Aktivitetsbaserede arbejdspladser

Præsentationer af emnet: "Aktivitetsbaserede arbejdspladser"— Præsentationens transcript:

1 Aktivitetsbaserede arbejdspladser
Dansk Facilities Management Velkommen til Slots- og Ejendomsstyrelsen

2 Nye måder at arbejde på Faktorer udfra
Trends i organisation og bygning Drivkræfter Incitament for aktivitetsbaserede arbejdspladser Slots- og Ejendomsstyrelsen

3 Faktorer udefra Distancearbejdspladser Mangel på arbejdskraft
- værdinormer ændres Nye måder at arbejde på projektarbejde Nye måder at tænke på - informationsmængden

4 Kontorets teknologiske udvikling
1994 - Voice Responce 1988 - Mobiltelefon Telefon ~ Radiorør Microprocessor Trådløs Datakommunikation Hulkort Telefax Napiers rødder (regnemaskine) Personlig Computer Internet Fotokopimaskine Flyvemaskine Elskrivemaskine CD-rom/DVD

5 Tendenser for udgifter kontra ressourcer

6 Tendenser indenfor organisation
Mindre hierarkisk organisation Hurtige forandringer Mere projektarbejde Mere interaktion Videndeling vigtig Hurtige beslutningsprocesser Fælles data Telearbejde (hjemmearbejde) Fokus på arbejdsmiljø og på omkostninger

7 Tendenser indenfor bygning
Fokus på Lokation / Transport Mix af åbne og lukkede arealer - individuelle og delearbejdspladser Fleksible indretninger Variation i møbleringen Store åbne planer 1000 m2 Opdelt security og miljøkontrol ”wiremanagement” Uformelle mødefaciliteter Støttefaciliteter - mødefaciliteter

8 Drivkræfter og faktorer indefra
Ledelsen: innovation tværgående samarbejde behov for videndeling Medarbejdernes behov : innovativt arbejdsmiljø fleksibel arbejdstid - og sted kontrol over egne omgivelser Teknologiske muligheder : internet og intranet videokonferencer databaser

9 Fleksibilitet Bygningsmæssig fleksibilitet - på tværs af bygninger
- i den enkelte bygnings anvendelse Fleksibel arbejdspladsindretning Fleksibel organisation - projektorganisation - teamwork Fleksibel tilstedeværelse (telearbejde)

10 Medarbejderes tilfredshed
jobindhold ansvar perspektiver belønning lyd lys klima inventar udstyr privacy status Fysiske rammer tilfredshed indlæring kollegaer jobsikkerhed arbejdsmiljø

11 Incitament for at arbejde med aktivitetsbaserede arbejdspladser
Understøtter organisationens overordnede mål Kommunikation på tværs - videndeling Fleksibilitet Understøtter projektarbejde Medarbejder rekruttering Ved at arbejde konstruktivt med forandringer, kan de blive en del af hverdagen Reduktion af arealforbruget Optimal udnyttelse af ressourcer Medarbejdertilfredshed Lettere (billigere) at flytte internt

12 Hvad kendetegner en aktivitetsbaseret arbejdsplads
Lokalerne indrettes så der er optimale muligheder for at løse hver enkelt type opgave Møde holdes i mødefaciliteter (ikke på kanten af et skrivebord) Projektgrupper har deres eget område - basen Medarbejdere der er meget på deres plads har en fast arbejdsstation Medarbejdere der ikke er meget på deres plads, behøver ikke en fast arbejdsplads Gode IT-løsninger og effektiv telekommunikation

13 Fremtidens kontor Reception Længerevarende arbejde Stille område
Uformel møde Møde Bibliotek Servicecenter Cafe Projektområde 13

14 SES som organisation Incitament for forandring
Mål - kortere beslutningsprocesser - sammenhæng i ydelser - større kundeorientering Midler - videndeling - projektarbejde - ombygning - kundedatabase - net-working - kulturelle ændringer - integrerede IT-løsninger 9

15 Faktorer indefra og udefra
Jobskifte for 50 år siden - 22 år gennemsnit i dag år i gns. Fremtiden - 14 md. i gennemsnit (Kilde: Instituttet for Fremtidsforskning/Søndagsavisen) SES Antal i alt 832,6 854,6 868,7 880,3 350 Administrative 159,3 174,3 227,3 212,3 Tilgang Afgang Difference * * Udskillelse af drift: rengøring, vagt og teknik Gennemstrømningstid for alle faggrupper i SES : 5 år

16 Forandringsprocessen
Pilotprojekt Bred involvering af medarbejdere Projektorganisation Søge-lære-proces Måling af lokaleudnyttelse Ændring af organisation Ændring af procedurer Ledelsesudvikling

17 Målinger hos SES Registrering af medarbejdere der sidder på egen plads og medarbejdere/gæster der ikke er på egen plads Antal medarbejdere 96 Højeste antal medarbejdere siddende på egen plads: - 57 medarbejdere på egen plads - 23 medarbejdere ell. gæster i huset Laveste antal medarbejdere siddende på egen plads: - 44 medarbejdere på egen plads - 10 medarbejdere ell. gæster i huset Gennemsnit af registrering: - medarbejdere på egen plads - 16 medarbejdere ell. gæster i huset

18 Udnyttelse af kontorarealer
Målinger af tilstedeværelse Kl. 9.00 Kl Arbejdspladsernes udnyttelsesgrad, henholdsvis kl. 9.00, 11.00, og 15.00 Kl Kl

19 Måling af arbejdsmønster
Udnyttelse 100% 90% 80% Dele plads 70% Aktivitetsbaseret arbejdsplads 60% 50% 40% 30% Fast arbejdsplads 20% 10% 0% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Interaktion

20 Beslutningstemaer Faste pladser / Baser Møderum, stillerum m.v.
Arkivreoler (kapacitet, placering) Telefoner/IT Servicecenter Spilleregler (Støj og røg) Den fysiske udformning (Rum og møbler) Personalekonferencer Løbende evaluering

21 Udfordringer Ledelseskapacitet Hvem styrer ressourcerne Tryghed
Identitet Vaner/kultur Sekretærgruppen Status ændres A-hold og B-hold IT-teknologi Kommunikation - åbenhed