten har valgt ikke at indkalde eller der er tilstødt tekniske fejl, når du er nået til Trin 3. Ovenfor et eksempel på en afventerliste, hvor 2 samtaler afventer at den endelige indkaldelse foretages. Du kan altid se, om der findes afventende samtaler, da antallet angives efter navnet i fanen ”Afventerliste”. Hvis du vil indkalde borgerne, skal du sætte flueben i boksen til højre ud for den/de indkaldelser der skal gennemføres, og derefter trykke på ’”indkald valgte”. Ønsker du at slette en eller flere indkaldelser, sætter du flueben i boksen til højre, og trykker ’Slet valgte’. 166

167 Opfølgningslisten 167

168 Noter - Opfølgningslisten Når en indkaldelse er oprettet, og du har klikket på [Indkald], vil indkaldelsen fremgå på opfølgningslisten. Opfølgningslisten tilgås fra fanen ’Opfølgningsliste’. Du kan på ovenstående informationsside (som er den side Planner åbner i), se om indkaldelserne er blevet overført til DFDG eller vejledernes kalender. Under ’Status over indkaldelser’ kan man aflæse: Om der er indkaldelser, der ikke er sendt til Jobnet (DFDG). Om der er indkaldelser, hvor vejlederen ikke er notificeret, dvs, at indkaldelsen ikke er overført til vejlederens kalender. Hvis der står et tal ud for én af ovenstående eller begge, skal der foretages en synkronisering. Det behøver ikke nødvendigvis at være dine indkaldelser, der ikke er synkroniseret. Når du er færdig med at indkalde, skal du derfor klikke på de(n) tekststreng, hvor der ikke står ’0’, hvilket fører dig over i ’Opfølgningslisten’: 168

169 Opfølgningslisten II 169

170 Noter - Opfølgningslisten II Når du kommer over i Opfølgningslisten, vises ingen resultater, da der automatisk søges på jobcentrets team, hvor der sjældent vil ligge indkaldelser. Du skal derfor i venstre kolonne sætte søgekriterier op, der svarer til det, du har indkaldt efter: Datosøgning: Bibehold værdien ’Indkaldelsesdato’ i drop-down-listen og i ’Fra’ vælger du datoen hvor den første samtale/møde, du har indkaldt til finder sted. I ’Til’ skriver du den seneste dato, du har indkaldt til. Filtrer team: Vælg de(t) team, du har indkaldt for. Filtrer vejledere: Hvis I er flere om at indkalde til det samme team, kan du evt. søge på vejledere, som du har indkaldt til. Filtrer type: Du kan evt. vælge de(n) samtaletyper, du har indkaldt til. Nederst vil der være sat et flueben i den værdi, der svarer til det link, du har åbnet 170

171 Indkaldelsesdetaljer 171

172 Noter - Indkaldelsesdetaljer I ovenstående billede er der 4 knapper med navnet [Synk]. Ud for hver af knapperne kan du se ikonerne og/eller. Der hvor ikonet har et rødt flueben, mangler synkroniseringen, og du skal klikke på [Synk]. Hvis det er et møde, der mangler synkronisering, vil dette ske for alle deltagerne, når du har åbnet én af rækkerne. 172

173 Tilbage til administrationsmodulet….. 173

174 Indkaldelsesskabeloner – i administrationsmodulet 174

175 Trin 5: Samtaletypevariant Samtaletypevarianten bruges til at sikre, at to målgrupper ikke ombooker til hinandens møder. Hvem der kan ombooke til hvilke møder afhænger af kombinationen af følgende tre elementer: Team Samtaletype Samtaletypevariant 175

176 Noter - Trin 5: Samtaletypevariant Samtaletypevarianten bruges til at sikre, at to målgrupper ikke ombooker til hinandens møder. Fx Hvis dagpengeteamet arbejder med borgere både under og over 30 år, er det nødvendigt i indkaldelsen at have defineret en samtaletypevariant, så borgerne under 30 år ikke ombooker sig til møder forbeholdt borgere over 30 år. Hvem der kan ombooke til hvilke møder afhænger af kombinationen af følgende tre elementer: Team Samtaletype Samtaletypevariant For at sikre at målgrupperne får tilbudt mulighed for ombooking til de korrekte møder, skal alle 3 elementer være benyttet, og forskellen mellem møderne skal ligge i værdien ’Samtaletypevariant’. Ombooking er dog afhængig af, at der er givet tilsagn til ombooking, og frist for afholdelse ikke er overskredet. I listen over samtaletypevarianter fremgår det, hvilken af de overordnede samtaletyper og teams den enkelte samtaletypevariant er knyttet op på. Denne binding benyttes til at angive, hvornår en samtaletypevariant kan vælges 176

177 Trin 5: Samtaletypevariant 177

178 Noter - Trin 5: Samtaletypevariant I venstremenuen vælges menupunktet ‘Samtaletypevarianter’. Hvis der allerede er oprettet samtaletypevarianter, vises de på listen. I listen vises hvilke samtaletyper og teams de enkelte samtaletypevarianter er knyttet til. Klik på [Opret ny variant], hvorefter vinduet ‘Samtaletypevariant’ åbnes: Under fanen [Detaljer] angives følgende: Navn på samtaletypevariant: Navnet anvendes, når samtaletypevarianten tilknyttes en indkaldelse. Når du klikker på [Gem] kontrollerer Planner derfor, at navnet er unikt for det enkelte jobcenter. Er det ikke tilfældet, vil brugeren blive informeret med beskeden: ‘Navnet skal være unikt’ øverst i vinduet, mens feltet vil være markeret med *. Tilknyt samtaletype: Her vælger du, hvilke samtaletyper en variant skal være underlagt. Du kan vælge mellem de samtaletyper, der udstilles til Planner via DFDG. Du skal vælge mindst én samtaletype. 178

179 Trin 5: Samtaletypevariant 179

180 Opmærksomhedspunkter ifbm. at indkalde til samtaler i Planner 180 Borgere kan selv ombooke deres samtale Hvis man indkalder til fællesmøder eller til teams sparer det tid pga. Planner selv angiver samtaletider – Hvis man indkalder til faste sagsstammer kan effektiviseringsgevinsten hentes ved min. at indkalde 2 borgere ad gangen OG lade planner selv bestemme samtaletidspunktet Manglende link til Opera (og workbase?) – samtaleindkaldelsen ligger i vejledernes kalender med de 6 første CPR-cifre, men uden link til Opera Hvis man indkalder til samtaler via KSS lægger samtalerne sig også i Planner og omvendt (pga. integration mellem KSS og planner) – Men vær OBS på, at der hvor bookingen er foregået, skal bookingen også ændres! Vær opmærksom på, at man ikke (i udgangspunktet) kan reservere ex 2 dage på en uge til indkaldte samtaler og 2 dage til selvbook. Planner tager alle ledige tider i vejleder(es) kalender og udstiller til selvbook

181 Planner kalenderen for en vejleder – I de hvide/grå tider står vejleder til rådighed for samtale 181 MandagTirsdagOnsdagTorsdagFredag 8 9 10 11 12 Frokost 13 14 15

182 Er det muligt at styre Planner, så der kun kan selvbookes fx tirsdag og torsdag når man også indkalder i Planner? Ja, men det kræver benarbejde! Først skal der foretages de nødvendige indkaldelser. Når de laves skal de to dage hvor der skal selvbookes på (tirsdag og torsdag) blokeres som fravær. Dernæst fjernes fravær for tirsdag og torsdag Forudsætning for næste skridt er dog, at der ikke er ledige tider – ellers skal de blokeres med fravær Dernæst udstilles selvbooktider de to dage i det relevante tidsrum (hvor der er foretaget indkaldelser) 182

183 Nu skal I arbejde med at indkalde borgere i Planner 183

184 Praktisk øvelse – indkalde borgere I skal nu indkalde de borgere I har medbragt Cpr-nr. på til samtale. 1.Indkald borgere til de samtaler, de står foran at skulle indkaldes til NB: Stop ved trin 3 – gennemfør IKKE indkaldelsen. Prøv i stedet at gennemgå de andre funktionaliteter i indkaldelsen, Fx: Indkald til individuelt møde, hvis den rigtige indkaldelse er fællesmøde og omvendt Opret borgere enkeltvis/tilføj borgere til allerede oprettet indkaldeliste Tag forskelligt udgangspunkt, når borgere skal indkaldes (skift mellem vejleders kalender og excelark) 2.Opret en indkaldelsesskabelon via administrationsmodulet 184

185 Tak for i dag 185