Om denne præsentation Gevinstworkshop 1 – skabelon og vejledning

Præsentationer af emnet: "Om denne præsentation Gevinstworkshop 1 – skabelon og vejledning"— Præsentationens transcript:

1 Om denne præsentation Gevinstworkshop 1 – skabelon og vejledning
Workshop 1 Etablering af gevinstkort Workshop 2 Etablering af gevinstbeskrivelser Udarbejdelse af gevinstrealiserings-planen Formål At etablere en fælles forståelse for gevinstrealisering, roller og ansvar At identificere forudsætninger for gevinsterne, målepunkter og hindringer for gevinstrealisering Udarbejde et gevinstkort Vejledning Se noterne der er indlejret i denne præsentation NB! Bemærk at vejledningen til workshop I findes i to udgaver. Denne vejledning kan du bruge, hvis det er givet, hvilken løsning, der bliver leveret. Hvis du i stedet skal arbejde med en ide, hvor du f.eks. ved, at du skal effektivisere et område og løsningen ikke er besluttet, bør du bruge Vejledningen XXXXXXXX Forberedelse til workshoppen: Indkald de rigtige deltagere – maks personer: Forretningen, som skal modtage løsningen og realisere gevinster SKAL deltage. F.eks. Erfarne sagsbehandlere, chefer m.fl. Forretningsarkitekt Eventuelt IT arkitekt Projektleder Sørg for, at deltagerne kender den løsning, som vil blive implementeret Bed deltagerne om at overveje følgende inden workshop: Hvad er det, som organisationen ønsker at opnå ved hjælp af denne løsning? Hvilke leverancer er nødvendige fra organisationen for at løsningen kommer til at fungere for dem? På hvilken måde vil de skulle arbejde efter implementering af løsningen? Værdien ved at arbejde på den nye måde? Hvis du har 10 deltagere eller flere, kan du med fordel lade dem arbejde i to grupper – gerne organisatorisk opdelt.

2 Invitation til workshoppen
Gevinstrealisering og implementering af projektet Vi vil gerne gennemføre et workshopforløb, hvor fokus vil være på de gevinster, som projektet medfører. Gevinster skal ses bredt som værdiskabelse, og er dermed ikke kun et spørgsmål om at spare penge. Arbejdet med at kortlægge gevinster er i høj grad med til at understøtte forankringen af løsningen i organisationen og sætter dermed også fokus på forandringsledelse. Kontoret for Digitalisering vil generelt fra 2014 have et stort fokus på at arbejde med gevinster i projekter så vi kan sikre, at organisationens arbejde understøttes bedst muligt samt at løsningerne bruges i det tiltænkte omfang. Planen for workshopforløbet vises nedenfor – der hvor der ikke er indikeret et timeforbrug, betyder det, at arbejdet udføres af digitaliseringskontoret. Workshop 1, Problemformulering og gevinstoversigt Uge A 4 timer Bearbejdning af resultater Uge B Workshop 2, Beskrivelse af gevinster Uge C Uge D Udarbejdelse af Gevinstrealiseringsplan Uge E+F 5-10 timer Brug denne ordlyd som inspiration til invitationen til Workshoppen

3 Agenda og tidsplan Agendapunkt Tidspunkt Velkomst 09.00 – 09.10
Hvad er det, vi skal i dag - og hvad er Jeres rolle? 09.10 – 09.20 Præsentation af projekt og status 09.20 – 09.30 Øvelse: Hvad er problemet? 09.30 – 10.00 Øvelse: Projektets leverancer 10.00 – 10.30 Øvelse: Identificer gevinster 10.00 – 11.00 Pause 11.00 – 11.10 Øvelse: De nødvendige ændringer 11.10 – 12.10 Øvelse: Konsekvenser/de negative gevinster 12.10 – 12.45 Oplæg til workshop II og afslutning 12.45 – 13.00 Tilpas agendaen til den tid, som du har til rådighed

4 Formål med dagen Formål: Gevinstkortets anvendelse:
At påbegynde udarbejdelsen af en gevinstkort for Projekt XX Der skal foreligge en samlet oversigt over hvilke gevinster, som projektet giver de vigtigste interessentgrupper Gevinstkortets anvendelse: Vigtigt styringsredskab Beskriver i overbliksform, hvordan leverancer danner grundlag for gevinster, der til sammen realiserer projektets målsætninger Letter kommunikationen om projektets gevinster og forudsætninger Tester om de indtil nu identificerede leverancer er tilstrækkelige til at nå det ønskede mål Hjælper med at undgå dobbelttælling af gevinster i projektet og i forhold til andre projekter Grundlag for Gevinstbeskrivelser, input til samlet Business Case samt gevinstrealiseringsplan for projektet Skaber fælles forståelse for projektets fokus, blandt interessenterne Udfyld projektnavn

5 Gevinstejere og gevinstaktører
Hvad er Jeres rolle Gevinstejere og gevinstaktører ”Sikrer de forretningsmæssige ændringer med det formål at realisere gevinsterne. Det er gevinstejeres ansvar at støtte en proces hvor forandringer sker effektivt og hvor definerede gevinster realiseres”. Forklar begreberne Gevinstejer og Gevinstaktør. Brug evt. de næste to slides – husk at gøre dem synlige, hvis du vil vise dem.

6 Gevinstejer Ansvar Sikrer, at produkterne kan bruges til at realisere gevinsterne Sikrer, at organisationen er parat til at tage imod de nye værktøjer Sikrer, at overgangen til nye måder at arbejde på er velforberedt Sikrer, at der er tilstrækkelige ressourcer til at gennemføre forandringen Overvåger gevinstrealiseringen i eget forretningsområde Skal sikre, at det dokumenteres, at de forventede gevinster rent faktisk er blevet realiseret, også efter at projektet er afsluttet. Griber ind, hvis gevinsterne ikke realiseres i det aftalte omfang OBS: som ejer af en gevinst skal man ikke nødvendigvis udføre alle de nødvendige aktiviteter selv! Organisatorisk placering Er ofte projektets brugerrepræsentant eller udpeget af denne rolle De berørte forretningsområder, ofte Niveau 2 (- måske 3)

7 Gevinstaktør Ansvar Er ansvarlig for at gennemføre de forretningsmæssige forandringer, der er nødvendige for at realisere gevinsterne Planlægger de nødvendige forandringer i detaljer Bidrager med nulpunktsmålinger Arbejder på vegne af gevinstejer Bidrager til at dokumentere de opnåede gevinster Organisatorisk placering En eller flere personer, som er udpeget af en gevinstejer De berørte forretningsområder, ofte Niveau 3 og derunder samt sagsbehandlere

8 Præsentation af projekt XX og status
Hvad går projektet ud på? Beskrivelse af projektets hovedleverancer. Overordnede mål med projektet, også i samspil med Forvaltningens overordnede mål. Status på projektet. ……. Projektleder præsenterer projektet, status og hvilke overordnede mål, projektet har. Dette skal være meget kort – workshoppen må ikke blive lavet om til et statusmøde!!! Sørg gerne for, at deltagerne er opdateret på status inden workshoppen starter og tag dette punkt ud!

9 X Gevinstrealisering - fødekæden Gevinst Strategi Mål Gevinst
Forandring Strategi Mål Gevinst Forandring Gevinst Forandring Projekter leverancer Forklar forskellen på at gevinstrealisere og spare vha denne og næste slide. Spring eventuelt slides over, hvis deltagerne allerede er blevet præsenteret for Gevinstrealisering tidligere. Vær dog opmærksom på, at de fleste deltagere i disse workshops godt kan tåle en repetition.

10 Gevinstrealisering - fødekæden
Forandring Strategi Mål Gevinst Forandring Gevinst Forandring Projekter leverancer

11 Gevinstbeskrivelser:
Gevinstrealiseringen handler om at opstille målepunkter og lægge en plan, så man kan se, at det målte flytter sig Gevinstkort: Gevinstbeskrivelser: …en del af… Mind deltagerne om de forskellige elementer i arbejdet med gevinstrealisering hos Forvaltningerne. Understreg at det kun er det andet element - gevinstbeskrivelserne, der laves på denne workshop. Gevinstbeskrivelserne er en del af den Gevinstplan, som efterfølgende bliver udarbejdet af projektlederen i samarbejde med organisationen. FREMHÆV at Gevinstplanen er en stor hjælp til organisationens implementering af løsningen og en forudsætning for, at gevinsterne faktisk realiseres. Gevinstplan:

12 Øvelse: Hvad er problemet?
For at sikre projektets succes er det vigtigt at afklare: ”Er det det samme problem interessenterne ønsker at løse med projektet?” ”Er der problemstillinger som allerede adresseres andre steder i organisationen/projekter.” Individuelt: Skriv på post-it’s, hvilke problemstillinger, som projektet skal adressere NB! En problemstilling på hver post-it Post-it’s placeres på whiteboard Fælles gennemgang Eventuel prioritering Problemstilling Problemstilling Problemstilling Problemstilling Det er vigtigt for både projektets succes og dagens arbejde, at deltagerne er enige om, hvad det er for problemer, som skal adresseres. Hvis der ikke er enighed om det – eller deltagerne mener, at det er andre problemstillinger end dem, der gjorde, at projektet blev godkendt, SKAL det afklares nu. Når alle post-it’s sidder på tavlen så gennemgå dem i plenum og grupper dem i temaer. Sammenlign resultatet med næste slide, som er projektets formål. Problemstilling

13 Overordnede mål Overordnede mål
Projektlederen synliggør Forvaltningerne’s overordnede mål, som dette projekt skal støtte. F.eks. mål formuleret i Digitaliseringsstrategien, Kanalstrategien, pejlemærker eller andet. Eksempelvis ”Nedsat sagsbehandlingstid”, ”Bedre borgerservice” Overordnede mål Placeres længst til højre på Brownpaper. Der kan være flere – bør dog maksimalt være tre for at sikre projektets fokus. Dette kan eventuelt gøres inden workshoppen starter. Hvis du er meget presset for tid eller dette ikke er klart fra starten, så tag denne diskussion til sidst. Flyt i så fald denne slide til efter hovedgevinsterne.

14 Projektets formål Kjdsgfæa ødsihf fdøi
Indsæt projektets formål - Check om formålet passer med de problemstillinger, der er identificeret i øvelsen. Hvis der er problemstillinger, som dette projekt IKKE adresserer, så sæt dem på parkeringspladsen. Det er projektets styregruppe, som i første omgang skal træffe beslutning om, hvorvidt de parkerede ting skal med i projektet. Hvis de skal, må projektet have flere penge og muligvis mere tid end først antaget. Det kan være, at denne beslutning skal tages videre af styregruppen, hvis der er tale om store ændringer. Hvis der er stor uenighed blandt deltagerne, kan du blive nødt til at stoppe workshoppen. Projektet skal så revurderes af styregruppen inden arbejdet kan genoptages.

15 Gevinstkort Projekt leverance Gevinst Negativ gevinst Forandring
Overordnet mål Dette angiver de produkter, værktøjer eller services, som skal leveres af projektet og være forudsætningen for forandringen Dette er forandringen, som skal ske. Ellers kan der ikke opnås en gevinst. Dette er en umiddelbar gevinst, som opnås. Dette understøtter de efterfølgende gevinster (hovedgevinsterne). Negative gevinster/-konsekvenser Dette er det overordnede mål man har i Forvaltningerne (og dermed også i projektet, da disse skal være koblede). Forklar Gevinstkortets sammensætning og at I på denne workshop arbejder fra venstre mod højre

16 Projektleverancer/produkter Gevinstkort BKF efter ws1
Udfordring/problem Projektleverancer/produkter Forretningsændringer Gevinster Hoved Gevinst Forretningsmæssige mål Brugeridentifikation (forandringsteam) Primært system Særlige behov Hvem bruger hvilke systemer Stor volumen Fokus på adgangsstyring Gevinstkort BKF efter ws1 /review 14./16. nov. 2016 BKF: Analyse af ESDH behov på de decentrale institutioner Nye medarbejdere bliver ikke oplært Fælles arbejdsgang (centralt) Post ind/ud (digital post, skanning, sikker mail mv.) Aktindsigt og klager Dagsordenspunkter 1. Forståelse for at sager og informationer, skal bruges andre steder (mening hos medarbejderen) 1. Ledelsen skal være synlig og bevidst om deres ansvar for at systemer bruges korrekt. Arbejdsgange er ikke aftalt eller anvendes ikke i tilstrækkelig grad Manglende ensartethed i oprettelse af sager Mails journaliseres ikke Uddannelse (centralt) Ledelsens forankring til uddannelsen Rolle og Funktionsbaseret uddannelse Sikre uddannelses materiale har høj kvalitet og er relevant Undervisningen skal afholdes tæt på datoen for driftsstart Brugere af SBSYS oplever, at det giver mening og værdi i deres daglige arbejde at bruge SBSYS (TRIVSEL) 2. Ledelsen og superbrugere er ambassadører for SBSYS og brugen af det (positiv adfærd) 2. Sager kan findes hurtigt Bedre sammenhængskraft i borgersager mellem BKF/PUC og SOC/BØFA Systemet anvendes ikke i tilstrækkelig grad Kender ikke funktionaliteterne Kan ikke bruge funktionaliteterne Har ikke styr på KLE 3. Relevante afdelinger og institutioner skal bruge SBSYS (med særlig fokus på decentrale institutioner) Alle administrative dokumenter i SBSYS 3 Hurtigere overblik over sagens indhold ESDH håndbog Den globale (centralt) De lokale tillæg (funktionsbestemte i stedet for afdelingsbestemte) (forandringsteam) Vi har effektive arbejdsgange og processer, samt nemt overblik over sager, ved at vi udnytter funktionalitet i SBSYS, arbejder systematisk efter ensartede grundprincipper og har en fælles forståelse for brugen af SBSYS på tværs af fagområder Procestidsbesparelse Fælles grundprincipper for borgesager (centralt/SOC/BKF) 4. Dokumenter forsvinder ikke Ledelsen går ikke forrest Medarbejdere ikke forpligtet til at bruge systemet Medarbejdere ved ikke om de skal bruge ESDH eller hvorfor Hvilke systemer skal bruges 4. Vedtagne arbejdsgange og retningslinjer skal følges Nye arbejdsgange og procedurer (forandringsteam) Sikre sagsflow for relevante sagsgange Sikre opsætning af erindringer på sagsopfølgning (og styringsreoler) Gennemgå eksisterende (as-is/to-be) Mindre sårbart i forhold til videnstab 5. Rette støtte til rette tid og flere kan hjælpe flere 5. Sager er opmærket korrekt centralt og decentralt Tager lang tid at finde relevante dokumenter fordi de ikke er journaliseret i eDoc eller er journaliseret forkert. Sagsskabeloner (forandringsteam) Organiseret i træstruktur Skabeloner klar ved driftsstart Vi lever op til vores lovmæssige pligt til journalisering 6. Superbrugerorganisation anvendes og der er aftalt tidsforbrug 6. Færre fejl ved brug af autoudfyldte skabeloner og metadata Mangler støtte og hjælp og opfølgningsaktiviteter Oprydning i systemer og arbejdsgange (fagområderne) Superbruger / drift organisation (centralt) Sikre det rette antal superbruger ESDH mangler relevante integrationer (KMD institution, elevsystem) SBSYS – ESDH system (centralt) Systemopsætning og skabeloner Konvertering af sager fra eDoc til SBSYS Nye principper for adgangsstyring Integration til: CPR, CVR, ejendomsdata, OBI, Netblanket, GeoEnviron, GIS, BOM, Digital Post Ledelsen sikrer datakvaliteten inden konverteringen (oprydning) ESDH bruges ikke i de decentrale institutioner

17 Øvelse: Leverancer Leverance/ Værktøjer/ Funktionalitet
Projektlederen synliggør projektets leverancer. Leverance: ”Dette angiver det værktøj, som skal skabe og være forudsætningen for de organisatoriske forandringer”. Eksempel: Nyt vagtplanlægningsmodul, som kan optimere vagter. Leverance/ Værktøjer/ Funktionalitet Placér post it’s længst til venstre på ”brown paper”. Sørg for, at det er projektets hovedleverancer (både IT og organisatoriske) – så gå ikke i for mange detaljer. Dette kan eventuelt gøres før workshoppen starter. Projektlederen skal i så fald gennemgå dem med deltagerne og tilføje eventuelt udeladte leverancer, som de finder vigtige. Dette kan være nødvendigt pga tidspres Hvis der er tilstrækkelig tid, bør dette være en øvelse, hvor deltagerne laver denne kolonne for at få deres syn på, hvad de mener, er de vigtigste leverancer i projektet. Organisationen har ofte et andet syn på, hvad der er vigtigt end IT, leverandøren og/eller projektlederen. NB! Vær opmærksom på, om der er nye ønsker, som ikke er med i scope! Fremgangsmåde: 1. Opstil forslag i egen gruppe 2. Roter videre til første gruppe og kommentér 3. Roter videre til anden gruppe og kommentér 4. Roter tilbage til egen base og foretag eventuelle justeringer

18 Øvelse: Identificer gevinster
Vi fortsætter med at beskrive de gevinster, som vi gerne ser. Eksempel: Bedre koordinering af vagterne, som resulterer i færre medarbejdere til at dække vagterne. Gevinst Fremgangsmåde: 1. Opstille forslag i egen gruppe 2. Rotere videre til første gruppe og kommentér 3. Rotere videre til anden gruppe og kommentér 4. Roter tilbage til egen base og lav opsamling på egne erfaringer Placeres til højre for de pink post it`s og der tegnes forbindelser fra ændringerne til gevinsterne. Der vil ofte komme gevinster på mange niveauer og gevinster, som er afhængige af hinanden. Sørg for at prøve at placere dem i rækkefølge inden, der tegnes streger. NB! Vær opmærksom på: Der skal være tale om gevinster, som hører hjemme i dette projekt Check at der er tale om gevinster – der kan nemt dukke leverancer og forandringer op Hver gevinst skal kun optræde en gang Gevinster kan nemt blive blandet sammen. Hver post it må kun have en gevinst Check om forbindelserne er logiske

19 Øvelse: Projektets konsekvenser (negative gevinster)
Negativ gevinst Beskriver de negative gevinster – altså konsekvenserne Eksempel: Implementeringen medfører at medarbejdere skal ændre deres arbejdsrutiner hvilket fører til flere fejlbehandlinger Systemimplementeringen vil medføre flere henvendelser i service-desken det første stykke tid. Placeres I gevinstkortet, der hvor de hører naturligt til NB! Dette bliver ofte forvekslet med risici. Negative gevinster er sikre – vi ved, at det vil ske. Risici er noget, der MÅSKE vil ske. Placer risici på parkeringspladsen 1. Opstille forslag i egen gruppe 2. Rotere videre til første gruppe og kommentér 3. Rotere videre til anden gruppe og kommentér 4. Roter tilbage til egen base og lav opsamling på egne erfaringer

20 Pause Til kl. xxx

21 Øvelse: Organisatoriske forandringer
Brainstorm om de organisatoriske forandringer, som vi gerne ser ske på baggrund af projektets samlede leverance. Organisatoriske forandringer: ”Dette er forandringen, som skal ske, hvis gevinster skal realiseres. Forandringen tager udgangspunkt i den/de pågældende Leverancer/ændring/funktionalitet”. Organisatoriske forandringer Eksempel: 1) Sagsbehandlerne skal anvende nye processer og arbejdsgange. 2) Sagsbehandlerne skal benytte systemet til xxx Placér pink post it’s til højre for de grønne post it`s. Tegn streger fra de grønne post it til de pink, for at vise forbindelserne. Slet rækkerne med rotation, hvis du kun arbejder med én gruppe. NB! Vær opmærksom på, at deltagerne nemt kan komme til at skrive leverancer på, som de selv skal levere som en del af projektet. Der bør stå større ting, som organisationen er nødt til at gøre for at kunne bruge projektets leverancer rigtigt. F.eks. ”omlægning af arbejdsgang xxx”, ”alle benytter YYY” Fremgangsmåde: 1. Opstil forslag i egen gruppe 2. Roter videre til første gruppe og kommentér 3. Roter videre til anden gruppe og kommentér 4. Roter tilbage til egen base og foretag eventuelle justeringer

22 Oplæg til workshop II Vi har nu lavet første version af projektets Gevinstkort Resultatet dokumenteres og efterbehandles nu, hvorefter det bliver sendt til jer Kom meget gerne med kommentarer til Gevinstkort På næste workshop fokuserer vi på den enkelte gevinst: Beskrivelse af, hvad gevinsten egentlig er Hvordan den skal måles Størrelse Hvor den optræder Hvad skal der til i organisationen for at realisere den Så tænk over: Hvordan gevinsterne vil påvirke jeres del af organisationen? Er der andre personer, som bør deltage i beskrivelsen?