Præsentation er lastning. Vent venligst

Præsentation er lastning. Vent venligst

»Vi åbner os for verden over nettet«

Lignende præsentationer


Præsentationer af emnet: "»Vi åbner os for verden over nettet«"— Præsentationens transcript:

1 »Vi åbner os for verden over nettet«
Forandringsprocesser 21. Juni 2005 Med særlig henblik på forandringsprocesser og med udgangspunkt i CMS-projektet. A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

2 Projekter og forandringsprocesser?
Lidt om baggrunden og terminologien. Dette billede af tre gantt-diagrammer skulle illustrere begrebet ’projekter’. ’Modernisering af AU på nettet er navnet på et af de projekter, der indgår i dagens tema – projektet må betegnes som et it-udviklingsprojekt. Og projekter af denne art har vi ikke set de sidste af på Aarhus Universitet. I den henseende adskiller vi os ikke fra andre offentlige og private organisationer, der i overensstemmelse med tidens krav iværksætter projekter i tide og – vil nogle hævde – i utide. Selv om dagens tema er tre projekter, der alle har en eller anden it-mæssig dimension, er der ingen grund til at forvilde sig ind i teknikken. Formålet er at forsøge at uddrage en lære af de projekter, vi har været igennem for om muligt at kunne gøre det bedre i fremtiden. A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

3 Og det kan der være gode grunde til at fundere over, for vi står ikke i en situation, hvor vi om føje tid kan sige, at vi er igennem de udviklingsprojekter, vi umiddelbar kan forudse. Det illustreres af denne ufuldstændige oversigt over it-systemer på AU, der vel alle i større eller mindre omfang er under revision. Det er dog vigtigt at have for øje, at ikke enhver systemudvikling er så tilstrækkelig kompleks og i organisatorisk indgribende, at den giver anledning til at etablere en egentlig projekt-organisation. Man bør nok udvise en vis tilbageholdenhed i udvælgelsen af sine projekter. A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

4 >> F o r a n d r i n g s p r o c e s s e n >>
V i s i o n e n:     Digital forvaltning >> F o r a n d r i n g s p r o c e s s e n >> At der bliver anledning til at henlægge en hel del systemudvikling på det administrative område til projektorganisationer er imidlertid givet, og hvis ikke disse projekter skal flagre i vinden, er det nødvendigt, at de sættes ind i en samlet ramme. Det er naturligt at hente denne ramme fra det forslag til en it-strategi for Aarhus Universitet, som for et par måneder siden blev færdiggjort af en arbejdsgruppe hvori Ikt-udvalget og repræsentanter for administrationen deltog. Rammen, der opstilles i dette strategipapir består i, at AU i løbet af et kort åremål skal have udviklet et it-beredskab, således at administrationen kan baseres på en integreret digital forvaltning. Det kræver ud over teknisk udvikling også en organisatorisk udvikling, hér betegnet som forandringsprocessen. Denne proces vil selvfølgelig blive påvirket af forløbet af de enkelte udviklingsprojekter, ligesom de enkelte udviklingsprojekter vil blive påvirket af den forandring, som organisationen, der skal modtage resultatet af projektet, løbende undergår – og af organisationens forandringsevne og forandringsparathed. A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

5 Integreret digital forvaltning
Hvis det foreløbige slutmål eller måske snarere de for tiden fastsatte rammer for it-projekterne ved universitetet er etableringen af en integreret digital forvaltning, kan der formentlig være grund til at ofre et par ord på dette begreb. A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

6 Selvbetjening via nettet for studerende og medarbejdere
Sikker kommunikation ESDH horisontalt og vertikalt Elektronisk kommunikation forpligtende Indadtil Udadtil Fleksibilitet i opgavevaretagelsen Integration af e-læring og undervisningsadmini-stration Alle er forpligtede til at bidrage til det webbaserede informations-system Kommunikationen mellem universitetsadministrationen (såvel fællesadministrationen som universitetets andre administrative enheder) og universitetets studerende, kommende studerende og andre interessenter må kunne foregå digitalt og skal så vidt muligt foregå på denne måde, i de tilfælde, hvor universitetet har den fornødne hjemmel til at vælge kommunikationsformen Kommunikationen skal i nødvendigt omfang gennemføres som sikker elektronisk kommunikation, det vil i dag sige under anvendelse af digital signatur og kryptering (på grundlag af OCES-certifikater – på længere sigt måske på grundlag af borgerkort) Internt i administrationen (horisontalt såvel som vertikalt) skal de administrative processer ligeledes i videst mulige udstrækning håndteres digitalt. Sager og akter skal således foreligge i digital form, og der anvendes et elektronisk sagsstyrings- og dokumenthåndteringssystem (ESDH), som alle dele af universitetsadministrationen skal anvende som grundlag for sagsbehandling og anden dokumentorienteret forvaltningsvirksomhed. Det indebærer også, at journalisering og arkivering finder sted digitalt Universitetets studerende og medarbejdere vil anvende henholdsvis studenterselvbetjeningen og medarbejderselvbetjeningen i forbindelse med forpligtende kommunikation med administrationen, herunder i forbindelse med undervisningstilmelding, eksamenstilmelding, forskellige former for ansøgninger, registrering af ferie og orlov, indberetning af forskningsproduktion og formidlingsaktiviteter mv. Universitetets kommunikation med andre offentlige myndigheder og organisationer, overførsel af data til universitetssektorens forskellige informationssystemer mv. skal foregå digitalt Universitetets økonomiske transaktioner med omverdenen, herunder udskrivning af fakturaer vedrørende undervisning, indkøb og fakturabetaling skal gennemføres digitalt Opgaver vil i vid udstrækning blive løst på tværs af eksisterende organisatoriske skel og i et samarbejde mellem universitetets administrative enheder. Universitetets organisationsudvikling skal finde sted under hensyn til den bedst mulige anvendelse af den digitale forvaltnings muligheder og med henblik på at opnå den størst mulige fleksibilitet i opgavevaretagelsen. Denne fleksibilitet ses som en forudsætning for effektiviteten Særligt for så vidt angår uddannelsesvirksomheden vil den digitale forvaltning og Aarhus Universitets Undervisningsadministrationssystem (AULA) blive integreret, således at undervisningsplanlægningssystemet (UAS), lokaleadministrationssystemet, Delfi og relevante delsystemer deler oplysninger med e-læringsplatformen, og alle undervisningsforløb tildeles automatisk en kursushjemmeside i e-læringsplatformen som forudsat i universitetets e-læringsstrategi (2003). Universitetet vil informere internt og eksternt om sine aktiviteter gennem et udbygget, web-baseret informationssystem, der vedligeholdes på grundlag af en løbende opdateret database, som alle enheder er forpligtet til at medvirke til at vedligeholde. Universitetet stiller et web-administrationssystem (CMS) til rådighed for alle enheder med henblik herpå De er her! - I den form, hvori de findes i det omtalte udkast til en it-strategi. Arbejdsgruppen konstaterer, at der ikke findes en brugbar definition af integreret digital forvaltning, men at der dog er visse kendetegn, som må være til stede, hvis en organisation er nået til dette stadium i sin it-kompetence. Kerneindholdet er selvbetjening såvel internt som eksternt, Sikker, digital signatur-bekræftet kommunikation Digitale meddelelser er forpligtende meddelelsesmiddel Sammenhængen i organisationens sagsbehandling er baseret på fælles adgang til og anvendelse af elektroniske dokumenter og databaser (for tiden på grundlag af et ESDH-system) Et web-baseret, velfungerende informationssystem og For et universitet naturligvis også et e-læringssystem, der er integreret med systemer til uddannelsesadministration og studenterregistrering mv. A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

7 Arbejdsgruppen om en it-strategi konstaterer i sin indstilling, at de fleste it-projekter i de seneste år peger i retning af en digital forvaltning. Men hvis vi ser på AU’s systemudvikling til administrativt brug i et historisk perspektiv, er det evident, at de første skridt blev taget af fællesadministrationen – og for fællesadministrationen. Formålet var både at sikre universitetets opfyldelse af myndighedskrav og at give administrationen hensigtsmæssige arbejdsredskaber. Om man i denne sammenhæng vil medregne fakultetssekretariaterne til fællesadministrationen er vel en smagssag, men i hvert fald har disse sekretariater i lang tid været brugere af de fælles systemer, selvom nogen af sekretariaterne også har udviklet egne systemer til lokal brug. Også institutterne har i lang tid været i hvert fald potentielle brugere af de fleste administrative systemer. Som de projekter, der er temaet i dag, viser, vil formentlig alle fremtidige forandringsprocesser, der afledes af it-udviklingen på AU, medtænke alle administrative niveauers behov, og alle niveauer kommer til at spille en rolle i den løbende datavedligeholdelse. A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

8 Herefter vil jeg vende mig mod det, der egentlig skulle være temaet for mit oplæg, nemlig CMS-projektet. CMS’et er et redskab til vedligeholdelse af AU’s udadrettede web-baserede informationer på hovedwebstedet og på de lokale websteder på institutter og centre, der har taget CMS’et i brug. Efter at CMS-projektet var blevet igangsat, blev der iværksat to andre udviklingsarbejder, nemlig Et om forbedring af forskningsinformationen på AU’s websteder (PURE), og Et om forbedring af studieinformationen Dette billede viser, hvilke AU-systemer, der skal kunne spille sammen for at sikre, at AU’s webbaserede informationstilbud fungerer optimalt i forhold til forsknings- og studieinformationen. A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

9 DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET
Det foregående billede illustrerer behovet for en vis organisatorisk disciplin omkring AU’s websteder – og det er ikke ubetinget det billede, en lang og i mange henseender frugtbar central og decentral web-udvikling efterlader en gæst, der besøger AU via internettet. Til gengæld er dette billede måske nok en lidt karikeret gengivelse af virkeligheden, men det ligger nu ikke langt fra det billede, som blev tegnet af en brugerundersøgelse af de danske universiteters websteder for 1½ år siden. For AU’s vedkommende ved vi, at der findes godt 100 websteder, der indeholder central information. Alt i alt huser AU omkring 500 web-domæner, og antallet af websider er over , hvoraf 20% findes på au.dk. Der er en klar, strukturel sammenhæng mellem nogle af disse websteder, mens andre er helt autonome. Navigationsmulighederne var meget forskellig, og det samme kan siges om design og sprog. Mængden af redundant og forældet information, herunder information i strid med senere opdateringer andetstes, og mængden af brudte links var betydelig. Det kunne endog være vanskeligt at klikke sig tilbage til au.dk, hvis man havde fulgt et af linkene herfra til en lokal side. A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

10 Data trukket fra administra- tive systemer eller decentral
Data trukket fra administra- tive systemer eller decentral vedligeholdt gennem inddatering ved kilden Fra en udefra-kommende betragtning ville dette formentlig være idealbilledet af universitetets webinformation: Et centralt websted indeholdende al relevant information trukket fra et datalager, som løbende bliver vedligeholdt enten via registreringerne i de administrative systemer, eller gennem decentral indtastning ved kilden af informationer i et standardformat. Den løsning, som valgtes, er dog noget mindre integrativ i sit udgangspunkt …. A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

11 Data trukket fra administra- tive systemer eller decentral
vedligeholdt gennem inddatering ved kilden … nemlig denne. Diversiteten opretholdes i et vist omfang, idet de lokale websteder fortsat spiller en selvstændig rolle. De indgår imidlertid nu både i en designmæssig- og i en navigationsmæssig relativ fast ramme, Og det forudsættes, at der trækkes på fælles data, således at redundans så vidt muligt undgås. A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

12 Valget mellem de to løsninger, den centraliserede og den harmoniserende, som den vistnok kan kaldes, er sket på grundlag af en simpel afvejning af universitetets behov forstået som summen af interne og eksterne behov. A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

13 De to sider af AU’s behov er selvfølgelig ikke altid forenelige.
Det kan godt være, at det ikke er umuligt at få behovet for nem vedligeholdelse af et websted til at harmonere med kravet om altid at få adgang til opdateret data, men det er måske nok lidt vanskeligere at forene kravet om fleksibilitet og kreativ udfoldelse med gode og søge-faciliteter. Og frem for alt er det overordentligt vanskeligt at finde en fælles løsning på behovet for at kunne søge data uden kendskab til AU’s organisation (et centralt krav), samtidig med at det lokale ansvar for web-vedligeholdelsen følger AU’s organisatoriske substrukturer. Der har altså været behov for at finde et realistisk udgangspunkt for projektet, som måske ikke var den for enhver organisation mest hensigtsmæssige, men som for Aarhus Universitet reelt var den eneste mulige. A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

14 Og forandringsprocessen …
Forståelse for projektets berettigelse og de indledningsvis valgte løsninger Evne til forandring, kompetenceudvikling Accept af projektets resultater og løsninger også efter overgangen til drift(?) En vurderingen af, hvad CMS-projektet kan bruges til som led i en vurdering af fremtidige forandringsprocesser på Aarhus Universitet bør vel omfattet mindst disse tre punkter. Ad. 1: Projektet var begunstiget af, at der mange steder på universitetet var erkendt et behov for ændring. Mange websteder stod over for en gennemgribende renovering, og værktøjet til en løbende vedligeholdelse manglede. Styregruppens problem var derfor ikke så meget at få opbakning til projektets grundidé, som blev præsenteret på et par stormøder inden projektets egentlige start, men at bremse lokale indkøb af CMS’er, som kunne have vanskeliggjort overgangen til en samlet CMS-løsning for universitetet. Projektet var også begunstiget af nogenlunde tid til at gennemføre en grundig planlægning: Netstedspolitikken blev udarbejdet som ramme for den fremtidige web-informationsindsats på AU Der blev oprettet netstedsfora for de enkelte fakulteter med henblik på disses deltagelse i projektfasen Der blev etableret en traditionel projektorganisation med en styregruppe og en projektgruppe med bred deltagelse Inden leverandøren blev valgt, var der udarbejdet en 100 siders kravsspecifikation EU-udbuddet blev gennemført med en prækvalifikation, og udbudsrunden muliggjorde en grundig vurdering af leverandørerne – og dermed også af de systemer, de kunne tilbyde – og udvælgelsen fandt sted under inddragelse af mange interessenter A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

15 Blandt andet med henblik på at give de mange, engagere medarbejdere, der deltog i projektet, og den meget større gruppe, der ventede på at kunne tage projektets resultat, CMS’et tilpasset AU’s krav, i brug, blev der informeret grundigt om alle trin i forløbet – dels i et par tilfælde ved henholdsvis brev til enhederne og artikler i Campus, Og dels gennem denne hjemmeside, der indeholder alle relevante dokumenter fra kontraktsudkast og kravsspecifikation til mødereferater fra styregruppe- og projektgruppemøder. Det er min vurdering, at det høje informationsniveau på ingen måde var for højt, og det er måske en erfaring, vi må have for øje, nemlig at forandringsprocessen i den organisation, der skal modtage resultatet af et udviklingsprojekt, nødvendigvis må forsynes med input i procesforløbet i form af relevant og relativt detaljeret information. En enhed eller en bruger, der har villet forberede sig grundigt på brugen af systemet, har for så vidt haft mulighed for at se, hvordan netop de funktioner, vedkommende har særlige forventninger til, er beskrevet i kravsspecifikationen. A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

16 Og forandringsprocessen …
Forståelse for projektets berettigelse og de indledningsvis valgte løsninger Evne til forandring, kompetenceudvikling Accept af projektets resultater og løsninger også efter overgangen til drift(?) Ad. 2: Den kompetence, der er nødvendig for at drive et websted, var allerede til stede i organisationen – ikke blot på centralt niveau, men som allerede illustreret var stort set alle dele af AU i besiddelse af et levende websted på det tidspunkt, hvor projektet blev iværksat. Der var stor interesse for deltagelse i de kurser, som blev udbudt af eller i samarbejde med leverandøren med særlig henblik på anvendelse af CMS’et. En enkelt kompetenceproblem stødte vi imidlertid på, nemlig først og fremmest hos leverandøren, der i en længere periode var ude af stand til at afhjælpe et uforudset teknisk problem, som forsinkede ibrugtagningen. Det kunne give anledning til at fremhæve den indløse sandhed, der ligger i udsagnet om, at kurser skal tilrettelægges således, at der er meget kort tid imellem kursusdeltagelsen og det tidspunkt, hvor projektets resultat skal tages i brug. Ad. 3: Består accepten af løsningen nu også i alle dele af organisationen efter ibrugtagningen? Det håber jeg, men svaret herpå er vel noget af det, vi skal have med herfra. Det er givet, at indførelse af et CMS for nogen vil være en stor hjælp i den daglige vedligeholdelse af websteder og for andre en klar begrænsning af deres kreative udfoldelse på nettet. At universitetets behov for at have et velfungerende web-informationssystem, der indgår i et samspil med en række andre it-systemer, kræver anvendelse af et fælles web-administrationssystem kan der næppe sættes spørgsmålstegn ved, og dermed må vi leve med de fordele og ulemper, som nu engang er konsekvensen af det valg af system, der blev foretaget for et par år siden. Jeg vil slutte af med et par bemærkninger om de erfaringer, jeg særligt har noteret mig omkring it-projekterne på AU: Det drejer sig for det første om behovet for at tilføre projekterne tilstrækkelige ressourcer både i projektfasen og i forbindelse med implementeringen. Det er vigtigt for forandringsvilligheden og for hele forandringsprocessen, at man ikke mister pusten i forbindelse med implementeringen af projektets resultater. Der er behov for at informere grundigt om både det der lykkes og det, der viser sig alligevel ikke at kunne lade sig gøre. Der er behov for at sikre viden og accept af, hvad implementeringen af projektet kommer til at koste i ressourcer, økonomiske eller personelle i alle dele af organisationen. Mange it-projekter vil uundgåeligt flytte opgaver fra den centrale forvaltning til fakulteter og institutter eller vise versat. Det er også et fundamentalt behov, at der informeres og afstemmes forventninger om kvaliteten af det nye arbejdsredskab. Det er dybt frustrerende for en organisation at vente igennem en lang projektperiode på resultatet af et projekt, hvis det viser sig, at de berettigede eller uberettigede forventninger, man har haft til det nye arbejdsredskab skuffes. Og endelig: Det samlede antal af udviklingsprojekter i en periode kan ikke være ubegrænset. A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

17 Buffer overrun Ellers risikerer vi at ende med en organisation, der billedligt talt er gået i blå skærm, som i it-terminologien er betegnelsen for en noget nedbrudt computer. A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET


Download ppt "»Vi åbner os for verden over nettet«"

Lignende præsentationer


Annoncer fra Google