Sekretær Introduktion til arbejdet som klubsekretær Sekretær1.

Præsentationer af emnet: "Sekretær Introduktion til arbejdet som klubsekretær Sekretær1."— Præsentationens transcript:

1 Sekretær Introduktion til arbejdet som klubsekretær Sekretær1

2 Dagsorden Præsentation af deltagere Sekretærens opgaver Kom godt i gang Årets gang i Inner Wheel Månedsbreve Diverse indberetninger Arkivering 2Sekretær

3 Præsentation Kommende klubsekretærer Kommende distriktssekretær Distriktssekretær Sekretær3

4 Jobbet som sekretær Vælges for ét år ad gangen, kan max. fungere i 3 år Varetagelse af de administrative opgaver i klubben IT-kompetencer, en fordel, men ikke en nødvendighed Sekretær4

5 Sekretærens opgaver Forbereder møder sammen med præsidenten Skriver referat, som godkendes af præsidenten Organiserer valg til bestyrelsen og sørger for opdatering af database nationalt og internationalt efter valget Sekretær5

6 Sekretærens opgaver Modtage mails fra distrikt og råd – Videresende information til rette modtagere – Sikre at både præsident og sekretær modtager materialet Støtte og hjælpe hinanden, støtte bestyrelsen i det administrative arbejde Sørge for opdatering af vejledninger og dokumenter Sørge for overdragelse til sin efterfølger Sekretær6

7 Kom godt i gang Klubbernes huskeliste, som distriktsbestyrelsen retter til hvert år Klubbens egne interne regler Læs IW lovene på IW Danmarks hjemmeside: – Klublove – Distriktslove – Love for Dansk Inner Wheel Råd – Constitution Sekretær7

8 Kom godt i gang Brug hjemmesiden – IW DK – åben og intern del – Distrikt - åben og intern del – International Inner Wheel – Vejledninger Distriktets IT-konsulent autoriserer og har styr på koder Mailboks – alias adresser IIW gmail-boks IIW registrering 8Sekretær

9 Årets gang i Inner Wheel Klubben Klubmøderne – 1 gang om måneden – ferie og ekstra møder er tilladt Inner Wheels fødselsdag 10. januar Valg – senest 1. marts Generalforsamling – inden udgangen af juni Kædeoverrækkelse - juni 9Sekretær

10 Årets gang i Inner Wheel Distrikt 45 – 1 af 5 distrikter – 23 klubber Golfmatch – distrikt 45 - xx. september 2015 Efterårsdistriktsmøde Nyborg Strand – 3. oktober 2015 Forårsdistriktsmøde i Ikast – xx. marts 2016 Evt. kreativ søndag i xx måned Instruktionsmøde og kædeoverrækkelse i Horsens maj/juni 2016 10Sekretær

11 Årets gang i Inner Wheel Dansk Inner Wheel Landsmøde på Nyborg Strand – 4. oktober 2015 National årsindsamling – hvert år International Inner Wheel Social Project løber i Convention-perioden 2013 – 2015. I Norden støttes Grønlandske børn 11Sekretær

12 Månedsbreve Vejledning på IW Danmarks interne side Upload af månedsbreve – vejledning på IW Danmarks interne side. I bliver autoriseret af distriktets IT-konsulent Sekretær12

13 Månedsbreve Få skabelon fra den tidligere sekretær Hurtigst muligt efter mødet – godkendes af præsident Én fil – dvs. ingen bilag Må ikke komme på internettet  : – Følsomme oplysninger – Cpr, tlf. e-mail adresser – registerlov – Hvem klubben stemmer på – Egoforedrag – Distriktspræsidentens foredrag – Ophavsret – Foredragsholdere – kun efter aftale Sekretær13

14 Indberetninger Møderne til hjemmesiden, aftal hvem der indberetter – Hvert kvartal skema fra distriktets IT-konsulent – Mødekalenderen – se vejledning Ændringer i medlemsoplysninger, aftal hvem der indberetter – 30. maj er sidste frist for rettelser til den nye medlemsbog Indberetning af – Kommende bestyrelse – senest 1. marts – Udmeldelse / overflytning / dødsfald – Nyt medlem – Bestilling af udenlandske publikationer – senest 1. marts Sekretær14

15 Arkivering Rådet har vedtaget følgende regler: 1. Ens retningslinjer i hele landet 2. Vigtigt materiale, som skal gemmes, gerne via indskanning: – Alt materiale fra de første 5 år – Alt materiale ang. jubilæer – Alt materiale fra kædeoverrækkelser – Månedsbreve fra generalforsamlingerne inkl. samtlige bilag og regnskab – I øvrigt alt det materiale, som klubben må anse som relevant Sekretær15

16 HJÆLP???? Klubbernes huskeliste Vi skal bruge og hjælpe hinanden I klubben Naboklubben Distriktssekretær Distriktets IT-konsulent Og og … Sekretær16

17 Kom godt hjem Tak for i dag og god arbejdslyst 17Sekretær