HINSIDES INFO-ENTUSIASMEN

Præsentationer af emnet: "HINSIDES INFO-ENTUSIASMEN"— Præsentationens transcript:

1 HINSIDES INFO-ENTUSIASMEN
Folkeuniversitetet HINSIDES INFO-ENTUSIASMEN OM LEDELSE OG ORGANISATION SOM KOMMUNIKATION Finn Frandsen Center for Virksomhedskommunikation

2 Oversigt Hvorfor forsker jeg?
Folkeuniversitetet Oversigt Hvorfor forsker jeg? Min arbejdsplads: Center for Virksomhedskommunikation på Aarhus Universitet Mød mine venner - ”info-entusiasterne”! To grundopfattelser: Det funktionalistiske perspektiv: organisationer har kommunikation Det konstitutionalistiske perspektiv: organisationer er kommunikation (mød mine andre venner...) Pause undervejs... Praktiske konsekvenser for den daglige ledelse (af kommunikation) Spørgsmål og diskussion

3 Og så lige inden vi kommer alt for godt i gang...
Folkeuniversitetet Og så lige inden vi kommer alt for godt i gang... Hallo! Kan vi få en kopi af dine slides? Ja, det kan I, men kun hvis I går ind på...

4 Hvorfor forsker jeg? Fordi...
Folkeuniversitetet Hvorfor forsker jeg? Fordi... Jeg skal tjene penge, gøre karriere, ikke kan lade være, det er det eneste, jeg dur til osv. Center for Positive Organizational Scholarship (POS) Ross School of Business, University of Michigan Blandt forskerne: Jane Dutton ”A community of scholars devoted to energizing and transforming organizations through research on the theory and practice of positive organizing and leadership Emner: skabe energi (no asshole-reglen!), medfølelse, positiv identitet, positivt lederskab, trivsel, modstandsdygtighed

5 Folkeuniversitetet Aftenens budskab Ikke mit svar på jeres spørgsmål, men jeres svar på mine spørgsmål... Hvad er kommunikation? Skal I arbejde med kommunikation i jeres organisation? Hvis ja, hvordan? Operationelt, taktisk eller strategisk? Skal I have en kommunikationsafdeling? Eller er alle ledere og medarbejdere i organisationen i virkeligheden en slags ”kommunikationsmedarbejdere”? Hvordan kan kommunikation bidrage til ”energizing” i jeres organisation?

6 Hvordan ville du selv definere kommunikation?
Folkeuniversitetet Hvordan ville du selv definere kommunikation? ?

7 Center for Virksomhedskommunikation (1)
Folkeuniversitetet Center for Virksomhedskommunikation (1) Vi er 32 forskere, der bl.a. arbejder med: Corporate branding CSR-kommunikation Forandringskommunikation Krisekommunikation Strategiske samtaler: f.eks. ansættelse, MUS eller ”rundbordssamtaler” Afskedigelseskommunikation Diskursiv organisationsudvikling Ledelseskommunikation (coaching, storytelling mv.) Markedskommunikation Kommunikationsafdelingens udvikling

8 Center for Virksomhedskommunikation (2)
Folkeuniversitetet Center for Virksomhedskommunikation (2) Vi underviser bl.a. på 5 studieprogrammer: BA Sprog og Kommunikation BA Management and Marketing Communication Kandidat Virksomhedskommunikation MA Corporate Communication Executive Master Corporate Communication Antal studerende: mellem 1000 og 1100

9 Hvordan vi definerer virksomhedskommunikation...
Folkeuniversitetet Hvordan vi definerer virksomhedskommunikation... Corporate communication ASB Centre for Corporate Communication Det har noget at gøre med... Strategi Integration af kommunikationsaktiviteter Relationer mellem en organisation og dens eksterne og interne stakeholdere eller interessenter Forretningsunderstøttelse

10 Hvad er det nyeste inden for kommunikation?
Folkeuniversitetet Hvad er det nyeste inden for kommunikation? Netværk Et af de ti vigtigste ord i de sidste år Netværkskommunikation Sociale netværk i, mellem og uden for organisationer Sociale medier Manuel Castells: Communication Power (2009) Kommunikationsopfattelser CCO-perspektivet (Communication Constitutes Organizations)

11 Mine venner ”info-entusiasterne”
Folkeuniversitetet Mine venner ”info-entusiasterne”

12 Formål med foredrag Det ”sidste nye” inden for organisationers
Folkeuniversitetet Formål med foredrag Det ”sidste nye” inden for organisationers kommunikation handler om: At nå frem til en større forståelse for, hvad kommunikation egentlig er Kommunikation er ikke kun information Kommunikation er ikke kun et redskab Det handler også om mening, modtagere og fortolkning Vi skal hinsides”info-entusiasmen”!!!

13 To grundopfattelser – eller den samme historie to gange...
Folkeuniversitetet To grundopfattelser – eller den samme historie to gange... FUNKTIONALISME: Kommunikation Organisation Informations- og kommunikations-teknologi Ledelse Ideologi KONSTITUTIONALISME: Kommunikation Organisation Informations- og kommunikations-teknologi Ledelse Ideologi

14 Inspiration fra Smircich (1983)
Folkeuniversitetet Inspiration fra Smircich (1983) Kultur som variabel eller ”har-kultur Den funktionalistiske grundopfattelse Kultur som grundmetafor eller ”er”-kultur Den konstitutionalistiske grundopfattelse 1) Kommunikation 2) Organisation 3) Ledelse

15 Den funktionalistiske grundopfattelse (1)
Folkeuniversitetet Den funktionalistiske grundopfattelse (1) Kommunikation: Kommunikation = et redskab eller instrument, der kan anvendes som middel til at nå et andet mål Kommunikation = distribution af information Fokus på den rette kvantitet Transmissionsparadigme En udbredt opfattelse: Envejs- og tovejskommunikation Massekommunikation Det overkommunikerede samfund

16 Den funktionalistiske grundopfattelse (2)
Folkeuniversitetet Den funktionalistiske grundopfattelse (2) Organisation: Organisation = formelle relationer eller ”ting”, f.eks. et organisationsdiagram eller mennesker, afdelinger eller bygninger, som man kan gå ind og ud af Organisation = en ”beholder”, som man kan ”hælde information ned i” Teknologi (IKT): IKT er neutral funktions-optimering Eksempel: organisationens intranet ”Info-entusiasm” (Brown & Duguid 2001)

17 Den funktionalistiske grundopfattelse (3)
Folkeuniversitetet Den funktionalistiske grundopfattelse (3) Ledelse: Ledelse = management of decisions Ledelse = rationel aktivitet udøvet af lige så rationelle aktører (rational choice-traditionen) Ledelse = det præskriptive perspektiv (strategisk planlægning: situationsanalyse -> beslutning > implementering -> evaluering) eller a, b, c, d Ideologi: Ledelsens synspunkt og interesser ”Informationssamfundet” og ”vidensamfundet”

18 Den konstitutionalistiske grundopfattelse (1)
Folkeuniversitetet Den konstitutionalistiske grundopfattelse (1) Kommunikation: Kommunikation = et vilkår og ikke kun et værktøj Kommunikation = fortolkning Kommunikation = skabelse af mening Fokus på den rette kvalitet Interaktionsparadigme

19 Den konstitutionalistiske grundopfattelse (2)
Folkeuniversitetet Den konstitutionalistiske grundopfattelse (2) Organisation: Organisation = organisering, dvs. sociale processer, der altid allerede er i gang - eller: ”Der findes ikke organisationer” Organisation er kommunikation - eller et ”fortolkningssystem” Teknologi (IKT): ”Materialiseret teori” Eksempel: den elektroniske kalender i organisationen

20 Organisationsteoriens historie på fem minutter eller derunder...
Folkeuniversitetet Organisationsteoriens historie på fem minutter eller derunder... Fra lukket til åben opfattelse Fra maskine til netværk Fra formel til uformel opfattelse ”At arbejde efter reglerne” Fra statisk til dynamisk opfattelse Fra produkt til proces

21 Hvor begynder og slutter en organisation egentlig?
Folkeuniversitetet Hvor begynder og slutter en organisation egentlig? Den fysiske afgrænsning Organisationens bygninger Den systemiske afgrænsning Organisationskultur Den psykologiske afgrænsning Når vi tager arbejdet med hjem... Den sproglige afgrænsning ”Vi hos Home mener...”

22 Den konstitutionalistiske grundopfattelse (3)
Folkeuniversitetet Den konstitutionalistiske grundopfattelse (3) Ledelse: Ledelse = the management of meaning, dvs. at definere, hvad der er virkelighed for andre (Smircich & Morgan 1982) Ledelse = aktivitet, der bygger på ”bounded rationality” (Simon, March og Carnegie-skolen) Ledelse = det emergente perspektiv Ideologi: Forskning for alle: både ledere og medarbejdere (i princippet) Kritisk eller positiv tilgang

23 Praktiske konsekvenser for arbejdet med kommunikation (1)
Folkeuniversitetet Praktiske konsekvenser for arbejdet med kommunikation (1) Spørgsmålet er ikke: at kommunikere eller ikke at kommunikere, men hvad og hvordan! Man kommunikerer altid Informationer er ikke noget, som ”overføres”! Content fallacy Alt kan tjene som budskab i en fortolkningsproces! Hvad enten det er afsender eller modtager, som begynder Kun det budskab, som fortolkes (fortolkes), tæller! Tove Fergo-reglen Et godt kommunikationsklima (en god kommunikationskultur) kan være vigtigere end en kommunikationspolitik! Grundfos-reglen

24 Praktiske konsekvenser for arbejdet med kommunikation (2)
Folkeuniversitetet Praktiske konsekvenser for arbejdet med kommunikation (2) Ledere er ikke kun afsendere Den ”lyttende leder” Kommunikation i en organisation er andet og mere end en kommunikationsafdeling og en kommunikationschef Alle ledere og medarbejdere er også ”kommunikationsmedarbejdere” En god organisation er en fortolkende organisation Fortolkningsstyrke God ledelse er fortolkende ledelse

25 Praktiske konsekvenser for arbejdet med kommunikation (3)
Folkeuniversitetet Praktiske konsekvenser for arbejdet med kommunikation (3) Praktiske tiltag: Afdækning af (1) kommunikationsopfattelser i organisationen Hierarki - funktionsinddeling (afdelinger) Afdækning af (2) critical incidents i organisationen Ditto Kommunikationsdirektøren og kommunikationsafdelingen som intern rådgiver Bevidst- og ansvarliggørelse En altid igangværende proces

26 Hvordan definerede du så kommunikation?
Folkeuniversitetet Hvordan definerede du så kommunikation? !

27 Hvor mange brugte ord som...
Folkeuniversitetet Hvor mange brugte ord som... Afsender, effekt, formidle, få budskab igennem, ord? Interaktion, dialog, samtale, proces? Mennesker, modtagere, målgrupper, interessenter? Metaforer eller ”billedsprog”: Megafon, talerstol, prædikestol? Dans, børnehaveklasse, rejse? Magt, manipulere, undertrykke? Er der en indre ”info-entusiast”?

28 Kontakt Finn Frandsen, professor, centerleder ff@asb.dk
Folkeuniversitetet Kontakt Finn Frandsen, professor, centerleder Center for Virksomhedskommunikation Handelshøjskolen, Aarhus Universitet

29 Organisation = kommunikation - men hvordan?
Folkeuniversitetet Organisation = kommunikation - men hvordan? Karl Weick (født 1936) Rensis Likert professor i organisationspsykologi, University of Michigan (USA) Vigtigste værker: The Social Psychology of Organizing (1969, 1979) Sensemaking in Organizations (1995) Making Sense of the Organization (2001) Weicks tilgang: Aktør-perspektiv og information systems approach (systemteori) inden for organisationspsykologi

30 Organisationer som fortolkningssystemer
Folkeuniversitetet Organisationer som fortolkningssystemer En teori om organisering (dynamisk processer), ikke om organisationer (statiske strukturer) En organisation er ”informationsbehandling” eller et fortolkningssystem Retrospektiv sensemaking

31 Organisationer som fortolkningssystemer
Folkeuniversitetet Organisationer som fortolkningssystemer Den ”darwinistiske” eller evolutionsteoretiske mekanisme i fortolkningssystemet: Ecological change Equivocality eller tvetydig information Enactment ”How can I know what I think till I see what I say?” Selection Retrospektiv sensemaking Assembly rules (fortolkningsskemaer) og double interact (handling, respons, tilpasning) Retention Balance mellem stabilitet og innovation Enacted environment

32 Weick om forandringer Den planlagte tilgang til forandring
Folkeuniversitetet Weick om forandringer Den planlagte tilgang til forandring Kurt Levin: unfreezing, moving og freezing Weicks tilgang til forandring: Skelnen mellem episodisk forandring og kontinuerlig forandring Freeze, rebalance og unfreeze

33 Praksis inden for organisation = kommunikation
Folkeuniversitetet Praksis inden for organisation = kommunikation D. Modaff og S. De Wine: Organizational Communication: Foundations, Challenges, and Misunderstandings (2002) Fokus på misforståelser: interaktion i en organisation er ofte problematisk! Ny model for intern kommunikation: the communicative organization

34 Ledelse af intern kommunikation
Folkeuniversitetet Ledelse af intern kommunikation The communicative organization (CO): Organisationens medlemmer er bevidste om, at misforståelser er en naturlig del af organisatorisk aktivitet og bør foregribes Visse kendetegn ved social interaktion støttes og fremmes Fleksibilitet i adfærd er afgørende for succesfuld kommunikation og effektiv strukturering af organisationen Strategisk kommunikationsplanlægning er almindelig

35 De fire komponenter (1) FOREGRIBE MISFORSTÅELSER
Folkeuniversitetet De fire komponenter (1) FOREGRIBE MISFORSTÅELSER Misforståelser er noget, man skal forvente, foregribe og forberede sig på i organisationen Misforståelser er både noget negativt og noget positivt Tre årsager til misforståelser: Værdier, som er i konflikt med hinanden Mangel på information Strategiske misforståelser

36 De fire komponenter (2) SOCIAL INTERAKTION
Folkeuniversitetet De fire komponenter (2) SOCIAL INTERAKTION Visse kendetegn ved social interaktion støttes og fremmes: Psykologisk umiddelbarhed Respons i real time (feedback med den rette timing) Evaluering af udvekslinger Ledelse af sammenblanding af relationer

37 De fire komponenter (3) FLEKSIBILITET I ADFÆRD
Folkeuniversitetet De fire komponenter (3) FLEKSIBILITET I ADFÆRD Hvert medlem af organisationen må være parat til at tilpasse sig Forandringer i konteksten for de kommunikative aktiviteter Forandringer i selve relationen Forandringer i interaktions-mønstre Dialektiske spændinger i disse relationer

38 De fire komponenter (4) STRATEGISK KOMMUNIKATIONS-PLANLÆGNING
Folkeuniversitetet De fire komponenter (4) STRATEGISK KOMMUNIKATIONS-PLANLÆGNING Strategisk kommunikationsplan-lægning består af fire sammenhængende strategier: Erkende, at der opstår misforståelser Dæmme op for misforståelsen (- læring) Håndtere misforståelsen Konstruere en ny fortolkning af misforståelsen (+ læring)

39 Praksis inden for organisation = kommunikation
Folkeuniversitetet Praksis inden for organisation = kommunikation Målinger af intern kommunikation: ”tilfredshedsanalyser” Grundantagelse: (høj) tilfredshed med intern kommunikation bidrager til produktivitet, mindsker sygefravær, reducerer stress og har indflydelse på tilfredshed med jobbet, motivation og lignende Forskellige teknikker: Spørgeskema, interviews, dagbogsstudier og analyse af sociale netværk Communication Satisfaction Questionnaire Lukket kvantitativ metode Critical Incident Technique Åben kvalitativ metode

40 Måling af intern kommunikation (1)
Folkeuniversitetet Måling af intern kommunikation (1) C. Dawns & M.D. Hazen: A Factor Analytic Study of Communication Satisfaction (1977) Communication Satisfaction Questionnaire (CSQ) Medarbejderne svarer på 44 spørgsmål vedr. 8 kommunikative temaer 7 punkts Likertskala: fra 1 (meget utilfreds) til 7 (meget tilfreds)

41 De 8 kommunikative temaer
Folkeuniversitetet De 8 kommunikative temaer Kommunikationsklima Forhold til overordnede Integration i organisationen Kvaliteten i de anvendte medier Horisontal og uformel kommunikation Det organisatoriske perspektiv Forhold til underordnede Personligt feedback

42 Måling af intern kommunikation (2)
Folkeuniversitetet Måling af intern kommunikation (2) J.C. Flanagan: The critical incident technique (1954) Fokus på erfaringer med kommunikative begivenheder, der i særlig grad er negative eller positive Grundantagelse: medarbejdernes oplevelse af (u)tilfredshed stammer fra faktiske erfaringer (incidents) ”i den virkelige verden” Udtømmende individuelle interviews

43 Organizational communication: nogle forslag til videre læsning
Folkeuniversitetet Organizational communication: nogle forslag til videre læsning Centrale publikationer: W. C. Redding: Communication within the Organization (1972) L. Putnam & M. Pacanowsky (red.): Communication and Organization: An interpretive Approach (1983) F. Jablin & L. Putnam (red.): The New Handbook of Organizational Communication (2001) L. Putnam & K. Krone: Organizational Communication I-V (2006) G. Fairhurst: Discursive Leadership (2007)