C5 konvertering.

Præsentationer af emnet: "C5 konvertering."— Præsentationens transcript:

1 C5 konvertering

2 Indholdsfortegnelse Eksportér fra C5 3
Eksport af data fra C5 3 Hvordan du eksportere data fra C5 3 Behandling af exp00xxx.kom filer 4 Konverteringsværktøj 4 Første behandling af alle exp00xxx.kom filer 4 Kontoplanen Importér kontoplanen (exp00025.kom) 5 Opsæt systemkonti 5 Opret og opsæt momskonti (exp00014.kom) 5 Finansposteringer 6 Opret regnskabsår 6 Importér finansposteringer (exp00030.kom) 6 Kunder Opret kundegrupper (exp00034.kom) 7 Opret betalingsbetingelser (exp00021.kom) 7 Importér kundekartoteket (exp00033.kom) 8 Importér kundeposteringer(exp00037.kom) 9 Leverandører Opret leverandørgrupper (exp00042.kom 10 Importér leverandørkartoteket (exp00041.kom) 10 Importér leverandørposteringer (exp00045.kom) 11 Varer Opret enheder (exp00020.kom) 12 Opret varegrupper (exp00050.kom) 12 Importér varekartoteket (exp00049.kom) 12

3 Eksportér fra C5 Eksport af data fra C5
Filerne der eksporteres fra C5 hedder exp00xxx.kom, disse filer er kommasepareret filer i tekstformat og skal derfor behandles før de kan importeres til e-conomic. Hvordan du eksportere data fra C5 Klik på ”Generelt”. Udvid mappen ”Tilpasning”. Udvid mappen ”Vedligeholdelse”. Udvid mappen ”Multi”. Dobbeltklik på ”Eksporter database”. Vælg en mappe på computeren og eksportér dataene hertil. 1 2 3 4 5

4 Behandling af exp.00xxx.kom filer
Konverteringsværktøj Det konverteringsværktøj du har fået udleveret har oprettede makroer, som skal anvendes til behandlingen af diverse filer. Så derfor skal du åbne exp00xxx.kom filerne fra denne skabelon, da makroerne så vil følge med over i det nyoprettede Excel fil. Konteringsværktøjet indeholder informationer om hvilke data der gemme sig bag hvilke numre, samt overskriftskolonner som skal kopieres herfra til Excel filen, ud fra det nummer som behandles. Første behandling af alle exp00xxx.kom filer Når du åbner en exp00xxx.kom fil igennem konteringsværktøjet, så skal der altid laves denne behandling i første omgang, og herefter er der inddelt i afsnit hvordan de individuelle exp00xxx.kom filer skal behandles efterfølgende. Åben exp00xxx.kom fra konteringsværktøjet. Udfør guiden til tekstimport. Vælg ”Afgrænset”  tryk ”Næste”. Vælg ”Komma”  tryk ”Udfør”. Kontroller altid om opdelingen af cellerne er sket korrekt. Det kan ske at et navn eksempelvis indeholder et ,-tegn, er dette tilfældet, vil navnet af denne blive splittet op i to kolonner i stedet for at forblive i én, da afgrænseren er ”Komma”. Kopier overskriften fra konteringsværktøjet, ud fra det gældende nummer, og indsæt i Excel filen ved række 1. Højre klik på rækken ”1”  vælg ”Indsæt kopierede celler”  vælg ”Ryk celler nedad”. Marker hele arket og herefter afspil makroen ”Alfabetkoder”. Tryk ”Ctrl.” + ”A” (i nogle tilfælde skal du trykke ”A” to gange). Klik på fanen ”Vis”  klik på ikonet ”Makroer”  markér ”Alfabetkoder”  tryk ”Afspil”

5 Kontoplanen Importér kontoplanen (exp00025.kom)
Det første der skal importeres er kontoplanen, uden denne er det ikke muligt at importere nogle af de andre filer. Åben exp00025.kom filen. Følg vejledningen ”Første behandling af alle exp00xxx.kom filer” på side 4. Slet overskriftskolonner med ”ikke fed” skrift. Værdierne i kolonnen ”MomsKode” må kun indeholde 5 tegn. Ændre hvis der er værdier der er længere end 5 tegn. Tilpas Excel filen ved hjælp af makroer. Klik på fanen ”Vis”  klik på ikonet ”makroer”  Kolonneopstillingen skal være på en bestemt måde  Markér ”Ret_kolonner_kontoplan”  tryk ”Afspil” Markér kolonnen ”DebetKredit”  markér ”DebetKredit”  tryk ”Afspil” Markér kolonnen ”KontoType”  markér ”KontoType”  tryk ”Afspil” Ryd alle felterne under kolonnen ”Nøgletalskode”, ”Kode1” og ”Kode2”. Gem som CSV (Semikolonsepareret) fil. Importér kontoplanen. Alle indstillinger  Regnskab  Kontoplan  ”Andre muligheder”  ”Importér kontoplanen” Når kontoplanen bliver importeret, vil systemet oprette de momskoder som er skrevet i kolonnen ”MomsKode”. Video af import af kontoplan Opsæt systemkonti Alle indstillinger  Regnskab  Systemkonti Indsæt de kontonumre fra kontoplanen som passer til den gældende systemkonto. Opret og opsæt momskonti (exp00014.kom) Som beskrevet ovenstående, så vil systemet oprette de momskoder som står i kontoplanen, dog vil disse ikke være korrekt sat op med sats m.v. så derfor skal disse tilpasses. Derudover skal du oprette de momskoder som kunden ellers kunne få brug for. Disse kan ikke importeres. Åben exp00014.kom filen. Opret og opsæt momskontiene

6 Finansposteringer Opret regnskabsår Alle indstillinger  Regnskab  Regnskabsår  ”Nyt regnskabsår” Regnskabsårene skal oprettes inden du kan importere finansposteringer, da det er datoen der definere hvilket regnskabsår posteringerne tilknyttes. Hvis de berørte regnskabsår er ukendte, fortsæt da til ”Importér posteringer”, når du skal slette primoposteringer kan du se hvilke regnskabsår der er posteringer til ved filtreringen. Importér finansposteringer (exp00030.kom) Finansposteringerne er alle posteringer der er foretaget i regnskabet. Når disse er indlæst, så skal saldobalancen i e-conomic stemmer overens med saldobalancen i C5. Åben exp00030.kom Følg vejledningen ”Første behandling af alle exp00xxx.kom filer” på side 4. Under kolonnen ”BudgetKode”, slet de rækker hvor værdien er fra 1 – 9. Markér kolonnen ”BudgetKode”  klik på fanen ”Data”  klik på ikonet ”Filtrer”  markér værdierne 1 – 9  markér rækkerne  højre klik på en markeret rækker  tryk ”slet”. Slet primoposteringerne i kolonnen ”Dato”. De er angivet som ”xxxx\0x\PR”. Markér kolonnen ”Dato”  klik på fanen ”Data”  klik på ikonet ”Filtrer”  markér værdierne ”xxxx\0x\PR”  markér rækkerne  højre klik på en markeret række  tryk ”slet”. Slet overskriftskolonner med ”ikke fed” skrift. Gem som CSV (semikolonsepareret) fil. Importér finansposteringer Regnskab  Kassekladder  ”Kassekladde”  ”Importér posteringer” I feltet ”Type” skal du vælge ”Fast værdi” i ”Indlæs fra:”-feltet og nedenunder vælges ”Finansbilag” i ”Fast værdi:”-feltet. Der skal ingenting angives i felterne ”Momskode” og ”Modkonto”. Når finansposteringerne er importeret, så skal saldobalancen i kassekladden være 0. Bogfør posteringer Regnskab  Kassekladder  ”Kassekladde”  ”Bogfør posteringer” Når alt stemmer og er kontrolleret, kan du bogfører kladdeposteringerne.

7 Kunder Opret kundegrupper (exp00034.kom)
Åben exp00034.kom Følg vejledningen ”Første behandling af alle exp00xxx.kom filer” på side 4. Slet overskriftskolonner med ”ikke fed” skrift. Opret kundegrupperne Salg  Kunder  Kundegrupper  ”Ny kundegruppe” VIGTIGT! Hvis du skal importere kundeposteringer. Hvis der er flere end én kundegruppe og disse er sat op med forskellige konti, så skal kundegrupperne du opretter angives med den samme konto, indtil kundeposteringer er importeret. Efter importen af kundeposteringerne kan kundegruppernes konti ændres til de rigtige konti. Opret betalingsbetingelser (exp00021.kom) Åben exp00021.kom Opret betalingsbetingelserne Salg  Opsætning  Betalingsbetingelser  ”Nye betalingsbetingelser” Det er vigtigt at navnet på betalingsbetingelserne er det samme som der står i kolonnen ”Navn”. Efter importen af kundekartoteket kan navnet på betalingsbetingelsen ændres hvis det ønskes.

8 Kunder Importér kundekartoteket (exp00033.kom) Åben exp00033.kom
Følg vejledningen ”Første behandling af alle exp00xxx.kom filer” på side 4. Kontroller at kundenummeret kun indeholder talværdier og maksimalt indeholder 9 tegn. Hvis der er kundenumre der er længere end 9 tegn eller indeholder alfanumeriske tegn, så skal disse ændres. VIGTIGT! Hvis du skal importere kundeposteringer. Det originale nummer skal skrives ned, samt nummeret det er ændret til, da du skal lave ”Søg og erstat” for de ændrede kundenumre i behandlingen af kundeposteringerne. Kolonnen ”Post/by” skal opdeles i to kolonner. Indsæt kolonne efter kolonnen ”Post/By”. Markér kolonnen ”Post/By”  klik på fanen ”Data”  klik på ikonet ”Tekst til kolonner”  vælg ”Fast bredde”  tryk ”Næste”  Indstil bredden til starten af bynavnet  tryk ”Udfør”. Skriv ”Post” som overskrift i kolonnen ”Post/by” og ”By” som overskrift i den anden kolonne med ”fed” skrift. Kolonnen ”Kundegruppe” skal angives som tal, ud fra hvad de oprettede kundegruppers værdier er i e-conomic. Markér kolonnen ”Kundegruppe”  tryk ”Ctrl + B”  klik på fanen ”Erstat”  Erstat navnene med tal. Kolonnen ”Betalingsbetingelse” skal være udfyldt med et navn svarende til en oprette betalingsbetingelse i e-conomic. Hvis det ønskes at alle kunder skal have den samme betalingsbetingelse, kan ”Fast værdi” anvendes ved importen. Kolonnen ”MomsZone” skal være udfyldt med den korrekte zone for den pågældende kunde. Momszonerne skal angives som enten ”1” = Indland, ”2” = EU (Rubrik B) eller ”3” = Udland (Rubrik C). Privatkunder er i de fleste tilfælde ”Indland”, også selvom kunden er bosat uden for Danmark. Slet overskriftskolonner med ”ikke fed” skrift. Gem som CSV (Semikolonsepareret) fil. Importér kundekartoteket Salg  Kunder  Kunder  ”Vis importmuligheder”  ”Importér kunder” HUSK flueben i ”Opret nye poster”

9 Kunder Importér kundeposteringer (exp00037.kom) Åben exp00037.kom
Følg vejledningen ”Første behandling af alle exp00xxx.kom filer” på side 4. Markér kolonnen ”PostType”. Klik på fanen ”Vis”  klik på ikonet ”Makroer”  markér ”PostType_debitorer”  tryk ”Afspil”. Angiv modkonto i kolonnen ”Modkonto”. Kontoen for modkonto skal være den konto der er tastet på kundegruppen. Det skal være denne konto da den finansmæssige posteringer er importeret ved ”Importér finansposteringer”, så denne import skal ikke have finansmæssig påvirkning, men kun kundestyringspåvirkning. Fakturanumrene på de posteringer der i kolonnen ”PostType” hedder ”Kundeindbetaling” skal slettes. Markér kolonnen ”PostType”  klik på fanen ”Data”  klik på ikonet ”Filtrer”  markér værdien ”Kundeindbetaling”  slet alle værdierne i kolonnen ”Fakturanr”. Slet overskriftskolonner med ”ikke fed” skrift Gem som CSV (Semikolonsepareret) fil Importér posteringer Regnskab  Kassekladder  ”Kassekladde”  ”Importér posteringer” ”Type” skal matches til kolonnen ”PostType”. Der skal ingenting angives i feltet ”Momskode”. Når kundeposteringerne er importeret, så skal saldobalancen i kassekladden være 0. Bogfør posteringer Regnskab  Kassekladder  ”Kassekladde”  ”Bogfør posteringer” Når alt stemmer og er kontrolleret, kan du bogfører kladdeposteringerne. Automatisk udligning af kunder Salg  Kunder  Kunder  ”Andre muligheder”  ”Automatisk udligning” Når du har bogført kundeposteringerne skal du lave en automatisk udligning af dit kundekartotek, så alle kundefakturaerne bliver udlignet med alle kundeindbetalingerne.

10 Leverandører Opret leverandørgrupper (exp00042.kom)
Åben exp00042.kom Følg vejledningen ”Første behandling af alle exp00xxx.kom filer” på side 4. Slet overskriftskolonner med ”ikke fed” skrift. Opret leverandørgrupperne Regnskab  Søgning og lister  Leverandører  ”Andre muligheder”  ”Leverandørgrupper”  ”Ny leverandørgruppe” VIGTIGT! Hvis du skal importere leverandørposteringer. Hvis der er flere end én leverandørgruppe og disse er sat op med forskellige konti, så skal leverandørgrupperne du opretter angives med den samme konto, indtil leverandørposteringer er importeret. Efter importen af leverandørposteringerne kan leverandørgruppernes konti ændres til de rigtige konti. Importér leverandørkartotek (exp00041.kom) Åben exp00041.kom Kontroller at leverandørnummeret kun indeholder talværdier og maksimalt indeholder 9 tegn. Hvis der er leverandørnumre der er længere end 9 tegn eller indeholder alfanumeriske tegn, så skal disse ændres. Det originale nummer skal skrives ned, samt nummeret det er ændret til, da du skal lave ”Søg og erstat” for de ændrede leverandørnumre i behandlingen af leverandørposteringerne. Postnr./by skal opdeles i to kolonner. Indsæt kolonne efter kolonnen ”Post/By”. Markér kolonnen ”Post/By”  klik på fanen ”Data”  klik på ikonet ”Tekst til kolonner”  vælg ”Fast bredde”  tryk ”Næste”  Indstil bredden til starten af bynavnet  tryk ”Udfør”. Kolonnen ”Leverandørgruppe” skal angives som tal, ud fra hvad de oprettede leverandørgruppers værdier er i e-conomic. Markér kolonnen ”Leverandørgruppe”  tryk ”Ctrl + B”  klik på fanen ”Erstat”  Erstat navnene med tal. Kolonnen ”Betalingsbetingelse” skal være udfyldt med et navn svarende til en oprette betalingsbetingelse i e-conomic. Hvis det ønskes at alle leverandører skal have den samme betalingsbetingelse, kan ”Fast værdi” anvendes ved importen. Kolonnen ”MomsZone” skal være udfyldt med den korrekte zone for den pågældende leverandør. Momszonerne skal angives som enten ”1” = Indland, ”2” = EU (Rubrik A) eller ”3” = Udland. Gem som CSV (Semikolonsepareret) fil. Importér leverandørkartoteket Regnskab  Søgning og lister  Leverandører  ”Vis importmuligheder”  ”Importér leverandører”

11 Leverandører Importér leverandørposteringer (exp00045.kom)
Åben exp00045.kom Følg vejledningen ”Første behandling af alle exp00xxx.kom filer” på side 4. Markér kolonnen ”PostType”. Klik på fanen ”Vis”  klik på ikonet ”Makroer”  markér ”PostType_kreditorer”  tryk ”Afspil”. Angiv modkonto i kolonnen ”Modkonto”. Kontoen for modkonto skal være den konto der er tastet på leverandørgruppen. Det skal være denne konto da den finansmæssige posteringer er importeret ved ”Importér finansposteringer”, så denne import skal ikke have finansmæssig påvirkning, men kun leverandørstyringspåvirkning. Fakturanumrene på de posteringer der i kolonnen ”PostType” hedder ”Leverandørbetaling” skal slettes. Markér kolonnen ”PostType”  klik på fanen ”Data”  klik på ikonet ”Filtrer”  markér værdien ”Leverandørbetaling”  slet alle værdierne i kolonnen ”Fakturanr”. Slet overskriftskolonner med ”ikke fed” skrift Gem som CSV (Semikolonsepareret) fil Importér posteringer Regnskab  Kassekladder  ”Kassekladde”  ”Importér posteringer” ”Type” skal matches til kolonnen ”PostType”. Der skal ingenting angives i feltet ”Momskode”. Når leverandørposteringerne er importeret, så skal saldobalancen i kassekladden være 0. Bogfør posteringer Regnskab  Kassekladder  ”Kassekladde”  ”Bogfør posteringer” Når alt stemmer og er kontrolleret, kan du bogfører kladdeposteringerne. Automatisk udligning af leverandører Regnskab  Søgning og lister  Leverandører  ”Andre muligheder”  ”Automatisk udligning”  Når du har bogført leverandørposteringerne skal du lave en automatisk udligning af dit leverandørkartotek, så alle leverandørfakturaerne bliver udlignet med alle leverandørbetalingerne.

12 Varer Opret enheder (exp00020.kom) Opret varegrupper (exp00050.kom)
Åben exp00020.kom Følg vejledningen ”Første behandling af alle exp00xxx.kom filer” på side 4. Slet overskriftskolonner med ”ikke fed” skrift. Opret enhederne Salg  Opsætning  Enheder  ”Ny enhed” Det er vigtigt at navnet på enheden er det samme som der står i kolonnen ”Navn”. Efter importen af varekartoteket kan navnet på enheden ændres hvis det ønskes. Opret varegrupper (exp00050.kom) Åben exp00050.kom Opret varegrupperne Salg  Varer  Varegrupper  ”Ny varegruppe” Ved oprettelse af varegrupperne, skal der tages stilling til hvordan salgskontiene skal opsættes ud fra hver kundemomszone. Importér varekartoteket (exp00049.kom) Åben exp00049.kom Kolonnerne ”Beskrivelse1” og ”Beskrivelse2” skal slås sammen, hvis det ønskes. Indsæt kolonne efter kolonnen ”Beskrivelse2”. I ny kolonne skrives formlen ”=x2& ” ” &y2” og udfyld formlen i hele kolonnen. (x = kolonnen ”Beskrivelse1” ; y = kolonnen ”Beskrivelse2”). Kopier ny kolonne og Indsæt som ”Værdier (V)” i kolonnen ”Beskrivelse1”. Klik på fanen ”Hjem”  klik på ikonet ”Sæt ind”  under ”Indsæt værdier”  vælg ”Værdier (V)”. Skriv ”Beskrivelse” som overskrift i kolonnen ”Beskrivelse1” med ”fed” skrift. Kolonnen ”Varegruppe” skal angives som tal, ud fra hvad de oprettede varegruppers værdier er i e-conomic. Gem som CSV (Semikolonsepareret) fil. Importér varekartoteket Salg  Varer  Varer  ”Vis importmuligheder”  ”Importér varer” Hvis der ønskes en salgspris på varerne, så skal disse manuelt indsættes i filen før import.