Økonomi- og Erhvervsministeriet

Præsentationer af emnet: "Økonomi- og Erhvervsministeriet"— Præsentationens transcript:

1 Økonomi- og Erhvervsministeriet
Koncept og sideskitser for koncernintranet. Følgegruppemøde 15/ (Bilag 4)

2 Projektstatus I forbindelse med foranalysen for det kommende koncernintranet for Økonomi- og Erhvervsministeriet, har Advice Digital udarbejdet en række sideskitser samt et eksempel på design af det kommende intranet. Denne præsentation dokumenterer siderne funktionalitet og viser, hvordan et intranet vil fungere for en medarbejder i koncernen. Både sideskitser og design er eksempler på hvordan et muligt koncernintranet kan se ud. Eksemplerne tager udgangspunkt i beskrivelserne i ”Delrapport – indholdsanalyse” fra august 2008 og eksemplificerer de værktøjer og funktioner, det kommende intranet består af. Sideskitserne er således ikke en endelig beskrivelse af alle funktioner på det kommende koncernintranet, men beskriver typiske funktioner og værktøjer.

3 Indhold findes fremover på tre niveauer på tværs af koncernen
Delrapport – indholdsanalyse Første delrapport dokumenterede, at indhold på det kommende intranet findes på tre niveauer, hvor der både produceres indhold på fælles koncernniveau og ved den enkelte styrelses redaktion, samt af den enkelte medarbejder. Indholdet skal altså redigeres både centralt og decentralt, men den enkelte medarbejder skal have en enkel og logisk adgang til al relevant information i det daglige arbejde. Koncernfælles indhold Redigeres af tværgående indholdsgrupper og central nyhedsredaktion Eksempel Koncernnyheder, vejledninger og retningslinjer. Styrelsens eget indhold Redigeres lokalt af lokale redaktører Eksempel Styrelsens egne retningslinjer, nyheder og andet indhold Brugerskabt indhold En række områder, værktøjer og projektrum åbnes for brugerskabt indhold Eksempel Indlæg i debatfora, projektrum eller brugernes egne grupperum. Kan fungere på både lokalt og fælles niveau Udfordring: Skabe fælles indgang til indhold, så medarbejderen kan finde både koncernfælles indhold og indhold fra sin egen organisation. Udvikle et personaliseret og relevant intranet for den enkelte medarbejder.

4 Struktur To centrale behov ligger til grund for den fremtidige strukturering af indhold, som den blev besluttet på baggrund af den første delrapport: At der er et antal styrelser, der udvikler deres kommende intranet på det koncernfælles CMS At der er styrelser, der vil beholde deres eksisterende intranet, men som skal have adgang til koncernfælles indhold og værktøjer På den baggrund blev der valgt en løsning, hvor alle styrelser kan trække på fælles indhold, men vise det i eget design og CMS. Udgangspunktet er altså den enkelte medarbejders informationsbehov.

5 Sideskitser på centrale sidetyper

6 Sideskitse på ny forside

7 Sideskitse på ny forside
Søgefunktion og telefonbog søger både ved den enkelte styrelse og på tværs af koncernen Central menunavigation til faste indholdsområder Brugerens egen menu, med mulighed for at vælge, hvilke områder, der skal linkes til Brugeren får personlig opdatering på ændringer i sine grupper, projektrum og afdelinger. Hurtig adgang til telefonbog og faste kontakter. Mulighed for at tilknytte egne interesseområder til forsiden. Koncernfælles nyheder, lokale nyheder og presseklip placeres centralt på siden. Adgang til værktøjer som timeregistrering. Faglige interesseområder og opdateringer fra projektrum kan tilknyttes forsiden og brugerprofil. Eksempel på et værktøj: Chatfunktion til IT-support. Integration af eksterne nyhedskilder

8 Eksempel på integration af indhold til forside ved styrelse i eksisterende intranet
En styrelse kan vælge at beholde sit eksisterende intranet og integrere indhold fra koncernintranettet.

9 Eksempel på forside ved styrelse i eksisterende intranet
En styrelse kan vælge at beholde sit eksisterende intranet og integrere indhold fra koncernintranettet. Koncernnyheder kan integreres direkte i eksisterende intranet Koncernfælles værktøjer som projektrum og andet indhold skal kunne integreres direkte i det eksisterende intranet

10 Sideskitse: Bibliotek med både lokalt og koncernindhold
I biblioteket på intranettet samles indhold fra de koncernfælles redaktionsgrupper og den lokale styrelses indhold i et samlet overblik. Medarbejderen kan tilføje relevante indholdsområder direkte til sin egen menu eller som bokse på sin forside.

11 Sideskitse: Koncernindhold og styrelsens indhold vises sammen
I biblioteket på intranettet samles indhold fra de koncernfælles redaktionsgrupper og den lokale styrelses indhold i et samlet overblik. Indhold fra styrelsen om ”kontrakter” vises først. Derefter vises koncernfælles sider, således at medarbejderen får det samlede overblik over relevant indhold. Medarbejderen kan tilføje relevante indholdsområder direkte til sin egen menu eller til sin forside.

12 Sideskitse: Koncernindhold og styrelsens indhold vises sammen
Koncernfælles indholdsside vist på Forbrugerstyrelsens udgave af intranettet. I dette eksempel vises et indholdsområde om ”Kontrakter”. Menuen viser styrelsens egne sider først, derefter følger koncernfælles sider om emnet. I bunden af hver side tydeliggøres det, hvem der er forfatter, så medarbejderen kan se, om det er koncernindhold, eller styrelsens egne sider.

13 Sideskitse: Koncernindhold og styrelsens indhold vises sammen
Koncernfælles indholdsside vist på Forbrugerstyrelsens udgave af intranettet. Det er muligt at knytte lokale medarbejderes profil til en side, så man hurtigt kan finde hjælp ved den rette medarbejder.

14 Sideskitse: Indhold integreres i eksisterende intranet
Samme indholdsområde kan integreres i eksisterende intranet. Indhold kan vedligeholdes både på koncernintranettet og i det lokale intranet, men præsenteres samlet overfor medarbejdere. Menu fra koncernintranettet. Indhold fra koncernintranettets sider om kontrakter ligger nederst i menuen. Sider fra det lokale indhold ligger øverst i venstremenuen Koncernindhold kan hentes ind på det lokale intranet Den enkelte styrelse kan vælge at integrere indhold fra koncernintranettet direkte i det lokale intranet. Indhold redigeres således centralt, men vises lokalt. Dette kan gøres ved at udvikle såkaldte webservices eller andre teknologier, hvor den lokale redaktør kan vælge at vise indhold eller områder fra koncernniveau sidestillet med det lokale indhold. Lokale menuer og design forbliver uændret.

15 Sideskitse: Indhold redigeres direkte på siden
Redigering af indhold foregår direkte fra siden, man er på, uden særskilt login. Redaktører kan oprette nye sider og indholdsområder. Styrelsen kan selv vælge hvilke medarbejderne, der kan få adgang til at redigere og udgive indhold i de enkelte områder på intranettet.

16 Eksempel på design

17 Design: Eksempel på ny forside på koncernintranettets CMS
Eksempel på visuelt design af forside i nyt CMS. Den enkelte styrelse kan benytte standarddesign eller selv udvikle sit eget design, der svarer til styrelsens visuelle krav.

18 Eksempel på ny forside på koncernintranettets CMS
Eksempel på visuelt design af forside i nyt CMS. Den enkelte styrelse kan benytte standarddesign eller selv udvikle sit eget design, der svarer til styrelsens visuelle krav.

19 Eksempel på design af forside ved styrelse i eksisterende intranet
En styrelse kan vælge at beholde sit eksisterende intranet og integrere indhold fra koncernintranettet.

20 Eksempler på fælles værktøjer

21 Sideskitse: Søgning foregår både lokalt og på tværs af koncernen
Søgefunktionen konfigureres, så man bliver præsenteret for søgeresultater fra både sin egen styrelse og fra koncern-indhold. Søgeresultater på ordet ”Kontrakter”. Først vises indhold fra den lokale styrelse, derefter resultater fra koncernindholdet. Medarbejderen kan også vælge at specificere sin søgning til kun at vise resultater fra det lokale intranet.

22 Sideskitse: Telefonbog går på tværs af hele Økonomi- og Erhvervsministeriet
Telefonbogen konfigureres, så man bliver præsenteret for medarbejdere fra både sin egen styrelse og fra resten af koncernen. Visning af medarbejdere med navnet ”Hans”. Først vises medarbejdere fra den lokale styrelse, derefter resultater fra koncernindholdet. Medarbejderen kan også vælge at specificere sin søgning til kun at vise resultater fra det lokale intranet eller fra en enkelt styrelse.

23 Sideskitse: Medarbejderprofil er mere end kontaktoplysninger
Den enkelte medarbejders oplysning i telefonbogen. De almindelige stamdata udvides med en visning af brugerens gruppetilhørsforhold, projektaktivitet, CV og øvrige interesser. En række stamdata gemmes centralt i et fælles Active Directory. Fx telefonnummer og andre kontaktoplysninger. Derudover kan den enkelte styrelse vælge, hvilke information om gruppetilhørsforhold og andre informationer, der skal vises på profilen. Fra personprofilen er der altid direkte adgang til at kontakte medarbejderen. Det kan være ved at e eller ved at starte en online chat. Medarbejderen kan selv vælge, om der skal udfyldes en række personlige information om interesser og kompetencer.

24 Sideskitse: Projektrum giver plads til samarbejde
Projektrum kan fungere både internt i den enkelte Medlemmer af projektrummet får adgang til diskussioner og dokumenter om projektet og kan finde hinanden på tværs af koncernen. Der kan gives mulighed for at lave -notifikation, når der aktivitet i projektrummet, ligesom brugeren kan få vist en aktivitetsoversigt på sin personlige forside.

25 Sideskitse: Projektrum kan også benyttes ved styrelser med eget intranet
Eksempel på at koncernfælles projektrum også bruges på den enkelte styrelses intranet

26 Sideskitse: Markedspladsen bringer medarbejderne i kontakt på tværs af koncernen
Markedspladsen er en bytte-børs, hvor medarbejderne kan købe og sælge til hinanden. Alle medarbejdere kan lægge indhold ud på Markedspladsen.

27 Strukturering af udviklingsarbejde
For at det kommende koncernintranet skal blive en succes, skal den enkelte styrelse kunne udvikle og designe værktøjer og funktioner, der passer til styrelsens behov. Det betyder, at det kommende CMS skal være en åben udviklingsplatform, hvor styrelserne selv kan udvikle ny funktionalitet eller lade en teknisk leverandør forestå arbejdet. Ny funktionalitet kan benyttes af alle de andre styrelser i koncernen, hvis det er relevant. Arbejdsgruppen for koncernintranettet kan ligeledes gå sammen om at udvikle fælles funktionalitet, der kommer alle til gode, eller flere styrelser kan dele udviklingsomkostningerne til et specifikt værktøj. Styrelse a’s værktøjer; Bestillingsformular til kantinen Indrapportering af ferie Styrelse b’s værktøjer; Aktivitetskalender for styrelsen Direktørens blog Styrelse b’s værktøjer; Aktivitetskalender for styrelsen Direktørens blog Hvis en styrelse udvikler et værktøj, der er relevant for de andre styrelser, kan de hurtigt genbruge det fra den fælles værktøjskasse. Fælles værktøjer; Projektrum Telefonbog Søgefunktion Nyhedsflow Grupperum Markedspladsen Direktørens blog Etc. Fælles værktøjer; Projektrum Telefonbog Søgefunktion Nyhedsflow Grupperum Markedspladsen Etc.

28 Centrale funktioner, der er nødvendige på intranettet
En række funktioner er helt centrale for at intranettet kommer til at understøtte kravene i indholdsanalysen. Udvikling af grundelementer til fleksibelt design (layout, typografi, sidetyper), hvor den enkelte styrelse kan lave sit eget udtryk. Segmenteret (rollebaseret) nyheds- og indholdsvisning (koncern- styrelse- og temaniveau). Udover koncern- og lokalnyheder, skal der være muligt at oprette nyheder som målrettet vises hos udvalgte medarbejdere, f.eks. medarbejdere i egen afdeling. Nyheder som skrives til forsiden af intranettet behøver altså ikke gå ud til alle bruger af intranettet. Generel rettighedsstyring af både visning og redaktion af indhold. Front-end redigering af indhold, herunder med mulighed for at lave Rich-Text redigering, html-redigering og lægge billeder og video på sitet. Segmenteret søgefunktion, hvor resultater vises både fra lokalt og koncern-niveau Segmenteret telefonbog, hvor resultater vises både fra lokalt og koncern-niveau Datostyring af indhold og mulighed for arkivering Fleksibel forside, hvor brugeren selv kan tilpasse visse elementer, mens andre er faste elementer, bestemt på koncern- og lokalt niveau. Mulighed for at tilføje og fjerne indhold fra biblioteket. Mulighed for at tilknytte et værktøj til sin forside. Mulighed for at integrere indhold fra koncernintranettet direkte i lokale CMS. Fx ved at udvikle webservices eller andre værktøjer, hvor lokale styrelser kan trække indhold, indholdsområder og funktionalitet ind i deres eget intranet. Visning af indhold på to niveauer: Lokalt og koncernindhold vises fx i samme menu, men det tydeliggøres overfor brugeren, hvor indhold stammer fra. Mulighed for at integrere indhold fra eksterne systemer i koncernintranettet. Fx ESDH eller andre bagvedliggende systemer.

29 Centrale funktioner, der er nødvendige på intranettet
Telefonbogen er en central funktion, der binder koncernen sammen. I telefonbogen præsenteres alle medarbejdere med personlig profil. Medarbejdernes profiler fra telefonbogen skal være noget helt centralt igennem hele systemet. Billeder, oplysninger om kompetencer, interesser, tilknytninger til temaer m.v. skal anvendes aktivt igennem hele systemet, og ikke blot anvendes som telefonbog. Udover oplysning om mail, skal der også være muligt at sende sms. Kompetencer og interesser skal også være en del af telefonbogen. Medarbejderen knyttes automatisk til eksisterende netværk, på baggrund af placering i organisationen, og egne faglige og personlige fællesskaber. Faglige kompetencer dokumenteres i en samlet taxonomi, så brugernes profiler kan vises på de sider, de fagligt arbejder med. Fx kan alle lokale medarbejdere med kompetencen ”økonomi,”, blive vist på en side, der omhandler budgetlægning. Alle nye medarbejdere skal udfylde deres egen profil med de relevante oplysninger. Profilen skal udfyldes. Efter udfyldelse af profil får medarbejderen præsenteret relevante emner, værktøjer og netværk som man kan tilmelde sig. På koncernniveau defineres et antal stamdata, som gemmes centralt i Active Directory. Derudover kan den enkelte styrelse definere egne oplysninger, der kan gemmes på profilen, ligesom brugeren selv kan tilføje oplysninger.

30 Yderligere værktøjer, der kan udvikles til intranettet
Rød = skal udvikles Grøn = bør udvikles Blå = kan udvikles Lukkede projektrum/erfarum. Der ønskes et simpelt og overskueligt projektrum med få men solide funktionaliteter som deltageroversigt, invitation af nye deltagere og dokumentdeling. Mulighed for dialog internt mellem deltagerne, hvor problemstillinger hurtigt kan vendes. Automatisk notifikation til forsiden af medlemmets intranet og via , når de er aktiviteter i gruppen. Arrangementskalender segmenteret på koncern- og lokalniveau, der viser fælles arrangementer og kan vise aktiviteter på dags-, uge og månedsbasis. Dialogværktøjer som chats og diskussionsfora. Medarbejderne skal kunne kommunikere direkte med hinanden, enten ved en synkron chatfunktionen (som messenger), eller via diskussionsfora, der er knyttet til et særligt område på intranettet (fx projektrum eller markedspladsen). Chatfunktionen er ligeledes knyttet til telefonbogen, hvor man kan se om medarbejderen er online og tilgængelig. Blog med kommentarfunktion, hvor hvert enkelt indlæg kan kommenteres. Alle indlæg skal have en dato og kommentatorens navn, og det sidst skrevne indlæg står øverst på siden. Indlæg arkiveres efter fx en måned og kan læses fra dette arkiv. Bloggen kan tilknyttes en personlig profil i telefonbogen. Links/bogmærker/eksterne links (standardfunktion) Nyhedsfeeds – rss, der kan knyttet til interne eller eksterne nyhedskilder Egne huskesedler. Mulighed for at skrive små huskesedler (post-it) og placere dem på forsiden af intranettet. Mulighed for at flytte rundt på dem, organisere dem og fjerne dem igen. Markedsplads. Køb og salg modul, der redigeres fra frontend med mulighed for nemt at uploade billeder og mulighed for at kontakte afsenderen. Genveje (interne links). Mulighed for at oprette egne genveje til bestemte funktioner og sider på intranettet, der vises på den personlige forside Mine kontakter i koncernen – en liste, man selv opretter med nærmeste kontakter i koncernen. Kontakterne vises med indhold fra telefonbogen, så man hurtigt kan komme i dialog med de faste kontakter. Kursusmodul. Overblik over årets koncernfælles kurser, samt uddybende information om de enkelte kurser. Tilmelding skal udfyldes og indsendes digitalt, automatisk videresendes til godkendelse og bekræftelse efterfølgende per mail. Arrangør skal kunne se hvor mange, der har tilmeldt sig. Evalueringer skal kunne udfyldes digitalt og det efterfølgende resultat skal kunne ses på intranettet. Funktionaliteten baserer sig på det eksisterende kursusmodel på ØEMs mtra. Quick-polls med mulighed for at deltage i afstemning en gang pr. computer. Afstemningen lukkes efter et fastsat tidspunkt, så der ikke længere kan stemmes, og kun resultatet af afstemningen vises. Afstemningsresultaterne skal kunne slettes.