AFP-Brugergruppen •Hvem er jeg? •Hvad er PDF/A •ECM Akademiet - PDF/A Erfa-gruppe •Jeres erfaringer •PDF/A Competence Center •Eksempler •Godt værktøj -

Præsentationer af emnet: "AFP-Brugergruppen •Hvem er jeg? •Hvad er PDF/A •ECM Akademiet - PDF/A Erfa-gruppe •Jeres erfaringer •PDF/A Competence Center •Eksempler •Godt værktøj -"— Præsentationens transcript:

1 AFP-Brugergruppen •Hvem er jeg? •Hvad er PDF/A •ECM Akademiet - PDF/A Erfa-gruppe •Jeres erfaringer •PDF/A Competence Center •Eksempler •Godt værktøj - produktion, visning og validering •Kurser og events

2 Hvem er jeg? DELTA ECM ApS 2005 Fokus på rådgivning om ECM - Scanning - Datafangst - Dokumenthåndtering - BPM - Arkivering ECM Akademiet A/S 2008 (Under opstart) Fokus på: - Uddannelse - Research - Erfaringsudveksling Michael Fray, ECM Specialist ECM Master BPM Practitioner Medlem af: Repræsentant for: Forfatter til ny bog om ECM ISBN 978-87-7900-831-1 Forlaget Globe

3 ECM Akademiet A/S •Uddannelse •Events •Research •Erfa-grupper –ECM –PDF/A

4 PDF/A Erfa-gruppe •Nuværende medlemmer –Post Danmark –PBS –Statens Arkiver –Kort og Matrikelstyrelsen –Datascanning –JO Informatik –DELTA ECM •Formål –At dele viden om formater til arkivering, herunder PDF/A

5 Hvad er PDF/A •PDF for Archiving - ISO-standard for hvordan elektroniske dokumenter skal gemmes med henblik på langtidsarkivering i PDF-formatet. •Den officielle ISO standard hedder ISO 19005-1:2005 •PDF/A-1b - Eksakt visuel reproduktion af dokument •PDF/A-1a - Eksakt visuel reproduktion af dokument PLUS oplysninger om tekst i Unicode format samt dokumentets opbygning. •Der arbejdes på en ny PDF/A-2 standard, der kommer til at bygge på PDF Standard 1.7 (Kom med Adobe Acrobat 8). Denne standard forventes først klar i år 2009-2010

6 Hvad må man ikke •Bookmarks og links - Kan være der, men skal være inaktive •Formularfelter - Tekst er ok •Knapper - ingen handlinger •JavaScript - ingen handlinger •Annotationer - standard er tilladt •Lyd og video - Forbudt •Inkluderede filer - Ingen filer med eksterne afhængigheder •Lag (Layers) - Ikke endnu (PDF/A-2) •JPEG2000 Komprimering - Ikke endnu (PDF/A-2)

7 Fordele ved PDF/A •Nem adgang på alle platforme •Søgning i tekst •Filstørrelse (F.eks. i forhold til Word og TIFF) •Optimering –Tekst for sig –Billeder for sig •Metadata •Adgang til dokumentstruktur (PDF/A-1a) •Personer arbejder bedre med farvedokumenter •Kan åbnes om mange mange år

8 Jeres erfaringer? •Hvor mange distribuerer papir dokumenter? •Hvor mange distribuerer elektroniske dokumenter? •Hvor mange distribuerer til private? •Hvor mange distribuerer til erhverv? •Hvem benytter allerede PDF/A? •Hvem overvejer at benytte PDF/A?

9 Årsager til arkivering •Skal –Lovpligtig –Compliance •Gerne vil –Sentimentale årsager •Deling af viden •Uvidenhed –Skal vi?

10 Eftertanke Hvad er meningen?

11 PDF/A Competence Center

12 PDF/A Competence Center? •En industriorganisation Formål: At fremme udveksling af informationer, viden og erfaring med langtidsarkivering i overensstemmelse med ISO 19005 (PDF/A) •Arbejde med ISO standarden –Nationale repræsentanter i ISO komite •Seminarer og konferencer •Tekniske arbejdsgrupper (TWG) –Tekniske noter og dokumenter –Input til ISO komiteen

13 Medlemskab •Kompetent teknisk information og rådgivning om PDF/A med: –Muligheden for at få indflydelse på den videre udvikling af ISO standarden –Kontakt til PDF/A eksperter gennem interne tekniske fora –Adgang til teknisk dokumentation –Medlem af tekniske arbejdsgrupper

14 Medlemskab •Garanti for kvaliteten af PDF/A løsninger gennem: –Adgang til testværktøjer •Rabatter på deltagelse i seminarer og konferencer •Indmelding: www.pdfa.org/doku.php?id=cc:en:membershipwww.pdfa.org/doku.php?id=cc:en:membership –Full Member •up to 25 employees = 1’000.- Euros up to 100 employees = 2’000.- Euros 100+ employees = 4’000.- Euro –Associated Member •Individuals = 200.- Euros

15 Eksempel – PDF uden font

16 Eksempel – Alm. PDF

17 Eksempel PDF/A-1b

18 PDF/A Producers •3-Heights PDF Producer •LuraDocument PDF Compressor •PDFlib 7 •3-Heights Image to PDF Converter •DocBridge Mill •pdfaPilot •PDF Appraiser •Acrobat Distiller 8 •gXconvert •ConvertWIZ •pdfaModul

19 Viewere •Skal fungere i overensstemmelse med PDF/A –Advarsel i tilfælde af ikke tilladt indhold / objekter –Skal bruge den inkluderede font (ikke de installerede) –Skal bruge den inkluderede farveprofil –Skal vise et ”preview” af interaktivt indhold –Skal deaktivere links •Eksempler –Acrobat 8 og 9 i PDF/A Mode –3-Heights PDF Viewer

20 Adobe Acrobat

21 Udviklingsværktøjer •3-Heights™ Image to PDF Converter API •3-Heights™ PDF to PDF/A Converter API •3-Heights™ PDF Validator API •3-Heights™ PDF Producer •www.pdf-tools.com

22 Validering •pdfaPilot •PDF Appraiser •PDF Checker •PDF/A Live •3-Heights PDF Validator •Adobe Acrobat / Preflight •Liste: http://www.pdfa.org/doku.php?id=pdfa:en:products:v alidate http://www.pdfa.org/doku.php?id=pdfa:en:products:v alidate

23 Isartor Test Suite •Validerer ”Validatorene” •Til PDF/A-1b •IsartorIsartor

24 Konvertering AFP til PDF/A •Crawford Technologies - PRO AFP to PDF/A –http://www.crawfordtech.com/afp_to_pdfa_print_convers ion_software.htmhttp://www.crawfordtech.com/afp_to_pdfa_print_convers ion_software.htm •Compart - DocBridge

25 Konvertering PDF til AFP •Document Dialog - PDF to AFP Conversion •Compart - DocBridge

26 Kurser og events •AIIM PDF/Archive Training Course –Lær best practices om PDF/A. –http://www.aiim.org/Education/article.aspx?id=34511http://www.aiim.org/Education/article.aspx?id=34511 •AIIM International Exposition and Conference March 30 - April 2, 2009 - Pennsylvania Convention Center, Philadelphia, PA - www.aiimexpo.comwww.aiimexpo.com •AIIM PDF/A kursus i Danmark •PDF/A Conference –Berlin 18. – 19. Juni 2009 –Cases?

27 Mere viden •www.pdfa.orgwww.pdfa.org •www.pdfa.dkwww.pdfa.dk •www.ecmakademiet.dkwww.ecmakademiet.dk •www.aiim.orgwww.aiim.org •www.informationzen.orgwww.informationzen.org •http://www.amazon.de/PDF-Nutshell-Long-term- archiving/dp/3981164814/http://www.amazon.de/PDF-Nutshell-Long-term- archiving/dp/3981164814/

28 Slutningen på starten Michael Fray mf@deltaecm.dk www.deltaecm.dk / www.ecm-akademiet.dk