CargoCRM Administratorkursus.

Præsentationer af emnet: "CargoCRM Administratorkursus."— Præsentationens transcript:

1 CargoCRM Administratorkursus

2 Kort præsentation af mig.
Navn: XX HJV: XX

3 Stil gerne spørgsmål undervejs!
Program… CargoCRM – Generelt Uddannelse & Support ved HJV CargoCRM – Opsætning ved HJV Oprettelse / ændring af kontaktpersoner & brugere Kontaktoplysninger på enheden CargoCRM-Call Kontrolliste før Call Center anvendes. Evt. eksport / import af kontakter CargoSMS  Stil gerne spørgsmål undervejs!

4 CargoCRM – Generelt Hjemmeværnets ”nye” CRM-system:
Gammel ”kending” – Tidligere omtalt ”CallCenter”. ”Customer Relationship Management” Kunde- / kontaktstyring Én samlet løsning til hele hjemmeværnet. Håndtering af emner i.f.b. hvervning Håndtering af ”reserven” i.f.b. genaktivering

5 CargoCRM – Generelt Login til CargoCRM: URL: http://login.cargocrm.net
Nye brugere skal anvende ”Username” + ”Password” = MA-nummer *** TIP *** Automatisk login kan ske med et ”direkte” link: [UN] & [PW] erstattes med eget Username & Password.

6 CargoCRM – Generelt ”Opgave”: Log på CargoCRM
URL: Nye brugere skal anvende ”Username” + ”Password” = MA-nummer

7 Brug systemet med sund fornuft!!!
CargoCRM – Generelt ”Regler for brug af system”: Der må kun gemmes uklassificerede oplysninger. Eks. ikke våbenoplysninger. Der må kun gemmes ikke personfølsomme oplysninger. Eks. ikke cpr-nummer, seksualitet eller religion. Adgang til systemet: Tildel kun rettigheder ud fra behov. Systemet må kun anvendes tjenstligt. Brug systemet med sund fornuft!!!

8 Samlet er alle ovenstående ”kontaktpersoner”
CargoCRM – Generelt ”Roller”: Administrator (HJK + RGN + VÆRN) / Superbruger (DST): ”Fuld” adgang til systemet. Phoner: Trænet person der ringer til emner. Aktivitetsholder: Den person der afholder møder for emner. Medlemmer: Medlemmer af HJV (Aktiv / Reserve) Emne: En person vi vil give tilbud om optagelse i HJV   Samlet er alle ovenstående ”kontaktpersoner”

9 Uddannelse & Support ved HJV
HJK afholder 5 kurser for administratorer / superbrugere i SEP 2011. Administratorer / superbrugere (TFR/Værn/DST) uddanner ADM/UAFD ”Supportvej”: Phonere / administratorer ved UAFD >> Superbruger ved distrikt Superbruger ved distrikt >> Administratorer ved region / værn Administratorer ved region / værn >> Administratorer ved HJK ”Selvhjælp”: Der er fra systemet adgang til online brugervejledning Herfra vil der blive link til div. ”how-to-do” På informationsforum på hjv.dk vil der blive oprettet link til div. materiale, samt oplysninger om kontaktpersoner.

10 Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK
CargoCRM – Opsætning ”Enheder - TRNM”: TRNM (Firma) HDEJY + HDMVJ + HDNJY (Afdeling) HVK (Kontor) Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK TRNM HDEJY HDMVJ HDNJY HVK HVK HVK

11 Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK
CargoCRM – Opsætning ”Enheder - TRFS”: TRFS (Firma) HDFYN + HDSEJ + HDSSJ (Afdeling) HVK (Kontor) Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK TRFS HDFYN HDSEJ HDSSJ HVK HVK HVK

12 Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK
CargoCRM – Opsætning ”Enheder - TRSJ”: TRSJ (Firma) DBH + HDKBH + HDKVE + HDNSJ + HDMVS + HDSLF (Afdeling) HVK (Kontor) Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK TRSJ DBH HDKBH HDKVE HDNSJ HDMVS HDSLF UAFD HVK HVK HVK HVK HVK

13 Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK
CargoCRM – Opsætning ”Enheder - MHV”: MHV (Firma) MHD E + MHD V (Afdeling) HVF (Kontor) Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK MHV MHD VEST MHD ØST HVF HVF

14 Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK
CargoCRM – Opsætning ”Enheder - FHV”: FHV (Firma) FAFS N + FAFS M + FAFS S + FAFS (Afdeling) HVE (Kontor) Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK FHV FAFS N FAFS M FAFS S FAFS F FAFS SJ FAFS K FAFS B HVE HVE HVE HVE HVE HVE HVE

15 Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK
CargoCRM – Opsætning ”Enheder - VHV”: VHV (Firma) FRIVILLIG STAB + BANE+ TELE + ENERGI (Afdeling) VJE + VTE + VEN (Kontor) Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK VHV FRIVILLIG STAB BANE TELE ENERGI VJE VTE VEN

16 CargoCRM – Opsætning ved HJV
”Grupper”: Emner Medlemmer – Reserve Medlemmer – Aktiv REFØ Ansatte Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK

17 CargoCRM – Opsætning ved HJV
”Status”: Oprettet (Medtages på Call-liste) Tildelt (Medtages på Call-liste) Emne findes ikke Emne ej truffet (Medtages på Call-liste) Ingen interesse Kontaktes senere (Medtages på Call-liste) Book møde Deltaget i møde (Opdateres manuelt i CRM) Ønsker ansøgning (Opdateres manuelt i CRM) Skrevet ansøgning (Opdateres manuelt i CRM) Ej optaget (Opdateres manuelt i CRM) Medlemmer Ansatte Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK

18 CargoCRM – Opsætning ved HJV
”Phonervalg”: Ønsker medlemskab Ønsker møde Kontaktes senere Er allerede medlem Ikke intereseret i HJV Emne ej truffet Emne findes ikke Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK

19 Emner / Brugere ”Gennemgang”: ”Kontaktpersoner – liste” Hurtig søgning
Avanceret søgning Oprettelse af kontaktpersoner Oprettelse af brugere / tildeling af rettigheder

20 Emner / Brugere ”Opgave”:
Opret en kontaktperson med følgende oplysninger: ID (Dit MA-NR efterfulgt af TEST eks TEST) Navn (Dit MA-NR) Tildel rettigheder til: Call Center – Call List Call Center – My Contact List Call Center – Events Call Center – Allow new, edit Call Center – Allow delete Log på med test-brugeren, og udfyld resten af ”profilen”

21 Kontaktoplysninger på enheden
Kontaktoplysningerne på enheden bruges internt af systemet: ”ID” er det felt der angiver, hvad man skal importere kontakter med. ” ” modtager reminder-mails såfremt en phoner ikke kontakter et emne som aftalt. ”Sender name” & ”Sender ” indeholder afsenderoplysninger til mails. Såfremt disse ikke er udfyldt sendes der heller ikke SMS!!!

22 CargoCRM-Call ”Gennemgang”: Opkaldsliste Mine kontakter Arrangementer
Statistik

23 Kontrolliste før Call Center anvendes.
Er er emner oprettet til enhederne, der skal ringe ud? Er alle phonere oprettet? Har phonerne udfyldt min. navn, og mobilnr? Er kontaktoplysningerne på enhederne opdateret? Er der oprettet ”arrangementer”, så møder kan bookes?

24 Eksport / import af kontakter
Eksport af kontakter: Søg (evt. avanceret) efter de kontaktpersoner, der skal eksporteres. Eksporter de valgte kontakter ved klik på Vælg hvilke felter, der ønskes eksporteret. Husk følgende felter ikke kan importeres: idx created modified login

25 Eksport / import af kontakter
Vælg import ved at klikke på Vælg den csv-fil, der ønskes importeret Vælg importtype Vælg hvilke felter, der er i csv-filen. Husk at angive MA-NR som ID, da det giver mulighed for opdatering. er ikke det samme som ”Værdier” for ”Enhed”, ”Gruppe” og ”Status” kan findes i CargoCRM.

26 Eksport / import af kontakter
Opgave: Søg efter din ”TEST-BRUGER” Eksporter brugeren med følgende felter: contact_id unit_id group_id status_id name address1 zipcode city Åben filen og skriv SLET i stedet for TEST under contact_id Gem filen Importer filen med ”Indsæt” og ”Header i filen”

27 CargoCRM-SMS ”Gennemgang – Mail2SMS”:
SMS-key (HJV): Eks. 906E2B194A06D66DFF7F297A03F12345 Til: eller Body: >Besked< Emne: 906E2B194A06D66DFF7F297A03F12345 Ingen mulighed for retur Emne: 906E2B194A06D66DFF7F297A03F12345-TRNM Retursvar via mail til enhed-ID: TRNM ”Gennemgang - Webinterface”: Grupper Skabeloner Afsend SMS