Deep dive drejebog Leverandørfaktura – d. 20. februar 2015.

Deep dive drejebog Leverandørfaktura – d. 20. februar 2015

Agenda for deep dive 2 Agenda: 09.00 Introduktion til ERP projektet (kick-off) Gennemgang af formål og indhold i workshoppen Afgrænsning af workshoppen – områder / processer 09.15Indhold / forudsætninger samlet for området Nuværende setup - styringsmekanismer, as-is processer, varianter og forudsætninger Fremtidigt setup – styringsmekanismer, optimeringsområder, krav til IT, forudsætninger, Afklaring af processer og varianter til bearbejdning 10.00 Afklaring af leverandør faktura (kommune) Procesbearbejdning Nuværende setup – styringsmekanismer og forudsætninger Grundlag for optimering og tegning af processen Bearbejdning af krav og forudsætninger (spørgsmål til afklaring) Varianter: papir eller elektronisk modtagelse 12.00 Frokost Agenda fortsat: 12.30 Afklaring af leverandør faktura (Selvstyret) Procesbearbejdning 14.00 Afklaring af kreditnota Procesbearbejdning 15.00 Validering krav/forudsætninger/potentiale Gennemgang af konklusioner fra workshoppen 16.00 Afrunding og opsummering

Kick-off og introduktion (generisk materiale indsættes omkring præsentation af projektet) 3

Grundlag for deep dive Workshoppen har fokus på optimering og afstemning af processer og forudsætninger for håndtering af leverandørfaktura Der skal i workshoppen ikke vælges eller afklares endelig løsning – dette sker først senere i løsningsworkshop Der betyder også at IRIS drøftelse ikke er en del af workshoppen 4

Afgrænsning af workshoppen Denne workshop omhandler modtagelse og behandling af leverandør/kreditorfakturaer Workshoppen indeholder bearbejdning af følgende processer Modtagelse og behandling af leverandørfakturaer i kommunerne Modtagelse og behandling af leverandørfakturaer i Selvstyret Behandling af kreditnotaer Workshoppen indeholder ikke Oprettelse af nye kreditorer Procedure for afstemning af kreditorer

Styringsgrundlag og ambitioner – Processen ”Leverandørfaktura” Formålet med dette Deep Dive er at danne grundlag for den løsningsworkshop, der skal fastlægge den fremtidige procedure for behandling af kreditorfakturaer. Det umiddelbart optimale udkomme er en ensretning af procedurerne, så alle gør tingene på samme måde, og denne deep dive skal klarlægge om det er muligt at opnå denne ensretning. 7

Varianter i forhold til proces – Leverandørfaktura Variationen i forhold til processerne i leverandørfakturabehandlingen ligger primært i den måde fakturaerne modtages og registreres på. Der er i alle tilfælde tale om to godkendere. Procesvarianter: Elektronisk modtagelse PDF til centralt modtagelsessted, forvaltning/afdeling Elektronisk (OIO) Papir / manuel modtagelse Papir til centralt modtagelsessted, forvaltning/afdeling 8

Afklaring af eksisterende rammer og styringsmekanismer Nuværende setup er baseret på flere forskellige fremgangsmåder, som afhænger af personbaseret viden om hvordan ting skal gøres korrekt I flere tilfælde kræver de anvendte fremgangsmåder et uforholdsmæssigt stort tidsforbrug; tid som i stedet kunne anvendes på medarbejderens øvrige funktionsområder. Styringen er i flere tilfælde i form af procesbeskrivelser, som ikke nødvendigvis har samme udformning alle steder, og som ikke alle relevante medarbejdere ved, hvor befinder sig. 9

Afklaring af fremtidig styringsgrundlag og optimering (område niveau) En fælles proces for behandling af kreditorfakturaer ét sted at finde beskrivelsen af processen (forenklet introduktion til nye medarbejdere) Effektivisering/tidsbesparelse i fakturabehandlingen Forenkling af fakturabehandlingen 10

Fakturagodkendelse nuværende Kommunerne: Kommunerene håndtere godkendelse og anvisning af faktura forskelligt afhængig af om de har implementeret elektronisk faktura godkendelse. Uden elektronisk fakturagodkendelse er processen, at faktura modtages på papir, påføres kontonummer og sendes til godkendelse hos de budgetansvarlige inden faktura indtastes manuelt. I nogle situationer bogføres faktura på udgiftskonto og interimskonto inden de sendes til institutioner og fagområder til godkendelse. Når faktura er godkendt omposteres der på interimskonto og debitorkonto. Med elekronisk fakturagodkendelse, sendes faktura sendes til regnskabsafd. Som scanner ind og sender dem til godkendelse i organisation eller andre fagområder. 12

Nuværende processer - Kommune: PDF til forvaltning 13

Kommunale tjek (Sermersooq) : 1. godkender tjekker : at den omhandlede ydelse er modtaget at ydelser, der vedrører et kontraktforhold, er i overensstemmelse med dette at bilaget er eftertalt og efterregnet at bilaget er konteret i overensstemmelse med dets indhold at bilaget er konteret på det regnskabsår, hvor det hører hjemme at betalingstidspunktet er i overensstemmelse med aftale eller gældende praksis 2. godkender tjekker : at indtægten/udgiften har hjemmel i budgettet eller særlig bevilling at bilaget er behørigt attesteret. at bilaget i øvrigt findes egnet til anvisning. 14

Nuværende processer - Kommune: PDF til ØKO 15

Nuværende processer - Kommune: Papir til forvaltning 16

Nuværende processer - Kommune: Papir til ØKO 17

Nuværende processer - Selvstyre: Papir til APNN 18

Nuværende processer - Selvstyre: Digitaliseringsstyrelsen fuldt fakturaflow (inkl. indkøb) 19

Fakturagodkendelse – ambition - Fælles Hvis IRIS – eller et andet 3. parts produkt - skal anvendes som elektronisk faktura godkendelses system. Må det ikke betyde, at den videre proces i AX2012 reduceres eller besværliggøres. Alle faktura er påført et GLN.NR. Der opstilles et workflow som skal sikre en hurtig identifikation af faktura godkendere på baggrund af GLN.nr. Workflowet skal som minimum kunne indeholde 5 godkendere. Ved registrering af faktura skal der også være felter til registrering af kontraktnr., sagsnr., fase og B.nr. Alternativt kan felternes oplysninger indgå som en del af kontostrengen. 20

Opsummering af krav og forudsætninger Forudsætninger for processen Krav til løsningen (til senere løsningsworkshop) 21

Agenda for deep dive 22 Agenda: 09.00 Introduktion til ERP projektet (kick-off) Gennemgang af formål og indhold i workshoppen Afgrænsning af workshoppen – områder / processer 09.15Indhold / forudsætninger samlet for området Nuværende setup - styringsmekanismer, as-is processer, varianter og forudsætninger Fremtidigt setup – styringsmekanismer, optimeringsområder, krav til IT, forudsætninger, Afklaring af processer og varianter til bearbejdning 10.00 Afklaring af leverandør faktura (kommune) Procesbearbejdning Nuværende setup – styringsmekanismer og forudsætninger Grundlag for optimering og tegning af processen Bearbejdning af krav og forudsætninger (spørgsmål til afklaring) Varianter: papir eller elektronisk modtagelse 12.00 Frokost Agenda fortsat: 12.30 Afklaring af leverandør faktura(Selvstyret) Procesbearbejdning 14.00 Afklaring af kreditnota Procesbearbejdning 15.00 Validering krav/forudsætninger/potentiale Gennemgang af konklusioner fra workshoppen 16.00 Afrunding og opsummering

Fakturagodkendelse - nuværende Man modtager fakturaer i 3 formater: Elektroniske faktura som overføres til (først til IRIS hvor den bliver sendt direkte til godkender i IRIS, efter godkendelse bliver den overført til XAL) (leverandør sender den til server, som sender den videre til en DcR server hvor den havner i IRIS). Man er begyndt at gemme bilagene til oio-fakturaer. I dag modtages ca- 10% af faktura som OIO. Mail til faktura-indbakken i pdf-format som overføres til Verify og efter verificering overføres fakturaen til IRIS til godkendelse. Efter den er godkendt og anvist overføres fakturaen til XAL. Faktura i papirform som indtastes manuelt i XAL. Faktura godkendes af mindst 2 godkendere. 23

Fakturagodkendelse - nuværende 24

Fakturagodkendelse – ambition - Fælles IRIS skal anvendes i som elektronisk faktura godkendelses system. Anvendelse af IRIS må ikke betyde, at den videre proces i AX2012 reduceres eller besværliggøres. Alle faktura er påført et GLN.NR. Der opstilles et workflow som skal sikre en hurtig identifikation af faktura godkendere på baggrund af GLN.nr. Workflowet skal som minimum kunne indeholde 5 godkendere. Ved registrering af faktura skal der også være felter til registrering af kontraktnr., sagsnr., fase og B.nr. Alternativt kan felternes oplysninger indgå som en del af kontostrengen. Det skal være muligt at foretage automatisk fordeling af omkostninger ud fra faste eller ad-hoc fastsatte parametre, på alle niveauer i organisationen og på alle dimensioner i kontoplanen. 25

Fakturagodkendelse Betaling af alle kreditorfaktura – incl. udenlandske skal fortages uden eksterne omkostninger. Der dannes en betalingsliste som danner grundlag for modregning i debitorer. Der dannes en betalingsfil på baggrund af de data, der returneres efter modregning i debitorer Det skal være muligt at generere betalingsfiler, som indeholder betalinger til kreditorer i fremmed valuta. Man kan fortage en delbetalinger af en kreditorfaktura, og det fremgår på kontoudtog at der er tale om en delbetaling 26

Afklaring af kreditnota Nuværende: Organisation Proces System Fremtidige ambitioner: Organisation Proces System 29 Efterfølgende tegning af fremtidig optimeret proces…

Validering af krav og forudsætninger Forudsætninger for processen Krav til løsningen (til senere løsningsworkshop) 32

Bilag 33

Andre relevante processer 34

Deep dive drejebog Leverandørfaktura – d. 20. februar 2015.

Lignende præsentationer

Præsentationer af emnet: "Deep dive drejebog Leverandørfaktura – d. 20. februar 2015."— Præsentationens transcript:

Lignende præsentationer

Om projektet

Feedback

Log ind

Logge ind via sociale netværk:

Deep dive drejebog Leverandørfaktura – d. 20. februar 2015.

Lignende præsentationer

Præsentationer af emnet: "Deep dive drejebog Leverandørfaktura – d. 20. februar 2015."— Præsentationens transcript:

Lignende præsentationer

Om projektet

Feedback