Præsentation er lastning. Vent venligst

Præsentation er lastning. Vent venligst

Kommunal kørsel Effektiviseringer og besparelser Effektiv forandring

Lignende præsentationer


Præsentationer af emnet: "Kommunal kørsel Effektiviseringer og besparelser Effektiv forandring"— Præsentationens transcript:

1 Kommunal kørsel Effektiviseringer og besparelser Effektiv forandring
Foranalyse endelig rapport - august 2012 Effektiv forandring

2 Indhold 0. Resumé 1. Indledning
2. Proces og organisering bag denne analyse 3. Økonomioverblik over kørsel i Ringsted Kommune 3.1 De samlede vognmandsomkostninger 3.2 Medarbejdernes kørsel 4. Overblik over borgerbefordring 4.1 Børne- og Kulturområdet 4.2 Sundhedsområdet 5. Muligheder for besparelser på befordring 5.1 Bedre planlægning 5.2 Optimereret udbudsstrategi 5.3 Bedre styring og organisering 5.4 Justering af serviceniveau og visitationspraksis 5.5 Overblik over potentialer 6. Projektledelsens anbefalinger 7. Forslag til det videre arbejde Illustration 1. Kørsel er en del af kommunens budget for 2013

3 0. Resumé 0.2 Karakteristik af Ringsted Kommune
Fra juni til og med august 2012 gennemførte Ringsted Kommune i samarbejde med konsulenthuset A-2 en foranalyse af kommunens kørsel. Både befordring af borgere og medarbejderes kørsel var en del af arbejdet. Formålet med arbejdet var at beskrive kørslen og udpege mulige effektiviseringer og besparelsesmuligheder. Indeværende rapport præsenterer arbejdets resultater. Analysen har ikke set på den kollektive trafik i Ringsted Kommune. 0.1 Overblik over kørslen I 2011 brugte Ringsted Kommune ca. 52 mio. kr. på kørsel. De ca. 25 mio. kr. bruges på den kollektive trafik. Ca. 27 mio. DKK blev brugt på befordring af borgere og medarbejdere. Halvdelen af omkostningen finansieres af omegnskommuner, som benytter kommunens takstfinansierede specialtilbud. Dvs. Ringsted Kommune årligt har en omkostning på ca. 13 mio. kr. Af de egenfinanseierede omkostninger står Børne- og kulturområdet for ca. 50% og Sundhedsområdet for ca. 50%. Medarbejdernes kørsel i egen bil kostede i 2011 ca. 2,5 mio. kr. Hertil kommer omkostninger til de nuværende kommunebiler, som ikke er opgjort i analysen, samt forvaltningernes brug af taxa. Denne rapport/foranalyse ser på kørsel af borgere og medarbejdere, men ikke den kollektive trafik. Ringsted Kommune arbejdede for to år siden med den kollektive trafik, og der forventes ikke at kunne opstilles bedre løsninger i dag. 0.2 Karakteristik af Ringsted Kommune Kommunens kørsel kan karakteriseres med særligt tre forhold: Relativt dyr kontrakt. Kontrakten med Egons er i den dyre ende. Dette forhold gør, at man kan have forhåbning om gode besparelser i et nyt udbud. Gennemsnitlig visitationspraksis. Blandt A-2’s kommuneprojekter ligger Ringsted i midterfeltet I de fleste ordninger mht. at lukke borgere ind i ordningerne. For lidt styring. For ikke at risikere udgifter, som løber løbsk bør Ringsted fokusere på stærkere controlling i fremtiden. Det gælder både budgettering og opfølgning på forbrug. 0.3 Gevinsterne kræver ressourcer at realisere Hvis Ringsted Kommune vil gå hele vejen, kan kørselsomkostningerne reduceres med ca. 2,5 mio. kr. om året. Heri indgår effekten ved at lade Movia varetage udbud. Potentialet fordeler sig som vist i afsnit 5.5. Potentialet er muligt, men kræver væsentlig arbejds-indsats og ledelsesfokus omkring: Flytning af aktivitetstider for at mindske bilbehovet (se afsnit 5.1) Optimering af ruter (se afsnit 5.1) Valg af udbud i eget eller Movia-regi (se afsnit 5.2) Mere præcis styring og organisering (se afsnit 5.3) Strammere visitation (se afsnit 5.4) Nye og strammere retningslinjer for kørsel i egen bil (se afsnit 3.2) Derudover vil Ringsted Kommune skulle forvente at investere ressourcer i en løbende controlling af området.

4 Opstart nye kontrakter
0.4 Vigtigste anbefalinger Projektledelsens primære anbefalinger er følgende: Høst gevinsterne fra bedre planlægning og optimeret udbudsstrategi. Disse gevinster berører kun brugerne og institutionerne med beskeden flytning af udvalgte aktivitetstider. Derfor bør Ringsted Kommune gå efter disse gevinster. Igangsæt arbejde om forslag til strammere visitation. En væsentlig del af gevinsterne ligger i en mere konsekvent og strammere visitation. Denne mulige gevinst kræver dog et projekt, som involverer nøglepersoner og ledere i både Børne- og kultur- samt Sundhedsområdet. Der er væsentlig synergi I at køre arbejdet i de to forvaltninger samtidigt. Igangsæt arbejde om nye retningslinjer for kørsel i egen bil. Tilsvarende kræver arbejdet med at ændre medarbejdernes kørselsvaner grundig forberedelse. Igangsæt arbejde om forslag til fremtidig organisering og styring. En vigtig opgave bliver at finde den rigtige løsning mht. fremtidig organisering og styring. Der findes en række modeller med forskellige styrker og svagheder. Det kræver omtanke og et afklaringsforløb i kommunen at vælge det rigtige. 0.5 Beslutninger i september 2012 Flere tiltag kræver hurtig vurdering og beslutning: Tilslutning til forslåede tidsplan. Nedenfor ses den foreslåede tidsplan. Uanset om vi vælger at gå med i Movias udbud eller foretage det i eget regi, vil det være fornuftigt at have driftstart sommeren 2013 på størstedelen af kørslen. En del af ad hoc-kørslen kan allerede tidligere flyttes til Movias variable Flextrafik. En tilslutning kræver også en beslutning om ressource-investering for at høste gevinsterne. Principbeslutning om flytning af aktivitetstider. Denne afklaring er vigtig for udformningen af kravspecifikationen i et kommende udbud. Udbud gennem Movia? Udbud i Movia-regi estimeres til at give en yderlig gevinst på 0,5 mio. kr. om året. Desuden giver Movias afregning en række administrative og styringsmæssige fordele. En afklaring af Movia eller eget regi kræver en dialog med Movia og måske også politisk behandling. Igangsætning af gevinstrealisering. I princippet bør de fleste indsatser være udmøntet, inden udbudsmaterialet går på gaden. Det kræver igangsætning nu. Opstart nye kontrakter ”Rute” Opdeling af kørsler i kategorier og beskrivelse af kørselsopgaver afsluttet! Udbud Flextrafik Kontrakter Flextrafik Beslutning om brug af Movia til kørselsprojektet og valg af udbudsmodel Pol. beslutning servicekriterier Udbuds proces ”Rute” Kontrakter ”Rute” Juni 2012 Illustration 2. Tidsplan for Movia-udbud i Slagelse 2013 August 2013

5 2. Organisering og proces
1. Indledning 26. juni 2012 besluttede Økonomiudvalget i Ringsted Kommune at inkludere kørselsområdet i budgetarbejdet for 2013 og de efterfølgende år. Ved samme lejlighed blev det besluttet at benytte ekstern rådgiver til at finde de bedst mulige løsninger. A-2 blev valgt til opgaven. Denne beslutning falder sammen med udløb af de eksisterende vognmandskontrakter I Kommunen. Analysen har til formål at: Skabe et overblik over den eksisterende kommunale kørsel – herunder både befordring af borgere og medarbejdernes kørsel Skabe et overblik over serviceniveauer og visitation/tildeling Skabe overblik over styring og organisering af kørselsarbejdet Anvise muligheder for at effektivisere og spare på kørslen Anvise muligheder for en mere effektiv styring og administration af kørslen i fremtiden Indeværende rapport er resultatet af arbejdet, som er gennemført i juni til august Analysens resultater er præsenteret i et katalog, hvor de enkelte mulige tiltag og deres forventede potentialer er forklaret. Rapporten er ikke en detaljeret udmøntning af de mulige tiltag. Der udestår således væsentligt arbejde herfra og til realiseringen af potentialerne. 2. Organisering og proces Analysen har været drevet af en projektgruppe bestående af repræsentanter fra Indkøb og It samt rådgiverfirmaet, A-2. To arbejdsgrupper har bidraget undervejs: én fra Børn og Kultur-området og én fra Sundhedsområdet. På rapportens bagside kan man se den samlede bemanding. Processen har fulgt denne skabelon: Overblik over den nuværende økonomi Overblik over nuværende servcieniveauer og visitationspraksis Opstilling af mulige tiltag for at realisere effektiviseringer og besparelser Beregning af potentialer ved de mulige tiltag Udarbejdelse af anbefalinger Review af analyse og rapport i de to arbejdsgrupper Analysen har ikke behandlet den kollektive trafik I Ringsted Kommune.

6 3. Økonomioverblik 3.1 De samlede vognmandsomkostninger
For sammenligningens skyld har vi også medtaget kommunens omkostninger til den kollektive trafik, som i 2011 var på 29,5 mio. DKK (se illustration 2b). Indeværende analyse ser ikke yderligere på dette område. 3. Økonomioverblik 3.1 De samlede vognmandsomkostninger Egons Turist- og minibusser fra Slagelse er den altoverskyggende vognmand med kontrakt på det meste af kommunens kørsel inden for både sundheds- og skoleområdet. Omkostningerne, som årligt udgør ca. 21 mio. DKK, belyses i større detalje senere i analysen. I aftalen med Egons indgår også kørsel af mad (ca. kr om året). Kontrakten med Egons udløber nu og kørslen skal i nyt udbud hurtigst muligt. Ringsted Taxa kørte for ca. 1,7 mio. DKK i 2011.Børn og unge-afdelingen og Team sociale opgaver er de største faste brugere af Taxa. Derudover bruges Taxa af mange afdelinger til ad hoc-kørsel. Kørslen har ikke været i udbud. Per lovdekret varetager Movia handicapkørsels-ordningen. I 2011 kostede denne post Ringsted Kommune knap 1 mio. DKK. Ringsted Kommune har valgt, at Movia skal varetage kørsel af borgere til læge, speciallæge og afprøvning af hjælpemidler. Desuden kører Movia med enkelte elever til skole og specialklasser. Samlet omkostning var på knap kr. 1,7 mio. DKK i 2011. Kværkeby Minibus ApS kører primært udflugts- og lejrturskørsel for skoler og institutioner i kommunen. Kørslen har ikke været i udbud, hvilket bør overvejes i sammenhæng med den øvrige kørsel. Fokusområde (t. kr.) 2010 2011 2012* Egons Turist- og minibusser A/S kr kr kr Ringsted Taxa kr kr kr. 527 Trafikselskabet Movia – Handicapkørsel kr. 858 kr. 957 kr. 253 - Øvrig kørsel af visiterede borgere kr. 849 kr. 875 kr. 333 Kværkeby Minibus ApS kr. 516 kr. 426 kr. 95 Øvrige kr. 404 kr. 364 kr. 25 Total kr kr kr Illustration 3a. Overblik over omkostninger til befordring af visiterede borgere i Ringsted Kommune *: Omkostningerne for 2012 er trukket medio juli. Det vurderes, at alle fakturaer for juni måned ikke er indkommet og behandlet. Fokusområde (t. kr.) 2010 2011 2012* Trafikselskabet Movia – Kollektiv trafik kr kr kr Trafikselskabet Movia - Flextur kr. 67 kr. 225 kr. 130 Total kr kr kr Illustration 3b. Overblik over omkostninger til kollektiv trafik i Ringsted Kommune

7 3.2 Medarbejdernes kørsel i egen bil
Tjenestebiler. For at reducere antallet af kørte kilometer i egen bil bør Ringsted Kommune opgradere antallet af tjenestebiler. Disse biler skal medarbejderne bruge i stedet for egen bil. Introduktionen af flere tjenestebiler kræver en forudgående analyse for at udregne det optimale antal biler samt hvordan de skal fordeles til centrene og afdelingerne. Ændret adfærd. Ud over at vænne organisationen til brug af tjenestebiler (i stedet for kørsel i egen bil), kan Kommunen arbejde med en række andre ændringer. Videomøder i stedet for fysiske møder er én mulighed. Èn anden er mere brug af kollektiv transport (bus/Flextur/cykler internt i Kommunen og tog til møder i nabokommuner og Hovedstadsområdet). Ovenstående vurderes at have en potentiel værdi på ca. 0,6 mio. kr. om året. Ændring af kørselsmønstret kan ofte samtænkes med Kommunens klimastrategi (mere brug af elbiler, cykler og kollektiv trafik). 3.2 Medarbejdernes kørsel i egen bil Godtgørelse I 2011 har Ringsted Kommune brugt ca. 2,5 mio. DKK til godtgørelse af kørsel i medarbejdernes egne biler (i alt ca km). I praksis udbetales al godtgørelse til Statens høje sats. Børne- og kulturforvaltningen står for cirka halvdelen af omkostningen. I Børne- og kulturforvaltningen finder man det største kørselsomfang i forbindelse med forebyggende foranstaltninger, ungdomsskole-virksomhed, pædagogisk/psykolgisk rådgivning samt kørsel til møder mm. I Sundhedsforvaltningen køres især i hjemmeplejen (ca. kr ) og sundhedsplejen (ca. kr ). Hos Staben og politikkerne samt i Teknisk forvaltning køres overvejende til møder. Den største enkeltpost er kommunalbestyrelsens kørsel til møder mm. (ca. kr ). Muligheder for besparelser på godtgørelse For at nedbringe omkostningerne til godtgørelse opererer kommuner typisk med følgende tiltag: Korrekt udbetaling. En al for stor del af kørselsgodtgørelsen er traditionelt blevet udbetalt til statens høje takst i kommunerne. KL præciserede reglerne i december Kun kørsel, som er afgørende for medarbejderens varetagelse af jobbet (f.eks. myndighedsudøvelse med borgerkontakt), kan udbetales til den høje takst. Sikring af korrekt udbetaling kræver en præcisering af reglerne og standhaftig ledelse i forhold til de medarbejdere, som vil opleve en ændring. Forvaltning (1.000 kr.) 2010 2011 2012* Børne- og kulturforvaltningen 1.084 1.212 638 Sundhedsforvaltningen 1.348 952 397 Staben og politikkere 249 239 81 Teknisk forvaltning 90 86 Total 2.771 2.489 1.197 Illustration 4. Overblik over omkostninger til godtgørelse for kørsel i egen bil *: Omkostningerne for 2012 er trukket medio juli. Det vurderes, at alle kørselsbilag ikke er indkommet og behandlet.

8 4. Overblik over borgerbefordring
4.1 Børne- og Kultur-området Den totale befordringsomkostning var i 2011 på ca. 18 mio. kr., og er fordelt ud på flere forskellige kørselsordninger jf. Illustration 5. Ud af disse skal man bemærke at ca. 12,7 mio. Kr. viderefaktureres til andre kommuner, for kørsel af udefrakommende børn til særlige dagtilbud og skoletilbud. Det betyder at den reelle omkostning for Ringsted Kommune er på ca. 5,4 mio. Kr. Ud af de 5,4 mio. kr. udgør kørsel til den almindelige folkeskole, special- og modtagerklasser, tandplejen og svømme og idrætskørsel samlet set ca. 2.5 mio. Kr. Det har ikke været muligt at splitte denne omkostning op på de enkelte områder (pga. tidspres og ferie hos nøglemedarbejdere). Dernæst er de store omkostningsposter henholdvis kørsel af kommunens egne børn til særlige dagtilbud og skoletilbud samt kørsel i fbm. børne- og familie-rådgivning. Ringsted Kommune kan – som man gør i dag – stå for alle de nævnte kørselstyper. På nær kørsel til tandplejen samt udflugts- og arrangementskørsel har kommunen også mulighed for at lade Movia varetage opgaven. Fokusområde (1.000 kr.) 2011 Budget2012 2012** Børn til den almindelige folkeskole 2.561 3.670 747 Børn til special- og modtageklasser Tandplejen Svømme- & idrætskørsel Ringsted-børn til egne takstfinansierede tilbud 1.342 2.772 829 Ringsted-børn til takstfinansierede tilbud i andre kommuner 473 583 149 Arrangements-/udflugtskørsel* Børne- og familie-rådgivningen 1.038 1.400 757 Samlede omkostninger Ringsted kr kr kr Udefrakommende børn til RG takstfinansierede tilbud 12.738 17.156 6.678 Totale befordringsomkostninger kr kr kr Illustration 5. Overblik over kørselsudgifterne inden for Børn- og Kultur-området *:Kan ikke findes samlet – ligger hos de enkelte skoler/tilbud. **: Januar til og med juni 2012

9 4.2 Sundhedsområdet Område (1.000 kr) 2011 Budget 2012 2012*
Den total befordringsomkostning inden for sundhedsområdet var i 2011 på knap 6 mio. kr. Denne omkostning er delt ud på forskellige kørselsordninger, såsom kørsel til læge/speciallæge, vedligeholdende træning samt handicapkørsel. Se Illustration 6. De tre største omkostningsposter er ældres kørsel til vedligeholdende træning, Særligt Tilrettelagt Ungdomsuddannelse (STU) og beskyttet aktivitet og beskæftigelse. Befordring til hver af disse tre formål var ca. 0,9 mio. DKK. Dernæst følger madservice, kørsel til læge/speciallæge, støtte til individuel befordring samt handicapkørsel, som alle lå på mellem 0,5 og 0,7 mio. kr. Omtrent halvdelen af kørslen inden for Sundhedsområdet varetages i dag af Movia (se Illustration 6). Den resterende halvdel køres i dag primært af Egons Turist- og minibusser. Størstedelen af kørslen kan Ringsted Kommune vælge at udbyde i enten eget eller Movia-regi. Dette gælder dog ikke handicapkørsel, som skal varetages af Movia. Det gælder heller ikke madservice, som skal varetages i eget regi. Område (1.000 kr) 2011 Budget 2012 2012* Almen genoptræning, Sundhedslov §140 og §172 314 268 167 Specialiseret genoptræning (sygehus), Sundhedslov §140 og §172 193 131 141 Vedligeholdende træning, Servicelov §86 886 940 516 Daghjem Solbakken Servicelov § 79 (akt.) el. §84 (aflastning) 318 351 168 Læge/speciallæge, Sundhedslov § 170 (Movia) 634 586 329 Kørsel til afprøvning af hjælpemidler Serviceloven §112 (Movia) 38 21 13 Handicapkørsel**, Lov om trafikselskaber § 11 (Movia) 563 500 252 Individuel befordring Serviceloven § 117 (Movia) 501 328 Dagtilbud til unge, CSV/STU 883 1.053 457 Beskyttet beskæftigelse og aktivitet 873 1.080 553 Madservice til centrene (ikke private) 680 701 352 Total 5.968 6.132 3.276 Illustration 6. Overblik over kørselsudgifterne inden for Sundhedsområdet *: Januar til og med juni 2012 **: Borgere til Handicapkørslen visiteres I Borgerservice, men budgettet ligger i Teknisk Forvaltning. .

10 5. Muligheder for besparelser på befordring
I dette kapitel gennemgås en række muligheder for at nedbringe omkostningerne på kommunens befordring af borgere. Medarbejderkørslen behandles i senere kapitel. 5.1 Bedre planlægning Illustration 7 viser det nuværende bilforbrug for den kørsel, som varetages af Egons Turist- og minibusser. Kørslen består af i alt 125 ruter/ture, som kan dækkes med 42 busser/biler. Som det ses af farvekoderne, står kørsel i Børne- og kulturregi for 35 biler ud af 42 på en normaldag. De resterende 7 køretøjer behøves til kørsel inden for Sundhedsområdet. Tilpasning af aktivitetstider for at nedbringe busantallet Hver enkelt bil/bus genererer faste omkostninger og ekstraordinære chaufføromkostninger (én ekstra chauffør til en kort rute skal formentlig have flere timers løn). Ved at skabe en tidsbuffer på min. mellem morgenkørslen til skole og formiddagens kørsel til daghjem og træning vil antallet af biler kunne reduceres. Mulighederne for at reducere antallet af biler vha. tilpasning af aktivitetstider kræver følgende: Enten fremrykning af ringetid på 1-2 skoler med minutter Eller udsættelse af trænings- og aktivitetsstart med minutter Eller en kombination (15-20 min. tidligere på 1-2 skoler og senere min. på aktiviteter/træning) A-2 vurderer, at en justering af tiderne vil frigøre 6-7 biler. Med en gennemsnitsbetragtning på de faste bilomkostninger og et tillæg til ekstra chauffør-omkostninger vil det betyde en årlig besparelse på ca. 0,14 mio. DKK. Udover denne besparelse til Ringsted vil omegnskommuner med børn i Ringsteds specialtilbud ved dette tiltag opnå en samlet besparelse på ca. 0,2 mio. DKK om året. Ruteoptimering Ud over tilrettelæggelse af aktivitetstider, vil det også være muligt at optimere ruterne inden for de nuværende serviceniveauer for afhentningstider og køretid. I dag er der ca. 5 borgere i gennemsnit per rute/tur. Ved at optimere køreplanerne og øge antallet af borgere per rute vurderer A-2, at der årligt vil kunne effektiviseres for yderlig ca. 0,35 mio. DKK om året. Nabokommunerne får derudover en besparelse på ca. 0,7 mio. om året. Der er så meget volumen i Ringsteds kørsel, at en optimering vil kræve et professionelt planlægnings-værktøj.

11 Antal samtidige køretøjer i brug
Tidspunkt Ruter i Børne- og kulturområdet Ruter/ture i Sundhedsområdet 06-09 14-17 09-14 42 biler 9 biler 36 biler Max 35 biler i fremtiden Rute nr. Antal samtidige køretøjer i brug Tidspunkt på dagen Illustration 7. Oversigt over vognløb og bilforbruget på en gennemsnitsdag

12 5.2 Optimeret udbudsstrategi
A-2 har gennemgået ca. 80% af Ringsted Kommunes kørsel hos Egons Turist- og minibusser. For denne kørsel har vi udregnet en effektiv timepris til ca. 700 kroner. En effektiv timepris dækker over en times kørsel fra opsamling af den første borger til og med afsætning på destinationen. Dvs. vognmandens omkostning til tomkørsel før og efter ruten væltes over på tiden med borgere i bilen. Udbud i eget regi I forhold til det seneste udbud vurderer A-2, at Ringsted Kommune især skal forstærke følgende forhold for at sikre bedre priser: Kendskab. Kendskab til udbuddet, så vi får tilstrækkeligt mange interesserede bydere. Få alt med. Inkludere alle kørselsordninger, som i dag ikke har været i udbud. Det handler primært om institutionernes udflugtskørsel og mange afdelingers brug af taxa. Her bør kommunen i fremtiden etablere en eller flere rammeaftaler med rabatterede satser. Pakker med kombinationsrabatter. Opbryde kørslen i en række pakker med mulighed for at give kombinationsrabbatter, hvis vognmanden får tildelt flere pakker. Rammeaftaler med e-auktion. A-2 anbefaler at Ringsted Kommune udbyder en rammeaftale, hvor alle vognmænd, som udfylder udbudsbetingelserne tages ind. Herefter tildeles enkeltpakkerne på e-auktioner. Derudover bør Ringsted Kommune tilrettelægge kørslen som præciseret i det foregående afsnit: Tilpasse aktivitetstiderne som anbefalet Optimere ruterne før udbud (ved hjælp af professionelt planlægningsværktøj) A-2 vurderer, at de effektive timepriser i eget regi vil kunne komme ned på ca. 650 kroner. Det vil give en årlig besparelse på ca. 0,5 mio. DKK. En besparelse på ca. 0,85 mio. DKK per år vil komme omegnskommuner med børn i Ringsted-institutioner til gode. Udbud via Movia Det tidligere trafikselskab HUR varetog rutekørsel til en række specialinstitutioner i Københavnsområdet og Nordsjælland. Efter kommunalreformen har Movia videreført denne opgaveløsning. Movia har i foråret 2012 besluttet også at kunne varetage rutebaseret specialkørsel for andre kommuner. Dette inkluderer både kørsel til specialinstitutioner, special-klasser, daghjem og træning. Bestilleren – altså Ringsted Kommune – kan stille krav om ruter med samme daglige chauffør og ekstra servicetid til bestemte borgere-/borgergrupper. Ringsted Kommune har derfor nu mulighed for at udbyde den rutebaserede kørsel via Movia. Movia fik i sit netop afsluttede udbud i Nordsjælland effektive timepriser på i gennemsnit 535 kroner. Hertil kommer en administrationsomkostning på ca. 3%. Slagelse Kommune er i øjeblikket i dialog med Movia om et samtidigt udbud.

13 A-2 vurderer, at den effektive timepris efter et udbud hos Movia vil være på højest 600 kroner. Det svarer til en årlig besparelse på ca. 0,96 mio. DKK. En besparelse på ca. 1,5 mio. DKK om året vil komme omegns-kommuner med børn i Ringsted-institutioner til gode. Hvorfor lavere priser i Movia-regi? Movia har historisk været i stand til at opnå lavere effektive timepriser end kommunerne i gennemsnit. A-2 vurderer, at det også vil gøre sig gældende i et kommende Ringsted-udbud, ud fra følgende overvejelser: Stor interesse. Movia har en tradition for at tiltrække en lang række bydere (både lokale og regionale). Mere gennemsigtlige udbud. Kontraktsbetingelser og kørselsomfang er relativt velbeskrevet således, at leverandørerne kan byde skarpe priser uden væsentligt risikotillæg. Samtidige udbud. Movia udbyder typisk for flere kommuner samtidigt. Det giver mulighed for at vognmændene kan planlægge kørslen på tværs af kommunegrænser og få den samlede pris ned. Ordentlig tid til tilbud. Mange kommuner har for vane at udbyde med korte frister. Det vil afskrække mange fra at byde, da det ikke er realistisk at anskaffe nye køretøjer og ansætte chauffører. Et forhastet udbud vil næsten altid blive vundet af den eksisterende vognmand. Tidshorisont For at få mest muligt ud af udbuddet – hvad enten hovedparten af kørslen skal udbydes i eget regi eller via Movia – kræves en fornuftig forberedelse. Derudover er det en god idé at give byderne reel tid til at regne skarpt på prisen og efterfølgende anskaffe nye køretøjer og ansætte chauffører. Begge dele trækker i retning af udsætte driftstart på en ny kontrakt til sommeren 2013. Det er vigtigt at gøre opmærksom på, at arbejdet med en kravspecifikation til et Movia-udbud starter nu (ultimo august/primo september). ‘Restmængden’, som Movia ikke kan udbyde En række kørselsopgaver er ikke mulige eller velegnede til Movia (fordi de falder uden for trafikselskabernes formål og lovgivningsgrundlag eller pga. karakteren af kørslen). Det vil primært dreje sig om følgende, som Ringsted uanset valg af Movia-udbud, selv ville skulle udbyde: Udflugts- og arrangementskørsel. Her taler vi om institutionernes kørsel i fbm. udflugter og lignende arrangementer. Turene kræver ofte store biler. Taxa-kørsel. Ringsted Kommune bruger Taxa til en række kørselsopgaver, ofte af ad hoc-karakter. Madservice. Movia kan af lovgivningsmæssige årsager ikke varetage en sådan opgave. Ringsted-børn, som deltager i takstfinansierede tilbud i andre kommuner. Her deltager Ringsted-børnene i værtskommunernes kørselsordninger. Medarbejdernes kørsel i egen eller kommunal bil. Medarbejderne kører overvejende i egen bil til en lang række formål. Kommunen har i dag et fåtal af egne biler til medarbejderkørsel.

14 5.3 Bedre styring og organisering
Afsnittet beskriver kommunens nuværende administration og styring af kørselsområdet. ‘Decentral med samarbejde om udvalgte opgaver’ Ringsted Kommunes organisering af kørselsområdet kan karakteriseres som følger (mht. kørsel i Børne- og kulturområdet): Udbud. Indkøb har stået for at udbyde kørslen på vegne af forvaltningerne. Visitation. De enkelte enheder tildeler og tilmelder borgere til kørslen. Planlægning. Egons (og de andre vognmænd) står for planlægning af kørslen. Daglig kommunikation. Borgerne på de faste ruter kommunikerer primært med Egons omkring daglige ændringer og afbud. Fakturahåndtering. Sekretariatet for Børne- og kulturområdet modtager og opsplitter/konterer fakturaerne fra Egons og andre vognmænd. Institutionerne godkender betaling. Inden for Sundhedsområdet er arbejdsdelingen som følger: Læge-, handicap og individuel befordring. Disse ordninger administreres af Borgerservice. Borgerne bestiller ture hos Borgerservice, som booker kørslen i Movias systemer. Kørslen koordineres af Movia. Kørsel til træning/genoptræning og daghjem. Er i det store hele organiseret som inden for Børne- og kulturområdet. Sekretariatet under Børn og kultur modtager alle fakturaer fra Egons og opsplitter også på Sundhedsområdet. En række udfordringer Som mange andre kommuner er Ringsteds styring af området kendetegnet ved en række udfordringer: Mange ansvarlige. Ansvaret er spredt over flere forvaltninger og mange enheder. Trafikenheden i Teknisk forvaltning arbejder kun med den kollektive trafik og rådgiver ikke de øvrige forvaltninger. Kompetence. Kørsel er en sideaktivitet til kerneaktiviteten og sjældent noget, som enhederne er særligt kompetente i. Af samme grund har tildeling af kørsel sjældent haft det store fokus. Stort ressourceforbrug. Der skal bruges væsentlige ressourcer på at administrere ordningerne, særligt opsplitning af fakturaer på interne enheder og andre kommuner. Kontrakten er ukendt. Enhederne kender sjældent kontrakten og har derfor svært ved at detailkontrollere fakturaer og forbrug. Ud over ovenstående udfordringer, som langt de fleste kommuner har, så oplever vi følgende, som er tydeligere hos Ringsted end gennemsnitskommunen: Udpræget opsplitning af forbrug og budgetansvar. Budgettet ligger hos forvaltningssekretariaterne, men det er enhederne/institutionerne, som visiterer. Beskeden budgetdialog med vognmanden. Som A-2 forstår rutinerne, leverer Ringsted Kommune den kommende periodes borger- og elevlister til Egons. Herefter planlægger og igangsætter Egons kørslen. Der er ingen godkendelse af ruteforslag og økonomi. Det har givet et par sæsoner, hvor budgetover-skridelser er opdaget sent – og har betydet ekstraregninger til forvaltningerne og andre kommuner.

15 Nordjysk undersøgelse af organisering
Man kan typisk opdele kommuners organisering af kørsel i tre typer: Decentral organisering Samarbejde på tværs om udvalgte opgaver Centralt kørselsteam/-kontor Som beskrevet på foregående side er Ringsted overvejende decentralt organiseret med samarbejde om enkelte opgaver (udbud og fakturamodtagelse). I 2011 gennemførte A-2 en undersøgelse af organiseringen af specialkørsel i de nordjyske kommuner (for Nordjyllands Trafikselskab). Undersøgelsen afslørede de tre ovennævnte modeller blandt de 11 kommuner og Region Nordjylland (patientbefordringen). I undersøgelsen estimeredes kommunernes og regionens ressourceforbrug på kørsel (fra udbud til og med økonomistyring) samt forskellige modellers effekt på driftsøkonomien. Konklusionerne i undersøgelsen var: Stor brug af trafikselskab. De nordjyske kommuner og regionen bruger i stor stil trafikselskabet til specialkørsel (sammenlignet med resten af landet). Volumen for at spare årsværk. Kun de største har administrativ effekt på årsværksforbruget af at oprette kørselskontorer (Aalborg Kommune og Region Nordjylland). Kørselskontorer gav ikke billigere drift. Man kunne ikke konkludere, at et kørselskontor giver lavere driftsomkostninger. Ressourceforbruget i Ringsted Kommune Ringsteds ressourceforbrug er højt – særligt i forhold til de nordjyske kommuner, men oså til andre kommuner, som har valgt at holde kørslen i eget regi. Herudover bruger Indkøb ressourcer – særligt i forbindelse med udbud. Kendetegn ved fremtidig styring og organisering Det er for tidligt éntydigt at udpege den bedste fremtidige model for Ringsted Kommune. Men det er tydeligt, at en løsning skal forbedre følgende områder: Tydeligt ansvar hos de visiterende enheder Bedre planlægning og budgettering Lettere administration (særligt fakturamodtagelse/-opsplitning) Mere kvalificeret controlling Mere samarbejde, koordination og erfaringsudveksling mellem enhederne I indeværende foranalyse ses bedre styring ikke som gevinstskabende i sig selv, men som en forudsætning for at realisere de mulige besparelser. Kommunen skal forvente at bruge flere ressourcer på controlling i fremtiden. Indsatsen estimeres til ca. -0,33 mio. DKK om året.

16 5.4 Justering af serviceniveau og visitationspraksis
Kommuner vil ofte kunne spare på at tilpasse serviceniveau og visitationspraksis. Med serviceniveau tænkes primært på borgernes vente- og køretider. Med visitationspraksis sigtes på, om kommunen tildeler kørslen til et stort eller mindre antal borgere (i forhold til lovgivningens minimumskrav). Serviceniveau A-2 vurderer, at Ringsted Kommune ikke kan hente nævneværdige gevinster på serviceniveauet. I de fleste kørselsordninger har man allerede i dag køretider på op til en time. Det er normal praksis i langt de fleste kommuner. På ruter, hvor man henter børn/borgere langvejs fra, er tiderne endnu længere. Mht. ventetider bruger man i læge- og speciallægekørslen Flextrafiks normale tidsterminer, hvor afhentnings-tidspunktet sættes inden for en times spænd. Ved kørsel til træning har man allerde i dag valgt en fornuftig model, hvor kørsler primært tilrettelægges efter holdtræning. Borgere til individuel træning tages med på de samme ture, men disse borgere skal påregne større ventetid. Visitation inden for Børne- og Kulturområdet Tildeling af kørsel foregår i dag overvejende ud fra følgende principper: Hvis et barn optages i et specialtilbud følger kørsel som regel automatisk med. På institutionerne har det ikke været kutyme at optræne til brug af kollektiv trafik som et pædagogisk tiltag. Kun i meget beskedent omfang er der indgået køreaftaler med forældrene om afhentning/aflevering. Baseret på erfaringer fra andre kommuner vil en administrativ og pædagogisk omlægning med fokus på brug af forældrekørsel og kollektiv trafik kunne reducere omkostningerne. Det forventes at kunne give ca. 0,3 mio. DKK om året. Forudsætningen bag denne besparelse er 10%’s færre børn med kørsel i ordningerne. I Ringsted kører man med et beskedent antal almindelige folkeskolebørn (pga. afstand og/eller trafikfarlig vej). Der forventes derfor ikke det store potentiale på dette område. Tilsvarende er der sjældent væsentlige penge at spare på idræts- og svømme- samt tandplejekørsel, hvis der ikke ændres i antal idrætstimer og faciliteternes beliggenhed.

17 Visitation til befordring til træning og genoptræning
I forhold til kommunens størrelse ligger antallet af borgere i ordningerne og omkostningsniveauet på et gennemsnitligt niveau. Dette matcher kommunens udlægning af, at man forsøger at finde en fornuftig balance mellem rehabilitering (som hjælper borgerne til længere tid i egen bolig) og budgetterne på området. Besparelser på dette område hentes ofte ved kun at bevilge kørsel i den del af træningsforløbet, hvor borgeren har reelt behov. Træningsenheden har fokus på dette område, men det vurderes at praksis kan strammes op. Derudover kan man i dialogen med borgeren opfordre til egen transport (evt. med godtgørelse) fremfor aktivt at foreslå kørsel. Alt i alt vurderes potentialet til 0,09 mio. DKK om året. Visitation til befordring til daghjem og vedligeholdende træning I forhold til befolkningstallet i Ringsted Kommune ligger omkostningerne på disse områder lavere end gennemsnittet i de kommuner, som A-2 har analyseret. Det skyldes en blanding af antal borgere i ordningerne og kortere køreafstande i Ringsted. Efterspørgslen efter kørsel på dette område styres typisk af evt. restriktioner på antal aktiviteter til den enkelte borger (maks. 1 eller 2 per uge). Desuden kan kommunerne opkræve brugerbetaling. I dag tager Ringsted 45 kroner per aktivitetsgang (inkl. tur/retur). Kommunerne tager meget forskellige beløb mellem 0 og 65 kroner. En stramning af praksis og forhøjelse af brugerbetalingen forventes at kunne indbringe 0,05 mio. DKK om året. Visitation til befordring til læge og speciallæge mm. Borgerservice foretager ikke en tilbundsgående vurdering af borgeren, som betjenes per telefon. I vurderingen af borgeren har Borgerservice ikke adgang til oplysninger om borgeren fra omsorgssystemet (om evt. funktionsvurderinger og brug af hjælpemidler). Uanset dette har Ringsted ikke en voldsom stor omkostning, da en stor del af borgerne allerede i dag får godtgørelse i stedet for befordring. Samlet vurderer A-2, at der på dette område vil være mulighed for at realisere besparelser på ca. 0,09 mio. DKK per år ved en stramning af visitationspraksis. Den første del af besparelsen vil kunne realiseres vha. præcisering af retningslinjer over for borgere og medarbejdere (herunder brug af data om borgeren fra omsorgssystemet). Den anden del vil kræve en funktionsvurdering af borgeren, hvorefter de mobile borgere henvises til kollektiv trafik og godtgørelse i stedet for befordring. Visitation til handicapkørsel og individuel kørsel Ansøgning om fritidskørsel til handicappede samt individuel kørsel til særligt udsatte borgere behandles i Borgerservice. Her bruges tildeling af ganghjælpemidler som objektivt kriterie for tildelingen. Hvis man vil reducere omkostningen, vil det kræve en mere præcis individuel vurdering af borgerens evne til at benytte kollektiv trafik eller Flextur. Den skal enten gøres, når visiterende myndigheder vurderer borgeren i anden sammenhæng eller som separate funktionstest. A-2 vurderer, at Ringsted Kommune på denne måde kan reducere omkostningen med ca. 0,15 mio. DKK om året. STU og beskyttet beskæftigelse Visitationspotentialet på disse to områder vurderes til ca. 0,1 mio. DKK om året.

18 Brutto-potentialer 5.5 Overblik over potentialer Område (1.000 kr.)
Bruttobesparelser inden for Børne- og kulturområdet Tabellen viser summen af mulige tiltag inden for Børne- og kulturområdet med tilhørende årlige bruttoeffektiviserings- og besparelsesmuligheder. Brutto-potentialer Område (1.000 kr.) Omk. 2011 Plan-lægning Udbud Styring Visitation Børn til den almindelige folkeskole 2.561 280 480 Ved udbud i Movia-regi. 110 Børn til special- og modtageklasser Tandplejen Svømme & idrætskørsel Ringsted-børn til egne takstfinansierede tilbud 1.342 Ringsted-børn til takstfinansierede tilbud i andre kommuner 473 Arrangements-/udflugtskørsel Børne- og familie-rådgivningen 1.038 80 Samlede omkostninger Ringsted 5.414 300 Udefrakommende børn til RG takstfinansierede tilbud 12.738 700 1.500 - Totale befordringsomkostninger 18.152 Illustration 8. Overblik over besparelsesmuligheder inden for Børne- og kulturområdet

19 Årlige omkostning - ressourcer (1.000 kr.)
Netto-potentialer inden for Børne- og Kultur området Tabellen viser bruttobesparelser, årlige omkostninger, nettobesparelser, kompleksitet, samt den eksterne påvirkning på borgere og institutioner ved hvert besparelsesområde. Den årlige udbudsomkostning forfalder kun hvert 4 år, men er spredt ud på hvert enkelt år, og er derfor ganske lille. Visitationsområdet forventers ikke at have løbende årlige omkostninger. Dog vil området påføre nogle omkostninger, der falder under styring og organisering. Besparelsesområder Brutto-besparelse (1.000 kr.) Årlige omkostning - ressourcer (1.000 kr.) Netto-besparelse (1.000 kr.) Komplek-sitet* Negativ påvirkning på borger/-institutioner** Bedre planlægning 280 10 270 3 1 Udbud 480 470 Bedre styring og organisering 165 -165 2 Visitation 300 4 2-4*** 875 Illustration 9. Omkostnings- og kompleksitetsvurdering af hvert besparelsesområde *Dette er vurderingen af hvor komplekst det ville være for kommunen at opnå besparelsepotentialet. Der er vurderet efter skalaen 0 til 4, hvor 0 er lille sværhedsgrad og 4 er stor sværhedsgrad. ** Der vurderes efter skalaen 0 til 4, hvor 0 er ingen negativ påvirkening for borgeren og 4 er stor negativ påvirkning for borgerne/institutionerne. *** Afhænger af hvilken grad af stramning, som Ringsted Kommune vælger at indføre.

20 Brutto-potentialer Område (1.000 kr.) Omk. 2011 Plan-lægning Udbud
Sundhedsområdet Tabellen viser summen af mulige tiltag inden for Sundhedsområdet med tilhørende årlige effektiviserings- og besparelsesmuligheder. Brutto-potentialer Område (1.000 kr.) Omk. 2011 Plan-lægning Udbud Styring Visitation Almen genoptræning Sundhedslov §140 og §172 314 230 500* Udbud i Movia-regi. 90 Specialiseret genoptræning (sygehus) 193 Vedligeholdende træning, Servicelov §86 886 50 Daghjem Solbakken Servicelov § 79 (akt.) el. §84 (aflastning) 318 Læge/speciallæge Sundhedslov § 170 (Movia) 634 Kørsel til afprøvning af hjælpemidler (Movia) Serviceloven §112 38 Handicapkørsel (Movia), Lov om trafikselskaber § 11 563 150 Individuel befordring (Movia) Serviceloven § 117 586 Dagtilbud til unge, CSV/STU 883 Beskyttet beskæftigelse og aktivitet 873 Madservice 680 Total 5.968 500 480 Illustration 10. Overblik over besparelsesmuligheder inden for Sundhedsområdet *: Pga. beskedent detaljeniveau i faktureringsgrundlag er beregningen af den nuværende effektive timepris for Sundhedsområdet behæftet med væsentlig usikkerhed inden for Sundhedsområdet. Derfor vil sammenligningen med fremtidige timepriser i eget eller Movia-regi mere usikre end på Børne- og kulturområdet.

21 Netto-besparelse (1.000 kr.) Komplek-sitet*
Netto-potentialer inden for Sundhedsområdet Tabellen viser bruttobesparelser, årlige omkostninger, netoobesparelser, kompleksitet, samt den eksterne påvirkning på borgere og institutioner ved hvert besparelsesområde. Initial-investeringer Det vil kræve et projekt og indledende udviklingsarbejde for at realisere gevinterne. A-2 vurderer, at det vil kræve en investering på ca kr. for Ringsted Kommune. Investeringen er et mix af internt timeforbrug og ekstern rådgivning (580 interne timer og kr. i ekstent rådgiverhonorar). Estimatet baserer sig på erfaringer fra andre A-2-projekter. Besparelsesområder Brutto-besparelse (1.000 kr.) Årlig omkostning (1.000 kr.) Netto-besparelse (1.000 kr.) Komplek-sitet* Negativ påvirkning på borger/-institutioner** Bedre planlægning 230 10 220 3 1 Udbud 500 490 Bedre styring og organisering 165 -165 2 Visitation 480 4 2-4*** Illustration 11. Omkostnings- og kompleksitetsvurdering af hvert besparelsesområde 1.005 *Dette er vurderingen af hvor komplekst det ville være for kommunen at opnå besparelsepotentialet. Der er vurderet efter skalaen 0 til 4, hvor 0 er lille sværhedsgrad og 4 er stor sværhedsgrad ** Der vurderes efter skalaen 0 til 4, hvor 0 er ingen negativ påvirkening for borgeren og 4 er væsentlig negativ påvirkning for borgerne/institutioner. *** Afhænger af hvilken grad af stramning, som Ringsted Kommune vælger at indføre.

22 6. Projektledelsens anbefalinger
I dette afsnit opsummeres anbefalingerne for hver af de fem hovedområder. 6.1 Bedre planlægning Projektledelsen anbefaler, at Ringsted Kommune: Flytning af aktivitetstider. Gennemfører et afklarende forløb om evt. tilpasning af aktivitetstider (starttider i hhv. udvalgte specialinstitutioner og daghjem/træning). Værdi: 0,15 mio. kr./år. Optimering. Herefter gennemføres en optimering af den rutebaserede kørsel som forbedredelse til udbud. Dette gøres uanset, at man måtte vælge Movia til at varetage den største del af kørslen. Værdi: 0,36 mio. kr./år. 6.2 Optimeret udbudsstrategi Straks-afklaring ang. eget regi eller Movia. Straks afklarer, om man vil benytte Movia til at udbyde og varetage størstedelen af trafikken. Ved en straks-afklaring opnår vi mulighed for samtidigt udbud med Slagelse. Hvis man vælger Movia indgår kommunen i Movias udbudsproces. Værdi: ca. 0,9 mio. kr./år Alternativt køres udbud i eget regi efter modellen med rammeaftaler, hvorunder der tildeles kørsel efter e-auktion. Værdi: ca. 0,5 mio. kr./år. 6.3 Mere præcis styring og administration Projektledelsen anbefaler, at Ringsted Kommune: Forløb om fremtidig organisation. Igangsætter en hurtigt arbejdende arbejdsgruppe, som udarbejder detaljeret koncept for fremtidig administration, styring og controlling af kørselsområdet i kommunen. Herunder vurderes den fremtidige organisering og en evt. oprettelse af et kørselskontor. En mere præcis styring ses som forudsætning for at fastholde de angivne gevinster, ikke gevinstgivende I sig selv. Igangsætning primo Iværksætter konceptet senest sommeren 2013 således, at vi følger realiseringen af gevinsterne I denne analyse helt fra start. 6.4 Justering af serviceniveau og visitationspraksis Forløb om visitation. Igangsætter to hurtigt arbejdende arbejdsgrupper, som udvikler forslag til konkrete metoder til besparelser ved stramning af visitationspraksis. Værdi: ca. op til 0,92 mio. kr./år. 6.5 Medarbejdernes kørsel i egen bil Forløb om bilpark og procedure. Igangsætter en hurtigt arbejdende arbejdsgruppe, som udvikler forslag til den nødvendige bilpark og detaljerede procedure for administration af de nye regler. Værdi: ca. 0,6 mio. kr./år

23 Opstart nye kontrakter
6.6 Tidsplan for udbud i Movia-regi Projektledelsen anbefaler, at vi tilsluttter os afklaringsforløbet med Movia. Tidsplanen for dette er vist nedenfor. Processen er allerede startet, men vi kan nå at hoppe på! Udover de viste deadlines vil der være en lang række interne aktiviteter i 2012 (se forslag til forløb i kapitel 7). 6.9 Flytning af kørsel Projektledelsen anbefaler: Flytning af ad-hoc kørsel nu. Det anbefales samtidigt, at Ringsted Kommune allerede nu og senest 1. januar tager udvalgte dele af Egons ad hoc kørsel og udbyder via Movias Flextrafik (for at imødekomme pres fra øvrige vognmænd). Den resterende kørsel udbydes med driftsstart primo august 2013. Opstart nye kontrakter ”Rute” Pol. beslutning servicekriterier Opdeling af kørsler i kategorier og beskrivelse af kørselsopgaver afsluttet! Udbud Flextrafik Kontrakter Flextrafik Beslutning om brug af Movia til kørselsprojektet og valg af udbudsmodel Udbuds proces ”Rute” Kontrakter ”Rute” Juni 2012 Illustration 12. Tidsplan for Movia-udbud i Slagelse 2013 August 2013

24 7. Forslag til det videre arbejde
Direktionen har bedt om oplæg på et projekt, som håndterer alle elementer med besparelsespotentialer (planlægning, udbud, styring og organisering, serivceniveau og visitation samt medarbejderkørsel). Et forslag på et sådant forløb er beskrevet i det følgende. 7.1 Grundprincipper Projektledelsen anbefaler, at Ringsted Kommune kører arbejdet ud fra disse principper: 2 arbejdsgruppeforløb med befordring af borgere. Der arbejdes I to spor. Ét for Børne- og kulturområdet og ét for Sundhedsområdet. 2 arbejdsgruppespor med kontrakter og kommunebiler. Det ene spor ser på den øvrige kørsel, som ikke ville kunne håndteres i Movia (arrangements-, mad- og anden ad hoc-kørsel). Det andet spor ser på nedbringelse af omkostninger til medarbejdernes kørsel i egen bil ved at tilbyde kommunebiler. Disse spor bemandes primært med ressourcer fra Indkøb, som sikrer dialog med organisationen. Tydelig projektledelse. Der udpeges en éntydig projektleder, men også et Projektledelsesgruppe (PL-gruppe). I PL-gruppen sidder projektlederen, sekretariatscheferne i de to forvaltninger og evt. rådgiver. Styregruppe med direktører. Styregruppen består som minimum af de to forvaltningsdirektører og Indkøbschefen. 7.2 Slutprodukter I Illustration 13 er der foreslået et forløb for efteråret og vinteren Forløbet skal detailvurdere og udmønte effektiviseringer og besparelser, som skal være klar til politisk behandling og efterfølgende udrulning. I forløbet vil der blive produceret følgende arbejdsprodukter: Detailanalyser. I den indledende fase har vi lavet en overordnet screening. I det efterfølgende arbejde vil vi vurdere forslagene helt ned på CPR-nummerniveau. Datagrundlag til udbud. Et vigtigt produkt bliver datagrundlaget til udbud (både Movia og eget). Datagrundlaget er en væsentlig del af behovsbeskrivelsen i forbrugsscenariet. Beskrevne metoder. Her kortlægger vi de metoder, som skal i sving for at realisere gevinsterne. Nye kvalitetsstandarder. Nogle besparelser kræver at vi justerer serviceniveau og visitationspraksis. Sådanne ændringer kræver politisk behandling. Nye admnistrative procedurer. En del af ændringer kræver nye administrative procedurer. Disse udvikles som en del af forløbet. Udrulningsplan. Udrulningen kører i de enkelte forvaltninger. I efteråret/vinteren 2012 opstilles planer for udrulningen. Forslag til styring og organisering. Som en integreret del af forløbet udvikles en eller flere modeller for fremtidig styring og organisering af kørselsområdet. Indstillinger. Projektledelsen opstiller diverse indstillinger til direktion og evt. politikkere.

25 Børn og kultur Sundhed Øvrig kørsel Medarbejderkørsel August 2012
Opstart i PL-forum : Projektplan og proces Forventninger til forvaltninger Information om Movias kørselsmodel og udbudsproces Igangsætning af detaljeret dataindsamling til udbud mm. Opstart i arbejdsgrupper Som i PL-gruppe og styregruppe Debat om besparelses-muligheder A-2 bidrager med metoder fra andre kommuner Workshops i arbejdsgrupper: Udbud (behov) (I) Serviceniveau og visitation (I) Workshops i arbejdsgrupper: Udbud (II) Serviceniveau og visitation (II) Styring og organisering (I) Workshops i arbejdsgrupper: Serviceniveau og visitation (III) Styring og organisering (II) Status og videresendelse til politisk behandling i PL-forum hhv. styregruppe Status i PL-forum hhv. styregruppe Børn og kultur Spor fokuseret mod forvaltnin-gernes betjening af borgere Sundhed Øvrig kørsel Spor fokuseret mod anskaffelse af kommunebiler og etablering af aftaler (Indkøb) Medarbejderkørsel August 2012 September Oktober November December 2012 Illustration 13. Tidsplan for det samlede arbejde med udmøntning i efteråret 2012 2013

26 Deltagere i arbejdet med kataloget
Udviklingen af kataloget har været drevet af en projektgruppe med repræsentanter fra Ringsted Kommune og A-2. Derudover har der været en række bidragsydere fra Børn og Kultur forvaltningen samt Sundhedsforvaltningen. Ringsted Kommune (forvaltningerne): Pia Kragh (Træningsfunktionen) Per Prehm (Borgerservice) Anne Marie Jensen (Borgerservice) Birgitte Nielsen (Økonomimedarbejder) Lene Johansen (Økonomimedarbejder) Henrik Harder (Børn og Kultur) Henrik Østergaard (Børn og Kultur) Rasmus Johnson (Børne og Kultursekretariatet) Allan Ruders (Myndighed) Movia Flextrafik Niels Agerbo, Udviklingschef Michael Rasmussen, Driftschef Ringsted Kommune (Indkøb og It) Leon Johansen, Chef Kristian Knudsen, Konsulent A-2 Morten Hvid Pedersen, Chefkonsulent Kasper Neimann-Sørensen, Konsulent


Download ppt "Kommunal kørsel Effektiviseringer og besparelser Effektiv forandring"

Lignende præsentationer


Annoncer fra Google