27.10.2015 ØSC Kundeforum.

Præsentationer af emnet: "27.10.2015 ØSC Kundeforum."— Præsentationens transcript:

1 ØSC Kundeforum

2 Agenda Flytningen v. Frank Petersen Årsafslutning v. Carina M. Larsen Ressortændringer mv. v. Carina M. Larsen Lønkontrol v. Peter Kronow Eventuelt v. Frank Petersen

3 Flytningen v. Frank Petersen

4 Flytningen Fokus på stabil drift
Arbejdsprogram: En række opgaver stilles i bero, bl.a. RE, KTU, ISO 9001 Organisering af flytningen

5 kernebudskaber Finansministeriet etablerer nu sin første afdeling i Nordjylland – i tæt samarbejde med Forsvaret og lokalområdet. SAM tager med denne rekrutteringsrunde første spadestik til at etablere et brohoved til Hjørring, som inden udgangen af 2016 vil være Danmarks kraftcenter for løn og regnskab i Danmark. Vores vigtigste opgave er nu at sikre stabil drift for vores kunder. Og det vil vi gøre fremover fra Artillerivej 55 i Hjørring.

6

7 Årsafslutning v. Carina M. Larsen

8 Årsafslutning 2015 Vejledning for årsafslutning 2015 er tilgængelig på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside: /~/media/Files/Regnskab/Statsregnskab%202015/Microsoft%20Word%2 0%20Vejledning%20om%20årsafslutning%202015docx.pdf ØSC´s vejledning, med detaljeret tidsplan, bliver lagt på hjemmesiden i uge 44 efterfulgt af et nyhedsbrev.

9 Årsafslutning 2015 – evaluering fra 2014
Dato for bevillingsafregning Koordinering af primoposteringer Bogføring efter bevillingsafregning Undgå forvirring i tidsplan Tæt dialog med Statsregnskab gennem hele årsafslutningen Spærring for yderligere bogføring efter bogført bevillingsafregning

10 Årsafslutning 2015 Vigtige datoer – periode 12
16. december Sidste frist for udsendelse af fakturaer til andre statsinst. 18. december Sidste frist for registrering af betalinger i banken via ØSC 4. januar 2016 Sidste frist for indsendelse af opgørelse til brug for beregning af ferriepengeforpligtelsen (tilbagemelding fra løn inden den 11. januar 2016) 12. Januar 2016 Sidste frist for indsendelse af bilag til 2. lønkørsel 13. januar Sidste frist for indsendelse af regnskabsbilag til ØSC 13. januar Afskrivninger foretages og bogføres i ØSC 15. januar Der lukkes for bogføring i periode 12 20. Januar ØSC fremsender regnskabserklæring for periode 12 – særligt tilpasset perioden

11 Årsafslutning 2015 Vigtige datoer – periode 13
4. januar 2016 Sidste frist for indsendelse af bilag til 1. lønkørsel 7. januar lønkørsel i SLS angående periode 12. Januar 2016 Sidste frist for indsendelse af bilag til 2. lønkørsel 19. januar lønkørsel i SLS 22. januar Hvis ØSC har modtaget alle bilag vedr. bevillingsafregningen inden kl. 12, vil det være bogført inden udgangen af dagen 28. januar 2016 Sidste frist for indsendelse af bilag til ØSC (kl.16.00) 29. januar Der lukkes for bogføring i periode 13,1 04. februar Sidste frist for indsendelse af bilag til ØSC (kl.12.00) GODKENDELSE MODST 04. februar Der lukkes for bogføring i periode 13,2 11. Februar ØSC fremsender regnskabserklæring for periode 13

12 Årsafslutning 2015 ØSC holder som udgangspunkt lukket mellem jul og nytår, medmindre andet er aftalt ØSC vil gerne bede om kopi af kundernes respektive planer for årsafslutning ØSC opfordrer og henstiller – som altid – til at kunderne løbende rydder op så regnskabsafslutningen forløber godt

13 Ressortændringer mv. v. Carina M. Larsen

14 Ressort Der er godt gang i aktiviteter der støtter op om ressortændringerne i både løn, regnskab og Moderniseringsstyrelsen. For regnskaber der er ressortramte anbefaler vi en tæt dialog med jeres ØSC team, særligt mhp, at betalinger vedr bør fremrykkes til betalingsdato i 2015 (kun for regnskaber der lukker) At rykkerproceduren ændres til en hyppigere frekvens (kun for regnskaber der lukker) at åbenstående kreditnotaer inddrives hos kreditor (kun for regnskaber der lukker) Spærring af gamle kreditorer (kun for regnskaber der sammenlægges) Håndtering af åbenstående poster på balancekonti Månedlige anlægsafskrivninger Håndtering af anlægsdifferencer og SKS-differencer håndteres centralt fra i regnskab v. Team DUK i samarbejde med Statsregnskab. Moderniseringsstyrelsen vil i starten af det nye år udsende en nærmere tidsplan for flytning af balanceposter som følge af ressortomlægningen 2015

15 Sammenhængende styring
Moderniseringsstyrelsen har lanceret et nyt krav til sammenhængende styring i staten, derfor skal ministerier og institutioner fra 2016 regnskabsregistrere deres generelle fællesomkostninger. Kravet til regnskabsregistrering af generelle fællesomkostninger indebærer, at alle statslige institutioner (undtagen selvejende institutioner) i deres regnskabssystemer skal oprette en dimension med koden FL-FORMÅL og navnet Fl-formål, hvorpå de på en værdi, som starter med 9, skal regnskabsregistrere deres generelle fællesomkostninger. Der er udarbejdet en skabelon for bestilling af systemimplementering for Navision-brugere. Departementerne er ansvarlige for at koordinere besvarelsen for det samlede ministerområde. Der er deadline for indsendelse fredag den 23. oktober. (Moderniseringsstyrelsen) I dialog med Moderniseringsstyrelsen håndterer ØSC: indlæsning af dimensioner + værdilister tilretning af anlægskort efter årsafslutningen (for ressortramte regnskaber vil det være fra primo 2016) tilretning af GIS-løsninger, dokumentation af ændringer som tilkøb – kontakt

16 Systemer Migrering af NS hosting miljø (KMD  SIT) RejsUd 2 NS 7.0.01
Smoketest pågår i uge 44 Pilottest forventes igangsat primo november med umiddelbar implementering Der tages højde for årsafslutningen i implementeringsplanen RejsUd 2 Test er i fuld gang Moderniseringsstyrelsen forventer implementering efter samme model og princip som blev anvendt i forbindelse med IndFak2. NS er en forudsætning for at kunne anvende RejsUd2 NS Moderniseringsstyrelsen planlægger at frigive en mindre featurepack, Navision Stat , den 1. december 2015. Derudover indeholder pakken mulighed for kontering på ny intern dokumenttype 'Ressort', der gør det nemmere at afstemme regnskaberne i forlængelse af en ressortomlægning. Derudover indeholder pakken et antal fejlrettelser, konstateret i forlængelse af frigivelsen af Navision Stat 7.0, primært på områderne indenfor GIS-integration og elektronisk fakturering.

17 ØSC LØNKONTROL v. Peter Kronow

18 Erfaringer fra implementeringen af lønkontrolprojektet
Kontrolplaner af høj kvalitet ØSC oplever at kontrolplanerne er af høj kvalitet Kontrolplanerne er tilpasset institutionernes størrelse og kompleksitet Kontrolplanerne afspejler den enkelte forretning og de valg der er truffet vedr. lønkontrol Rigsrevisionen har givet positive tilbagemeldinger på de reviderede kontrolplaner Kundernes erfaringer med kontrolplanerne Sikrer et bedre overblik over det samlede kontrolmiljø Bedre overblik over hvem der kontrollerer hvad Bedre overblik over niveauet i inddata- og uddatakontrollen i ØSC Danner baggrund for en bedre kommunikation med Rigsrevisionen september 2018

19 Status på lønkontrol Bølge 1 er gennemført Bølge 2 er i gang
Der udestår stadig en del kontrolplaner ØSC kontakter institutionerne, hvor der udestår kontrolplaner fra bølge 1 Bølge 2 er i gang Der er ca. 60 kunder i bølge 2 Der er afholdt kurser for bølge 2 herunder kurser i Jylland Der er planlagt et opsamlingskursus den 6/ i SAM hvor 7-10 kunder deltager Arbejdsmøder for bølge 2 er indkaldt og de er godt i gang ØSC Lønportalen Den først kunde overgik til ØSC Lønportalen før sommerferien Ca. 10 kunder er overgået bl.a. flere koncerncentre september 2018

20 Tidsplan for lønkontrol
Tidsplan for kontrolplaner Lønkontrolplanerne skal være udarbejdet og underskrevet inden udgangen af 2015 Teamlederne i ØSC Løn yder sparring og svarer på spørgsmål vedr. kontrolplaner Tidsplan for ØSC Lønportalen Alle kunder skal overgå til ØSC Lønportalen inden udgangen af 2015 Tag kontakt til jeres teamleder for at aftale tidspunkt for overgang Der er ikke faste datoer for overgange – det er op til den enkelte kunde at fastsætte tidspunkt Ved årsskiftet lukkes adgangen til de digitale blanketter, som I benytter i dag, hvorefter der kun er adgang til at oversende bestillinger via ØSC Lønportalen september 2018

21 Mere information Lønkontrolprojektet har en hjemmeside: På denne side findes: Nyhedsbreve Eksempler Værktøjer Skabeloner Vejledninger For yderligere information kontakt jeres teamleder september 2018

22 Eventuelt

23 Eventuelt Næste møde i Kundeforum: Torsdag d. 25. februar 2016