Microsoft® Office Project 2007-kursus

Præsentationer af emnet: "Microsoft® Office Project 2007-kursus"— Præsentationens transcript:

1 Microsoft® Office Project 2007-kursus
[Navnet på dit firma] præsenterer: Microsoft® Office Project 2007-kursus Før du går i gang: Dette kursus forudsætter, at kursisterne allerede ved, hvordan de opretter opgaver og tildeler varigheder i Project Microsoft Office Visio® 2000 eller nyere, Microsoft Office Word 2000 eller nyere eller Microsoft Office PowerPoint® 2000 eller nyere skal være installeret, før du kan gennemføre øvelsessessionerne. [Note til underviser: Se det sidste dias, hvis du vil have hjælp til at tilpasse denne skabelon. Du kan også finde ekstra tekst til lektionerne i noteruden på nogle dias]. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

2 Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio
Kursusindhold Oversigt: Lås det ikke væk Lektion 1: Kopiere projektoplysninger til et Office- program Lektion 2: Kopiere projektoplysninger til en webside Hver lektion inkluderer en liste med foreslåede opgaver og et sæt testspørgsmål. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

3 Oversigt: Hold det ikke for dig selv
Én ting er at oprette et projekt. Noget helt andet er at formidle projektet effektivt til andre. Gruppesamarbejde og rapportering mislykkes ofte, hvis du ikke kan få oplysningerne ud til andre. Dette kursus vil gennemgå, hvordan du kan præsentere et projekt effektivt ved at eksportere projektoplysninger til Microsoft Office Word, Microsoft Office PowerPoint® eller Microsoft Office Visio® eller ved at overføre dem til en webside. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

4 Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio
Formål med kurset Bruge en guide til at kopiere projektoplysninger til Microsoft Office PowerPoint, Word eller Visio. Oprette et billede af dit projekt, der skal bruges på en webside. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

5 Kopiere projektoplysninger til et Office-program
Lektion 1 Kopiere projektoplysninger til et Office-program

6 Kopiere projektoplysninger til et Office-program
Du har brugt flere uger på at forberede et projekt, og du skal nu præsentere alt dit hårde arbejde for dine kolleger. Alle oplysningerne rummes i Project med flotte søjler og netværksdiagrammer, men hvordan giver du andre, som ikke bruger Project, mulighed for at se din plan? Svar: Brug en guide til at få vist dine projektoplysninger i et nyt PowerPoint-, Word- eller Visio-dokument. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

7 Hvordan får du dine oplysninger ud af Project?
Efter du har udfyldt alle felter og data i dit projekt, hvordan får du så flyttet alt arbejdet til en flot og effektiv præsentation – uden at skulle arbejde over i endnu en weekend? Du kunne bruge Excel eller Visio til at oprette et diagram, som ligner dit projekt. Det vil måske tage alt for lang tid at udføre arbejdet en gang til på denne måde, især når du allerede har de nødvendige oplysninger i Project. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

8 Hvordan får du dine oplysninger ud af Project?
Du kan bruge guiden Kopier billede til Office i Project til at oprette et billede af dit projekt, der automatisk kopieres til Word, PowerPoint eller Visio. Guiden Kopier billede til Office findes på værktøjslinjen Analyse. I menuen Vis skal du pege på Værktøjslinjer og derefter klikke på Analyse. Du behøver ikke at huske disse detaljer. Der kommer flere oplysninger om, hvordan guiden bruges. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

9 Få en tydelig oversigt over ting først
Først skal du forberede visningen i Project, så den indeholder alle de relevante oplysninger, du vil have vist i Word, PowerPoint eller Visio. Årsagen er, at din præsentation ikke skal indeholde distraherende eller irrelevante oplysninger, f.eks. individuelle opgavers varighed eller projektmedarbejderes lønsatser. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

10 Få en tydelig oversigt over ting først
Som noget af det første vil du måske fjerne nogle kolonner. Et typisk projekt kan have talrige, endog hundredvis, af kolonner, men af hensyn til en effektiv præsentation vil du nok mindske antallet. Hvis du desuden kun vil vise bestemte opgaver i det kopierede billede, skal du sørge for at vælge de kolonner, du vil vise, inden du starter guiden. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

11 OK, fint. Vis mig nu guiden
Når projektets kolonner og visning har det ønskede udseende, er du klar til at bruge guiden som hjælp til at tilpasse fremvisningen af projektet. Som beskrevet tidligere skal du på værktøjslinjen Analyse klikke på Guiden Kopier billede til Office. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

12 OK, fint. Vis mig nu guiden
Det første trin i guiden er at beslutte, om du vil beholde det oprindelige dispositionsniveau eller ændre det, så alle opgaver eller kun hovedopgaver vises. Du beslutter måske, at du kun vil vise hovedopgaver, så det er nemmere hurtigt at få et overblik over præsentationen, og den dermed er mere velegnet til ledere eller interessenter. Fastlæggelse af et passende detailniveau er ofte afgørende for din præsentations effekt. Bemærk! Hvis du vælger at ændre dispositionsniveauet i det nye Office-dokument, opdateres dispositionsniveauet i det oprindelige projekt også. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

13 Angive præsentationens udseende
Nu kommer det sjove – at bestemme, hvordan du vil have oprettet billedet af projektet. Det er det næste trin i guiden. Hvis du allerede har markeret rækker, inden du starter guiden, kan du angive, at kun disse rækker skal vises. Hvis du vil markere andre rækker, skal du afslutte guiden, markere de ønskede rækker og derefter starte guiden igen. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

14 Angive præsentationens udseende
Nu kommer det sjove – at bestemme, hvordan du vil have oprettet billedet af projektet. Det er det næste trin i guiden. Hvis du vil vise en bestemt tidsperiode, kan du også angive det nye tidsrum på denne side i guiden. Nu er din præsentation næsten klar til at blive eksporteret til et andet program. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

15 Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio
Hvor stor skal den være? Du vil hverken overvælde dine tilhørere med et billede, der er for stort, eller tvinge dem til at knibe øjnene sammen for at se et lillebitte billede. Det er derfor vigtigt at angive en passende størrelse på billedet: Vælg Standard, hvis du vil have en typisk billedstørrelse på ca. 8 tommer (20 cm) i højden og 6 tommer (15 cm) i bredden. Det kan være en passende størrelse for en Visio- eller PowerPoint-præsentation. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

16 Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio
Hvor stor skal den være? Du vil hverken overvælde dine tilhørere med et billede, der er for stort, eller tvinge dem til at knibe øjnene sammen for at se et lillebitte billede. Vælg Maksimal, hvis du vil have et stort billede, som du for eksempel vil udskrive. Den maksimale størrelse er 22 tommer. Du skal muligvis afprøve de mål, du angiver, og i nogle tilfælde klikke på knappen Tilbage i guiden for at foretage små justeringer, indtil du finder den helt rigtige størrelse. Vælg Brugerdefineret, og angiv de ønskede mål, hvis du f.eks. bruger Word og vil have et mindre billede, der er plads til mellem tekstafsnit. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

17 Tid til at kaste et blik på den
Nu vil du nok se et eksempel på billedet ved at klikke på Eksempel. Hvis du ikke bryder dig om det, du ser, skal du blot klikke på knappen Tilbage i guiden og foretage ændringer. Når du er tilfreds med billedet, skal du vælge det Office- program, du vil sende billedet til, og derefter enten vælge liggende eller stående retning. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

18 Vælge flere oplysninger, som skal medsendes
Til sidst skal du angive yderligere oplysninger, der skal sendes sammen med billedet. Det drejer sig om oplysninger om projektet som helhed, f.eks. start- og slutdato for projektet. De vises i en separat tabel oven over det billede af projektet, du netop har konfigureret. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

19 Vælge flere oplysninger, som skal medsendes
Når du klikker på Udfør i guiden, åbnes det program, du har angivet, med billedet af dit projekt. Det endelige billede vil indeholde to dele: Bemærk! Det billede og de opgaveoplysninger, der kopieres til det andet Office-program, er ikke sammenkædet med det projekt, de kommer fra. Hvis du ændrer oplysninger i det oprindelige projekt, skal du køre guiden igen for at inkorporere ændringerne i præsentationen. En oversigtsdel, som indeholder projektets samlede varighed, omkostninger eller andre oplysninger, du angav i trin 4 i guiden. Detaljerede projektoplysninger om de opgaver, du valgte, at guiden skulle formidle. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

20 Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio
Forslag til øvelser Eksportere projektoplysninger til andre programmer. [Note til underviser: Hvis du har Word, PowerPoint eller Visio installeret på computeren, kan du klikke på hyperlinket i diasset og gå videre til en onlineøvelse. I øvelsen kan du arbejde med hver af disse opgaver med vejledning undervejs. Vigtigt! Hvis du ikke har installeret et af disse programmer, kan du ikke få adgang til vejledningerne til øvelserne]. Onlineøvelse (kræver Word, PowerPoint eller Visio, produktversion 2000 eller nyere) Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

21 Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio
Test 1, spørgsmål 1 Når du kopierer et billede til et Office-program, kædes oplysningerne sammen med den oprindelige projektplan. (Vælg ét svar). Sandt. Falsk. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

22 Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio
Test 1, spørgsmål 1: Svar Falsk. Når du kopierer et billede til et Office-program, kædes oplysningerne ikke sammen med den oprindelige projektplan. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

23 Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio
Test 1, spørgsmål 2 Hvilket Office-program kan du ikke bruge i guiden Kopier billede til Office? (Vælg ét svar). Microsoft Office Word. Microsoft Office OneNote®. Microsoft Office Visio. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

24 Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio
Test 1, spørgsmål 2: Svar Microsoft Office OneNote. Med OneNote kan du samle og organisere alle dine noter på stationære computere, bærbare computere eller andre enheder ét sted. Men du kan ikke sende et billede fra Project til OneNote med denne guide. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

25 Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio
Test 1, spørgsmål 3 Når du er færdig med guiden Kopier billede til Office, skal du manuelt indsætte billedet af dit projekt i Office-programmet. (Vælg ét svar). Sandt. Falsk. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

26 Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio
Test 1, spørgsmål 3: Svar Falsk. Guiden åbner automatisk Office-programmet og indsætter billedet i det. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

27 Kopiere projektoplysninger til en webside
Lektion 2 Kopiere projektoplysninger til en webside

28 Kopiere projektoplysninger til en webside
Har din organisation eller din gruppe allerede et websted, der bruges til at dele oplysninger om gruppeprojekter? I stedet for at kopiere projektoplysningerne til et andet Office-program, vil du måske hellere oprette en webside, hvor du kan indsætte et billede af projektet. Der findes en simpel og fleksibel metode, du kan bruge til at oprette et billede af dit projekt og føje det til din gruppes websted. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

29 Først skal vi igen have overblik over situationen
Som du hørte i første lektion, er det bedst at holde antallet af kolonner med oplysninger på et minimum, så du undgår en rodet præsentation, der forvirrer dine tilhørere eller læsere. Det kan derfor være nødvendigt at fjerne kolonner. Der er jo ingen grund til, at din præsentation indeholder distraherende eller irrelevante oplysninger – f.eks. individuelle opgavers varighed eller projektmedarbejderes lønninger. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

30 Vælge billedindstillinger
Når du har tilpasset dit projekt på den måde, du vil vise det, skal du oprette et billede, der skal placeres på din webside. Du begynder med at bruge dialogboksen Kopier billede (menuen Rapport) til at oprette et billede, som du derefter kan føje til en webside ved hjælp af en HTML- editor. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

31 Vælge billedindstillinger
Angiv først, hvordan billedet skal gengives.  Webindstilling: Til en webside vil du typisk oprette et GIF-billede (Graphics Interchange Format). Hvis du vil kopiere billedet i GIF-format, skal du klikke på Til GIF-billedfil og derefter klikke på Gennemse for at angive den placering, hvor du vil gemme billedet. Et GIF-billede eller GIF er et komprimeret grafikfilformat, som webbrowsere kan vise som indbygget grafik. GIF bruges i vidt omfang til at overføre billeder via internettet. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

32 Vælge billedindstillinger
Angiv først, hvordan billedet skal gengives.  Andre indstillinger: Hvis du vil oprette et billede, der er optimeret til visning på en computerskærm med intakte farver og intakt formatering, skal du klikke på Til skærm. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

33 Vælge billedindstillinger
Angiv først, hvordan billedet skal gengives.  Andre indstillinger: Bemærk: Hvis du vælger Til skærm eller Til printer, kopieres billedet til Udklipsholder. Derefter skal du skifte til et andet program, hvor du kan indsætte oplysningerne fra Project. Hvis du vil oprette et billede, der er optimeret til udskrivning med intakt formatering og f.eks. Gantt-søjler vist tydeligt med klare farver, figurer og mønstre, skal du klikke på Til printer. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

34 Vælge billedindstillinger, fortsat
Du kan også vælge et par præsentationsindstillinger. Hvis du vil kopiere oplysninger for et andet datointerval end det, der i øjeblikket vises på tidsskalaen, skal du under Tidsskala skrive eller vælge en start- og slutdato i boksene Fra og Til. Du kan også angive, om du vil kopiere rækkerne, som de vises på skærmen, eller kun markerede rækker. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

35 Billedet er færdigt. Hvad nu?
Nu skal du bare beslutte, hvad der skal ske med billedet. Først er der webindstillingen. Hvis du har valgt en GIF-billedfil, og billedet overstiger 100 tommer gange 100 tommer, får du vist nogle indstillingsmuligheder, så du kan reducere størrelsen. Derefter behøver du blot at åbne din foretrukne HTML- editor og indsætte billedfilen fra dens placering på computerens harddisk eller netværket. 100 tommer svarer til 254 cm gange 254 cm. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

36 Billedet er færdigt. Hvad nu?
Der er også andre muligheder. Som tidligere nævnt skal du, hvis du klikkede på Til skærm eller Til printer, først skifte til det program, hvor du vil indsætte oplysningerne fra Project. Derefter indsætter du billedet ved at trykke på CTRL+V eller bruge programmets Sæt ind-kommando. Hvis billedet overstiger 22 tommer gange 22 tommer (ca. 56 cm gange 56 cm), får du vist nogle indstillingsmuligheder, så du kan justere størrelsen, inden billedet vises i et andet program. Den interne grænse for et billede er 340 tommer i bredden (864 cm) gange ca opgaver i længden. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

37 Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio
Forslag til øvelser Kopiere oplysninger til en webside. [Note til underviser: Hvis du har Word, PowerPoint eller Visio installeret på computeren, kan du klikke på hyperlinket i diasset og gå videre til en onlineøvelse. I øvelsen kan du arbejde med hver af disse opgaver med vejledning undervejs. Vigtigt! Hvis du ikke har installeret et af disse programmer, kan du ikke få adgang til vejledningerne til øvelserne]. Onlineøvelse (kræver Word, PowerPoint eller Visio, produktversion 2000 eller nyere) Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

38 Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio
Test 2, spørgsmål 1 Når du kopierer et billede til en webside, kædes projektoplysningerne dynamisk sammen med websiden, så ændringer, du foretager i det oprindelige projekt, automatisk vises på websiden (Vælg ét svar). Sandt. Falsk. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

39 Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio
Test 2, spørgsmål 1: Svar Falsk. Når du først har oprettet et GIF-billede, er der ikke længere en kæde tilbage til de oprindelige projektoplysninger. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

40 Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio
Test 2, spørgsmål 2 Hvilken indstilling bør du vælge, når du skal angive, hvordan billedet skal gengives på en webside? (Vælg ét svar). Til skærm. GIF. Til printer. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

41 Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio
Test 2, spørgsmål 2: Svar GIF. GIF-filer bruger et komprimeret grafikfilformat, som webbrowsere kan vise som indbygget grafik. GIF-filer bruges i vidt omfang til at overføre billeder via internettet. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

42 Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio
Test 2, spørgsmål 3 Når du bruger kommandoen Kopier billede til at oprette et billede til en webside, indsætter Project automatisk billedet på den webside, du angiver. (Vælg ét svar). Sandt. Falsk. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

43 Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio
Test 2, spørgsmål 3: Svar Falsk. Når du har oprettet billedet med Project, skal du manuelt indsætte billedet ved at bruge en HTML-editor. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

44 Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio
Oversigtskort En oversigt over dette kursus finder du på oversigtskortet. Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio

45 Bruge skabelonen Denne skabelon til Microsoft Office PowerPoint indeholder kursusmateriale, der beskriver, hvordan du præsenterer et projekt effektivt ved at eksportere oplysninger fra Microsoft Office Project til Microsoft Office Word, PowerPoint eller Microsoft Office Visio eller ved at overføre dem til en webside. Skabelonen kan bruges til gruppeundervisning og tilpasses efter behov. Skabelonens indhold er baseret på Microsoft Office Online-kurset med titlen “Præsentere dit projekt i Word, PowerPoint eller Visio”. Skabelonfunktioner Titeldias: I det første dias er der pladsholdertekst, som du kan overskrive med navnet på dit firma. Du kan også slette tekstboksen helt, hvis du ikke ønsker denne tekst. Animationer: Der anvendes brugerdefinerede animationseffekter i hele præsentationen. Det er blandt andet effekterne Kig, Stræk, Opløs og Skaktern. Alle effekter kan afspilles i tidligere versioner helt tilbage til Microsoft PowerPoint Du kan ændre animationseffekter ved at gå til menuen Diasshow, klikke på Brugerdefineret animation og bruge de viste indstillingsmuligheder. Hvis denne præsentation indeholder en Macromedia Flash-animation: Før du kan afspille Flash-filen, skal du aktivere et Microsoft ActiveX-objekt ved navn Shockwave Flash Object på computeren. Det gør du ved at hente den nyeste version af Adobe Flash Player fra Adobes websted. Advarsel om lagring af Flash-animationerne: Flash-animationerne kan afspilles i versionerne fra PowerPoint Hvis du vil gemme skabelonen i PowerPoint 2007, skal du gemme den i det tidligere PowerPoint-filformat: PowerPoint præsentation (*.ppt)  eller PowerPoint skabelon (*.pot).  (Filtyperne vises i dialogboksen Gem som ved siden af Filtype). Hvis du gemmer den i et PowerPoint 2007-filformat, f.eks. PowerPoint-præsentation (*.pptx) eller PowerPoint-skabelon(*.potx), bevares animationerne ikke i den gemte fil. Diasovergange: Overgangen Vifte nedad anvendes gennem hele showet. Hvis du foretrækker at bruge en anden overgang, skal du gå til menuen Diasshow, klikke på Diasovergang og bruge de viste indstillingsmuligheder. Hyperlinks til onlinekursus: Skabelonen indeholder hyperlinks til onlineudgaven af dette kursus. Hyperlinkene fører til de praktiske øvelser til hver lektion og til det oversigtskort, der er udgivet til dette kursus. Bemærk! Du skal have Word, PowerPoint eller Visio 2007 installeret for at kunne få vist øvelserne. Hvis du ikke har et af disse programmer, kan du ikke få adgang til vejledningerne til øvelserne. Sidehoveder og sidefødder: Skabelonen indeholder en sidefod med kursustitlen. Du kan ændre eller fjerne sidefødder i dialogboksen Sidehoved og sidefod (åbnes fra menuen Vis). BRUGE SKABELONEN Se noteruden, eller få vist hele notesiden (menuen eller fanen Vis), hvis du vil have mere detaljeret hjælp til skabelonen.