REACH 2018 Indsend dit registreringsdossier.

Præsentationer af emnet: "REACH 2018 Indsend dit registreringsdossier."— Præsentationens transcript:

1 REACH 2018 Indsend dit registreringsdossier

2 Formålet med denne præsentation
Denne præsentation samt noterne blev udarbejdet af ECHA, det Europæiske Kemikalieagentur, for at hjælpe dig med at forberede en præsentation om REACH 2018, dvs. den sidste registreringsfrist af indfasningsstoffer. Hensigten er at sætte dig i stand til at vælge relevante dias og ændre dem efter behov, så de passer til dit publikum, hvad enten det er ledelse, medarbejdere, sundheds- og sikkerhedsansvarlige, myndigheder osv. Du kan bruge den uden yderligere tilladelse. Denne præsentation giver et kort overblik over fase 6 (Indsendelse af registreringsdossier) i ECHA's REACH 2018 Roadmap. Den hører med til en række præsentationer vedrørende REACH 2018, som findes på ECHA's hjemmeside. Du er velkommen til at sende dine kommentarer og forslag til: Juridisk meddelelse: Oplysningerne i denne præsentation udgør ikke juridisk rådgivning og repræsenterer juridisk ikke nødvendigvis Det Europæiske Kemikalieagenturs officielle holdning. Det Europæiske Kemikalieagentur påtager sig ikke ansvar for indholdet af dette dokument. Udgivelsesdato: Maj 2017

3 It-værktøj til indsendelse af oplysninger til ECHA
ECHA's måde at kommunikere med dig Kilde til oplysninger Få adgang her: REACH-IT er et it-værktøj, der hjælper dig med at opfylde dine lovgivningsmæssige krav i henhold til REACH. Det er et online-værktøj, der hostes af ECHA, så det er ikke nødvendigt at installere det på din egen computer. Det er sikkert at indsende oplysninger til ECHA via REACH-IT. Eventuelle meddelelser fra ECHA vedrørende din indsendelse eller registrering sendes også sikkert. Visse oplysninger om fælles indsendelser er synlige i REACH-IT: Hvis du har forhåndsregistreret eller forespurgt om et stof, oplysningerne om en eventuel ledende registrant Medlemmer af en fælles indsendelse er synlige for hinanden. Hvis din virksomhed ikke allerede er tilmeldt, skal du først oprette en konto. Besøg siden for REACH-IT på ECHA's websted og gå til "Register a company" for at komme i gang. Hvis du allerede har oprettet en ECHA-konto, skal du bare klikke på "Login" (Log ind). Nyttige links: REACH-IT:

4 Efter du logger ind, vises REACH-IT forsiden
Efter du logger ind, vises REACH-IT forsiden. Der er tre fremtrædende funktioner, markeret med blå cirkler: Submit a dossier (Indsend et dossier) Tasks (Opgaver) Substances (Stoffer). Funktionen "Submit a dossier" (Indsend et dossier) viser de forskellige måder, man kan indsende et dossier. Funktionen "Tasks" (Opgaver) giver dig et komplet overblik over alle de opgaver, der kræver handling fra din virksomhed inden for en given tidsramme. Opgaver er farvekodede alt efter, hvor meget de haster. Funktionen "Substances" (Stoffer) er en portal, hvor du kan se alle lovgivningsmæssige processer for dine stoffer. Der er også forskellige søgemuligheder. "Quick search by number" (Hurtig søgning efter nummer) er placeret i det øverste banner på alle sider i REACH-IT. Denne søgemulighed anvender et stofs EF- eller CAS-nummer, et REACH-IT-indsendelsesnummer eller et andet referencenummer. Det blå forstørrelsesglas øverst til højre på skærmen bruges til avanceret søgning. Når du klikker på det, får du en liste over søgeemner. Du kan indsnævre dine søgeresultater ved at filtrere resultaterne. Support-links findes nederst på alle REACH-IT-sider.

5 Opgaver og meddelelser
ECHA ønsker, at du skal gøre noget du modtager en opgave f.eks. du skal betale et gebyr ECHA vil informere dig om noget du får en meddelelse f.eks. din indsendelse af dossier er gennemført Nyttige funktioner: vejledninger, indlejret hjælp, søgning gjort let, ledende registrant detaljer, udenlandsk bruger, favoritter Meddelelser og opgaver tjener forskellige formål, men begge er ECHA's måde at sende dig oplysninger via REACH-IT. Hvis ECHA kræver, at du foretager en handling vedr. en REACH-IT-aktivitet, vil du modtage en opgave. Opgaver kræver, at du foretager en handling inden for en bestemt tidsperiode, så du rådes til at være opmærksom på New (Nye) opgaver og dem der markeres som Close to deadline (Tæt på deadline) på startsiden. Hvis ECHA ønsker at informere dig om en hændelse i REACH-IT, vil du modtage en meddelelse. Meddelelser ses på det øverste banner og er kun oplysende, hvilket betyder, at de ikke kræver, at du foretager nogen handling. REACH-IT indeholder mange funktioner, der gør værktøjet brugervenligt og nemt at bruge: En vejledning åbnes, når du ønsker at udføre en handling, f.eks. "submit" (indsend), "create" (opret) eller "update" (opdater) information. Vejledninger fører dig gennem processen trin for trin. Du kan hele tiden se alle trin i processen. Den indbyggede hjælp omfatter primært "page help" (sidehjælp) og "topic help" (emnehjælp). Ved at klikke på "info"-symbolet i øverste højre hjørne kan du se generel og teknisk support til den specifikke side, du arbejder i. Hjælpeteksten er tilgængelig på 23 sprog.

6 Hovedmenu Hovedmenuen viser alle områderne til søgning og navigation, for eksempel: indsendelse af et dossier avancerede søgeemner fælles indsendelsesmuligheder sider vedr. virksomhedsadministration opgaver meddelelser vilkår og betingelser logout-knappen.

7 Sådan finder man den ledende registrant
For at finde den ledende registrant (hvis du har forudregistreret eller forespurgt) i REACH-IT: Brug avanceret søgning efter fælles indlæg og indtast dit stofs identitet Sørg for at vælge afkrydsningsfeltet "show other joint submissions" (vis andre fælles indsendelser), før du begynder din søgning. Hvis dette ikke er markeret, vises den fælles indsendelse, du søger efter, ikke.

8 Muligheder for administration af virksomhed
Kontroller virksomhedens størrelse i afsnittet "manage company" (administrer virksomhed) fra hovedmenuen. Virksomhedens størrelse er afgørende for dit registreringsgebyr. Virksomhedens størrelse er som standard indstillet til "large" (stor) – det kan om nødvendigt ændres her i REACH-IT. For at ændre virksomhedens størrelse skal du vælge "update company size" (opdater virksomhedens størrelse) for at starte vejledningen. Kontroller virksomhedens kontakter i afsnittet "manage company" (administrer virksomhed) / siden "Contacts" (Kontakter) Sørg for, at din kontaktliste i REACH-IT er ajourført, så ECHA og medregistranter kan få fat i dig Du kan kun slette en kontaktperson, hvis den pågældende ikke har nogen tildelinger, eller du har overført vedkommendes tildelinger til en anden kontaktperson.

9 Ansvar ved fælles indsendelse i REACH-IT
Lead registrant (ledende registrant) 1. Opret den fælles indsendelse i REACH-IT 2. Giv et token til medlemmerne Når den ledende registrant er blevet aftalt af medregistranterne, vil den nyudnævnte leder oprette den fælles indsendelse i REACH-IT. Dette gøres ved at vælge "Create new" (Opret ny) under "Joint submissions" (Fælles indsendelser) fra hovedmenuen. Vejledningen "Create joint submission" (Opret fælles indsendelse) åbnes derefter. Følg vejledningen og vær opmærksom på tjeklisterne, de er fulde af nyttige oplysninger. Vejledningen fører dig gennem processen i fem trin. Medlemsregistranter kan kun indsende deres dossier, efter at den ledende registrant har gennemført indsendelsen af sit dossier. Den ledende registrant skal give dem tokenet til fælles indsendelse, inden de kan indsende deres egne dossierer.

10 Ansvar ved fælles indsendelse i REACH-IT
Member registrant (Medregistrant) Skaf sikkerhedstoken fra lederen "Join existing" (Tilmeld dig eksisterende) fælles indsendelse Som medlem skal du skaffe det fælles indsendelsessikkerhedstoken fra den ledende registrant uden for REACH-IT. Når du har disse oplysninger, er det nemt at deltage i den fælles indsendelse ved at vælge "Join existing" (Tilmeld dig eksisterende) under fanen "Joint submission" (Fælles indsendelse) fra hovedmenuen. Vejledningen åbnes og du føres gennem en tre-trins proces. Bemærk: Se den fælles indsendelsesside for at fastslå hoveddossierets status. Når hoveddossier-afsnittet er grønt, betyder det, at hoveddossieret er indsendt, og du som medlem kan indsende dit eget dossier. Hvis hoveddossier-afsnittet er rødt, betyder det, at du ikke kan indsende dit medlemsdossier endnu, og du skal vente, indtil lederen har indsendt sit dossier.

11 Før du indsender, skal du kontrollere følgende:
Virksomhedens kontaktoplysninger Faktureringsadresse og moms Købsordre Virksomhedsstørrelse Dit IUCLID-dossier kontrolleret med IUCLID Validation Assistant klar til upload

12 Er du klar? Indsendelse i REACH-IT
Dossierer for hver indsendelsestype kan indsendes via indleveringsvejledningen ved hjælp af funktionen "Submit a dossier" (Indsend et dossier) fra REACH-IT forsiden. Vejledningen fører dig gennem de nødvendige trin.

13 Genvejstaster indsendelsesguide
Indsendelsesguiden kan åbnes fra andre sider i REACH-IT. Medlemmer og ledere af en fælles indsendelse kan for eksempel oprette en genvej til indsendelsesguiden gennem siden "Joint submission" (Fælles indsendelse). Her åbner den orange knap "Submit a IUCLID dossier" (Indsend et IUCLID-dossier) indsendelsesguiden.

14 Hvad er næste skridt? Når du har indsendt dit dossier, opretter REACH-IT et indsendelsesnummer til dit dossier. Følg linket for at se indsendelses- rapporten Når du har uploadet dit dossier i REACH-IT, får du et foreløbigt indsendelsesnummer. Nummeret vises på skærmen som et link. Klik på linket, og du vil blive sendt til indsendelsesrapporten.

15 Side med indsendelsesrapport
For hver dossierindsendelse, der foretagers til ECHA, udarbejdes en indsendelsesrapport. Indsendelsesrapportsiden giver dig et overblik over de oplysninger, der er relateret til indsendelsen. Midterst på siden findes generelle oplysninger om indsendelsen. En meget vigtig sektion er "Key documents" (Vigtige dokumenter), som er placeret nederst på siden. Klik for at udvide denne sektion. Her finder du beslutningerne vedrørende indsendelsen samt eventuelle fakturaer. I højre side finder du indsendelsesbehandlingstrinene, en trinvis gengivelse af dossierets tur gennem ECHA.

16 Sådan behandles et dossier
Når du har indsendt dit dossier i REACH-IT, vil ECHA kontrollere, at dossieret indeholder alle de nødvendige oplysninger, og at oplysningerne er konsistente. Først tages forretningsreglerne i betragtning. Forretningsregler er administrative kontroller, der sikrer at ECHA kan behandle filen. Hvis denne kontrol viser, at der mangler oplysninger, afvises din indsendelse. Du kan til enhver tid indsende et nyt dossier. Når kontrollen med forretningsreglerne er gennemført, kontrollerer ECHA indsendelsens tekniske og finansielle fuldstændighed. Disse to kontroller finder sted samtidig. Kontrollen af teknisk fuldstændighed verificerer dossierets fuldstændighed med hensyn til datakravene i REACH-forordningen. Den finansielle fuldstændighedskontrol verificerer, om du skal betale et gebyr for din registrering. Hvis der konstateres mangler i forbindelse med enten teknisk eller finansiel fuldstændighedskontrol, vil ECHA underrette dig om det. Hvis den tekniske fuldstændighedskontrol finder mangler, har du kun én chance for at forbedre dit dossier, og du skal gøre det inden for den af ECHA fastsatte tidsfrist. Hvis alle kontroller er bestået, får du et positivt svar og et registreringsnummer til dit stof.

17 Opdatering af dit dossier på anmodning
Dette dias fremhæver nogle vigtige oplysninger, som du skal kende, når du opdaterer dit dossier efter en anmodning fra ECHA: Først og fremmest indsendelsesnummeret og kommunikationsnummeret. Når du har rettet dit IUCLID-datasæt og er klar til at oprette et nyt dossier, skal du bruge disse to tal. Du skal indtaste dem i dossier-overskriften, så REACH-IT ved, at du sender et opdateret dossier. For det andet skal du være opmærksom på genindsendelsesfristen – start i god tid for at undgå ubehagelige overraskelser i sidste øjeblik. Det vil ikke være muligt at indsende en opdatering, hvis fristen er overskredet.

18 Registreringsnummer Når dit dossier
har bestået fuldstændighedskontrollen, og du har betalt din faktura Når et dossier er bestået alle kontrollerne, vil det blive tildelt et registreringsnummer. På dette tidspunkt vil alle indsendelsesbehandlingstrin være gennemført, og registreringsnummerets link vises efter etiketten "reference number" (referencenummer). Følg linket for at finde en oversigtsside.

19 Referencenummerside Oversigtssiden for referencenummeret viser de grundlæggende oplysninger om din registrering. På denne side kan du også redigere kontaktpersonens oplysninger med en ny kontakt, hvis der for eksempel sker ændringer mht. den person, der er ansvarlig for dette stof i din virksomhed. Under "Key documents" (Vigtige dokumenter) kan du finde afgørelser vedrørende din registrering. Du kan også finde et beslutningsbrev, som er egnet til udskrivning, fra ECHA med registreringsnummeret. Nederst på siden er der et afsnit kaldet "Reference number history" (Referencenummer historik). I dette afsnit kan du se de forskellige aktiviteter vedrørende denne registrering, såsom opdateringer.

20 Hovedpunkter Sørg for, at du har adgang til din REACH-IT-konto.
Kontrollér din virksomheds størrelse Hold dine kontaktoplysninger opdaterede Kend dit ansvar i den fælles indsendelse Læs alle s fra REACH-IT Hvis du får en opgave, skal du udføre den i god tid (gebyrer og nyindsendelser) Support er tilgængelig på