Facilitering af survey-processen

Præsentationer af emnet: "Facilitering af survey-processen"— Præsentationens transcript:

1 Facilitering af survey-processen
Lektion 2 Facilitering af survey-processen Indhold: Ansvar og roller i auditteamet Etisk adfærd Åbningsmødet

2 Roller & ansvar Ledende Surveyor
Har det overordnede ansvar for, at surveyteamet fungerer optimalt internt i teamet og eksternt ude i organisationen. Surveyor Har ansvar for at udfører de tildelte opgaver og udvise den rette etisk adfærd. Conduct this part of session using Flipchart – brainstorm answers; ring the changes – round the table; reverse; random.

3 Ledende Surveyor Opgaver for ledende surveyor under planlægning og forberedelse: Kommunikerer med afdelingsledelsen Sammensætter og kommunikerer med teamet Udarbejder detaljeret surveyplan Tildeler ansvarsområder til de enkelte surveyor Sikrer udarbejdelse af tjeklister Afholder evt. forberedelsesmøde med teamets medlemmer. Conduct this part of session using Flipchart – brainstorm answers; ring the changes – round the table; reverse; random.

4 Ledende surveyor Opgaver for ledende surveyor under gennemførelsen:
Leder åbnings- og afslutningsmødet Repræsenterer surveyteamet overfor den surveyede ledelse Styrer surveyet Faciliterer teammøder Støtter og vejleder den enkelte surveyor og teamet som helhed Gennemgår observationer, dvs. sikrer konsistens mellem vurderinger af overensstemmelse og begrundelse herfor Sikrer udarbejdelse og fremlæggelse af surveyrapport Fungerer i teamet som surveyor. Brainstorm

5 En ledende surveyor må gerne være surveyor!
Udfører tildelte opgaver: Er medspiller i teamet – samarbejdende, solidarisk, konfliktforebyggende og -dæmpende Udabejder tjeklister for tildelte områder/standarder Formidler formål, omfang & krav til surveyede Interviewer i overensstemmelse med tjeklister Hvis tid - undersøger problemområder Registrerer objektivt bevis Rapporterer resultater til ledende surveyor Depending on how lead auditor went, consider brainstorm this also

6 Etisk adfærd Depending on how lead auditor went, consider brainstorm this also

7 Hvorfor åbningsmødet? Bekræfte formål, surveymetode og detaljeret plan
Sige goddag og berolige afdelingsledelsen Skabe den “rette” atmosfære Give surveyors indblik i ledelsens kvalitetsengagement. Cannot dictate who attends. Include on programme if possible Expect Management Rep [Quality Manager]; senior management [possibly] or at least managers from areas to be audited [probably].

8 Åbningsmødets indhold
Præsentation af teamet og deres roller Formål, omfang og krav Bekræfte den detaljerede plan Aftaler vedrørende eventuel guide Afklaring af relevante spørgsmål Adgangsforhold. Discuss in line with notes. Certification body normally confirms expected scope of certification.

9 Åbningsmødets ledelse
Hold det kort Vær forberedt Vær effektiv og professionel. Audit 5/9/98 Åbningsmøde Tom Smith - Adm.direktør Bradley Jones - Kvalitetschef Belinda Sykes - Operations Manager Ford Escort - Guide Hillman Imp - Lead Auditor Charlie Chaplin - Auditor First impressions are important. Being prepared, with an agenda, and being in control sets the tone for the audit. Friendly, helpful – but clearly in charge.

10 Slut for i dag!