De 8 bud: Hvad er effektivitet? Hurtig ekspedition Fejlfri ekspedition

Præsentationer af emnet: "De 8 bud: Hvad er effektivitet? Hurtig ekspedition Fejlfri ekspedition"— Præsentationens transcript:

0 Hvor effektive er vi? - Fjernlånsaktivitet i forskningsbibliotekerne
forfatter

1 De 8 bud: Hvad er effektivitet? Hurtig ekspedition Fejlfri ekspedition
Billig – stort volume, lille stykpris Teknologitilpasset Kendskab til processer og regler Klausulfrihed på samlinger Personalets professionalisme og dedikering Kendskab til og forudseenhed om brugerbehov

2 Hvad er effektivitet i indlån? – Hvornår er vi effektive?
Værktøjer til at afgøre og udtrykke effektivitet: Formulerede målsætninger (deklarationer) om ind- og udlån Servicekvalitet-standard Procesindsigt og performancemålinger Forbedre produktivitet gennem indsigt, lean Tilbagevendende performancemålinger af processer og tidsforbrug Brugeradfærd og tilfredshed Tilbagemeldinger og undersøgelser Økonomiske indikatorer Billigst (og de hurtigst) mulige låneveje

3 Logistikmomenter i hovedtræk i indlånstrafik
Modtagel -se af lånerbe- stilling Intern be- handling i bestillings -bibliotek Modtagel- se og klargøring i udlånsbi- bliotek Transport og sorte- ring i kør- selsord- ningen Modtagels e og klar- gøring i bestil- lingsbiblio- tek Afhent- ning i bibliotek. Modtagel se af kopi

4 Men før man måler, skal man analysere processer – f. eks
Men før man måler, skal man analysere processer – f.eks. indlånsprocesser 1. Modtagelse af låner- bestilling 2. Intern be- handling i bestillings- bibliotek 5. Modtagelse, klargøring, besked 6. Afhentning i bibliotek. Retur efter brug Til accessionsvurdering og reservation til låner Fortsatte opdateringer af fjernlånsmodul og af lånerstatus Bestilling på mate-riale som ikke ha-ves RUb Bestilling v bibliotek.dk Automatisk eller professionelbestilling Besked bruger Systemgenereret opdatering af lånerstatus med oplysning om bestillingsdato for materiale. Bestilling opfylder ikke indlånsbetingelser -alternativ v BOB- Udlånende biblioteks interne ekspedition: Bestillingsmodtagelse, håndtering, fremfinding/reservation/meddelelse, pakning og forsendelse. Modtagelse af filer, kopier, bøger v. indlån. Negative svar til ny remittering til anden lokalisering Opdatering af indlånsmodul. Fakturahandling Videresendelse af kopier til bruger. Intern centerpost eller ekstern post. Frankering på RUC Remitteres til ejerbib efter statusopsl eller gensøges i Danbib Bestilling på mate-riale som ikke ha-ves RUb Bestilling v webblanket Printes ud i vejledning og slås op i Danbib Lokaliseret materiale bestilles i Danbib fra vejledningen. I lokaliseringsvalget indgår status og viden om hurtigste leveringsbib efter performancemålinger og erfaring. Lokaliserede men ikke bestilbare ønsker går til indlånskontor Udsendelse af besked til låner om at bog er klar til benyttelse. Udlån. Opdatering af indlåns- og udlånsmodul. Hjemkaldelse/fornyelser. Hjemkaldelse, aflevering, transport til forsendelse i plan 0. Opdat af modul. Pakning, forsendelse, logbog Bestilling på mate-riale som ikke ha-ves RUb Bestilling på sedler, lister, mv. i vejledning og slås op i Danbib Bestilling på mate-riale som ikke ha-ves RUb Ønske om indlån opstår under vejledning. Slås op i Danbib Fornyelses-anmodning til ejerbiblio-tek Ekstern post Kørselsordning. Ikke-danbiblokaliseret lægges til indlånskon-tor til lokaliser / bestilling: Libris, Bibsys WorldCat,, BLLD,Subito Besked bruger om diverse problemer: kilde, interessedato Bestilling til accession og res Besked bruger: bog er klar til udlån

5 Eller udlån til andre biblioteker
4. Transport og sorte- ring i kørselsord- ningen 3. Modtagelse, fremfinding, udlån og klargøring i udlånsbibliotek Biblioteks-ønske om at låne fra RUbs samlinger Biblioteker selvreserverer i RUb-kat på udlånt materiale Reservering plus udlåns-kvittering udskrives ved aflevering. Opfyldt/udlånt materiale på særl bogvogn i udlånet Til sortering på forsendelses-hylde i plan 0 Køresedler printes i betjentstuen, materialer pakkes i kørselsordningens kasser. Materialer pakkes, frankeres på RUC og sendes med postvæsen Breve frankeres på RUC Bestillinger sorteres i afhentningssteder og checkes på plads samme dag Bøger/04 udlånes Bibliotek be-stiller v Danbib/Nosp/Libris/Def-lån til forsendelse Udlånsfunktion tømmer postkasse om morgen. Statistik Tidsskrifter til ko-piering/printning Kopiering/skanning/ kuvertering/faxning i plan 0 Tidsskrift kvikprocedure Fuldtekst dokumenter Print/kuvertering/faxing Bibliotek sender postbestilling/faxer/ er/indtelefo-nerer bestilling Lægges i vej-ledningsfunktionens dueslag eller telefon omstilles til vejledning eller iu-funktionen. Statistik Materialer ej på plads: noteres på bestillinger og bestillinger til vejlednings- eller iu-funktion til katalogcheck Hvis udlånt, reservation hvis ønskes. Besked til bib om res el ikke- res. Sendes vis bob-mail Bestillinger slås op i RUb-kat, print vedhæftes og sorteres i afhentningssteder Hvis ej udlånt, til check-igen Materiale til udlån eller besked til bib efter negativt resultat af check. Sendes via bob-mail OCLC ill-modul Håndteres af indlån. Statistik føres Bestillinger slås op i Rub-kat. Håndteres af indlån. Fremfinding. Faktueringsforlæg. Besked til OCLC-bibliotek. Håndteres af indlån. Til udlåns-notering/ kopiering/ faxing. Til forsendelse plan 0 Faktureringsforlæg til sekretariat

6 Sådan gør man - Intern behandlingstid af indlånsbestillinger RUb

7 Sådan gør man - Leveringstid for indlånsbestillinger RUb

8 Intern behandlingstid, leveringstid og turnaround time
Turnaround time RUb Intern behandlingstid, leveringstid og turnaround time

9 Leveringstid for danske og udenlandske indlån 2009-2010
Leve-rings-dage Heraf dage for indlandske bestillinger Heraf dage for udlandske bestillinger Gennemsnits leveringstid indland Gennemsnit uden res 927 797 130 5,7 8,1 737 646 91 5,0 4,8 773 648 125 5,5 6,3

10 Levringsdage for reserverede og ikke-reserverede titler

11 Leveringstid for reserverede og ikke-reserverede bøger
Tællepe-rioder Leverings-dage Heraf dage for ikke-reserverede titler Heraf dage for reserverede titler Gennem-snitlig leverings-tid for alle Gennem-snitlig leverings-tid uden res 927 438 489 5,9 3,2 737 426 311 5,0 3,1 773 441 332 5,6 3,5

12 Indlånsbestillinger fra RUb jan-april 2010
12 Bestilt 125010 DetKongeligebibliotek/Bo 499 820010 Statsbiblioteket 475 820030 SyddanskUniv.bibl.Odense 467 820050 AalborgUniversitetsbiblio 197 726500 RoskildeBibliotek 188 820120 CBSBibliotek-SolbjergP 157 820070 DanmarksPædagogiskeBibli 124 OCLC:VEM HartzlerLibrary-ILL.Ea 101 710100 KøbenhavnsBiblioteker 84 715700 GentofteKommunebibliotek 56 721700 HelsingørKommunesBibliot BLDSC TheBritishLibraryBoston 52 820060 DanmarksTekniskeInformat 42 820110 DetBiovidenskabeligeFaku 34 714700 FrederiksbergKommunesBib 33 850160 DCISMBibliotek 26 820140 ASBBiblioteket,Handelshø 23 ETHZ ETH-Bibliothek(Zürich) 20 BayerischeStaatsbibliothe 19 89 Universitätsbibl.Hannover 18 38M DeutscheZentralbibliothek 15 KB/BOOKBRI DetKongeligeBibliotek- 14 746100 OdenseCentralbibliotek 785100 AalborgBibliotekerne 13 SE:G Göteborgsuniv.bibl.,Cent 820150 DanmarksKunstbibliotek 850660 NordiskInst.f.Asienstud 763000 VejleBibliotek 125050 Institutlån/Statsbibliotek DPB/BOOKBR DanmarksPædagogiskeBib. 850590 Kvinfo,Centerf.tværfagli 10 352 UniversitätsbibliothekKon 21 UniversitätsbibliothekTüb 9 911038 LundsUniv.bibl.,UB1,Fjä

13 Indlånsbestillinger fra RUb jan-april 2009
12 Bestilt 820010 Statsbiblioteket 483 820030 SyddanskUniv.bibl.Odense 445 125010 DetKongeligebibliotek/Bo 208 820050 AalborgUniversitetsbiblio 200 726500 RoskildeBibliotek 181 810013 KøbenhavnsUniversitetsbib 131 820120 CBSBibliotek-SolbjergP 121 820070 DanmarksPædagogiskeBibli 110 820110 DetBiovidenskabeligeFaku 95 BLDSC TheBritishLibraryBoston 76 710100 KøbenhavnsBiblioteker 52 721700 HelsingørKommunesBibliot 46 820060 DanmarksTekniskeInformat 40 715700 GentofteKommunebibliotek 39 714700 FrederiksbergKommunesBib 31 850160 DCISMBibliotek 28 125050 Institutlån/Statsbibliotek 24 820140 ASBBiblioteket,Handelshø 23 7 Staats-undUniversitätsbi 19 BayerischeStaatsbibliothe 125090 DetKongeligeBibliotek.E SE:G Göteborgsuniv.bibl.,Cent 17 89 Universitätsbibl.Hannover 16 850290 Detdanskefilminstitutsb 15 810012 Univ.bibl.iKøbenhavn,Am 14 ETHZ ETH-Bibliothek(Zürich) 820150 DanmarksKunstbibliotek 900000 Luleåuniversitetsbibliote 785100 AalborgBibliotekerne 11 18 850660 NordiskInst.f.Asienstud 10 850590 Kvinfo,Centerf.tværfagli 9 850650 BotaniskCentralbibliotek 911029 JyväskyläUniv.bibl.Fjärr 911038 LundsUniv.bibl.,UB1,Fjä

14 RUb - Indlån af returnabler fra 2009 til maj 2010 - udsnit
Status Biblioteksnavn 2009-maj 2010 Stikprøve Dage Dage snit Afsluttet Statsbiblioteket 1091 47 159 3,4 DetKongeligebibliotek/Bo 817 34 122 3,6 SyddanskUniv.bibl.Odense 731 18 1,9 RoskildeBibliotek 619 22 61 2,8 AalborgUniversitetsbiblio 543 15 52 3,5 CBSBibliotek-SolbjergP 439 13 56 4,3 DanmarksPædagogiskeBibli 336 12 38 3,2 HelsingørKommunesBibliot 217 11 27 2,5 KøbenhavnsBiblioteker 207 6 3,7 KøbenhavnsUniversitetsbib 181 GentofteKommunebibliotek 143 FrederiksbergKommunesBib 125 DetBiovidenskabeligeFaku 100 DCISMBibliotek 96 TheBritishLibraryBoston 88 DanmarksTekniskeInformat 78 ASBBiblioteket,Handelshø 67 Institutlån/Statsbibliotek 62 DetKongeligeBibliotek.E 60 Göteborgsuniv.bibl.,Cent 48 Univ.bibl.iKøbenhavn,Am 40 DanmarksKunstbibliotek 39 SE:Afr/NordiskaAfrikainst 37 OdenseCentralbibliotek 35 AalborgBibliotekerne 32 NordiskInst.f.Asienstud 31 KunstakademietsArkitektsk VejleBibliotek 29

15 Hvad kan man gøre for at forbedre tournaround time?
Interne faktorer der påvirker turnaround time God arbejdstilrettelæggelse, opdaterede manualer for intern behandling af bestillinger Fleksibel organisation som opfanger sæsonudsving Hurtig klargøring ved modtagelse Hurtig meddelelsesform til låner Professionelle og arbejdsdelte medarbejderkompetencer Bliv selv en fin leverandør af lån til andre biblioteker Undgå bestilling af reserveret materiale, bestil hellere i udlandet Vær forudseende i accessionsled, køb semesterlitteratur, dubler hurtigt Eksterne faktorer der påvirker turnaround time Leverandørbibliotekers mål og procedurer Kørselsordning Automatik Aftaler mellem biblioteker Generelle faktorer der påvirker turnaround time Sæt jer under pres ved at øge de velinformerede låners forventninger til jeres hurtige leveringstider – performancebaserede deklarationer Brug bibliotekssystemet til at måle og skabe gennemsigtighed

16 ILL og performancemålinger
The never ending story to be continued ….