Resource Central Microsoft Outlook® booking løsning

Præsentationer af emnet: "Resource Central Microsoft Outlook® booking løsning"— Præsentationens transcript:

1 Resource Central Microsoft Outlook® booking løsning

2 på 2 minutter via Microsoft Outlook®
Standard Outlook® Lokale oversigt Catering & services Gæste registrering Integration økonomi Komplet møde booking på 2 minutter via Microsoft Outlook® Resource Central ->

3 Resource Central koncept
Microsoft Outlook® brugere: Hurtig arbejdsgang i det kendte Outlook/internet miljø Service personale: Ordre overblik i real-time og udtræk af rapporter Devices & Experiences People Want Enterprise-Grade Solutions Fra planlægning af møder til mødeomkostningerne er faktureret – på 2 minutter skalérbar og med understøttelse af tidszoner – ‘1 samlet produkt med alle funktioner inkl.’ Opnå tidsbesparelse Opnå strukturering Opnå ressource optimering Opnå rationalisering komplet møde booking på 2 minutter komplet møde booking på 2 minutter komplet møde booking på 2 minutter komplet

4 Services – hvad skal brugerne kunne bestille?
Mødelokaler Service AV-udstyr Wi-Fi Ressourcer Materialer Take-Away Catering Catering Hot-desks Fleksible arbejdspladser Flag hejsning Parkeringsbilletter Bordopstilling Navneskilte Alle kundespecifikke ønsker komplet møde booking på 2 minutter komplet møde booking på 2 minutter komplet møde booking på 2 minutter komplet

5 Service personale overblik
Catering Reception IT afdeling Pedel/andre Service personale skal let og overskueligt kunne se bestillinger , ændre bestillinger og udskrive bestillinger. Overblik; dagens bestillinger Se/udskrive dagens bestillinger Rapport; udskrive alle bestillinger Rapport; udskrive indkøbsliste Integration rapport; f.eks. økonomi Oprette/ændre varer, priser mm. Overblik; dagens gæster Ind/ud registrering af gæster Udskrive navneskilte Rapport; udskrive gæsteliste Ændre navneskilte Sende ved gæste ankomst Overblik; dagens bestillinger Se/udskrive dagens bestillinger Rapport; udskrive alle bestillinger Overblik; dagens bestillinger Se/udskrive dagens bestillinger Rapport; udskrive alle bestillinger komplet møde booking på 2 minutter komplet møde booking på 2 minutter komplet møde booking på 2 minutter komplet

6 Tidsbesparelser Outlook brugere Catering Reception Andre services
Telenor undersøgelse: møder med bestilling af catering tog minutter at arrangere fra planlægning af mødet til slut-fakturering er foretaget med Resource Central tager det nu kun 2 minutter Outlook brugere Catering Reception Andre services finde lokale / lokation kriterier f.eks. str./udstyr bestille catering evt. andre services angive betalings ID ændring af møder hvad er bestilt tid og leveringssted hvem er mødeansvarlig hvilket betalings ID fakturering hvem forventes hvem er mødearrangør tidspunkt hvor foregår møde navneskilt digital skiltning wi-fi kode bordopstilling flag hejsning P-billetter kunde specifikt Tidsbesparelse med Resource Central er ca. 9 minutter pr. møde 20 mødelokaler med 4 møder pr. dag = 80 møder á 9 minutter = 12 timer pr. dag 50 mødelokaler med 4 møder pr. dag = 200 møder á 9 minutter = 30 timer pr. dag Hvor mange timer kan I spare - og hvor meget tid spares hvis et møde ændres? komplet møde booking på 2 minutter komplet møde booking på 2 minutter komplet møde booking på 2 minutter komplet

7 Resource Central på 3 trin
- komplet møde booking på 2 minutter Trin 1/3 Ved oprettelse af mødeindkaldelse i Outlook klikkes på knappen “ResourceFinder” for at få nedenstående skærmbillede til søgning/reservering af lokale / ressource Filtrering Valg af ressourcer F.eks. efter land, adresse, afdeling eller etage F.eks. lokale 101 og en bærbar projektor F.eks. lokale 7 og en bærbar projektor Kategorier Tidslinje F.eks. ‘til eksterne møder’ eller ‘med videokonference udstyr’ Oversigt og markéring af ønsket start og slut tidspunkt Overblik over eksisterende møder med farvekoder Detaljer Sprog & indstillinger F.eks. billede, hyperlinks og bestillingsfrist for catering Angiv lokal sprog og andre indstillinger Angive sprog indstillinger Avanceret søgning F.eks. plads til 14 personer og med video konference udstyr Hurtig bestilling F.eks. bestilling af catering mm. når antal af deltagere er kendt komplet møde booking på 2 minutter komplet møde booking på 2 minutter komplet møde booking på 2 minutter komplet

8 Resource Central på 3 trin
- komplet møde booking på 2 minutter Trin 2/3 Der kan bestilles ekstra services samtidig med lokale reservation, eller senere når deltagere har tilmeldt sig Bestillingsformularen kan konfigureres; f.eks. forskellige varer eller med/uden gæste registrering Information Økonomi Informationer om lokalet og deadlines for bestillinger F.eks. lokale 7 og en bærbar projektor F.eks. angive omkostnings ID til brug for fakturering Catering Catering II F.eks. bestilling af 8x kaffe kl. 10 og 12x frokost m. vand kl. 12 Der kan opsættes forskellige varer til forskellige lokaler Overblik over eksisterende møder med farvekoder Gæste registrering Fleksibel formular F.eks. forud registrering af gæster og udskriv navneskilte Kunder kan opsætte specielle services der skal kunne bestilles Angive sprog indstillinger Ekstra services F.eks. bordopstilling, wi-fi, integration til digital skiltning (ved lokaler eller reception), flaghejsning, kursus materialer, tekstbeskeder til service rollerne, kabler osv. Kun fantasi sætter grænser. komplet møde booking på 2 minutter komplet møde booking på 2 minutter komplet møde booking på 2 minutter komplet

9 Resource Central på 3 trin
- komplet møde booking på 2 minutter Trin 3/3 Overblik af bestillinger til service personale Bestillinger opdateres real-time Tilrette bestillinger Dagens bestillinger Enkeltstående bestillinger sorteret på leveringstidspunkt F.eks. lokale 7 og en bærbar projektor F.eks. tilrette bestilte varer til reelt forbrug efter mødet Beskeder Rapporter Kommunikation mellem bruger og service roller Overblik over eksisterende møder med farvekoder 6 standard f.eks. indkøbsliste, gæsteliste, ressource forbrug Tilpasse varer Accept/afslag Datovalg Integration Se f.eks. bestillinger for kommende dage F.eks. til digital skiltning via XML Angive sprog indstillinger Serviceroller kan afvise bestillinger F.eks. oprette eller ændre varer, priser etc. komplet møde booking på 2 minutter komplet møde booking på 2 minutter komplet møde booking på 2 minutter komplet

10 Teknik & krav Outlook® EWS Integration Exchange Office 365
Resource Central er en skalérbar løsning opbygget omkring Microsoft Outlook® & Exchange for opnåelse af optimal brugeroplevelse og performance. Se altid for nyeste krav og information Outlook® EWS Integration 2007, 2010 og MSI pakket Der skal ikke installeres software på Exchange Server Outlook Brugere add-in ResourceFinder Exchange Server RealTime Service Exchange Office 365 Der forventes fuld support for Office 365 i kvartal 2, 2014 2007, 2010 og 2013 Windows Server Small setup <50 kal CPU 2 cores, 2 GHz RAM 4 GB, HDD 1 GB Service Personale Resource Central IIS App Resource Central SQL database 2008, 2008 R2 og 2012 (Full) SQL Server Medium setup <500 kal Integration CPU 4 cores, 2-3 GHz RAM 8 GB, HDD 1 GB 2008, 2008 R2 og 2012 (Full) Mainstream Support Large setup >500 kal Resource Central følger Microsoft Mainstream Support CPU 8 cores, 2-3 GHz RAM 12 GB+, HDD 1 GB + komplet møde booking på 2 minutter komplet møde booking på 2 minutter komplet møde booking på 2 minutter komplet

11 Integrationsmulighed: digital skiltning
Ved mødelokaler: Digital Sign Service Ved centrale placeringer: Ariadne Info System Devices & Experiences People Want Enterprise-Grade Solutions Viser nuværende & efterfølgende møder Opret, forlæng & afslut møder direkte på skilt Synkroniseres med Outlook®/Exchange Tilpas password, logo, hvid/sort farve mm. Professionel dynamisk digital kommunikation flash, video, streaming, foto-playliste, rss feeds Eget valg af hardware baseret på Windows7 Samlet møde overblik & way-finding Opnå yderligere optimering af jeres mødelokale anvendelse ved at integrere Resource Central med digital skiltning e.g. 46” skærm “Digital Sign” digitale skilteløsninger digitale skilteløsninger digitale skilteløsninger digitale skilteløsninger digitale skilteløsninger digitale

12 Se vores mange referencer og læs kundecases på www.add-on.com
Vores referencer Add-On Products er globalt førende leverandør på kalender løsninger til Microsoft platformen Markedsledende betyder for os ikke kun innovativ software, men et stærkt koncept baseret på ‘konfigurérbare standard produkter’, eget 24/5 supportcenter og eget udviklingscenter. Se vores mange referencer og læs kundecases på digitale skilteløsninger digitale skilteløsninger digitale skilteløsninger digitale skilteløsninger digitale skilteløsninger digitale

13 Komplet møde booking på 2 minutter via Microsoft Outlook®
Standard Outlook® Lokale oversigt Catering & services Gæste registrering Integration økonomi Komplet møde booking på 2 minutter via Microsoft Outlook® Bestil en online demo af Resource Central på